Datenschutzhinweise der Zytomed Systems GmbH zum Bewerbungsverfahren
Mit diesen Hinweisen informieren wir, die Zytomed Systems GmbH (nachfolgend auch „Zytomed“ oder
„wir“ genannt), unsere Bewerber:innen über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten und die ihnen nach den Datenschutzbestimmungen zustehenden Rechte.
Die Zytomed ist mit allen Niederlassungen eine 100%ige Tochtergesellschaft der ZytoMax GmbH und Teil der Zyto-Unternehmensgruppe.
Nachfolgend werden die Adressaten dieser Datenschutzhinweise als Betroffene oder Bewerber:innen be- zeichnet.
Diese Datenschutzhinweise bilden die Informationspflicht des Verantwortlichen nach Artikel 13 DSGVO ab und unterliegen einer regelmäßigen Anpassung durch den Verantwortlichen.
Versionshistorie
Datum Versionsnummer
Oktober 2021 V 3.0
1.) Verantwortlicher für die Datenverarbeitung und Datenschutzbeauftragter Zytomed Systems GmbH
Anhaltiner Str. 16 14163 Berlin
Geschäftsführung: Kerstin Weyrauch, Anke Krabbes, Bastian Eirich, Claudia Zimmer
Die Zytomed ist mit allen Niederlassungen eine 100%ige Tochtergesellschaft der ZytoMax GmbH und Teil der Zyto-Unternehmensgruppe.
Tel.: 030 / 804 984 990 Fax: 030 / 804 984 999
E-Mail: jobs@zytomed-systems.de
Die Datenschutzbeauftragte ist per Post unter der o.g. Adresse mit dem Zusatz „Datenschutz“ oder per E- Mail erreichbar: datenschutz@zytomed-systems.de
2.) Zwecke und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten unter Beachtung der geltenden Datenschutzbestimmungen aus der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Die Verar- beitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens und zur Be- setzung vakanter Stellen bei der Zyto-Unternehmensgruppe.
Bewerbungen für ausgeschriebene Stellen können Sie wahlweise postalisch mit dem Zusatz Personalabtei- lung, persönlich oder per E-Mail unter jobs@zytomed-systems.de an uns übermitteln. Bei einer unver- schlüsselten Kommunikation per E-Mail kann die vollständige Datensicherheit auf dem Übertragungsweg zu unseren IT-Systemen von uns nicht gewährleistet werden, sodass wir bei Informationen mit hohem Geheim- haltungsbedürfnis den Postweg empfehlen.
Das gesamte Bewerbungsverfahren bis zur Stellenbesetzung unterliegt aus organisatorischen und gesell- schaftsrechtlichen Gründen dem Mitbestimmungsrecht der ZytoMax GmbH.
Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten erfolgt auf Basis der nachfolgenden Rechtsgrundlagen:
A) Artikel 6 Absatz 1 lit. b) DSGVO i. V. mit § 26 Abs. 1 BDSG zur Erfüllung vertraglicher Pflichten und vorvertraglicher Maßnahmen: Die Verarbeitung erfolgt zur Anbahnung und/oder zum Abschluss ei- nes Arbeitsvertrages mit der Zytomed, eine Tochtergesellschaft der ZytoMax GmbH. Sofern Sie uns sensible personenbezogene Daten gemäß Artikel 9 DSGVO zusenden, aus denen sich z.B. ein Auf- schluss über Ihre Herkunft, Ihre Gesundheit oder sonstige sensible Daten ergeben, dürfen wir diese Daten gemäß Art. 9 Abs. 2 lit. b) DSGVO i.V. m. § 26, Absatz 3 BDSG ebenfalls verarbeiten. Soweit die Datenverarbeitung also zur Ausübung von Rechten oder zur Erfüllung rechtlicher Pflichten aus dem Arbeitsrecht, dem Recht der sozialen Sicherheit und des Sozialschutzes erforderlich ist und kein Grund zu der Annahme besteht, dass ein schutzwürdiges Interesse an dem Ausschluss der Verarbeitung der sensiblen Daten auf Ihrer Seite überwiegt, sind wir berechtigt, diese im Rahmen des Bewerbungsprozesses zu verarbeiten.
Zum Bewerbungsprozess gehört zudem jegliche schriftliche, elektronische oder telefonische Kom- munikation.
B) Artikel 6 Absatz 1 lit. f) DSGVO auf Basis einer Interessensabwägung, konkret:
- zur Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und/oder Verteidigung bei rechtlichen Streitigkei- ten,
- zur Gewährleistung der IT-Sicherheit auf allen eingesetzten IT-Systemen - zum Nachweis der Einhaltung datenschutzrechtlicher Bestimmungen
Auf Basis einer Interessensabwägung in Verbindung mit Erwägungsgrund 48 DSGVO werden personenbe- zogene Daten aufgrund bestehender Beherrschungs- und Dienstleistungsverträge zum Zwecke der Organi- sation, Planung, Kontrolle von Geschäftsprozessen und Personalangelegenheiten, die maßgeblich von Ent- scheidungen der ZytoMax GmbH verantwortet werden, zwischen den Gesellschaften der Zyto-Unterneh- mensgruppe übermittelt, offengelegt und zu weiteren Zwecken verarbeitet. Weiterführende Informationen zur Datenverarbeitung durch die ZytoMax GmbH und die Zyto-Unternehmensgruppe sind abrufbar unter:
https://www.zytomed-systems.de/storage/docs/V2-0-DSH-DatenSchutzHinweiseZytoMax-Betroffene-Zytomed.pdf
C) Artikel 6 Absatz 1 lit. c) DSGVO zur Erfüllung von rechtlichen Verpflichtungen wie z. B. handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten im Falle der Erstattung von Reisekosten.
D) Artikel 6 Absatz 1 lit. a) DSGVO mit Ihrer Einwilligung, z. B. zur Verlängerung der Speicherzeit von Bewerbungsunterlagen oder zur Übermittlung Ihrer Daten für die Besetzung einer anderen geeigne- ten/vakanten Stelle innerhalb der Zyto-Unternehmensgruppe
Soweit uns eine Einwilligung (auch durch konkludentes Handeln) zur Verarbeitung von personenbe- zogenen Daten für bestimmte, vorher genannte Zwecke erteilt wurde, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis der Einwilligung gegeben. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Der Widerruf der Einwilligung berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf verar- beiteten Daten.
3.) Empfänger oder Kategorien von Empfängern personenbezogener Daten
Zugriff auf die Bewerbungsdaten haben in der Regel ausschließlich die mit der Personalbeschaffung und Rekrutierung beauftragen Beschäftigten der Zytomed und der ZytoMax GmbH, sowie durch manuelle Vergabe von Zugriffsberechtigungen die Führungskräfte der Abteilung, in der die ausgeschriebene Stelle vakant ist.
Zur Erfüllung unserer Pflichten bedienen wir uns zum Teil der Hilfe von externen Dienstleistern, sofern dies erforderlich und gesetzlich erlaubt ist. Dabei beachten wir stets die datenschutzrechtlichen Bestimmungen, insbesondere erfolgt eine Verarbeitung durch externe Dienstleister und durch die Gesellschaften der Zyto- Unternehmensgruppe nur nach Abschluss von Verträgen mit entsprechender Vertraulichkeitsklausel.
Empfänger Zweck der Weitergabe
Post- und Versanddienstleister Transport von Briefen und Postsendungen Telekommunikationsdienstleister Transport und Speicherung von Verbindungdaten
E-Mail-Provider, Funktionspostfach Transport und Speicherung von E-Mails und Anhängen Webseiten-Host Bereitstellung von Informationen über unsere Webseite Datenträgervernichtungsdienstleister Entsorgung von Akten und Datenträgern
ZytoMax GmbH Organisation, Planung, Kontrolle von Geschäftsprozessen der Zyto-Unternehmensgruppe, Personalentscheidungen
Andere Fachbereiche innerhalb der Zyto-
Unternehmensgruppe Übermittlung mit Einwilligung für andere geeignete Stelle IT-/TK-Dienstleister Wartung, Pflege und Instandhaltung der IT- und TK-Systeme
(Hardware und Software)
Anwaltskanzleien und Gerichte Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten
Stellenanzeigen in Jobportalen Veröffentlichung von vakanten Stellen und Kontaktmöglichkei- ten
Datenschutzbeauftragte/r Erfüllung des Prüfungs- und Kontrollauftrags, Unterstützung bei datenschutzrechtlichen Fragestellungen
4.) Dauer der Datenspeicherung
Personenbezogene Daten erfolgreicher Bewerber:innen werden von der Personalverwaltungsabteilung der Zyto-Unternehmensgruppe übernommen und sind bei Einstellung Bestandteil des Arbeitsvertrages und der zukünftigen Personalakte.
Die personenbezogenen Daten nicht erfolgreicher Bewerber:innen werden nach Abschluss des Bewer- bungsverfahrens 6 Monate aufbewahrt und nach Ablauf der Frist gelöscht bzw. Unterlagen in Papierform vernichtet. Das Verfahren ist in der Regel zum Zeitpunkt der Besetzung der vakanten Stelle beendet bzw.
wenn ein Verfahren aus anderen Gründen für beendet erklärt wird. Die Einlegung von Rechtsmitteln oder ein Klageverfahren kann die Dauer der Aufbewahrung verlängern.
Die Verlängerung der Speicherzeit von Bewerbungsunterlagen auf 12 Monate ist auf Basis einer Einwilli- gung möglich. Erteilte Einwilligungen können jederzeit widerrufen werden.
Unabhängig davon erfolgt eine sofortige Beendigung der Datenverarbeitung auch im Falle eines (zulässigen) Widerspruchs der betroffenen Person.
Daten, die die Sicherheit der Verarbeitung sowie die Unterbindung von Sicherheitsvorfällen gewährleisten (Protokolldaten der IT- und TK-Systeme), werden nach Ablauf von 3 Monaten vollständig gelöscht.
In Einzelfällen entstehen gesetzliche Aufbewahrungsfristen, die eine Datenspeicherung abweichend der vor- benannten Regelungen erfordern.
A) Rechtsansprüche: Im Rahmen der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsan- sprüchen und/oder Klageverfahren können gesetzliche Aufbewahrungspflichten entstehen. Nach Ablauf der je Einzelfall entstehenden gesetzlichen Aufbewahrungsfristen werden die Daten vollstän- dig gelöscht.
B) Datenschutzanfragen: Wir speichern die von uns beantworteten Anfragen zu Auskunft, Berichti- gung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung, sowie sonstige Anfragen von Betroffenen oder Aufsichtsbehörden zu datenschutzrechtlichen Themen zum Zwecke der Rechenschaftspflicht für 3 Jahre ab Beendigung der Handlung.
C) Reisekosten: Im Falle der Erstattung von Reisekosten werden personenbezogene Daten aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungspflichten revisionssicher archiviert. Die Speicherdauer kann bis zu 10
Jahren betragen. Nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen werden die Daten vollständig gelöscht.
5.) Datenschutzrechte für Betroffene
Alle Betroffenen haben das Recht auf Auskunft nach Artikel 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung ihrer Daten nach Artikel 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Artikel 17 DSGVO, das Recht auf Einschrän- kung der Verarbeitung ihrer Daten nach Artikel 18 DSGVO und das Recht auf Datenübertragung nach Arti- kel 20 DSGVO.
Erteilte Einwilligungen können jederzeit widerrufen werden. Der Widerruf einer Einwilligung berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf verarbeiteten Daten.
Widerspruchsrecht:
Gemäß Artikel 21 DSGVO können Sie jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezoge- nen Daten einlegen. Dies betrifft insbesondere diese Fälle:
A) Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht gemäß Artikel 21 Absatz 1 DSGVO:
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Absatz 1 lit. f) DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen. Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
B) Widerspruchsrecht gegen eine Verarbeitung von Daten für Zwecke der Direktwerbung gemäß Arti- kel 21 Absatz 2 DSGVO:
Sofern wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, um Direktwerbung zu betreiben, haben Sie das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten zum Zwe- cke derartiger Werbung einzulegen. Die Verarbeitung Ihrer Daten zu diesem Zweck ist im Rahmen unseres Bewerbungsverfahrens nicht vorgesehen.
Betroffene können ihre Anfragen zur Wahrnehmung von Betroffenenrechte formlos unter Angabe des voll- ständigen Namens per Post oder E-Mail an uns richten.
Zytomed Systems GmbH, Personalabteilung, Anhaltiner Str. 16, 14163 Berlin oder jobs@zytomed-systems.de
Beschwerderecht:
Sofern Sie den Verdacht haben, dass Ihre Daten rechtswidrig verarbeitet werden, können Sie selbstver- ständlich jederzeit eine gerichtliche Klärung der Problematik herbeiführen. Zudem steht Ihnen jede andere rechtliche Möglichkeit offen. Unabhängig davon steht Ihnen gemäß Artikel 77 Absatz 1 DSGVO die Möglich- keit zur Verfügung, sich an eine Aufsichtsbehörde zu wenden. Das Beschwerderecht gemäß Artikel 77 DSGVO steht Ihnen in dem EU-Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsortes, Ihres Arbeitsplatzes und/oder des Ortes
des vermeintlichen Verstoßes zu, d.h. Sie können die Aufsichtsbehörde, an die Sie sich wenden, aus den oben genannten Orten wählen. Die Aufsichtsbehörde, bei der die Beschwerde eingereicht wurde, unterrich- tet Sie dann über den Stand und die Ergebnisse Ihrer Eingabe, einschließlich der Möglichkeit eines gerichtli- chen Rechtsbehelfs gemäß Artikel 78 DSGVO.
Die für uns zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde ist:
Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Friedrichstr. 219, 10969 Berlin
Tel.: +49 (0)30 13889-0, Fax: +49 (0)30 2155050, E-Mail: mailbox@datenschutz-berlin.de
6.) Datenübermittlung an ein Drittland oder eine internationale Organisation
Wir übermitteln personenbezogene Daten aufgrund unserer Geschäftsprozesse und Betriebsabläufe teil- weise in Drittländer oder an internationale Organisationen. Eine Auflistung dieser Dienste und Dienstleister, die im Rahmen des Bewerbungsverfahrens zum Einsatz kommen können, finden Sie im weiteren Verlauf dieses Dokumentes.
Drittländer sind solche Länder außerhalb des EWRs, in denen die DSGVO nicht unmittelbar Anwendung fin- det. Die USA ist ein sogenanntes Drittland. Für die USA besteht kein Angemessenheitsbeschluss der EU- Kommission. Sie gilt daher als unsicheres Drittland. Das Datenschutzniveau ist nicht mit dem in der EU ver- gleichbar. Ein angemessenes Datenschutzniveau kann aufgrund der Rechtslage in den USA nicht sicherge- stellt werden.
Um das bestehende Datenschutzdefizit im Falle eines fehlenden Angemessenheitsbeschlusses auszuglei- chen, haben wir mit den betroffenen Dienstleistern im Drittland bzw. mit der internationalen Organisation zusätzlich zu den Standarddatenschutzklauseln weitere geeignete Garantien für die Verarbeitung der perso- nenbezogenen Daten vereinbart, so dass die Datenschutzstandards bei diesen Datenübermittlungen mit den gesetzlichen Datenschutzbestimmungen der EU vereinbar sind und ein angemessener Schutz bei der Verarbeitung der personenbezogenen Daten gewährleistet wird.
Name und Anschrift des Unterneh-
mens Auftragsverarbeiter oder gemeinsa-
mer Verantwortlicher, Tätigkei- ten/Zweck der Übermittlung
Rechtsgrundlage zur Datenüber- mittlung an ein Drittland oder die internationale Organisation Microsoft Ireland Operations Lim-
ited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopard- stown, Dublin 18, Irland bzw.
Microsoft Corporation, One Mi- crosoft Way, Redmond, Washington 98052, USA
Auftragsverarbeiter, Hosting und Be- reitstellung von M365-Produkten, IT-Infrastruktur, Server zur Speiche- rung und Archivierung von Ge- schäftsvorgängen, Dokumenten und E-Mails, Videokonferenzsystem
Internationale Organisation, Stan- darddatenschutzklauseln C-P, abruf- bar unter:
https://www.microsoft.com/li- censing/docs/view/Microsoft-Pro- ducts-and-Services-Data-Protection- Addendum-DPA
7.) Freiwilligkeit und Bereitstellungspflicht personenbezogener Daten
Die Teilnahme an unserem Bewerbungsverfahren ist weder vertraglich noch gesetzlich vorgeschrieben.
Wenn Sie an dem Bewerbungsverfahren teilnehmen, müssen diejenigen personenbezogenen Daten
bereitgestellt werden, die für die Aufnahme und Durchführung der Bewerbungsprozesse erforderlich sind.
Ohne diese Daten sind wir nicht in der Lage, Ihre Bewerbung zu berücksichtigen.
Sofern eine Angabe freiwillig erfolgen kann, haben wir diese Angabe im jeweiligen Erhebungsformular ge- kennzeichnet. Einwilligungen zu weiteren Verarbeitungszwecken werden ausschließlich in Einzelfällen und getrennt von anderen Sachverhalten sowie unter Berücksichtigung der Freiwilligkeit erteilt und sind jederzeit ohne nachteilige Auswirkungen auf den laufenden Bewerbungsprozess widerrufbar.
8.) Automatisierte Entscheidungsfindung, Durchführung eines Profilings
Zur Begründung und Durchführung der Geschäftsbeziehung nutzen wir grundsätzlich keine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne des Artikel 22 DSGVO.
„Profiling“ bezeichnet eine Form der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten unter Bewer- tung der persönlichen Aspekte in Bezug auf eine natürliche Person, insbesondere zur Analyse oder Prog- nose von Arbeitsleistung, wirtschaftlicher Lage, Gesundheit, persönlicher Vorlieben oder Interessen, Zuver- lässigkeit oder Verhalten, Aufenthaltsort oder Ortswechsel der betroffenen Person, soweit dies rechtliche Wirkung für die betroffene Person entfaltet oder sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt.
Ein Profiling findet nicht statt. Personalentscheidungen werden objektiv und diskriminierungsfrei getroffen.
