Gestaltung wandlungsfähiger ECM-Referenzprozesse unter Verwendung kartographischer Methoden
Sandy Eggert
Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik und Electronic Government Universität Potsdam
August-Bebel-Str. 89 14482 Potsdam
sandy.eggert@wi.uni-potsdam.de
Abstract: Enterprise Content Management (ECM) bildet in Unternehmen zu- nehmend die Basis für die IT-seitige Verwaltung schwach strukturierter Infor- mationen, insbesondere in Form von Dokumenten und Inhalten ohne Doku- mentenbezug. Neben dem Einsatz von IT-Systemen, die im Rahmen des Enterprise Content Managements Anwendung finden, liegt eine besondere Herausforderung in der Gestaltung der Prozesse des Enterprise Content Managements, in denen die Informationsobjekte und Dokumente entlang ihres Lebenszyklus verarbeitet werden. Turbulenzen, die bspw. durch Wirtschaftskrisen oder auch interkulturelle Kooperationsvorhaben auf Unternehmen einwirken, erfordern ein hohes Maß an Anpassung und Reaktionsgeschwindigkeit. Wandlungsfähigkeit ist ein Ansatz, diesen Turbulenzen adäquat zu begegnen. Im Rahmen des Beitrags wird Wand- lungsfähigkeit als eine über die Flexibilität hinausgehende Fähigkeit zur An- passung von Systemen und Prozessen verstanden. Als Eigenschaft von Prozessen bezieht sich Wandlungsfähigkeit auf das Erkennen von Änderungsbedarfen und die Bereitstellung von Möglichkeiten zur veränderten Prozessgestaltung im Sinne der Wandlungsfähigkeit. Der Beitrag stellt einen methodischen Ansatz vor, der unter Anwendung von Indikatoren zur Erhöhung der Wandlungsfähigkeit wand- lungsfähige Referenzprozesse entwickelt. Diese unter Verwendung der Prozess- kartographie entwickelten Referenzprozesse sollen sich durch die Eigenschaft der Wandlungsfähigkeit auszeichnen und werden im Folgenden als Kartenmuster bezeichnet.
1 Entwicklung von Kartenmustern
Im Rahmen einer Forschungsarbeit wurde die Methode zur Erarbeitung wandlungs- fähiger Kartenmuster entwickelt. Die Vorgehensweise ist in der Abbildung 1 zusam- menfassend dargestellt. Die Phasen „Bildung der Fragmente“ und „Ableitung der Bewertungsindikatoren“ stellen die Grundlage zur anschließenden Ableitung von Ge- staltungshinweisen für wandlungsfähige ECM-Prozesse dar.
Abbildung 1: Methode zur Entwicklung wandlungsfähiger Kartenmuster
1.1 Bewertungsindikatoren für die Wandlungsfähigkeit von ECM-Prozessen Die Methode zur Entwicklung wandlungsfähiger Kartenmuster verwendet die Indikato- ren zur Förderung der Wandlungsfähigkeit von Anwendungssystemen [Gr06]. Es besteht die Annahme, dass diese Indikatoren vor dem Hintergrund einer systemischen Betrachtungsweise [ALG08] auf ECM-Prozesse angewandt werden können. Als System- bestandteile werden Prozessschritte, organisatorische Einheiten sowie Anordnungs- beziehungen der Phasen und Elemente definiert. Um die Übertragung der Indikatoren auf ECM-Prozesse durchführen zu können, werden zuvor wandlungsfähige ECM-Pro- zesse definiert. ECM fokussiert das Management von Informationen innerhalb der Unternehmensprozesse. Die Unternehmensprozesse, die durch ein erhöhtes Dokumen- tenaufkommen gekennzeichnet sind, werden demnach als ECM-Prozesse bezeichnet. Ein Prozess allgemein wird basierend auf den Ergebnissen des im Forschungsprojektes IOSEW² [BGW09] vorgestellten Betrachtungsansatz als soziotechnisches System ange- sehen. Dieses System kann entlang dieses Ansatzes genau dann als wandlungsfähig an- gesehen werden, wenn Änderungen des Prozessablaufs möglich sind und das System einen kontinuierlichen Prozess der Verbesserung darstellt. Ein ECM-Prozess kann basierend auf diesem Verständnis als wandlungsfähig bezeichnet werden, wenn die Kriterien der Wandlungsfähigkeit als Gestaltungsprinzipien angewandt wurden und geeignete Parameter zur Überprüfung der Performance definiert sind und kontrolliert werden können. In Tabelle 1 wird die Übertragung der Indikatoren auf ECM-Prozesse mit dem Gestaltungsziel der Wandlungsfähigkeit am Beispiel des Indikators „Inter- operabilität“ verdeutlicht.
Tabelle 1: Attributierung der Indikatoren (Auszug) Indikator Attributierung
Interoperabilität Informations- und Dokumentenaustausch, Prozessschnittstellen, Modul- und Systemschnittstellen, Transfer von Prozesselementen
Modularität Aufbau der Systeme, Aufbau und Abgrenzung der Prozessschritte, Aus- tauschbarkeit
Skalierbarkeit Quantitative Anpassbarkeit, Prozesssteuerung Mobilität Unabhängigkeit, örtliche und zeitliche Verfügbarkeit
Redundanz Effizientes Ressourcenmangt., Vermeidung unerwünschter Redundanzen Selbstähnlichkeit Aufbau von ECM-Modulen, Gestaltung der Prozessschritte
Selbstorganisation Prozessbasierte Kontrollparameter, Diagnosemöglichkeiten, Gestaltungs- optionen (Ordnungsparameter)
Wissen Prozess- und Systemwissen, Anforderungsprofile, Informationsbereit- stellung
Die Anpassung der Indikatoren wird mit Hilfe einer ECM-spezifischen Attributierung zum Zweck einer Operationalisierung zur Ableitung von Gestaltungsempfehlungen für ECM-Prozesse durchgeführt.
1.2 Bildung von Fragmenten mit Gestaltungshinweisen
Um als Referenzprozesse dienende Kartenmuster für ECM-Prozesse unter dem Aspekt der Wandlungsfähigkeit zu entwickeln, werden zuvor einzelne Prozessbausteine zur Be- trachtungsgrundlage entwickelt. Ziel ist es, alle möglichen und relevanten Prozessbau- steine in den Kartenmustern abzudecken, um schließlich auf Basis der Indikatoren Emp- fehlungen zur Verbesserung der Wandlungsfähigkeit für einen ECM-Gesamtprozess ab- leiten zu können. Die zu ermittelnden Prozessbausteine werden im Folgenden als Frag- mente bezeichnet, da sie einzelne, spezifische Teile eines ECM-Prozesses verkörpern.
Zur Bildung von Fragmenten werden die Lebenszyklusphasen von Dokumenten und Content herangezogen. Es gilt hierbei die Annahme, dass mit Hilfe der Lebenszyklus- phasen alle Prozessschritte in allen möglichen ECM-Prozessen abgebildet werden kön- nen [Eg10]. Da die aktuell im Bereich des ECM eingesetzten Systeme in ihrer Mehrheit eher Dokumenten- als Content-orientiert sind [EG08] und meist der Dokumenten- verwaltung dienen [MKG08], liegt der Schwerpunkt der Betrachtung zunächst auf den Dokumentenlebenszyklusphasen. Der typische Lebenszyklus eines Dokuments reicht von der Erstellung über die Nutzung und Archivierung bis hin zur Vernichtung [KSR08]. Jeder Lebenszyklusphase werden Prozesse zugeordnet, die Aktivitäten dieser Phase wiedergeben. Die dafür genutzten Prozesse sind Prozesse des ECM, die bei mehreren Praxispartnern erhoben wurden. Das mit diesem Vorgehen verbundene Ziel ist die Ermittlung der Prozessschritte, die im Fragment abgebildet werden. Nach der Filterung der für die Lebenszyklusphase relevanten Prozessschritte können diese Prozessschritte zur Abbildung in den Fragmenten aufgenommen werden. Die weiteren Visualisierungselemente (z.B. System, Verbindungen) zur Darstellung in den Frag- menten können nun anhand der zugeordneten Prozesse ergänzt werden. Entlang dieser Vorgehensweise wurden insgesamt sieben Fragmente erstellt: Digitalisierung, Erfassung, Bearbeitung, Veröffentlichung, Wiederverwendung, Archivierung und Löschung.
Zu jedem Fragment wurden in einem weiteren Schritt Empfehlungen für eine wand- lungsfähigere Gestaltung entlang der Indikatoren generiert.
1.3 Erstellung von Kartenmustern
Basierend auf den erarbeiteten Fragmenten wird nun die Entwicklung von Karten- mustern aufgezeigt, die im Sinne einer Referenzmodellbildung typische ECM-Prozess- bausteine unter dem Aspekt der Wiederverwendung darstellen. Referenzmodelle stellen grundsätzlich Artefakte mit Empfehlungscharakter dar, die Modellierer bei der Konstruktion individueller Prozesse anleiten sollen [BD08]. Im Bereich des ECM be- steht hinsichtlich der Referenzmodellierung enormer Handlungsbedarf. Derzeit exis- tieren nur Hinweise zur Prozessgestaltung im DOMEA®-Organisationskonzept (teil- weise auch im MoReq2-Standard) sowie in einigen Spezifikationen konkreter An- wendungssysteme. Die grundlegende Idee der Kartenmuster ist die Beschreibung eines ECM-Prozessschrittes in wandlungsfähiger Form. Die Gestaltung eines Prozessschrittes basiert dabei auf einem standardisierten Prozess, welcher einen typischen ECM-Prozess abbildet. Die Beschreibung eines Kartenmusters besteht aus einem initialen Kontext, der einen allgemeinen, wiederkehrenden Ablauf innerhalb der Dokumentenbearbeitung beschreibt, einem Vorschlag einer wandlungsfähigeren Gestaltung sowie der visuali- sierten Abbildung in Form einer Prozesskarte. Die entwickelten Kartenmuster sollen als Referenzprozesse im Sinne einer wandlungsfähigen Gestaltung von ECM-Prozessen ein- gesetzt werden können. Ein sinnvoller Einsatzbereich stellt hierbei die Potenzialanalyse im Rahmen der Aufdeckung von Prozessverbesserungen dar. Die Ableitung von Karten- mustern, die sich durch die Eigenschaft der Wandlungsfähigkeit auszeichnen, erfolgt entlang der Gestaltungsempfehlungen der erarbeiteten Fragmente. Ein Kartenmuster beschreibt hierbei einen bestimmten Prozessbaustein, der häufig innerhalb von ECM- Landschaften auftritt. Kartenmuster stellen neben der eigentlichen Prozessmodellierung Möglichkeiten für eine wandlungsfähige Gestaltung dar. Die Erstellung der Karten- muster beruht auf einer 3-stufigen Vorgehensweise:
1. Auswahl des Prozesses
Die Entwicklung eines Kartenmusters beginnt mit der Auswahl des Prozesses, der als Kartenmuster im Sinne der Referenzmodellierung abgebildet werden soll. Hierzu werden die innerhalb einer Umfrage erhobenen typischen ECM-Prozesse [EG05] genutzt. Nach der Auswahl des ECM-Prozesses wird dieser mit Hilfe standardisierter Prozessvorgaben abgebildet. Der Prozess, dessen Ableitung im Folgenden aufgezeigt wird, ist die „Über- gabe von Archivgut“.
2. Prozessdarstellung
Die Prozessdarstellung, bestehend aus einer an der standardisierten DOMEA-Spezifika- tion zur Übergabe von Archivgut orientierenden Beschreibung [Dom05] und einer Dar- stellung in Form einer Prozesskarte, dient als Basis für die Anwendung der Fragmente.
3. Entwicklung des Kartenmusters
Zur Ableitung des Kartenmusters „Übergabe von Archivgut“, welche wandlungsfähige Gestaltungsaspekte berücksichtigt, erfolgt zunächst eine Zuordnung von Fragmenten.
Der Prozesskarte „Übergabe von Archivgut“ wird das „Fragment 5.1: Archivierung“
zugeordnet. Entlang des Fragments werden mögliche Potenziale aufgedeckt, die mit Hilfe der Gestaltungsempfehlungen konkretisiert werden. Die Umsetzung dieser Gestaltungsempfehlungen mündet in die Ableitung eines Kartenmusters für die Übergabe von elektronischem und papierbasiertem Archivgut“.
2 Anwendung innerhalb der Prozessanalyse
Die auf Basis der Fragmente entwickelten Kartenmuster wurden innerhalb mehrerer Fallstudien evaluiert. Dazu wurden Unternehmen ausgewählt, die sich in einem turbulenten Umfeld befinden und einen Bedarf an Prozessverbesserung im Bereich ihrer ECM-Prozesse identifiziert haben.
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Abbildung 2: Potenzialanalyse – Prozess: Einrichten der Drittmittelanzeige
Zunächst wurden die IST-Prozesse aufgenommen und visualisiert. Beispielhaft wird die Ableitung der Potenziale anhand des Beispielprozesses „Einreichen der Drittmit- telanzeige“ aufgezeigt. Für diesen Prozess werden die Kartenmuster „Interne An- tragstellung“ und „Übergabe von Archivgut“ verwendet. Abbildung 2 zeigt die Analyse der Potenziale. Anhand der Potenziale konnten SOLL-Prozesse abgeleitet werden. Ziel der Sollmodellierung ist es, alternative Szenarien für wandlungsfähigere Prozesse aufzu- zeigen, die die identifizierten Potenziale beinhalten.
3 Zusammenfassung
Innerhalb des Beitrags wurde eine Methode aufgezeigt, wie unter Nutzung der Lebens- zyklusphasen von Dokumenten Fragmente entwickelt werden können. Fragmente stellen kleine Prozessbausteine von ECM-Prozessen in Form einer kartographischen Visuali- sierung dar und enthalten Gestaltungsempfehlungen entlang der ermittelten Indikatoren zur Förderung der Wandlungsfähigkeit. Diese Indikatoren wurden zudem durch eine ECM-spezifische Attributierung gekennzeichnet. Um die erarbeiteten Ergebnisse leichter in die Praxis überführen zu können, wurde basierend auf den erarbeiteten Fragmenten ein Verfahren zur Entwicklung von Kartenmustern aufgezeigt. Durch dieses Verfahren wurden im Sinne einer Referenzprozessbildung typische ECM-Prozessbausteine unter dem Aspekt der Wiederverwendung erstellt. Diese Referenzprozesse werden als Karten- muster bezeichnet und beschreiben einen bestimmten Prozessbaustein, der häufig innerhalb von ECM-Landschaften auftritt. Sie stellen neben der eigentlichen Prozess- modellierung Möglichkeiten für eine wandlungsfähige Gestaltung dar. Der Einsatz der Kartenmuster fand im Rahmen der Potenzialanalyse ihrer in den Betrachtungsbereich gezogenen ECM-Prozesse statt. Hierbei wurden SOLL-Prozesse unternehmensspezifisch unter dem Aspekt einer wandlungsfähigeren Gestaltung generiert und zur Umsetzung vorgeschlagen.
Literatur
[ALG08] Andresen K, Levina O, Gronau N (2008) Design of the evolutionary process model for adaptable software development processes. In: Proceedings of the EMCIS.
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Fraunhofer IPK Eigenverlag, Berlin.
