Modernisierungsprogramm
„ServiceStadt Berlin 2016“
In der Fassung des Senatsbeschlusses vom 31.07.2012!
1 Ausgangslage... 1
a. Veränderung von Rahmenbedingungen als Herausforderung für die Berliner Verwaltung... 2
b. Leitbild One-Stop-City 2016 (OSC) ... 3
2 Strategische Ziele ... 4
3 Umsetzung der strategischen Ziele / Schwerpunkt-Cluster ... 7
a.Projektclusterung im Rahmen der Berliner E-Government-Strategie (BEGS)... 7
b.Projektclusterung im Rahmen der One-Stop-City 2016 (OSC) ... 9
4 Personalentwicklung... 9
5 Organisation, Steuerung und Instrumente ... 10
6 Ressourcen ... 10
7 Transparenz / Öffentlichkeitsarbeit und Berichtswesen... 11
8 Anlage 1 „Kriterienkatalog“ ... 12
9 Anlage 2 „Projekte und Vorhaben“... 16
1 Ausgangslage
Die permanente Veränderung gesellschaftlicher, politischer, technischer und natürlicher Rahmenbedingungen verlangt auch staatlichen Institutionen eine ständige Weiterentwicklung ab. Neue Aufgaben für die Öffentliche Hand entstehen, andere fallen weg, für wieder andere müssen neue Wege gesucht werden, um sie adäquat bewältigen zu können. Genügen kann die Öffentliche Verwaltung den veränderten Bedingungen nur, wenn sie ihre rechtlichen, or- ganisatorischen, personellen und technischen Grundlagen den Rahmenbedingungen und Aufgaben kontinuierlich anpasst. An dieser Stelle setzt das vorliegende Modernisierungspro- gramm für die Berliner Verwaltung an, das die Grundlage für die Entwicklung der Berliner Verwaltung in der 17. Legislaturperiode bildet. In den Richtlinien der Regierungspolitik heißt es hierzu:
„Die Bürgerinnen und Bürger und die Unternehmen Berlins haben Anspruch auf eine effizient arbeitende und bürgernahe Verwaltung. Moderne, transparente und technologisch zeitge- mäße Verwaltungsstrukturen und -prozesse sind ein wichtiger Standortfaktor für Berlin. Der Senat wird die Modernisierungsvorhaben bis Mitte 2012 in einem Regierungsprogramm
„ServiceStadt Berlin 2016“ bündeln.“
Das Modernisierungsprogramm wurde in Zusammenarbeit mit den verantwortlichen Ressorts erstellt und wird im Rahmen von Projekten und Vorhaben unter dezentraler Verantwortung umgesetzt, die in dem Programm gebündelt werden. Aufgenommen und über das Programm (co-)finanziert werden können allein Projekte, die bestimmte Kriterien erfüllen (Kriterienkata- log siehe Anlage 1). Eine Liste der bisher durch den Staatssekretärsausschuss zur Verwal- tungsmodernisierung aufgenommenen Projekte und Vorhaben ist beigefügt (siehe Anlage 2).
Weitere Projekte und Vorhaben können durch Beschlüsse des Staatssekretärsausschuss zur Verwaltungsmodernisierung jederzeit aufgenommen werden.
a. Veränderung von Rahmenbedingungen als Herausforderung für die Berliner Verwaltung
Die Auswirkungen veränderter Rahmenbedingungen auf öffentliche Institutionen variieren sehr stark. Welche Faktoren speziell auf die Berliner Verwaltung einwirken, ist im Rahmen des Modernisierungsprogramms der 16. Legislaturperiode 2009 in der Studie „ServiceStadt Berlin 2016“ des Deutschen Instituts für Urbanistik exemplarisch untersucht worden. Der mit Abstand größte Einfluss geht der Studie zufolge von der technologischen Entwicklung aus, der nächst größere von den Veränderungen der gesellschaftlichen Umwelt. Es folgen die Veränderungen der Nachfrage von Serviceleistungen, die Entwicklung der öffentlichen Fi- nanzen, veränderte Rechtsnormen, der demografische Wandel, die Globalisierung, wirt- schaftsstrukturelle Veränderungen und wirtschaftliche Entwicklungen sowie Veränderungen der natürlichen Umwelt. Zusammenfassend wird die Entwicklung der Berliner Verwaltung damit vor allen anderen Faktoren aktuell und in Zukunft von der informationstechnischen Durchdringung der Gesellschaft beeinflusst.
Tatsächlich ist der Zusammenhang zwischen technischen Innovationen einerseits und ge- sellschaftlichen Entwicklungen andererseits im Übergang vom Industrie- zum postindustriel- len Zeitalter evident. Die Gewinnung, Speicherung, Verarbeitung, Verbreitung und Nutzung von Informationen und Wissen gewinnt verstärkt nicht nur an ökonomischer Bedeutung, son- dern wirkt sich ebenso auf die sozialen Beziehungen sowie das Denken und Handeln von Individuen aus. Damit sind zugleich die Interaktionen zwischen Staat und Gesellschaft sowie das Staatsverständnis insgesamt berührt, denn in gleichem Maße wie die Gesellschaft von der Informations- und Kommunikationstechnik durchdrungen wird, steigt auch die Erwar- tungshaltung gegenüber der Öffentlichen Verwaltung, sich mit elektronischen Angeboten (E- Government) nach Außen zu öffnen. Technische, gesellschaftliche und staatliche Entwick- lungstendenzen stehen also in einem direkten Austauschverhältnis zueinander.
Schon heute unterliegt die Erzeugung öffentlicher Leistungen der Nutzung von Informations- technik, die für den Öffentlichen Dienst Arbeitsmittel und Kommunikationsmedium zugleich ist. Dies gilt auch für die Berliner Verwaltung. Mit einem wachsenden Angebot an E- Government-Angeboten stellt sie sich der Herausforderung einer digitalisierten Gesellschaft.
Diese Angebote eröffnen nicht nur neue Möglichkeiten der Kommunikation, sondern verän- dern auch Arbeits- und Entscheidungskulturen. So werden z. B. Kommunikationsströme brei- ter und schneller, Menschen sind leichter themenbezogen zu mobilisieren, Kommunikation und Leistungserbringung sind immer weniger an Ort und Zeit gebunden. Entscheidungen
können unter Beteiligung vieler und jenseits gewohnter Hierarchien auf kurzen Wegen ge- troffen werden. All dies deutet an, dass den Herausforderungen durch eine Digitalisierung vorhandener Angebote allein nicht begegnet werden kann. Auch den gesteigerten Ansprü- chen der Informationsgesellschaft bezüglich Bürgernähe, Transparenz, Effizienz und Partizi- pation muss die Berliner Verwaltung verstärkt Rechnung tragen. Zudem erwachsen der Ber- liner Verwaltung beispielsweise mit Blick auf die Themenbereiche IT-Sicherheit oder Netzpo- litik gänzlich neue Aufgaben.
Diese Erkenntnisse sind unmittelbar in die Aufstellung des vorliegenden Modernisierungs- programms eingeflossen. Der steigenden Informationalisierung der Gesellschaft wird da- durch Rechnung getragen, dass IT- bzw. E-Government-Projekte einen Förderschwerpunkt des Programms bilden. Sie sollen zu einer deutlich wirtschaftsfreundlicheren, bürgernäheren, transparenteren, partizipativeren und effizienteren Berliner Verwaltung beitragen. Eine volle Ausschöpfung des Potenzials aktueller technischer Möglichkeiten ist aber erst mit einer Ver- waltungsstruktur möglich, die nach Maßgabe der neuen technischen Möglichkeiten gestaltet wird. Um gleichzeitig dieser transformatorischen Qualität von Informationstechnik gerecht werden zu können, sieht das Modernisierungsprogramm der 17. Legislaturperiode als weite- ren Förderschwerpunkt die Unterstützung von Struktur- und Prozessprojekten vor.
b. Leitbild One-Stop-City 2016 (OSC)
Bereits mit dem Modernisierungsprogramm der 16. Legislaturperiode „ServiceStadt Berlin 2007-2011“ wurde der Weg einer adäquat aufgestellten Berliner Verwaltung beschritten. Das Programm zielte primär darauf ab, den Zugang zu den Dienstleistungen der Verwaltung zu erleichtern und die Verwaltungsprozesse zu vereinfachen. Durchgängig verfolgt wurde dabei die Absicht, Serviceleistungen der Berliner Verwaltung über alle Zugangswege (telefonisch, schriftlich, persönlich, online) möglichst gebündelt und gleichwertig anzubieten. An diese Ausrichtung wird in der 17. Legislaturperiode unter veränderter Schwerpunktsetzung ange- knüpft. In den Richtlinien der Regierungspolitik heißt es hierzu:
„Die bisherigen Zugangswege zur Verwaltung – Post, Telefon, E-Mail, persönliche Vorspra- che - bleiben erhalten und werden aufgabenspezifisch weiter ausgebaut (Bürgertelefon 115, Serviceangebote der Bürgerämter). Der Kundenservice für die Bürgerinnen und Bürger und die Wirtschaft in den Anlaufstellen der Berliner Verwaltung wird bis 2016 über alle Zugangs- wege (telefonisch, schriftlich, persönlich, online) mit festgelegten einheitlichen Qualitäts- und Servicestandards harmonisiert.“
Damit greift die Berliner Verwaltung als Leitbild der Verwaltungsmodernisierung zugleich die Handlungsempfehlung aus der bereits genannten Studie des Deutschen Instituts für Urbanis- tik „ServiceStadt Berlin 2016“ auf, Berlin solle zur „One-Stop-City“ werden. Gemeint ist da- mit eine Verwaltung, die den Bürgerinnen, Bürgern und Unternehmen ihre Dienstleistungen kompakt über möglichst wenige Verwaltungskontakte anbietet. Serviceleistungen der Berli- ner Verwaltung, so die Empfehlung, sollten weitaus stärker als bisher in einheitlichen Anlauf- stellen gebündelt werden. Hierzu ist eine stärkere Ausrichtung an einer Front-Back-Office- Struktur sowie Shared-Service-Centern notwendig. Diese Empfehlungen der „ServiceStadt
Berlin 2016“-Studie wurden durch eine Machbarkeitsstudie zur One-Stop-City („Entwicklung gemeinsamer Anlaufstellen in der Berliner Verwaltung“, 2011) weiter konkretisiert.
Vorreiter dieser Entwicklung sind der Einheitliche Ansprechpartner für wirtschaftliche Belan- ge sowie die Behördennummer 115, die im Rahmen von Projekten des Modernisierungspro- gramms der 16. Legislaturperiode bereits umgesetzt wurden. Mit dem Einheitlichen An- sprechpartner steht heute bereits eine zentrale koordinierende Einrichtung für wirtschaftsre- levante Verfahren bereit. Mit der Beteiligung an der bundesweiten Behördennummer 115 ist die Bündelung des telefonischen Verwaltungszugangs in Berlin bereits Wirklichkeit gewor- den. Er soll in dieser Legislaturperiode ausgeweitet werden.
2 Strategische Ziele
Die strategischen Ziele der Verwaltungsmodernisierung - Wirtschaftsfreundlichkeit, Bürger- nähe, Transparenz, Partizipation und Effizienz - sind in den Richtlinien der Regierungspolitik (RL) verankert: Bei der Umsetzung gilt es, vorhandene Entwicklungen und neue strategische Ansätze zu einem geschlossenen Gesamtkonzept zusammenzuführen.
Wirtschaftsfreundlichkeit und Bürgernähe: „Die Verwaltung ist Dienstleister für die Wirt- schaft und Investoren. Unternehmen und Betriebe sind Kunden. Im Rahmen der Modernisie- rung der Verwaltung sollen die wirtschaftsnah tätigen zuständigen Stellen und Behörden
Leitkonzept der One-Stop-City Berlin 2016 –
die Bürgerinnen und Bürger wählen die Art des Zugangs zur Verwaltung
Persönlich Telefon Internet Brief @E-Mail
mobile/ temporäre Dienste (z.B. in einer Geburtsklinik, Bibliothek)
Schwerpunktzentrum (z.B. ein Schwerpunktzentrum
„Veranstaltungsmanagement“
pro Bezirk
Bürgerhaus
(zwei Bürgerhäuser pro Bezirk)
Bürgertelefon 115
Servicecenter im ITDZ Berlin (1stlevel)
Amt
(2ndlevel, Bürgeramt, Ordnungsamt usw.)
Amt Amt
Portal „Berlin.de“
Verwaltungs- führer
Anlaufstellen- atlas A-Z Suche
Informationen, Ansprechpartner, Online-Formulare, Fachverfahren, usw.
zentrale Adresse (z.B. „Bürgerservice Berlin,
10713 Berlin“,
„buergerservice@berlin.de)
digitale Poststelle(n) (Einscannen von Papierdokumenten)
Dokumentenmanagement- system
elektronische Akte
Berliner Verwaltung mobile/ temporäre Dienste
(z.B. in einer KiTa)
Bürgerzentren (2 pro Bezirk) Bürgerterminals (Kiosksystem)
(z.B. in einer Bibliothek)
Fax
einheitliche Mindeststandards/
Serviceversprechen
Dienstleistungsdatenbank als Informationsbasis +
Zentrale Steuerung über „Service-Allianz“
Leitkonzept der One-Stop-City Berlin 2016 –
die Bürgerinnen und Bürger wählen die Art des Zugangs zur Verwaltung
Persönlich Telefon Internet Brief @E-Mail
mobile/ temporäre Dienste (z.B. in einer Geburtsklinik, Bibliothek)
Schwerpunktzentrum (z.B. ein Schwerpunktzentrum
„Veranstaltungsmanagement“
pro Bezirk
Bürgerhaus
(zwei Bürgerhäuser pro Bezirk)
Bürgertelefon 115
Servicecenter im ITDZ Berlin (1stlevel)
Amt
(2ndlevel, Bürgeramt, Ordnungsamt usw.)
Amt Amt
Portal „Berlin.de“
Verwaltungs- führer
Anlaufstellen- atlas A-Z Suche
Informationen, Ansprechpartner, Online-Formulare, Fachverfahren, usw.
zentrale Adresse (z.B. „Bürgerservice Berlin,
10713 Berlin“,
„buergerservice@berlin.de)
digitale Poststelle(n) (Einscannen von Papierdokumenten)
Dokumentenmanagement- system
elektronische Akte
Berliner Verwaltung mobile/ temporäre Dienste
(z.B. in einer KiTa)
Bürgerzentren (2 pro Bezirk) Bürgerterminals (Kiosksystem)
(z.B. in einer Bibliothek)
Fax
einheitliche Mindeststandards/
Serviceversprechen
Dienstleistungsdatenbank als Informationsbasis +
Zentrale Steuerung über „Service-Allianz“
stärker kunden- und lösungsorientiert arbeiten.“ (RL S. 4) „Die Bürgerinnen und Bürger und die Unternehmen Berlins haben Anspruch auf eine effizient arbeitende und bürgernahe Ver- waltung.“ (RL S. 23)
Bürger- und Wirtschaftsfreundlichkeit im Sinne der Verwaltungsmodernisierung bedeutet, das Handeln der Verwaltung adressatenorientiert auszurichten und so einfach wie möglich zu gestalten. Klare Organisationsstrukturen, einfache Prozesse und Online-Angebote er- leichtern den Zugang zu den Verwaltungsangeboten. Deshalb wird der Senat weiter daran arbeiten, die Strukturen der Verwaltung zu verändern, Prozesse zu optimieren und die Kommunikationsmöglichkeiten weiter auszubauen. Die Kontaktaufnahme und die Kommuni- kation zwischen Verwaltung und Nutzern sollen sowohl persönlich, schriftlich, telefonisch und online gleichermaßen einfach möglich sein.
Die bis 2011 entwickelten Lösungen wie die einheitliche Behördenrufnummer 115, das An- gebot des Einheitlichen Ansprechpartners, das StarterCenter, die Online- Gewerbedatenauskunft, die elektronische Baugenehmigung oder das Termin- und Wartemanagement in den Bürgerämtern markieren dabei wichtige Meilensteine. Der 2011 begründete „Unternehmens-Service“ bündelt die Angebote für Unternehmen und liefert passgenaue Angebote, insbesondere für so genannte KeyAccount-Unternehmen und be- zirkliche Zielunternehmen. Durch die Verankerung in den Bezirken und die Zusammenarbeit mit BerlinPartner konnten Aktivitäten gebündelt sowie Strukturen und Arbeitsabläufe verein- heitlicht werden. In der aktuellen Legislaturperiode werden einige dieser vorhandenen Lö- sungen fortentwickelt und durch weitere Angebote sinnvoll ergänzt. In den Anlaufstellen der Verwaltung werden Bürgerterminals den vorhandenen Service ergänzen und Abläufe be- schleunigen. Zentrale Portallösungen wie das Serviceportal „www.service.berlin.de“ werden den Zugang zur Verwaltung erheblich vereinfachen. Im „Masterplan Industriestadt Berlin 2010–2020“ hat der Senat bereits zahlreiche Projekte und Vorhaben gebündelt, die zur Stär- kung der Wirtschaftsfreundlichkeit beitragen. Im Rahmen des Masterplans werden die teil- weise bereits erfolgreich erprobten Ansätze zur Verbesserung der Dienstleistungs- /Wirtschaftsorientierung auch des Verwaltungspersonals weitergeführt. Die diversen Maß- nahmen sind dabei an folgenden Zielen ausgerichtet:
stärkere Vernetzung der Verwaltung untereinander,
stärkerer Austausch mit der Industrie auf institutioneller / ministerieller Ebene,
verbesserte Kommunikation zwischen Unternehmen und Verwaltung (insb. Fachverwal- tung / Bezirke)
Implementierung einer stärkeren Wirtschaftsorientierung in der Aus- und Weiterbildung.
Transparenz: „Moderne, transparente und technologisch zeitgemäße Verwaltungsstrukturen und –prozesse sind ein wichtiger Standortfaktor für Berlin.“ (RL S. 23)
Transparenz im Sinne der Verwaltungsmodernisierung bedeutet, das Handeln der Verwal- tung durch Bereitstellung geeigneter Informationsmöglichkeiten so nachvollziehbar wie mög- lich zu gestalten. Klare, einheitliche Strukturen sowie der unkomplizierte Zugang zu Informa-
tionen und geeigneten Verwaltungsdaten tragen hierzu bei. Transparente Strukturen und nachvollziehbares Handeln schaffen zudem Vertrauen in öffentliches Handeln. Deshalb wird ein besonderer Schwerpunkt darin bestehen, die Verwaltungsstrukturen weiter den Bedürf- nissen der Adressaten anzupassen und den Zugang zu Informationen und Daten der öffent- lichen Hand zu erleichtern. Durch ein E-Government- und Organisationsgesetz und der Än- derung des Zuständigkeitskataloges im AZG wird der erforderliche rechtliche Rahmen ge- schaffen. Zur Transparenz haben in den vergangenen Jahren zum Beispiel die Vereinheitli- chung der Ämterstruktur in den Bezirken beigetragen sowie der Berliner Krankenhausspiegel, der ein umfangreiches Informationsangebot zu Krankenhausleistungen anbietet. Die bereits begonnenen Schritte in Richtung „open government“ werden weiter ver- folgt. Das open-data-Portal Berlins hat bereits bundesweit Signalwirkung entfaltet und wird auf Grundlage der entwickelten open-data-Strategie kontinuierlich weiterentwickelt und aus- gebaut.
Partizipation: „Um Information und Akzeptanz bei wesentlichen baulichen Maßnahmen zu steigern, wird die Öffentlichkeit frühzeitig mit Hilfe traditioneller und moderner Medien infor- miert. In Bezirks- und Hauptverwaltungen wird eine obligatorische Onlinebeteiligung bei der Aufstellung von Bebauungsplänen aufgebaut.“
Partizipation im Sinne der Verwaltungsmodernisierung bedeutet, Adressaten innerhalb des Verwaltungshandelns einen eigenen Gestaltungsspielraum zu eröffnen, wo dies sinnvoll und möglich ist. Die vorhandenen, aber oftmals sehr formalisierten Beteiligungsmöglichkeiten am Verwaltungshandeln wurden in den vergangenen Jahren bereits durch flexiblere Angebote zur Partizipation, wie z. B. die Bürgerhaushalte ergänzt. Partizipation setzt Transparenz vor- aus. Mit dem „Handbuch zur Partizipation“ (Juni 2011) wurde bereits eine Handreichung er- arbeitet, die der Verwaltung praktische Hilfestellungen gibt. Um dem wachsenden gesell- schaftlichem Bedürfnis nach Einbeziehung und Beteiligung zu entsprechen und von der ge- sellschaftlichen Teilhabe zu profitieren, wird das Partizipationsangebot weiter ausgebaut. Die Möglichkeiten der IuK finden dabei besondere Berücksichtigung. Insbesondere den sozialen Medien kommt eine hervorgehobene Bedeutung zu. Deswegen werden konzeptionelle Vor- gaben erarbeitet, die den Einsatz von sozialen Medien in der Berliner Verwaltung regeln sol- len. Das Projekt „Berliner Bebauungspläne online“ wird einen wichtigen Beitrag leisten, Parti- zipation als Bestandteil des Verwaltungshandelns auszuweiten.
Die im Bezirk Marzahn-Hellersdorf geschaffene ständige Ämterbewertung der Bürgerämter und des Standesamtes ermöglicht den Nutzern im Internet eine Rückmeldung darüber, wie zufrieden sie mit den Leistungen der Ämter waren. Mit ihrer Einschätzung liefern Bürgerin- nen und Bürger somit direkte Ansatzpunkte für eine Optimierung von Verwaltungsprozessen.
Dieser Service soll auf andere Bezirke ausgeweitet werden.
Effizienz: „Die Bürgerinnen und Bürger und die Unternehmen Berlins haben Anspruch auf eine effizient arbeitende […] Verwaltung.“
Effizienz im Sinne der Verwaltungsmodernisierung bedeutet, dass Arbeitsprozesse der Ver- waltung mit möglichst geringem Ressourcenaufwand verlaufen. In engem Zusammenhang mit der Bürger- und Wirtschaftsfreundlichkeit steht die Effizienz des Verwaltungshandelns:
eine ineffiziente Verwaltung kann diesen Anforderungen nicht genügen. Angesichts der knappen finanziellen und personellen Ressourcen kommt einer effizienten Leistungserbrin- gung immer größere Bedeutung zu. Die voranschreitende Digitalisierung muss deshalb auch gezielt zur Optimierung der verwaltungsinternen Prozesse und der Zusammenarbeit genutzt werden. In diesem Zusammenhang wird die Einführung der elektronischen Akte derzeit auch im Hinblick auf ihre Wirtschaftlichkeit geprüft und daneben eine stärkere Standardisierung und Steuerung im IuK-Bereich durchgesetzt Das angestrebte E-Government- und Organisa- tionsgesetz wird sich auch verwaltungsintern auswirken und die Effizienz des Verwaltungs- handelns weiter befördern.
Von 2007 bis 2011 konnte die Verwaltungsleistung bereits effizienter gestaltet werden, bei- spielsweise durch die Einführung des Starter-Centers, die mobile Datenerfassung in den Veterinär- und Lebensmittelämtern oder die Möglichkeit, Kfz online zuzulassen. Das Termin- und Wartemanagement hat nicht nur den Service gegenüber den Bürgerinnen und Bürgern verbessert, sondern auch zu effizienteren Aufgabenerledigung beigetragen. An diesem Beispiel wird deutlich, dass viele Maßnahmen mehreren Zielfeldern zuzuordnen sind.
3 Umsetzung der strategischen Ziele / Schwerpunkt-Cluster
Der Staatssekretärsausschuss zur Verwaltungsmodernisierung hat am 5. März 2012 Auf- nahme- und Finanzierungskriterien für Projekte und Vorhaben beschlossen, die im Rahmen der ServiceStadt Berlin 2016 verwirklicht werden sollen. Demnach soll sich die Umsetzung dieses Modernisierungsprogramms vor allem auf IT- und E-Government-Projekte und auf Struktur- und Prozessprojekte fokussieren, die zu Erreichung der vier strategischen Ziele beitragen. Im Haushalt 2012/13 wurden entsprechende Mittel zur Umsetzung landesweiter innovativer Projekte bei den jeweiligen Kapiteln/Titeln eingestellt, um Projekte wirkungsvoll unterstützen zu können.
Strategischer Rahmen für alle E-Government-Projekte ist die vom Senat gesondert zu be- schließende Berliner E-Government-Strategie (BEGS, siehe a), die bestehende program- matische Vorgaben an Entwicklungen der nationalen Ebene anpassen wird. Für Struktur- und Prozessprojekte dient vor allem die Umsetzung des Konzepts „One-Stop-City Berlin 2016“ (siehe b) als wichtiger Orientierungsrahmen. Zur Umsetzung dieses Konzepts erfolgt zusätzlich ein gesonderter Senatsbeschluss.
Unter den Dächern der Berliner E-Government-Strategie und dem One-Stop-City-Konzept werden Projekte thematisch gebündelt. Dadurch werden die Zusammenhänge der Projekte deutlich und Synergieeffekte erzielt. Überschneidungen sind möglich.
a. Projektclusterung im Rahmen der Berliner E-Government-Strategie (BEGS)
In den vergangenen Jahren hat sich E-Government nicht nur als ein besonders wichtiges Element der Verwaltungsmodernisierung erwiesen, es kristallisiert sich auch immer mehr
heraus, dass die Digitalisierung der Verwaltung ein erhebliches Potenzial birgt, um staatliche Strukturen zu verändern. Zudem mündet die relativ schnelle und intensive Nutzung des je- weils aktuellen Standes der Technik in der Gesellschaft oft in der Forderung an die Verwal- tung, sich dieser Entwicklung anzuschließen. Die Erfüllung dieser Forderung würde aller- dings die Gefahr einer unkritisch-technischen Vorgehensweise in sich bergen, die die jeweils aktuell opportun erscheinende Anwendung von Instrumenten mit all ihren Unabwägbarkeiten in den Vordergrund stellt und deren strategische Einbindung in ein Gesamtkonzept vernach- lässigt. Die öffentliche Verwaltung ist zum wirtschaftlichen Umgang mit den Steuergeldern verpflichtet und darf nicht zu Getriebenen der Interessen von profitorientierten IT- Beratungshäusern werden.
Deshalb ist es erforderlich, das Vorgehen in diesem Bereich in ein strategisches Konzept einzubinden und alle Maßnahmen zur Förderung der elektronischen Verwaltung programma- tisch zu bündeln (Berliner E-Government-Strategie).
Mit der Einfügung des Art. 91c in das Grundgesetz (2009) wurde erstmals eine rechtliche Grundlage für eine bundesweite Zusammenarbeit gelegt, die sich vor allem im neu geschaf- fenen IT-Planungsrat manifestiert. Mit der „Nationalen E-Government-Strategie“ (NEGS) hat der IT-Planungsrat 2010 einen verbindlichen Rahmen für den IT-Sektor gesetzt. Zur Harmo- nisierung des seit 2002 bestehenden Berliner Masterplans zum E-Government mit der NEGS wird nun - unter Berücksichtigung berlinspezifischer Anforderungen und Ziele - eine pro- grammatische Schärfung durch die Berliner E-Government-Strategie (BEGS) vorgenommen.
Für IT- und E-Government-Projekte der ServiceStadt Berlin 2016 bedeutet das, dass sie folgende Prämissen erfüllen müssen:
Elektronische Verfahrensabwicklung: Die Realisierung der durchgängigen elektronischen Verfahrensabwicklung aus der Perspektive des „Verwaltungskunden“ erfolgt einsbeson- dere durch Nachnutzung der im Projekt EU-DLR eingesetzten Komponenten;
Bündelung und Vereinheitlichung des elektronischen Zugangswegs: Die Bündelung und Vereinheitlichung des Zugangs zum Dienstleistungsangebot der Berliner Verwaltung auf dem Landesportal berlin.de wird insbesondere durch die Einrichtung eines zentralen Ser- vicebereichs der Berliner Verwaltung (www.service.berlin.de) ermöglicht;
Unterstützung der konventionellen Zugangswege: Die Realisierung eines effizienten und kundenorientierten Zugangs zur Verwaltung per Telefon und durch persönliches Erschei- nen wird insbesondere durch den weiteren Ausbau des Berlin-Telefons, der Qualifizie- rung der Dienstleistungsdatenbank sowie durch die Weiterentwicklung der erfolgreichen Bürgerämter zu Bürgerzentren und die Einrichtung von Bürgerterminals in publikumsin- tensiven Bereichen unterstützt;
Digitalisierung der Verwaltungsprozesse: Die Digitalisierung der Verwaltungsprozesse wird insbesondere durch sukzessive und flächendeckende Einführung der elektronischen Akte realisiert;
Unterstützung des Konzepts Open Government: Der Open-Government-Ansatz wird ins- besondere durch Ausbau des Open-Data-Portals sowie Einrichtung von Systemen zur
Förderung der Meinungsbildung, Beteiligung und Kooperation (z.B. Beteiligungsplattform) umgesetzt.
In der entsprechenden Senatsvorlage zur BEGS werden Schwerpunktmaßnahmen benannt, die wesentlich zur Erreichung einer dieser Vorgaben beitragen und die von hervorgehobener Bedeutung für die Entwicklung der IT- und E-Government-Entwicklung der Berliner Verwal- tung sind.
b. Projektclusterung im Rahmen der One-Stop-City 2016 (OSC)
Zur Umsetzung der in den Richtlinien der Regierungspolitik genannten Vorgaben zum weite- ren Ausbau der Zugangswege wurden - aufbauend auf der Studie „ServiceStadt Berlin 2016“
des Deutschen Instituts für Urbanistik - bereits praxisorientierte Grundlagen durch die Mach- barkeitsstudie zur One-Stop-City („Entwicklung gemeinsamer Anlaufstellen in der Berliner Verwaltung“, 2011) gelegt. Die in der Machbarkeitsstudie gewonnen Erkenntnisse sollen nun bis 2016 umgesetzt werden.
Bei der Umsetzung geht es im Wesentlichen um Struktur- und Prozessprojekte, in denen das Leistungsangebot der Anlaufstellen nach Umfang differenziert werden soll und die Kom- bination von räumlich konzentrierten Angeboten (z.B. Bürgerzentren) mit sozialraumorientier- ten und mobilen Angeboten. Wichtiger Bestandteil der Umsetzung muss die Gewährleistung von einheitlichen Qualitätsstandards der Front-Office-Bereiche sein (Sicherstellung von ein- heitlichen Serviceversprechen, Mindeststandards und eines einheitlichen E-Government- und Wissensmanagementansatzes).
Zur Umsetzung des adressatenorientierten One-Stop-City-Gedankens werden in der ent- sprechenden Senatsvorlage Schwerpunktmaßnahmen benannt, die von hervorgehobener Bedeutung für die Entwicklung von Struktur- und Prozessprojekten der Berliner Verwaltung sind.
Hierzu gehören neben Projekten zur Verbesserung der Kundenbeziehungen zwischen Ver- waltung, Bürgerinnen und Bürgern sowie Wirtschaft auch Projekte zur Optimierung der inter- nen Verwaltungsabläufe. Insbesondere die Bündelung von Verwaltungsquerschnittsaufga- ben in Shared-Service-Centern steht dabei vorbehaltlich des Nachweises von effizienter und effektiver Aufgabenerbringung im Zentrum der verwaltungsinternen Optimierungsbestre- bungen.
4 Personalentwicklung
Um die für diese Legislaturperiode beschlossene Personalzielzahl von 100.000 Vollzeitäqui- valenten (VZÄ) zu erreichen, werden neben den weiterführenden Konsolidierungsanstren- gungen auch die in der vergangenen Legislaturperiode von der Senatsverwaltung für Inneres und Sport vorgelegten „Landesweiten Leitlinien für die Personalentwicklung“ weiterentwickelt und in der Verantwortung der einzelnen Dienststellen umgesetzt. Für die Führungskräfte- und Führungskräftenachwuchsentwicklung werden von der Senatsverwaltung für Inneres und Sport in Zusammenarbeit mit der Senatsverwaltung für Finanzen die Voraussetzungen
für eine systematische landesweite Steuerung dieses Prozesses geschaffen. Hierzu gehören auch Maßnahmen und Qualifizierungsangebote für neu eingestellte Nachwuchskräfte (Trai- neeprogramm).
5 Organisation, Steuerung und Instrumente
Verantwortliches Gremium für strategische und ressortübergreifende Fragen ist der Staats- sekretärsausschuss zur Verwaltungsmodernisierung. Den Vorsitz hat der Chef der Senats- kanzlei inne, die Geschäftsstelle wird von der Senatsverwaltung für Inneres und Sport wahr- genommen, die gemäß Richtlinien der Regierungspolitik die Verantwortung für die landes- weite Verwaltungsmodernisierung trägt. Die Geschäftsverteilung des Senats vom 10.02.2012 weist der Senatsverwaltung für Inneres und Sport im Konkreten die Zuständigkeiten zu für
„Grundsatzangelegenheiten sowie landesweite Planung, Steuerung und Controlling der Ver- waltungsmodernisierung, des E-Governments in Verbindung mit der Senatskanzlei und der Informations- und Kommunikationstechnik (IuK) mit Ausnahme der IuK-Technik der Berliner Wissenschafts- und Forschungseinrichtungen; Öffentlichkeitsarbeit zur Verwaltungsmoderni- sierung; Staatssekretärsausschuss zur Verwaltungsmodernisierung - Geschäftsstelle;
Grundsatzangelegenheiten, strategische Steuerung und landesweite Weiterentwicklung der Bürgerdienste und Ordnungsämter.“(Nr. 36) Ergänzt wird dieser Katalog durch die Verant- wortung für „Allgemeine Fragen der Verwaltungsorganisation; Landesweites Organisations- management; Verwaltungsstrukturprojekte; Ressortübergreifende Koordinierung interner Querschnittsaufgaben; Abgrenzung der Zuständigkeiten zwischen der Hauptverwaltung und den Bezirksverwaltungen.“ (Nr. 25).
Die Projekte der ServiceStadt Berlin werden von den Behörden in Eigenverantwortung durchgeführt. Der Gesamtprozess wird von der SenInnSport gesteuert. Als Controllingin- strument wird in dieser Legislaturperiode erstmals ein webbasiertes System zur Verfügung gestellt, an dem sich die Projekte und Vorhaben zwingend beteiligen müssen. SenInnSport steht den Projekten als Ansprechpartner für Fragen der Projektplanung, –durchführung und – finanzierung zur Verfügung. Zudem wird sich die SenInnSport in Kooperation mit Anderen mit eigenen Projekten an der Verwaltungsentwicklung beteiligen.
6 Ressourcen
In den Haushalt der Senatsverwaltung für Inneres und Sport sind zentrale Mittel zur Unter- stützung landesweiter innovativer Projekte eingestellt. Damit können landesweit Projekte systematisch (co-)finanziert werden, die für die Weiterentwicklung der Berliner Verwaltung von besonderer Bedeutung sind. Wichtige Kriterien für die (co-)Finanzierung von Projekten ist u.a. die Gewährleistung der Übertragbarkeit und Nachnutzung ihrer Ergebnisse auf bzw.
durch andere Bereiche. Daneben stellen alle Verwaltungen im Rahmen ihrer Modernisie- rungsvorhaben und ggf. ihrer landesweiten Zuständigkeiten personelle Ressourcen zur Rea- lisierung des Programms zur Verfügung. Über die Mittelvergabe entscheidet der Staatssek-
retärsausschuss zur Verwaltungsmodernisierung nach formalen und inhaltlichen Kriterien, die er am 5. März 2012 beschlossen hat (s. Anlage 1). Die Mittel können zur auftragsweisen Bewirtschaftung vergeben werden. Das Controlling obliegt der Geschäftsstelle des Aus- schusses bei der SenInnSport.
7 Transparenz / Öffentlichkeitsarbeit und Berichtswesen
Der Senat wird den Prozess der Verwaltungsentwicklung auch weiterhin transparent gestal- ten. Die Senatsverwaltung für Inneres und Sport wird dem Senat bis 2016 jährlich zum Stich- tag 30. Juni zur Umsetzung und Fortschreibung bzw. zum Abschluss dieses Programms und zum Stand der Projekte und Vorhaben berichten. Zur Transparenz tragen auch die Bericht- erstattungen gegenüber dem Parlament sowie die Beratungen im Ausschuss für Digitale Verwaltung, Datenschutz und Informationsfreiheit bei.
Die Senatsverwaltung für Inneres und Sport ist verantwortlich für die Öffentlichkeitsarbeit zur Verwaltungsmodernisierung. Sie organisiert Veranstaltungen, die dem fachlichen Austausch, der best-practise und der Bekanntmachung des Programms und der Projekte dienen und informiert die interessierte Öffentlichkeitsarbeit aktuell durch Publikationen, wie z.B. einem
elektronischen Newsletter oder der Internet-Seite
http://www.berlin.de/verwaltungsmodernisierung. Die Senatsverwaltung für Inneres und Sport prüft, ob die Information der verwaltungsinternen Öffentlichkeit verstärkt werden kann und ob moderne Beteiligungsinstrumente (wie z.B. Adhocracy) geeignet sind und eingesetzt werden können, um konkrete Vorhaben öffentlich zur Diskussion zu stellen und weiterzuent- wickeln.
8 Anlage 1 „Kriterienkatalog“
Der Staatssekretärsausschuss zur Verwaltungsmodernisierung hat in seiner ersten Sitzung am 5. März 2012 folgenden Beschluss gefasst:
„Der Staatssekretärsausschuss zur Verwaltungsmodernisierung beschließt den von der Senatsverwaltung für Inneres und Sport vorgelegten Kriterienkatalog zur Aufnahme und Finanzierung neuer Projekte und Vorhaben in das Modernisie- rungsprogramm „ServiceStadt Berlin 2016“. Dabei sollen folgende Cluster Be- rücksichtigung finden:
- IT- und E-Governmentprojekte (Kap. 0500/54085) der SenInnSport mit lan- desweitem Charakter sowie Struktur- und Prozessprojekte (Kap.
0500/54001);
- IT- und E-Governmentprojekte einschließlich zugehöriger Struktur- und Pro- zessveränderungen der SenInnSport und anderer Verwaltungen, zu denen eine Co-Finanzierung im Einzelfall entschieden werden muss (Kap. 0505).“
Das bedeutet, dass in der 17. Legislaturperiode nur IT- und E-Governmentprojekte sowie Struktur- und Prozessprojekte in die ServiceStadt Berlin 2016 aufgenommen und (co- )finanziert werden. Für diese Projekte gelten die nachfolgenden vom StS-Ausschuss be- schlossenen Kriterien:
Verfahrensregelungen und Kriterien
zur Aufnahme von Projekten und Vorhaben in das Modernisierungsprogramm „ServiceStadt Berlin“
I. Beantragungs- und Aufnahmeverfahren für neue Projekte und Vorhaben
Alle wesentlichen Informationen zur Aufnahme von Projekten und Vorhaben in das Mo- dernisierungsprogramm ServiceStadt Berlin 2016 sowie das Antragsformular “Projekt- skizze“ sind über www.berlin.de/verwaltungsmodernisierung abrufbar.
Ablauf:
1. Erstgespräch zwischen Antragstellenden und SenInnSport
2. Einreichen der ausgefüllten Projektskizze durch Antragstellende, anschließend ge- meinsame Abstimmung mit SenInnSport
3. Vorlage der Projektskizze zur Entscheidung an den Staatssekretärsausschuss zur Verwaltungsmodernisierung (StS-A) in einer der vier jährlichen Sitzungen durch Se- nInnSport
4. Bei positivem Aufnahmebeschluss durch den StS-A Aufnahme des Projekts oder Vorhabens in das webbasierte Controllingverfahren und ggf. Zuweisung der Mittel zur auftragsweisen Bewirtschaftung und Controlling der Mittelverwendung durch Se- nInnSport.
II. Finanzierte Projekte: Aufnahmekriterien und Finanzierungsver-
fahren
Grundsätzlich können nur Projekte (co-)finanziert werden. Projekte sind einmalige Maßnahmen mit Anfangs- und Endtermin, die mit begrenzten Ressourcen ein klar defi- niertes Ziel verfolgen. Die Verantwortung für ein Projekt liegt bei der federführenden Be- hörde. SenInnSport behält sich insbesondere bei Projekten von besonderer Bedeutung für den Fortschritt der Modernisierung vor, im Rahmen der Projektstruktur mitzuwirken.
1.) Aufnahmekriterien
Projekte können in die ServiceStadt Berlin aufgenommen und (co-)finanziert werden wenn sie alle nachfolgenden formalen und inhaltlichen Kriterien erfüllen:
a.) Formale Kriterien (in Anlehnung an das Projektmanagementhandbuch:
http://www.verwalt-berlin.de/projektportal/theoretische- hinweise/projektmanagementhandbuch/index.html)
Nachweis einer eindeutigen Projektstruktur in Anlehnung an Kapitel 3 des Pro- jektmanagementhandbuchs für die Berliner Verwaltung (Entscheidungsinstanz, Abstimminstanz, Projektgruppe etc.). Projekte, die sich auf die Aufgabenwahr- nehmung der Bezirke auswirken, müssen eine klar definierte und abgestimmte Bezirksbeteiligung aufweisen.
Definition eines Zieldatums und Aufstellung einer darauf abzielenden Meilenstein- planung.
Aufstellung eines Finanzplans zur Verausgabung beantragter Mittel im laufenden Haushaltsjahr (s. auch 2.) Die Finanzplanung ist mit der Darstellung der Meilen- steine zu koppeln.
Verpflichtende Teilnahme am webbasierten Berichtswesen zur Darstellung und zum Fortschritt der Projekte und Vorhaben des Modernisierungsprogramms Ser- viceStadt Berlin.
Eintrag und Pflege des Eintrags im Projektportal (http://www.verwalt- berlin.de/projektportal/).
Erwähnung und Einbindung der ServiceStadt Berlin (z.B. Verwendung des Logos) in offiziellen Projektdokumenten (z.B. Vorlagen für Abghs, Senat, RdB), in (Pro- jekt-)Präsentationen und sonstigen Publikationen.
Bereitschaft, sich inhaltlich an Maßnahmen der Kommunikations- und Öffentlich- keitsarbeit zu beteiligen, die im Rahmen des Modernisierungsprogramms Servi- ceStadt Berlin 2016 stattfinden (z.B. durch Projektpräsentationen, Vorträge etc.).
Projekte, die ausschließlich die Erarbeitung oder Umsetzung von Maßnahmen der Kommunikations- und Öffentlichkeitsarbeit (z.B. Publikationen, Veranstaltungen) zum Ziel haben, sind nicht (co-)finanzierungsfähig. Davon ausgenommen sind Kommunikationsmaßnahmen, die anteilig im Rahmen von geförderten Projekten umgesetzt werden und dazu dienen, ein im Rahmen des Projektes erarbeitetes Ergebnis zu kommunizieren. Projekte, in deren Rahmen Handbücher, Leitfäden, Handlungshilfen oder dergleichen erarbeitet werden, sind nur dann (co-
)finanzierungsfähig, wenn sie gleichzeitig Konzepte zur Anwendung, Verteilung und Bekanntmachung dieser Publikationen enthalten.
Gegenstände der Büro- oder IT-Ausstattung (Schreibtische, Bürostühle, Note- books, Beamer etc.) sind über die zentral bereitgestellten Projektmittel in der Re- gel nicht (co-)finanzierungsfähig.
b.) Inhaltliche Kriterien:
Erfüllung der strategischen Ziele: Mit den Richtlinien der Regierungspolitik hat der Senat die strategischen Leitlinien für das Modernisierungsprogramm umrissen.
Mit der „ServiceStadt Berlin 2016“ werden diese Vorgaben in den vier strategi- schen Zielen Transparenz, Partizipation, Bürger-/Wirtschaftsnähe und Effizienz gebündelt. Die Projekte müssen daher wesentlich zur Förderung eines der vier strategischen Ziele beitragen:
Bürger-/Wirtschaftsnähe (z. B. durch Organisations- oder Strukturrefor- men. Beispiele aus der 16. LP: Einheitlicher Ansprechpartner, Gewerbeaus- kunft Online, Behördenrufnummer 115),
Transparenz (z. B. durch bessere Informations- oder Recherchemöglichkei- ten im Internet oder eine berlinweite Vereinheitlichung von Arbeitsabläufen.
Beispiele aus der 16. LP: Umweltportal, Zentrale Anlauf- und Beratungsstel- len in den Ordnungsämtern),
Partizipation (z. B. durch Online-Beteiligungssysteme. Beispiele aus der 16. LP: Bürgerhaushalte, Online-Plattform zur Mitteilung von Infrastruktur- problemen MAERKER, bürgeraktiv Berlin),
Effizienz (z. B. durch Digitalisierung oder Umorganisation von Arbeitsabläu- fen. Beispiele aus der 16. LP: elektronische Baugenehmigung, Zeit- und Terminmanagement der Bürgerämter, eStrasse).
Berücksichtigung der Balanced Scorecard: Die strategischen Ziele Effizienz sowie Bürger-/Wirtschaftsnähe sind auch Zielperspektiven der Balanced Scorecard (BSC). In Anlehnung an das Konzept der BSC sollen die Projekte deshalb neben den strategischen Zielen auch prüfen, ob die weiteren BSC-Zieldimensionen „Mit- arbeiterorientierung“und „Prozessoptimierung“ für ihr Projekt zutreffen und diese nach Möglichkeit anhand messbarer Indikatoren darstellen. Sind eine oder mehre- re der vier Zieldimensionen der Balanced Scorecard (Wirtschaftlichkeit, Prozess- optimierung, Kundenorientierung, Mitarbeiterorientierung) nicht Gegenstand des Projekts oder nicht messbar, ist dies zu benennen. Die Wirtschaftlichkeit bzw. die Effizienz ist in jedem Fall ergebnisoffen zu prüfen.
Zusatzkriterium für E-Government-Projekte / Berücksichtigung der Berliner E- Government-Strategie: Handelt es sich um ein IT- oder E-Government-Projekt, dürfen keine Komponente/n entwickelt oder extern beschafft werden, die bereits zentral im Land Berlin angeboten werden. Ausnahmen bedürfen der Zustimmung der SenInnSport. Das Angebot muss barrierefrei sein. Die Möglichkeit einer Crea- tive Commons-Lizensierung ist zu prüfen und das Ergebnis ist zu begründen. Das Projekt muss zudem mindestens eines der nachfolgenden Ziele verfolgen, die in der Berliner E-Government-Strategie niedergelegt sind:
Elektronische Verfahrensabwicklung: Die Realisierung der durchgängi- gen elektronischen Verfahrensabwicklung aus der Perspektive des „Verwal- tungskunden“ erfolgt einsbesondere durch Nachnutzung der im Projekt EU- DLR eingesetzten Komponenten,
Bündelung und Vereinheitlichung des elektronischen Zugangswegs:
Die Bündelung und Vereinheitlichung des Zugangs zum Dienstleistungsan- gebot der Berliner Verwaltung auf dem Landesportal berlin.de wird insbe- sondere durch die Einrichtung eines zentralen Servicebereichs der Berliner Verwaltung (www.service.berlin.de) ermöglicht,
Unterstützung der konventionellen Zugangswege: Die Realisierung ei- nes effizienten und kundenorientierten Zugangs zur Verwaltung per Telefon und durch persönliches Erscheinen wird insbesondere durch den weiteren Ausbau des Berlin-Telefons, der Qualifizierung der Dienstleistungsdaten- bank sowie durch die Einrichtung von Bürgerterminals in publikumsintensi- ven Bereichen unterstützt,
Digitalisierung der Verwaltungsprozesse: Die Digitalisierung der internen Verwaltungsprozesse wird insbesondere durch sukzessive und flächende- ckende Einführung der elektronischen Akte realisiert,
Unterstützung des Konzepts Open Government: Der Open-Government- Ansatz wird insbesondere durch Ausbau des Open-Data-Portals sowie Ein- richtung von Systemen zur Förderung der Meinungsbildung, Beteiligung und Kooperation (z.B. Beteiligungsplattform) umgesetzt.
Ressortübergreifender Ansatz: Durch Umsetzung des Projektes darf keine „Insel- lösung“ entstehen. Entweder Beteiligung mehrer Behörden am Projekt (z. B. Pro- jekt Bürgertelefon 115) oder es ist im Sinne einer gebündelten Aufgabenwahr-
nehmung bereits Bestandteil des Projekts, dass die Lösung von anderen Behör- den genutzt werden soll (nachhaltiges Projekt) (z.B. Projekt „eStrasse 2.0“). Hin- weis: Bezirksprojekte müssen einen entsprechenden RdB-Beschluss erwirken.
Für Themen mit zentraler Zuständigkeit einer Landesstelle o. ä. gilt: Das Projekt muss im Einklang mit landesweiten Bestrebungen stehen und es sollten zuständige Stellen in die Projektstruktur eingebunden werden.
Für IT-Projekte gilt: Es muss vor Projektbeginn geklärt werden, ob es ggf.
bereits vorhandene identische/ähnliche Lösungen oder Parallelentwicklun- gen gibt. Die spätere Übernahme in die Linienverantwortung sowie ein Geschäfts- und Finanzierungsmodell müssen Bestandteil der Projektpla- nung sein.
2. Verfahren für die Finanzierung von Projekten
Den Beschluss zur (co-)Finanzierung von Projekten fällt der StS-Ausschuss jeweils in der letzten Sitzung des Jahres (voraussichtlich jeweils im November) für das kommende Haushaltsjahr sowie anlassbezogen in einer der drei weiteren jährlichen Sitzungen.
Die (co-)Finanzierung unterliegt der Jährlichkeit, so dass die zur Verfügung gestellten Mittel nicht ins Folgejahr übertragen werden können. Eine darüber hinausgehende ver- bindliche Zusage von Finanzmitteln ist nicht möglich. Die Mittel können aus den Kapiteln 0500 oder 0505 zur auftragsweisen Bewirtschaftung zugewiesen werden.
Damit stehen die SenInnSport und alle im Rahmen der ServiceStadt Berlin finanzierten Projekte einer Neuerung gegenüber: Es wird keine Rücklage und damit eine Übertrag- barkeit der Mittel in das Folgejahr mehr geben. Aus diesem Grund wird SenInnSport die Verausgabung der Mittel auf Grundlage des vorgelegten Finanzplans regelmäßig durch das webbasierte Berichtswesen auswerten und dem StS-A berichten.
Der StS-Ausschuss kann auf Empfehlung der SenInnSport mit Mehrheit beschließen, nicht verausgabte Mittel zurückzuführen.
Er kann ferner mit Mehrheit beschließen, die (Co-)Finanzierung eines Projekts einzustel- len, wenn der Zeitplan eines Projekts um mehr als sechs Monate überschritten wird. In die Entscheidung wird neben der Beurteilung des bisherigen Verlaufs auch eine Progno- sebetrachtung des weiteren geplanten Verlaufs einbezogen. Eine weitere Finanzierung ist erneut zu beantragen.
III. Nicht-finanzierte Vorhaben und Projekte
Nicht-finanzierte Vorhaben (und ggf. Projekte) liegen in der Verantwortung der federfüh- renden Behörde, müssen keine Projektstruktur gemäß dem Projektmanagementhand- buch aufweisen und können auch in Linienorganisation wahrgenommen werden. Es müssen jedoch klare und messbare Ziele benannt und ein grober Zeitplan mit bezifferba- rem Ende vorgewiesen werden. Außerdem müssen auch nicht-finanzierte Projekte und Vorhaben an dem Berichtswesen der ServiceStadt Berlin teilnehmen (Projekte haben ih- re Daten zusätzlich in das Projektportal einzustellen und zu pflegen).
Zudem sollen sie eines der vier strategischen Ziele der ServiceStadt Berlin - Bürger- /Wirtschaftsnähe, Transparenz, Partizipation oder Effizienz - verfolgen.
9 Anlage 2
Fortzuschreibende Liste der Projekte und Vorhaben der ServiceStadt Berlin
Stand Juni 2012. Die erstmalig aufzunehmenden Projekte und Vorhaben wurden vom Staatssekre- tärsausschuss zur Verwaltungsmodernisierung am 18. Juni 2012 beschlossen. Diese Anlage ist lau- fend anzupassen.
Lfd.
Nr.
Projektname Federführende
Behörde 01. Online Antragsverfahren in Verbindung mit elektronischer Fahrer-
laubnisakte
LABO 02. IT-gestützes Anliegen - und Beschwerdemanagementsystem für
die Berliner Ordnungsämter
LABO
03. Onlinebürgerdienst Bewohnerparkausweis LABO
04. Konzeption und Erprobung einer zentralen Bußgeldstelle der Be- zirke zur Ahndung von Ordnungswidrigkeiten nach dem Schwarz- arbeitsbekämpfungsgesetz sowie der Handwerks- und der Ge- werbeordnung
SenArbIntFrau
05. WIMES - Entwicklung eines berlinweiten standardisierten Fach- controllings Hilfen zur Erziehung (HzE)
SenBildJugWiss 06. Verknüpfung des gesundheits- und Sozialinformationssystems
(GSI) mit dem OPEN DATA Portal
SenGesSoz 07. Umsetzungskonzept für die landesweite Einführung von elektroni-
schen Akten
SenInnSport 08. Elektronisches Bewerbungs- und Einstellungsmanagement (E-
Recruiting)
SenInnSport 09. Nachhaltige Verfahrensmodernisierung. Einheitliche Ämterstruk-
tur der Bezirke unterstützen
SenInnSport
10. Pilotierung von Bürgerzentren SenInnSport
11. Bürgerterminals SenInnSport
12. Erarbeitung eines Umsetzungsvorschlages zur Einführung von De-Mail in der Berliner Verwaltung
SenInnSport 13. ProOnline Portal II
Funktionale Weiterentwicklung des Onlineportals www.service.berlin.de
SenInnSport / Skzl
14. Bebauungspläne Online SenStadtUm
15. Anbindung des Formularmanagementsystems an das Elektroni- sche Baun- und Genehmigungsverfahren (eBG)
SenStadtUm 16. Denkmalschutzrechtliche Genehmigungen online SenStadtUm 17. Umsetzung der Open Data Initiative im Land Berlin SenWiTech-
Forsch
