Seite 1. Handreichung zur Veranstaltung von Webkonferenzen/Meetings. Stand:

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Handreichung zur Veranstaltung von Webkonferenzen/Meetings

Stand: 28.06.2021

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In Unterkapiteln führt Sie dieser Button immer zurück zum Beginn des Abschnitts.

Über diese Handreichung

Diese Handreichung führt Sie schnell und über-

sichtlich in die Nutzung der Videokonferenzsoftware Zoom für Meetings als Moderator*in ein.

Viele Seiten enthalten klickbare Buttons, die Ihnen bei der Navigation helfen.

Rechtlicher Hinweis: Die RWTH nimmt den Auftrag des Gesetzgebers zum Schutz der Privatsphäre und der persönlichen Daten ernst. Dieses Dokument ist aber keine Rechtsberatung und ersetzt eine solche auch nicht. Die folgenden Ausführungen sind deshalb nicht Teil einer entsprechenden Informationspflicht nach den Artikeln 13 ff. der Datenschutz Grundverordnung. Sie dienen lediglich der Erläuterung der Funktionsweise von Zoom.

Beachten Sie unbedingt die rechtlichen Hinweise in Kapitel 12.

Unsere blauen Empfehlungs- und Hinweisboxen weisen auf besonders wichtige Aspekte hin. Diese ist eine davon.

Zudem enthält die Handreichung rote Rechtsboxen. Wir machen Ihnen darin Vorschläge, wie Sie (uns bekannte) datenschutzrechtlich oder anderweitig

juristisch problematische Aspekte umschiffen können. Die erste Rechtsbox finden Sie hier unten.

Klicken Sie hier

für das Inhaltsverzeichnis

Fortsetzung auf nächster Seite Dieses Dreieck

zeigt Ihnen, dass der Abschnitt auf

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In Hauptkapiteln führt er Sie zum Start- Inhaltsverzeichnis.

Fortsetzung auf nächster Seite

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Über diese Handreichung

Das CLS unterstützt Sie bei der videobasierten Digitalisierung von Lehre und Lernen.

Die Handreichungen zur Teilnahme in Meetings oder zur Durchführung von Web-Seminaren („Webinaren“) finden Sie auf unserer Homepage:

https://video.cls.rwth-aachen.de/gebrauchsanweisungen Hilfestellung bei Problemen bietet unser Helpdesk:

video@cls.rwth-aachen.de

. Bitte beachten Sie, dass Zoom sich durch stetige Aktualisierung in einer dynamischen Veränderung befindet. Geben Sie uns immer gerne eine Rückmeldung über Veränderungsprozesse oder

Erfahrungsberichte, die in der Handreichung mitaufgenommen werden können. Diese Handreichung wird somit stetig angepasst. Ebenfalls ist es wichtig zu beachten, dass die aktuellste Version von Zoom auch die aktuellste Version Ihres Betriebssystem voraussetzt.

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Inhaltsverzeichnis – Teil I - Grundlagen

1. Lizenzbeschaffung

2. Anleitungen und Tutorials vom Hersteller 3. Grundlagen

4. Meetings planen und starten 5. Der Meeting-Raum

6. Interaktion während des Meetings 7. Tipps zur Video- und Audionutzung

Seite 8 Klicken Sie hier00

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8. Freigabe von Inhalten 9. Aufzeichnung

10. Hinweise für die Rolle als Moderator*in 11. Einstellungen

12. Rechtliche Hinweise

13. Weiterführende Informationen und Hilfe

Inhaltsverzeichnis – Teil I - Grundlagen

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Inhaltsverzeichnis – Teil II –

vertiefende Informationen

1. Zufällige vs. persönliche Meeting-ID 2. Meeting-Vorlagen erstellen

3. Meetings über Outlook organisieren 4. Teilnahme per Telefon

5. Einladen von Studierenden über Moodle 6. Umfragen erstellen und durchführen

7. Interaktion in Kleingruppen: Gruppen vorbereiten

8. Bildschirmsteuerung

9. Freigabe einer zweiten Kamera Seite 130 Klicken Sie hier00

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Teil I:

Grundlagen zur

Nutzung von

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Seit dem 23.09.2020 können sich alle RWTH-Angehörigen mit TIM-Kennung über Single-Sign On (SSO) bei Zoom einloggen, ohne zuvor eine Lizenz beantragen zu müssen. Sie haben dann automatisch eine Meeting-Lizenz für bis zu 300 TN.

1 Lizenzbeschaffung

Hinweis: Personen ohne TIM-Kennung (z.B. externe Lehrende) und

Lehrende, die Lizenzen für mehr als 300 Personen benötigen, beantragen bitte eine Lizenz über video@cls.rwth-aachen.de.

Klicken Sie hier

für die Anmeldung

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Die Homepage des Herstellers Zoom Video Communications, Inc., stellt Ihnen eine Vielzahl von Anleitungen bereit:

https://support.zoom.us/

Für Einsteiger ist besonders die Rubrik „Erste Schritte“ ein guter Startpunkt:

Erste Schritte mit PC und Mac

https://support.zoom.us/hc/de/articles/201362033-Erste-Schritte-auf-PC-and-Mac

Erste Schritte mit Android

https://support.zoom.us/hc/de/articles/200942759-Erste-Schritte-mit-Android

Erste Schritte mit iPhone und iPad

https://support.zoom.us/hc/de/articles/201362993-Erste-Schritte-mit-iOS

2 Anleitungen und Tutorials vom Hersteller

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3.1 Webkonferenz oder „Webinar“?

3.2 Client oder Browser?

3.3 Installation des Clients 3.4 Updates

3.5 Browsernutzung mit Zoom-Account 3.6 Zoom-Nutzung im Ausland

3.7 Verschlüsselung 3.8 Anzeigename

3 Grundlagen

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Die RWTH Aachen hat ein umfassendes Lizenzpaket für Zoom-Lizenzen erworben. Die enthaltenen Lizenzen im Überblick:

o Persönliche Lizenzen für Webkonferenzen mit bis zu 300 Teilnehmenden (TN) für alle Mitarbeiter und Studierenden der RWTH

o Vom CLS verwaltete Lizenzen für Web-Seminare (im Folgenden als

Webinare bezeichnet, wie von Zoom verwendet) mit bis zu 500 bzw. 1000 TN o Vom CLS verwaltete Zeitslots für Webinare mit bis zu 3000 TN

Die Standard-Lizenzen für Webkonferenzen sind für Gruppen bis zu 300 TN ausgelegt. Webkonferenzen eignen sich z.B. für die Präsentation von Inhalten, (Gruppen-)Sprechstunden oder mündliche Prüfungen.

3.1 Webkonferenz oder „Webinar“?

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Bei Webkonferenzen ist eine synchrone Kommunikation zwischen Gastgeber*in und TN möglich, da die TN nach Genehmigung audiovisuell teilnehmen können.

Eine Lizenz ist nicht an ein Endgerät gebunden, sondern kann von mehreren Geräten aus genutzt werden, allerdings nur zweimal simultan.

Webinare unterscheiden sich von Webkonferenzen vor allem darin, dass es bei Webinaren keinen ständigen audiovisuellen Rückkanal von den TN zu den Dozierenden gibt. Die mündliche Kommunikation und die Videoübertragung gehen also überwiegend in eine Richtung. Die TN haben aber die Möglichkeit, sich in Form von schriftlichen Beiträgen einzubringen.

3.1 Webkonferenz oder „Webinar“?

Hinweis: Für die Veranstaltung von Webinaren brauchen Sie eine gesonderte Lizenz. Bei Interesse an einer Lizenz und für Informationen zur Lizenzvergabe nutzen Sie bitte die CLS-Registrierung über video@cls.rwth-aachen.de.

Mehr Informationen zu Webinaren finden Sie in unserer Handreichung für Webinare unter https://video.cls.rwth-aachen.de/gebrauchsanweisungen/.

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Zoom ist als sogenannter Client für folgende Betriebssysteme verfügbar:

o Windows o macOS o Android

o iOS/iPadOS

Ebenfalls kann über eine Web-Oberfläche im Browser genutzt werden, z.B. mit Chrome, Firefox oder Safari.

3.2 Client oder Browser ?

Empfehlung: Wir empfehlen die Nutzung des Clients, da diese einen

benutzerfreundlichen, direkteren Zugriff auf alle wichtigen Funktionen von Zoom und die Verwaltung Ihrer Meetings über eine eigene Software gewährt. Die

vorliegende Handreichung bezieht sich in der aktuellen Fassung überwiegend auf den Client für Windows bzw. macOS.

Klicken Sie hier

für die Client-Installation

Klicken Sie hier

für die Browser-Nutzung

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3.2 Client oder Browser?

mit Zoom-Account ohne Zoom-

Account

Client

o Teilnahme an Meetings o Hosten von Meetings o Meeting-Einstellungen

o Erweiterte Einstellungen über Verlinkung zum Browser nutzbar

o Teilnahme an Meetings

Browser

(eingeschränkte Benutzerfreundlichkeit) o Hosten von Meetings

(eingeschränkte Funktionen während des Meetings) o Direkt wählbare erweiterte Einstellungen

Klicken Sie hier

für die Einstellungsmöglichkeiten

Klicken Sie hier

für die Browser-Nutzung

Hinweis: Diese Handreichung zeigt und beschreibt vorwiegend die Funktionen des Windows-Clients. Wenn Sie diese bei der Nutzung des Browsers nicht finden, müssen Sie sie eventuell in den Einstellungen freischalten oder den Client nutzen.

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Wir empfehlen die Installation des Zoom Clients. Dieser hat je nach Betriebssystem verschiedene Namen:

o Windows und macOS: Zoom Client for Meetings o Android, iOS, iPadOS: Zoom Client-App

Den Download erhalten Sie hier: https://zoom.us/download

Weitere Informationen zum Download der Clients erhalten Sie hier:

https://support.zoom.us/hc/de/articles/201362233-Wo-lade-ich-die- neueste-Version-herunter-

3.3 Installation des Clients

Hinweis: Manche Einstellungen sind nur vorab im Browser möglich (z.B. das Einstellen eines Alternativen Moderators*) und manche Einstellungen auch während des Meetings im Client (z.B. Einstellen der Warteraumfunktion*).

Klicken Sie hier

für die Einstellungsmöglichkeiten

*Die Beispielfunktionen werden im Folgenden erläutert.

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Achten Sie darauf, den Zoom Client stets aktuell zu halten. Klicken Sie dazu im Startbildschirm des Clients auf Ihr Profil oben rechts und wählen Nach Updates suchen aus. Wenn ein neues Update gefunden wird, können Sie dieses mit einem Klick installieren. Zoom startet dann neu.

3.4 Updates

Bitte beachten Sie, dass Zoom sich durch stetige

Aktualisierung in einer dynamischen Veränderung befindet.

Geben Sie uns immer gerne eine Rückmeldung über

Veränderungsprozesse oder Erfahrungsberichte, die in der Handreichung mitaufgenommen werden können. Diese Handreichung wird somit stetig angepasst. Ebenfalls ist es wichtig zu beachten, dass die aktuellste Version von Zoom auch die aktuellste Version Ihres Betriebssystem

voraussetzt.

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Die Zoom Web-Oberfläche finden Sie unter:

https://zoom.us/

Melden Sie sich an, um im Browser loslegen zu können.

3.5 Browsernutzung mit Zoom-Account

⚫ ⚫

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3.6 Zoom-Nutzung im Ausland

In den meisten Ländern kann Zoom problemlos genutzt werden. Es gibt jedoch ein Länder, in denen Zoom nicht erreichbar ist.

https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/203806119-Restricted- countries-or-regions

Die Sperre kann jedoch durch die Verwendung des VPN der RWTH umgangen werden. Eine entsprechende Anleitung zur Einrichtung des VPN findet sich hier:

https://help.itc.rwth-

aachen.de/service/vbf6fx0gom76/article/b2150305019c438c867663ab28 307d87

Von zentraler Bedeutung ist, dass bei der Verwendung der in der Anleitung erwähnten Applikation „Cisco AnyConnect“ im Feld „Group/Gruppe“ die Option

„RWTH-VPN (Full Tunnel)“ ausgewählt wird (siehe Beschreibung auf der verlinkten Seite). Dann können Zoom Meetings auch zwischen gesperrten Staaten und der RWTH regulär ablaufen.

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Seite 19

3.6 Zoom-Nutzung im Ausland

Hinweis: Sollte zu Stoßzeiten die gut ausgebaute VPN-Verbindung der RWTH nicht durchgängig die benötigte Bandbreite liefern, haben Sie mehrere Optionen:

1. Schalten Sie die Übertragung Ihres eigenen Videobildes ab. Dies spart erheblich Bandbreite. Erklären Sie den Grund für das Abschalten Ihren Studierenden.

2. Schalten Sie die Übertragung der Videobilder anderer Personen ab.

3. Verwenden Sie einen alternativen VPN-Service. Es gibt eine Reihe freier und kommerzieller VPN-Services, die Ihnen eine höhere Bandbreite zur Verfügung stellen können als die VPN-Verbindung der RWTH. Eine Übersicht liefert zum Beispiel:

https://www.techradar.com/vpn/best-vpn

Klicken Sie hier

für die Video-Deaktivierung

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3.7 Verschlüsselung

Der geteilte Inhalt Ihres Zoom-Meetings ist standardmäßig verschlüsselt mit einer 256-bit AES-GCM Verschlüsselung. Die Audiospur von TN, die über das Telefon teilnehmen, ist verschlüsselt, bis es die Server von Zoom verlässt und über das Telefonnetz weiter übertragen wird.

Für weitergehenden Schutz können Sie die end-to-end Verschlüsselung (E2EE) einschalten (https://zoom.us/profile ► Einstellungen ► Sicherheit). Dafür

müssen TN über den Client, die App oder Zoom Rooms teilnehmen (also z.B.

nicht über den Browser). Einige Meetingfunktionen sind eingeschränkt.

Im Meeting erkennen Sie die Verschlüsselung am Icon oben links im Zoom- Fenster:

Meeting ist verschlüsselt

Meeting ist teilweise verschlüsselt Meeting ist end-to-end-verschlüsselt

Mehr Informationen: https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/201362723

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3.8 Anzeigename

Sie können unter https://rwth.zoom.us/profile Ihren Anzeigenamen ändern, so dass Sie in den Zoom Kontakten nicht mehr unter Ihrem

Klarnamen gefunden werden können.

Ihre Matrikelnummer und Telefonnummer sind nur sichtbar, wenn Sie diese in Ihrem Profil eintragen.

Dies wird nicht empfohlen, da diese für alle RWTH- Angehörigen sichtbar sind.

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4.1 Der Startbildschirm 4.2 Meetings erstellen

4.2.1 Neues Meeting direkt starten 4.2.2 Meetings planen

4.2.3 Sicherheitsmaßnahmen für Ihr Meeting 4.3 Einladen von TN

4 Meetings planen und starten

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Direkt nach der Installation können Sie bereits ohne Anmeldung an einem Meeting teilnehmen.

Mehr Informationen dazu finden Sie in unserer Handreichung für die Teilnahme an Zoom-Meetings.

4.1 Der Startbildschirm vor der Anmeldung

Am besten loggen Sie sich aber zuerst einmal ein.

1. Klicken Sie dazu auf den Button Anmelden.

2. Wählen Sie Per SSO anmelden.

3. Tragen Sie die Domäne rwth ein

4. Sie werden dann zum Single- Sign On der RWTH

weitergeleitet.

1

(24)

Seite 24

Beitritt zu Meetings

4.1 Der Startbildschirm nach der Anmeldung

Meetings erstellen Seite 25 Klicken Sie hier00

Meetings planen

Einen Chat starten Hier nicht erklärt Meeting-Übersicht

Hier nicht erklärt

Kontakte

Hier nicht erklärt Benutzerkonto

Hier nicht erklärt

Meeting-Einstellungen Seite 90 Klicken Sie hier00

Sofortfreigabe Hier nicht erklärt

1

2 2

1 3

4 3

4

s. Handreichung für TN

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Seite 25

4.2 Meetings erstellen

Beim Erstellen von Meetings haben Sie drei Möglichkeiten:

1. Sie können ein neues Meeting direkt starten und

„live“ die TN einladen

2. Sie können ein Meeting oder wiederkehrende Meetings im Vorhinein per Client planen und die Einladungen frühzeitig versenden.

3. Sie können ein Meeting oder wiederkehrende Meetings mit dem Outlook-Plug-In planen und

automatisch in Ihren Outlook-Kalender übernehmen

Hinweis: Wiederkehrende Meetings finden in einem festgelegten Zeitraum regelmäßig zu einer bestimmten Zeit statt. Zum Beispiel jeden Tag der Woche oder immer mittwochs oder jeden Montag und Freitag.

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Hinweis: Meetings in Zoom haben viele Einstellungen, z.B. ob die TN ihren Bildschirm teilen, miteinander per Text chatten können, zu Anfang stummgeschaltet sind oder Symbole zur Kommunikation verwenden können. Diese können Sie im laufenden

Meeting, im Client oder im Browser verändern.

Klicken Sie auf Neues Meeting, um ein Sofort-Meeting zu starten.

Es öffnet sich direkt das Meeting-Fenster

mit einer zufällig generierten Meeting-ID, falls Sie die Einstellung nicht verändert haben.

Ihr Meeting läuft jetzt und Sie sind die/der erste TN!

Sie können „live“ weitere TN unter Teilnehmer - Einladen einladen.

4.2.1 Neues Meeting direkt starten

1

Klicken Sie hier

für mehr Informationen

2 2

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Seite 27

4.2.1 Neues Meeting direkt starten

Der Pfeil neben Neues Meeting öffnet ein Auswahl-Fenster mit zwei Optionen:

1. Video beim Start ein oder aus. Dies wirkt sowohl bei Ihnen als auch bei den TN. Das Video kann während des

Meetings von jedem TN jederzeit selbst (de-)aktiviert werden.

2. Persönliche Meeting-ID (PMI). Das Meeting startet nicht mit einer zufällig generierten ID, sondern mit Ihrer PMI.

3. Weitere Einstellungen wie Audioquelle, Warteraumfreigabe, Stummschaltung der TN zu Beginn, etc. (PMI-Einstellungen)

1

Klicken Sie hier

für Infos zur PMI

3 2 3

2

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Seite 28

Im Client: Planen bzw. Kalender Im Browser: Ein Meeting planen

4.2.2 Meetings planen

Empfehlung: Planen Sie Meetings für regelmäßige Veranstaltungen besser im Vorhinein und als wiederkehrendes Meeting für alle Semestertermine. Sowohl Sie als auch Ihre TN haben somit eine langfristige Terminsicherheit. Zudem ändert sich der Zugangslink zum Meeting nicht, so dass eine verlässliche Veranstaltungsdurchführung möglich ist.

1

Hinweis: Die Standard-Einstellungen des Meetings entsprechen denen, die Sie unter https://zoom.us ► Einstellungen eingestellt haben.

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Sie können ein einmaliges oder ein täglich, wöchentlich oder monatlich wiederkehrendes Meeting planen oder auch planen, dass es jederzeit

verwendet werden kann:

4.2.2 Meetings planen

1

Hinweis: Falls die spezifische Einstellung des wiederkehrenden Meetings im Client nicht möglich ist, nutzen Sie den Browser dafür.

1

Meeting-IDs für wiederkehrende Meetings verfallen 365 Tage nach dem letzten

Start des Meetings. Fortsetzung

auf nächster SeiteFortsetzung auf nächster Seite

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Seite 30

Unter den erweiterten Optionen können Sie einstellen, ob TN Ihrer digitalen Veranstaltung schon vor Ihnen beitreten können.

Außerdem können Sie hier Alternative Moderatoren benennen, die Ihr Meeting für Sie starten und beenden können.

4.2.2 Meetings planen

1

2

Klicken Sie hier

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Seite 31

Hinweis: Es ist voreingestellt, dass der Kenncode bereits in den Link integriert ist, so dass er nicht mehr gesondert eingegeben werden muss. Dies kann über https://zoom.us/profile ► Einstellungen ► _Security► Einbetten des Kenncodes in den Meeting-Link für die Teilnahme mit einem Klick geändert werden.

Hinweis: Die Vergabe eines Kenncodes für geplante und Sofort-Meetings ist obligatorisch. Nur für Ihre persönliche Meeting-ID (PMI) können Sie die

Kenncodevergabe abschalten.

Kenncodeschutz

Mit dem Einrichten eines Kenncodes stellen Sie sicher, dass nur Personen, die sowohl Meeting-ID als auch

Kenncode kennen (oder Ihren

Einladungslink haben), am Meeting teilnehmen können.

4.2.3 Sicherheitsmaßnahmen für Ihr Meeting

Klicken Sie hier

für Infos zur PMI

1

1 1

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Seite 32

Die Funktion Warteraum ermöglicht es Ihnen, die TN erst am Meeting teilnehmen zu lassen, wenn Sie sie manuell eintreten lassen.

Bei der Warteraum Funktion müssen Sie nicht jeden TN einzeln zulassen. Sie können auch auf einen Klick

Alle zulassen.

Den Warteraum können Sie hier einstellen:

1. Bei der Planung des Meetings unter Sicherheit

2. Während des Meetings im Menü Sicherheit 3. https://zoom.us/profile ►

Einstellungen ► Sicherheit

(grundsätzliche Einstellung für alle Meetings)

4.2.3 Sicherheitsmaßnahmen für Ihr Meeting

Klicken Sie hier

für das Sicherheits-Menü

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Seite 33

Im Meeting selbst finden Sie in der

Menü-Leiste (im Normalfall befindet sich diese am unteren Bildschirmrand, bei Freigabe des Bildschirms kann sie an den oberen Rand rutschen) das Menü Sicherheit.

Dort finden Sie die wichtigsten Sicherheitseinstellungen, u.a.:

o Warteraumfreigabe

o TN die Erlaubnis geben den Bildschirm freizugeben oder zu chatten

o Aktivitäten der TN aussetzen

4.2.3 Sicherheitsmaßnahmen für Ihr Meeting

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Seite 34

Hinweis: Für die Nutzung von Zoom als TN haben wir eine eigene Handreichung erstellt. Diese finden Sie unter https://video.cls.rwth- aachen.de/gebrauchsanweisungen/

Text hier

4.3 Einladen von TN

TN können an Ihren Meetings teilnehmen mit der Meeting-URL oder der Kombination aus Meeting-ID und Kenncode.

Diese finden Sie

o Im Textfeld des Outlook-Termins (sofern erstellt) o Bei Ihren geplanten Meetings

o Während des Meetings im

Meeting-Raum unter Teilnehmer – Einladen

Klicken Sie hier

für die Outlook-Planung

1

Klicken Sie hier 1

für den Meeting-Raum

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Seite 35

5 Der Meeting-Raum

5.1 Übersicht

5.2 Ansichtsmodi 5.3 TN verwalten

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Seite 36

5.1 Übersicht

3

4 4

3 6

6

9

Sicherheitsfunktionen

Klicken Sie hier

TN verwalten

Klicken Sie hier

Bildschirmfreigabe

Klicken Sie hier

Aufzeichnen

Klicken Sie hier00

Interaktion mit Emojis

Klicken Sie hier00

7

Chat 7

Klicken Sie hier

1

2 2

Audio

Klicken Sie hier

Video

Klicken Sie hier

Breakout-Räume

Klicken Sie hier00

Ansichtsmodi

Klicken Sie hier

8

5

5 Umfragen

Klicken Sie hier

10

10 11

11

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Seite 37

Im Meeting können Sie und TN, die über den Client teilnehmen, selbstständig zwischen folgenden Ansichtsmodi wechseln. Für TN, die über den Browser teilnehmen, ist eine Auswahl nicht möglich.

Sprecheransicht:

Wenn es eine Person mit hohem und langem Redeanteil gibt (z.B. in einer Vortragssituation) eignet sich die Sprecheransicht. Das Videobild des

Sprechers nimmt hier den kompletten Bildschirm ein. Die anderen Videobilder sind klein am Rand zu sehen

und können auch komplett aus- geblendet werden. Das Video einzelner Personen kann auch über die TN-Verwaltung ange- pinnt werden.

5.2 Ansichtsmodi

Klicken Sie hier

für die TN-Verwaltung

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Seite 38

5.2 Ansichtsmodi

Galerieansicht:

Wenn diskutiert und interagiert werden soll, ist die Galerieansicht sinnvoller.

Alle Videofenster (max. 25 bzw. 49 pro Seite) haben die gleiche Größe und werden je nach Anzahl auf dem Bildschirm verteilt. Der/die Sprecher*in wird jeweils farbig umrandet.

Die Reihenfolge der Videos auf dem Bildschirm kann jede*r TN durch click- and-drag beliebig verschieben.

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Seite 39

5.3 TN verwalten

Die TN-Verwaltung finden Sie, wenn Sie mit der Maus über das Videobild einer Person fahren und auf die drei weißen Punkte auf blauem Grund

klicken.

Dort können Sie z.B. das Video-Bild eines TN im Großformat anpinnen (wenn dieser TN einen

langen Redebeitrag hat), Sie können den TN zum Host oder Co-Host ernennen oder auch aus dem Meeting entfernen.

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Seite 40

6.1 Interaktion über den Chat 6.2 Nonverbale Reaktionen

6.3 Teilen von Dateien unter den TN 6.4 Interaktion in Kleingruppen

6.4.1 Interaktion in Kleingruppen mit Co-Hosts 6.4.2 um Hilfe bitten

6.4.3 Kommunikation 6.4.4 Whiteboards

6 Interaktion während des Meetings

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Seite 41

Während des Meetings gibt es eine

Chat-Funktion, die ein- oder ausgeklappt werden kann. In diesem Chat ist es

möglich, entweder an alle TN eine

Nachricht zu senden oder auch an eine bestimmte Person.

Ist der Chat geschlossen, werden Sie bei neuen Nachrichten benachrichtigt.

6.1 Interaktion über den Chat

Hinweis: Achten Sie darauf, dass die Chat-Funktion unter

https://zoom.us/profile ► Einstellungen ► In Meeting

(Grundlagen) ► Chat aktiviert ist.

Überprüfen Sie auch, ob der private Nachrichtenkontakt unter den TN ein- bzw. ausgeschaltet ist.

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Seite 42

Alle Personen im Meeting können unter Reaktionen in der Menü-Leiste nonverbale Reaktionen auswählen.

Diese werden dann im Video-Bild der Person, in der TN-Liste und für den Host kumuliert unterhalb der TN-Liste angezeigt.

Die Symbole der oberen Leiste (Emojis) verschwinden nach einigen Sekunden wieder – die unteren Symbole (Handheben, Ja, Nein,

Langsamer, Schneller) müssen vom TN oder vom Host aktiv wieder deaktiviert werden.

6.2 Nonverbale Reaktionen

Hinweis: Stellen Sie zu Beginn des Meetings Ihren TN klar dar, in welchen Situationen Symbole zur Kommunikation genutzt werden können und sollen.

Hinweis: Sollten Sie die Funktion nicht bei sich finden, müssen Sie diese unter https://zoom.us/profile ► Einstellungen ► In Meeting (Grundlagen) ► _Feedback ohne Worte aktivieren.

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Seite 43

Rechtlicher Hinweis: Das Teilen von Dateien über Zoom birgt die Gefahr von Urheber- und Markenrechtverletzungen durch die TN. Sobald Mitarbeitende der RWTH davon Kenntnis erlangen sollten, ist unbedingt das CLS und das Dezernat Recht zu kontaktieren.

Dies dient zunächst der rechtlichen Absicherung. Keinesfalls darf die Nutzung von Zoom dazu führen, dass campusintern eine neue Tauschbörse für illegale Inhalte entsteht.

Entscheiden Sie vor Ihrem Meeting, ob das Senden von Dateien unter den TN erlaubt bzw. gewollt ist:

https://zoom.us/profile ► Einstellungen ► In Meeting (Grundlagen) ► Dateiübertragung

Bei aktiviertem Teilen von Dateien erscheint diese Option im Chat- Fenster der TN.

6.3 Teilen von Dateien unter den TN

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Seite 44

Für die Arbeit in Kleingruppen (für Gruppendiskussionen,

Projektbearbeitung etc.) können Sie die sogenannten Breakout-Räume einrichten:

https://zoom.us/profile ► Einstellungen ► In Meeting (erweitert) ► Breakout-Raum

Video-Tutorials zur Interaktion in Kleingruppen finden Sie hier:

https://success.zoom.us/rec/play/6MYrIruqpmk3EoDAtASDVqV-

W9Tseqqs0iMfqPAIxUq2AXZVO1TybrcXYLf44Datzqoi3ZP8glMHSiFi?continueMode=true https://www.youtube.com/watch?v=jbPpdyn16sY&feature=youtu.be

6.4 Interaktion in Kleingruppen

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Seite 45

1. Sobald Sie sich im Meeting befinden, sehen Sie das Breakout-Raum- Icon in der Kontrollleiste. Bitte klicken Sie darauf. Wenn Sie dieses Icon nicht sehen, klicken Sie auf Mehr und starten Sie darüber den

Breakout-Raum.

2. In dem sich öffnenden Fenster können Sie die Anzahl der Räume und der TN pro Raum bestimmen. Zudem können Sie entscheiden, ob eine

automatische oder eine manuelle Zuteilung der TN in die Räume erfolgen soll oder ob die TN sich selbst zuweisen können.

6.4 Interaktion in Kleingruppen

Hinweis: TN können sich nur selbst den Räumen zuweisen, wenn sowohl Host als auch der/die TN den Client mit der

Version 5.3.0 oder höher nutzen.

(46)

Seite 46

Bei der automatischen Zuweisung verteilt Zoom die TN gleichmäßig auf die Räume. Bei der manuellen Zuweisung entscheiden Sie, welche TN

welchem Raum beitreten. Diese Zuweisung kann auch vorbereitet und per CSV-Datei hochgeladen werden.

Durch Eine Session hinzufügen können Sie einen Raum hinzu- fügen. Wenn Sie mit der Maus über den Raumnamen fahren, können Sie diesen umbenennen oder löschen. Über Zuordnen können Sie TN einem Raum zuordnen.

6.4 Interaktion in Kleingruppen

Klicken Sie hier

für die Vorbereitung von Breakout-Räumen

(47)

Seite 47

Unter Optionen können Sie z.B. einstellen, dass die Breakout-Räume nach einer bestimmten Zeit automatisch geschlossen werden oder dass TN

selbstständig zur Hauptsitzung zurückkehren dürfen.

6.4 Interaktion in Kleingruppen

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Seite 48

3. Klicken Sie auf Alle Sessions beginnen.

Wenn ein grüner Punkt vor den Namen der TN angezeigt wird, sind diese erfolgreich mit dem Raum verknüpft.

4. Alle TN werden per Nachrichtenfenster aufgefordert, per Klick dem Raum beizutreten. Sie selbst haben jederzeit die Möglichkeit, jedem Raum beizutreten.

5. Zum Beenden der Breakout-Räume klicken Sie auf Alle Sessions stoppen.

6. Die TN haben dann 60s Zeit (veränderbar in den Optionen) um ihre Diskussion innerhalb der Räume zu beenden. Dann werden sie zum Hauptraum zurückgeführt.

Die Räume können später nach Bedarf wiederverwendet werden.

6.4 Interaktion in Kleingruppen

Fortsetzung auf nächster Seite Fortsetzung auf nächster Seite

(49)

Seite 49

Wenn Sie große Gruppen von TN in Breakout-Räumen verwalten und betreuen möchten, macht es Sinn, sich von Co-Hosts unterstützen zu lassen.

Seit der Zoom-Version 5.4.6 (7.12.2020) haben Co-Hosts die gleichen

Rechte, was die Verwaltung und Betreuung von Breakout-Räumen angeht.

6.4.1 Interaktion in Kleingruppen mit Co-Hosts

Klicken Sie hier

Für Informationen zu Co-Hosts

(50)

Seite 50

TN können Sie (als Host) aus den Breakout-Sessions heraus kontaktieren, indem sie in der Kontrollleiste auf Um Hilfe bitten klicken.

Hierüber werden Sie unverzüglich informiert und können dem jeweiligen Gruppenraum beitreten und sich in die Gruppendiskussion einbringen.

Falls Sie gerade beschäftigt sind, erhalten die TN nach dem Um Hilfe bitten eine Nachricht.

6.4.2 Interaktion in Kleingruppen: um Hilfe bitten

(51)

Seite 51

Sie können den TN in allen Gruppen eine Nachricht

zusenden. Dazu klicken Sie auf An alle eine Nachricht senden.

Diese Funktion eignet sich zum Beispiel für Zeitangaben oder um das weitere Vorgehen zu kommunizieren. Da diese Nachricht je nach TN-Ansicht nur sehr klein ist und daher schnell übersehen werden könnte, ist es ratsam, die TN vorher darüber zu informieren, dass Sie ihnen Nachrichten schicken könnten.

6.4.3 Interaktion in Kleingruppen: Kommunikation

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Seite 52

Außerdem können Sie als Host oder Co-Host, wenn Sie die Zoom-

Version 5.7.0 (21.06.2021) oder neuer nutzen, Ihren Bildschirm für alle Breakout-Sessions freigeben.

Wenn in den Kleingruppenräumen zu dem Zeitpunkt der Bildschirm von Teilnehmern geteilt wird, wird deren Freigabe unterbrochen. Falls ein Whiteboard geteilt wird, wird der „Teiler“ aufgefordert, dieses zu

speichern, bevor der Bildschirm des Host /Co-Host angezeigt wird.

Host und Teilnehmer müssen Version 5.7.0 (21.06.2021) oder neuer nutzen, um dieses Feature anwenden oder den freigegebenen

Bildschirm sehen zu können.

6.4.3 Interaktion in Kleingruppen: Nachrichten

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Seite 53

Die TN können in den einzelnen Räumen auch Whiteboards öffnen und gemeinsam bearbeiten (wenn die Funktion vom Host freigegeben

wurde). Wenn Sie die Whiteboards speichern, können diese später im Plenum gezeigt und diskutiert werden, ggf. sogar gemeinsam

weiterbearbeitet werden.

Breakout-Räume können nur dann vor dem Beitritt der TN vorbereitet werden, wenn alle TN über einen Zoom-Account verfügen und über diesen teilnehmen.

Da jedoch nicht davon ausgegangen werden kann, dass alle TN einen Account haben, sollten Sie also die benötigten Dokumente z.B. über den Chat vorab im Plenum bereitstellen oder die Zeit einplanen, jeder

Session nacheinander beizutreten und das Dokument direkt zu teilen.

Wie in Präsenzveranstaltungen auch, sollte ausreichend Zeit für die Wechsel zwischen Plenum (Hauptsession) und Breakout-Räumen eingeplant werden.

6.4.4 Interaktion in Kleingruppen: Whiteboards

Klicken Sie hier

für Whiteboards

Klicken Sie hier

Für Vorbereitung von Breakoutr.

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Seite 54

Text hier

7 Tipps zur Video- und Audio-Nutzung

7.1 Tipps zur Video-Nutzung 7.1.1 Virtueller Hintergrund 7.1.2 Video deaktivieren 7.2 Tipps zur Audio-Nutzung

7.2.1 Integriertes Laptop-Mikro 7.2.2 Externes Mikro

7.2.3 Push-to-talk

7.2.4 Stummschalten der TN 7.2.5 Rauschunterdrückung

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7.1 Tipps zur Video-Nutzung

o Platzieren Sie Ihren Laptop oder Ihr Smartphone so, dass die Kamera sich auf oder kurz unter der Augenhöhe befindet. Das schafft eine natürliche Gesprächsatmosphäre.

o Schalten Sie alle Lichter im Raum ein und vermeiden Sie das direkte Sitzen vor einer Lichtquelle.

x x

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7.1.1 Virtueller Hintergrund

Falls Sie Ihre Umgebung anonymisieren möchten, können Sie einen virtuellen Hintergrund erstellen.

Klicken Sie dafür auf den Pfeil neben der Kamera und Wählen Sie einen virtuellen Hintergrund.

Sie können zum Beispiel den virtuellen Hintergrund zu Beginn der Sitzung dazu nutzen, Datenschutzhinweise und

Gesprächsregeln einzublenden. Erstellen Sie dazu eine Bilddatei (JPG oder PNG) im Format 16:9. Ein Beispiel:

Hinweis: Der Effekt funktioniert am besten, wenn Sie sich vor einem neutralen Hintergrund platzieren, z.B. einer weißen Wand und eine gute Beleuchtung im Raum herrscht. Ideal ist ein grüner Hintergrund und die Aktivierung der

Greenscreen-Technik.

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7.1.1 Virtueller Hintergrund

Auch das Weichzeichnen Ihres Hintergrundes ist seit der Version 5.5.0 (Februar 2021) möglich. ₁

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7.1.2 Video deaktivieren

Um die Interaktion Ihrer Veranstaltung zu fördern, fordern Sie Ihre TN dazu auf, ihre Video-Übertragung einzuschalten und schalten Sie Ihre ebenfalls ein.

Sie können jedoch jederzeit Ihre eigene Video-Übertragung

deaktivieren, indem Sie in der Menü-Leiste auf das Video-Symbol klicken.

Sie können auch das Anzeigen der Kamerabilder anderer TN deaktivieren,

wenn Sie zum Beispiel eine geringe Internet-Bandbreite haben. Diese Funktion ist jedoch nur im Browser verfügbar, nicht im Client.

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7.1.2 Video deaktivieren

Bei Bedarf kann die Selbstansicht ausgeschaltet werden. Das kann z.B.

interessant sein, wenn Sie asynchron mit Zoom arbeiten und etwas aufnehmen möchten, bei dem Sie nicht zu sehen sein sollen bzw. Sie sich nicht durch Ihr eigenes Bild irritieren lassen möchten. Dafür gehen Sie auf Ihre eigene

Videoansicht und klicken auf die blauen Punkte rechts oben und Selbstansicht ausblenden.

Um den Vorgang wieder rückgängig zu machen, gehen Sie oben in der Leiste auf Selbstansicht zeigen.

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7.2.1 Tipps zur Audio-Nutzung – integriertes Mikro

o Sie können das im Laptop integrierte Mikrofon verwenden. Wir empfehlen

jedoch die Verwendung eines Headsets.

o Sorgen Sie dafür, dass es in Ihrer Umgebung leise ist, da sonst Störgeräusche im Meeting zu hören sind.

o Tippen Sie nicht auf der Laptop-Tastatur oder dem Laptop-Touchpad, da diese sehr nah am Mikrofon sind und die Geräusche für die anderen TN zu hören sind.

o Schließen Sie stattdessen eine USB-Tastatur und USB-Maus an.

Klicken Sie hier

für Headsets

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7.2.2 Tipps zur Audio-Nutzung – externes Mikro

Wenn Sie ein Headset besitzen, benutzen Sie es, da es die Tonqualität erheblich steigern kann. Wir empfehlen z.B.:

o Sennheiser PC 8 USB Headset

o Sharkoon Skiller SGH2 Stereo Gaming Headset

Auch gängige Kopfhörer mit integriertem Headset liefern eine bessere Tonqualität als das integrierte Mikrofon des Laptops

o Wir empfehlen Ihnen, vor dem Meeting das Headset mit Zoom zu testen:

Einstellungen ► Audio ► Mikrofon-/Tontest oder im

Audio Menü ► Lautsprecher/Mikrofon testen

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7.2.3 Push-to-talk

Push-to-talk stellt Sie standardmäßig stumm. Diese Funktion entfernt

zuverlässig alle Hintergrundgeräusche und Echo-Probleme. Zum Aktivieren der Funktion gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie in der linken unteren Ecke auf das Mikrofon, bis es durchgestrichen (stummgeschaltet) ist.

2. Klicken Sie auf das Dreieck neben dem Mikrofon.

3. Wählen Sie Audio-Optionen aus dem Popup-Menü.

4. Markieren Sie in dem sich öffnenden Dialogfeld die Option: Drücken und halten Sie die LEERTASTE zur kurzzeitigen Deaktivierung Ihrer Stummschaltung

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Seite 63

Die Aktivierung von Push-to-talk ist auch über die Einstellungen zu

erreichen.

Wenn Sie nun im Meeting sprechen möchten, halten Sie

während des Sprechens die

LEERTASTE gedrückt. Dadurch ist die Stummschaltung temporär

deaktiviert.

7.2.3 Push-to-talk

1 1

Hinweis: Wenn Sie während eines Meetings in eine andere Applikation

wechseln, müssen Sie den Zoom-Client wieder in den Vordergrund bringen,

bevor Sie die Leertaste drücken. Bitte informieren Sie die TN bei Nutzung dieser Funktion darüber.

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Seite 64

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7.2.4 Stummschalten der TN

Sie können ausgewählte oder alle TN stummschalten. Die Funktion lässt sich jederzeit während des Meetings wieder aufheben.

Teilnehmer ► alle stummschalten:

Wenn Sie während des Meetings alle TN stummschalten, können Sie wählen, ob die TN die Stummschaltung selbst aufheben dürfen.

Teilnehmer ► Auswahl eines TN ► Audio ein/aus:

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Seite 65

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7.2.5 Rauschunterdrückung

Ab der Version 5.5.0 (Februar 2021) bietet Zoom auch integrierte Rauschunterdrückung an. Im Client können Sie in den Einstellungen das gewünschte Level an Rauschunterdrückung einstellen.

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Seite 66

8 Freigabe von Inhalten

Text hier

8.1 Bildschirm-Freigaben 8.2 Whiteboard

8.3 Fensteranordnung während der Freigabe

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Seite 67

Innerhalb eines Meetings kann es sinnvoll sein, Inhalte für alle TN sichtbar zu machen. Dies erfolgt über die Funktion Bildschirm freigeben in der

unteren Menüleiste.

Verschiedene Inhalte können freigegeben

werden, z.B. die Agenda des Meetings,

Präsentationsfolien, Übungsaufgaben,

Prozessvisualisierungen oder eine Textvorlage.

Video-Tutorial finden Sie hier:

https://www.youtube.com/watch?v=QGQkAsKtriU&feature=youtu.be

8.1 Bildschirm-Freigaben

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Seite 68

Es können auch mehrere Fenster ausgewählt werden, die gleichzeitig geteilt werden. Dazu wählen Sie das erste Fenster aus und drücken die Shift-Taste bei der Auswahl des zweiten Fensters.

Die Fenster können dann beliebig angeordnet werden.

Damit können Sie mehrere Fenster zeigen, ohne den kompletten Bildschirm teilen zu müssen.

Wenn Sie Ton abspielen oder ein Video wiedergeben möchten, wählen Sie im Freigabe-Menü die entsprechende Funktion.

8.1 Bildschirm-Freigaben

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Seite 69

Unter Erweitert finden Sie weitere Freigabeoptionen, z.B. können Sie

o Nur einen Teil Ihres Bildschirms freigeben (z.B. wenn Sie daneben noch Notizen haben, diese aber nicht freigeben möchten.

o Nur den Computerton wiedergeben

o Ein Video von Ihrem Laufwerk abspielen (MP4, MOV)

o Das Bild einer zweiten Kamera freigeben

8.1 Bildschirm-Freigaben

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Seite 70

Sie können über das Bildschirm freigeben Menü ► erweiterte

Freigabeoptionen einstellen, dass Ihre TN ebenfalls Inhalte freigeben können und entscheiden, ob die Freigabe eines TN von einer weiteren Person abgelöst werden darf.

8.1 Bildschirm-Freigaben

Hinweis: Standardmäßig sind die Einstellungen für die TN stark

beschränkt. Sie können jedoch während des Meetings oder global in den

Einstellungen im Browser verändert werden.

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Seite 71

Bildschirmfreigabe beenden

8.1 Bildschirm-Freigaben

Achtung: Wenn Sie Ihren Bildschirm freigeben, ändert sich die Zoom-Ansicht und die Menüleiste befindet sich nun am oberen Bildschirmrand.

Diese kann jedoch auch manuell mit der Maus verschoben werden.

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2

TN-Video-Ansichten (kann

verschoben – auch auf einen zweiten Bildschirm - oder minimiert werden)

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Seite 72

Sie können auch ein Whiteboard freigeben, um z.B. Inhalte gemeinsam zu erarbeiten und zu notieren.

Bildschirm freigeben ► Basic ► Whiteboard

8.2 Whiteboard

⚫

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Seite 73

Um TN die Freigabe eines Whiteboards zu gestatten, erlauben Sie dies in den Einstellungen. Die Standardeinstellung ist Aus.

https://zoom.us/profile ► Einstellungen ► In Meeting (Grundlagen) Sie können entweder mit Stiften auf

dem Whiteboard selbst oder auf dem freigegebenen Bildschirm malen und schreiben. Mit Strg + Z können Eingaben rückgängig

gemacht werden.

Die Inhalte werden bei Bedarf als png-Datei gespeichert.

8.2 Whiteboard

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Seite 74

Alle TN können gemeinsam am

Whiteboard arbeiten, sofern Sie dies in den Einstellungen (s. nächste Folie) erlauben.

Der Zugang für die TN geschieht dann über

Optionen anzeigen ► Kommentieren.

Ein Whiteboard ist also als kollaboratives Tool durchaus nutzbar.

8.2 Whiteboard

Achtung: Wir raten Ihnen aus Datenschutz-Gründen dringend davon ab, die Namen Ihrer TN auf Whiteboards festzuhalten.

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Seite 75

8.2 Whiteboard

Der/die Host kann die Kommentieren-Funktion in den Browser-Einstellungen prinzipiell deaktivieren,

https://zoom.us/profile ► Einstellungen ► In Meeting (Grundlagen) ► Annotation

aber auch im einzelnen Meeting unter Sicherheit oder Mehr:

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Seite 76

Auch in den einzelnen Breakout-Sessions können Whiteboards erstellt und von den TN gespeichert werden, um sie dann ggf. in der Großgruppe über die Bildschirmfreigabe teilen zu können. Dafür muss die Bildschirmfreigabe für alle TN vom Host freigegeben werden. Diese Einstellung kann innerhalb des Meetings im Menü Sicherheit getätigt werden.

Mit Hilfe der Kommentieren-Funktion ist denkbar, z.B. eine Folie vorzu- bereiten, welche die TN dann kollaborativ bearbeiten können.

8.2 Whiteboard

Achtung: Alle TN können die Anzeige als Screenshot speichern.

Achten Sie auch hier besonders auf die sensible Nutzung.

Hinweis: Die Kommentieren-Funktion ist eventuell im Browser nicht nutzbar.

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Seite 77

Wenn Sie etwas freigeben, verändert sich die Anordnung der verschiedenen Elemente des Zoom-Fensters:

o Das freigegebene Fenster nimmt den größten Anteil des Bildschirms ein.

o Die Videobilder der TN wanden zum rechten Bildschirmrand und stehen untereinander (maximal vier gleichzeitig).

Sie können die Bilder verschieben und das Feld vergrößern, so dass Sie mehr als 4 TN gleichzeitig sehen.

o Die Menüleiste wandert an den oberen Bildschirmrand. Ggf. sind einzelne Bedienelemente dann unter Mehr zu finden.

o Das Chat-Fenster und die TN-Ansicht schließen sich zunächst. Sie können Sie jedoch in der Menüleiste wieder öffnen und frei anordnen.

8.3 Fensteranordnung während der Freigabe

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Seite 78

Falls Sie die Videokonferenz aufnehmen möchten, wählen Sie bitte auf diesem Computer aufzeichnen (MP4-Format) aus.

Die Aufnahme kann jederzeit pausiert und wieder gestartet werden.

Sie können auch die Aufnahme in der

Cloud nutzen. Beachten Sie jedoch, dass die Aufnahme von Zoom gespeichert wird – informieren Sie Ihre TN darüber (Datenschutz).

Hinweis: Setzen Sie ein Häkchen in den Einstellungen (s.u.) , um

sicherzustellen, dass die TN die Sitzung nicht ohne Ihre Erlaubnis mit Zoom aufzeichnen können:

https://zoom.us/profile ► Einstellungen ► Aufzeichnung ► lokale Aufzeichnung

► Hosts can give participants the permission to record locally

9 Aufzeichnung

1

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Seite 79

Wenn Sie als Host eine Aufzeichnung durchführen, kann dies auf drei Arten visuell in Zoom erkannt werden:

1. Sie sehen einen Anzeiger in der

linken oberen Ecke beim Start der Aufzeichnung.

2. Die TN sehen einen Anzeiger in der linken oberen Ecke.

3. Die TN-Verwaltung zeigt ebenfalls einen Aufzeichnungsanzeiger an.

Außerdem werden alle Meeting-TN auditiv informiert.

9 Aufzeichnung

Hinweis: Nur wenn das Aufzeichnen-Symbol im Meeting sichtbar ist, wird das Meeting aufgezeichnet.

Hinweis: Für eine bessere Audioqualität der Aufnahme können Sie in Zoom eine Rauschunterdrückung einstellen.

Klicken Sie hier

für Rauschunterdrückung

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Seite 80

Nach Abschluss des Meetings wird die Aufzeichnung gespeichert. Der Zugriff auf den Speicherort kann auf drei Weisen erfolgen:

o auf Ihrem Computer: Dokumente ► Zoom

o in der Client-Anwendung: Meetings ► aufgenommen o Unter https://zoom.us/recording

9 Aufzeichnung

Rechtlicher Hinweis: Die Aufnahme in Bild und Ton ist ohne die vorherige Zustimmung aller Betroffenen grundsätzlich unzulässig. Ein solches Verhalten kann eine Straftat und/oder einen Verstoß des Kunsturhebergesetzes (KunstUrhG) darstellen. Auch die Weitergabe einer Bildaufnahme ist ohne Einwilligung grundsätzlich unzulässig. Eine Einwilligung nur für die erste Anfertigung der Bildaufnahme genügt nicht.

Unsere Empfehlung lautet daher, so weit wie möglich die Videoaufnahme zu verhindern.

Bitte deaktivieren Sie nach Möglichkeit die Aufnahmefunktion für sämtliche TN. Sollte eine Aufnahme mit Bild und/oder Ton der Studierenden erforderlich sein, ist eine vorherige Zustimmung unumgänglich, ebenso wie der entsprechende Nachweis.

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Seite 81

Die Aufnahme kann auch in HD-Qualität gespeichert werden.

9 Aufzeichnung

Hinweis: Bei sehr großen Dateien wird die Aufnahme trotz Aktivierung der HD- Qualität komprimiert. Um die Qualität beibehalten zu können, können Sie über OBS oder Camtasia eine Bildschirmaufnahme durchführen (Mehraufwand).

⚫

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Seite 82

Grundsätzlich sind bei Online-Meetings die gleichen Gesprächsregeln zu beachten wie in face-to-face-Meetings. Allerdings sorgen technische Störungen z.B. der Akustik oder Verzögerungen durch instabile

Internetverbindungen für neue Herausforderungen, die der/die Moderator*in einplanen sollte.

10 **Hinweise für die Rolle als Moderator*in**

10.1 Vor dem Meeting

10.2 Während des Meetings

10.3 Alternative Moderation und Co-Hosts

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Seite 83

o Informieren Sie die TN, dass Headset/Mikrofon benötigt werden, und senden Sie ihnen die Handreichung für die Nutzung von Zoom für TN zu, die Sie hier finden:

o https://video.cls.rwth-aachen.de/gebrauchsanweisungen/

o Senden Sie die Agenda eventuell vorab per E-Mail.

o Planen Sie einen ausreichenden Zeitpuffer ein, um technische Probleme zu lösen.

o Prüfen Sie unter Bildschirm ► Freigabe ► Optionen, ob Sie auf die geplanten Dokumente zugreifen und den Bildschirm oder das

Whiteboard problemlos teilen können.

10.1 Vor dem Meeting

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Seite 84

o Wenn abgefragt wird, ob der/die Sprecher*in verstanden wird, ist es hilfreich, diese Frage ebenfalls in den Chat zu schreiben. Sinnvoll dafür ist ebenfalls die Daumen hoch Funktion.

o Jeder TN kann zwischen der Sprecheransicht und der Galerieansicht wählen.

o Sie können einzelne oder alle TN stummschalten.

o Individuelle Vorstellungsrunden in einem Meeting mit mehr als 15 TN ergeben nur bedingt Sinn.

10.2 Während des Meetings

Klicken Sie hier

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Seite 85

Anfangs sollte auf die Funktion des Handhebens hingewiesen werden, z.B.

o zur Erstellung einer Rednerliste,

o um auf Zwischenfragen aufmerksam zu machen ohne den/die Sprecher*in zu unterbrechen.

Um Zustimmung zu signalisieren, kann das Daumen hoch Symbol genutzt werden.

Für eine (schriftliche) Diskussion im Nachgang lohnt es sich, die Anordnung der einzelnen Fenster zu verändern und den Chat in den Vordergrund zu stellen.

10.2 Während des Meetings

Klicken Sie hier

Hinweis: Wir empfehlen, vorab genaue Regeln für die Nutzung der Symbole und Funktionen aufzustellen und eindeutig zu kommunizieren.

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Seite 86

Die Position des Hosts kann prinzipiell auch an TN (z.B. Tutor*innen) übertragen werden:

Teilnehmer ► auf TN klicken ► Host erstellen

Und auch ohne Zustimmung des TN wieder zurückgefordert werden:

Teilnehmer ► Host zurückfordern

Es gibt jedoch noch andere Möglichkeiten, anderen Personen

Berechtigungen zuzuweisen. Diese werden auf den nächsten Seiten erläutert.

10.3 Alternative Moderation und Co-Hosts

Hinweis: Mit der Änderung des Hosts geben Sie alle Rechte des Hosts ab (TN stummschalten, Sicherheits-Einstellungen, Umfragen etc.)

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Seite 87

Zoom bietet verschiedene Berechtigungen in Bezug auf die Planung und Durchführung von Konferenzen: Alternative Moderator*innen, Berechtigungen zuweisen und Co-Hosts ernennen.

Grundsätzlich kann ein/e Kontoinhaber*in einer/m anderen

Kontoinhaber*in die generelle Berechtigung geben, Konferenzen zu planen. Das ist vorstellbar, wenn beispielsweise Assistenzen im Auftrag einer Lehrperson Online-Meetings planen. Die Einstellung erfolgt im Konto im Browser (im Client ist das nicht möglich) über:

Einstellungen ► Meeting ► Sonstiges Wichtig ist, dass die andere berechtigte Person ein gleichwertiges Konto (Abo) bei Zoom hat.

Mehr Infos finden Sie hier: https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/201362803

10.3 Alternative Moderation und Co-Hosts

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Seite 88

10.3 Alternative Moderation und Co-Hosts

In der Meetingplanung für ein konkretes Meeting können Alternative Moderator*innen eingesetzt werden, die dieses konkrete Meeting durch Klicken des Links oder Eingabe der Meeting-ID starten dürfen und dann automatisch zum Host werden. Wenn der ursprüngliche Host

hinzukommt, wird der/die Alternative Moderator*in zum Co-Host (s.

folgende Seite). Sinnvollerweise kann dies genutzt werden, wenn

beispielsweise sichergestellt werden soll, dass eine Konferenz pünktlich startet. Auch hier ist es nötig, dass der oder die Alternative Moderator*in ein mindestens gleichwertiges Konto bei Zoom besitzt. Bei der Planung eines Meetings (sowohl im Client als auch im Browser möglich) können Sie dies bei erweiterte Optionen einstellen:

Weitere Infos: https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/208220166-Alternative-Host