stattfindet und eine gegenseitige Befruchtung der eigenen Arbeit vorgenommen

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(1)Lizenziert für Gast am 16.12.2021 um 18:08 Uhr. 9 Die Projektkommunikation Projektarbeit ist Kommunikationsarbeit. Ohne Projektmanagement arbeitet ein Mitarbeiter die ihm zugeteilten Aufgaben nur ab und teilt die Fertigstel‐ lung, das Ergebnis oder auch die wesentlichen Fakten der Fertigstellung seinem Vorgesetzten mit. Das Vorgehen ist bei bestimmten Aufgaben auch völlig ausreichend. Im Projektmanagement jedoch werden die Ergebnisse, die der Mitarbeiter erzielt hat, allen mitgeteilt. Alle Teammitglieder und nicht nur der Vorgesetzte erfahren somit, ob das beabsichtigte Ergebnis vor‐ liegt oder ob es nicht vorliegt, und bei Bedarf, wie es erzielt worden ist und welches seine wichtigsten Inhalte sind. Projektmanagement sorgt also dafür, dass die Einzelergebnisse zusammengefügt werden, dass ein Austausch stattfindet und eine gegenseitige Befruchtung der eigenen Arbeit vorge‐ nommen werden kann. Projektmanagement ist mehr als die Summe der Einzelergebnisse. Dies gelingt aber nur durch eine entsprechende Projekt‐ kommunikation. Der Projektmanager muss daher ein System der Kommunikation etablieren. Er sollte nicht darauf vertrauen, dass die Informationen schon von selbst fließen, weil sich z. B. mehrere Teammitglieder gut kennen und sich häufig austauschen. Dies kann bedeuten, dass andere Teammitglieder abgehängt werden. Außerdem kann es sein, dass in dieser Art Austausch keine Struktur enthalten ist, der Austausch also nicht zielgerichtet stattfindet. Der Projekt‐ manager muss also eine Projektkommunikationsstruktur einrichten. 9.1 Das Controlling Das zentrale Kommunikationselement ist das Controlling der Arbeitsergeb‐ nisse in den Arbeitspaketen. Allerdings bedeutet „Controlling“ nicht „Kon‐ trolle“, sondern „Steuerung“. Es ist insbesondere in Non-Profit-Organisationen eine weitverbreitete Fehlannahme, dass es beim Controlling ausschließlich um Kontrolle geht. Aber eine Controlling-Sitzung ist kein Kontrollinstrument, sondern ein Steuerungsinstrument. Eine Controlling-Sitzung kann den Cha‐ rakter einer Kontrollinstanz haben, weil ja die Ergebnisse der Arbeitspakete. Narr Francke Attempto Verlag GmbH + Co. KG. 53025_Stauch_17x24.indd 85. 22.01.2020 11:17:22.

(2) 86. 86. 9 Die Projektkommunikation. Lizenziert für Gast am 16.12.2021 um 18:08 Uhr. überprüft werden, aber primärer Zweck ist die Steuerung. Auf der Grundlage der Erkenntnisse der Ergebnisprüfung können Maßnahmen ergriffen werden. Ein Projekt läuft ja selten völlig komplikationslos und fehlerfrei ab. Diese in‐ nere Abwehrhaltung bei der öffentlichen „Kontrolle“ der eigenen Arbeitser‐ gebnisse herrscht häufig bei den Teammitgliedern vor, die noch nie oder sel‐ ten Projektmanagement praktiziert haben. Die Aufgabe des Projektmanagers besteht darin, diese innere Sperre zu überwinden, um eine kreative, lebhafte und angstfreie Sitzung zu erhalten. Dabei wird natürlich vorausgesetzt, dass sich die Teammitglieder angestrengt haben und versucht haben, die selbst ge‐ steckten Ziele in den Arbeitsergebnissen zu erreichen.. Die Controlling-Sitzung ist die zentrale Steuerungssitzung im Projekt‐ management. An den Sitzungen müssen alle Teammitglieder teilnehmen. Nur Krankheit oder im absoluten Ausnahmefall wichtige, übergeordnete Termine sollten ein Ent‐ schuldigungsgrund sein. Denn nur dann, wenn alle Teammitglieder alle Er‐ gebnisse mitbekommen, kommt der für ein Projekt notwendige Austausch an Informationen zustande, der wiederum für die eigene Arbeit von Bedeutung ist. Sonst ist Projektmanagement nicht nötig. Es kann aber Abstufungen im Projektteam geben. So kann überlegt werden, ob neben allen Teammitgliedern auch der Projektauftraggeber mit eingebunden wird oder andere Personen, die für das Projekt wichtig sind. Es muss jedoch offen diskutiert werden können, auch Fehler, Minderleistungen oder nicht erreichte Ziele dürfen wegen der Anwesenheit einzelner Stakeholder, vor allem des Projektauftraggebers, nicht unter den Teppich gekehrt werden. Je nach Umfang und Art des Projekts dau‐ ern die Sitzungen länger oder kürzer. Wenn umfangreiche Diskussionen über die Ergebnisse erwünscht sind, wird man mehr Zeit einplanen, wenn es ledig‐ lich darum geht, den Projektfortschritt für alle sichtbar zu machen und zu do‐ kumentieren, wird die Sitzung nicht so lange dauern.. Die Teilnahme an den Controlling-Sitzungen ist für die Teammitglieder Pflicht. Am besten werden zu Beginn des Projekts alle Termine fest ver‐ einbart.. Narr Francke Attempto Verlag GmbH + Co. KG. 53025_Stauch_17x24.indd 86. 22.01.2020 11:17:22.

(3) 9.1 Das Controlling. 87. 87. Lizenziert für Gast am 16.12.2021 um 18:08 Uhr. Es hat sich als zweckmäßig erwiesen, wenn das Team feste, verbindliche und regelmäßige Controlling-Sitzungen von Anfang an bis zum Ende der Lauf‐ zeit des Projekts terminiert. Dann kann es später keine Terminschwierig‐ keiten geben. Krankheit oder wichtige, übergeordnete Termine sind natür‐ lich nicht vorhersehbar, aber es erhöht die Wahrscheinlichkeit der vollständigen Teamteilnahme, wenn alle Termine im Vorhinein feststehen. Diese Entscheidung muss aber das Projektteam und vor allem der Projekt‐ manager fällen. Die Controlling-Sitzungen können am Ende einer Phase stehen, um die Er‐ gebnisse der Arbeitspakete zu controllen und die Phase, falls möglich, formal abzuschließen. Diese Vorgehensweise ist dann zu empfehlen, wenn der Pro‐ jektstrukturplan zeitorientiert aufgebaut ist. Dann werden die Arbeitspakete so konzipiert, dass die Ergebnisse zum Ende einer Phase vorliegen müssen. Die Sitzungen können aber auch innerhalb der Phasen stattfinden und es werden die Ergebnisse derjenigen Arbeitspakete controllt, die bis zu diesem Zeitpunkt vorliegen müssen. Das bedeutet, dass das Arbeitspaket noch nicht vollständig sein kann. Die noch fehlenden Ergebnisse werden dann in der nächsten Sitzung controllt und das Arbeitspaket vollständig abgehakt. Im‐ mer aber geht es darum, sich innerhalb des Projektstrukturplans zu bewegen und sich gegenseitig auf den aktuellen Stand zu bringen, Risiken zu erken‐ nen und zu prüfen, wo das Projekt im Plan liegt und wo nicht. Die Zeitdauer zwischen zwei Controlling-Sitzungen hängt vom Projekt ab. Ein Projekt, das über eine kürzere Laufzeit geht, wird kürzere Abstände wählen als Projekte über einen langen Zeitraum. Einen erster Orientie‐ rungspunkt bieten die Phasen des Projektstrukturplans. Bei einem zeitori‐ entierten PSP ist es relativ einfach: So viele Phasen es gibt, so viele Con‐ trolling-Sitzungen sind notwendig. Ein Projekt mit 10 Phasen im Projektstrukturplan muss also mindestens 11 Controlling-Sitzungen termi‐ nieren: Eine Kick-off-Sitzung zu Beginn und dann 10 Sitzungen am Ende einer Phase, ggf. zusätzlich noch eine separate Abschlusssitzung. Ein funk‐ tionsorientierter Projektstrukturplan kann seine Controlling-Sitzungen ebenfalls an der Zahl der Phasen orientieren. Der zeitliche Abstand der Sit‐ zungen kann variieren: Wenn zu Beginn viele wichtige Konzeptentschei‐ dungen getroffen werden und zwischendrin eher lange Planungsphasen herrschen, können die Sitzungen zu Beginn des Projekts häufiger stattfinden als später. Bei der Festlegung der Controlling-Sitzungen muss die Leitlinie. Narr Francke Attempto Verlag GmbH + Co. KG. 53025_Stauch_17x24.indd 87. 22.01.2020 11:17:22.

(4) 88. 88. 9 Die Projektkommunikation. sein, dass in der Controlling-Sitzung das Projekt noch gesteuert werden kann, d. h., der Projektmanager muss noch Maßnahmen ergreifen können. Da die Controlling-Sitzung als das wichtigste Steuerungsinstrument des Projektmanagements fungiert, wird an dieser Stelle eine mögliche Tages‐ ordnung vorgestellt. Beispiel Tagesordnung Controlling-Sitzung. Lizenziert für Gast am 16.12.2021 um 18:08 Uhr. 3. Controlling-Sitzung Projektmanagement des Projekts „XY“. Datum:. Mittwoch, 25. März 2020. Zeit:. 9.00–15.00 Uhr. Ort:. Düsseldorf, Konferenzraum im 5. OG. _________________________________________________ Arbeitsaufträge. Thema. Zuständigkeit. Zeitpunkt. Status. Visualisierung der Projektstruktur und der Schnittstellen überlegen. Herr Schulze. 28.1.2020. erledigt. Frau Meier schickt überarbeitete Stake‐ holderliste an Projektteam.. Frau Meier. 4.2.2020. erledigt. Ziele für Gesamtprojekt: Erste Zwischen‐ Frau Müller bilanz liegt vor.. 27.2.2020. offen. Bevölkerungsdichte Umland vs. Stadt prüfen. 25.3.2020. offen. Herr Muster‐ mann. Tagesordnung. TOP 1 Begrüßung und Verabschiedung der Ziele des heutigen Tages (9.00– 9.15 Uhr). Narr Francke Attempto Verlag GmbH + Co. KG. 53025_Stauch_17x24.indd 88. 22.01.2020 11:17:22.

(5) 9.1 Das Controlling. 89. 89. Ziele des heutigen Tages ● ● ●. Die Ziele für das Gesamtprojekt sind beschlossen. Meilensteine sind definiert und beschlossen. Phase II im Projekt „XY“ ist abgeschlossen.. Erinnerung an die gewählten Spielregeln. Die Teilnahme an den Sitzungen ist für alle Mitglieder des Projektteams verpflichtend. Jedes Teammitglied kann frei und ohne Angst über Besonderheiten bzw. Abweichungen berichten.. Lizenziert für Gast am 16.12.2021 um 18:08 Uhr. Reden ist wichtig, Zuhören fast noch wichtiger. Meinungsverschiedenheiten sind nicht störend, sondern sollen positiv aus‐ gewertet werden. Konflikte nicht verschleiern, sondern aufdecken und diskutieren.. TOP 2 Ergänzung der Tagesordnung (9.15–9.20 Uhr) TOP 3 Arbeitsaufträge der letzten Sitzung (9.20–10.00 Uhr) TOP 4 Phase I abschließen (10.00–10.05 Uhr) TOP 5 Phase II controllen (10.05–12.30 Uhr, inkl. Kaffeepause um 10.45 Uhr–11.00 Uhr) Mittagessen (12.00–13.00 Uhr) TOP 6 Ausblick: Phase III Ausblick (13.00–13.45 Uhr) TOP 7 Weiteres Vorgehen (13.45–14.00 Uhr) TOP 8 Verabschiedung/Feedback (14.00–14.15 Uhr) Zu den einzelnen Tagesordnungspunkten:. Nach der Begrüßung stellt der Projektmanager die Ziele der Sitzung vor, die er erreichen will. Er fragt die Teammitglieder, ob sie mit den Zielen einver‐ standen sind. Nach Bejahung geht es zum nächsten TOP, den Arbeitsauf‐ trägen. Das sind die Aufträge, die nach der letzten Controlling-Sitzung er‐ ledigt werden sollten und die noch einmal in die Tagesordnung geschrieben. Narr Francke Attempto Verlag GmbH + Co. KG. 53025_Stauch_17x24.indd 89. 22.01.2020 11:17:22.

(6) 90. 90. 9 Die Projektkommunikation. worden sind. Gelegentlich sind auch noch ältere Arbeitsaufträge dabei, wenn sie bisher noch nicht erledigt werden konnten.. Lizenziert für Gast am 16.12.2021 um 18:08 Uhr. Es folgt in unserem Beispiel die Verabschiedung der Phase I. Alle Ergebnisse der Phase I, die bis zur letzten Sitzung noch nicht erledigt waren, werden noch einmal aufgerufen. Wenn alle Ziele erreicht worden sind, kann die Phase I formal abgeschlossen werden. Das Herzstück der Sitzung in unserem Beispiel bildet der TOP 5, das Con‐ trolling der Phase II. Bei der Controlling-Sitzung ist eine gewisse Formalität vonnöten, die insbesondere im Non-Profit-Bereich oftmals als lästig und unnötig empfunden wird. In unserem Beispiel ist dies ganz wichtig bei die‐ sem TOP 5. So muss der Projektmanager konsequent darauf bestehen, ein Einzelergebnis erst dann als erledigt zu betrachten, wenn es auch wirklich erledigt ist. Dies mag banal klingen, ist es aber in der Praxis nicht. Wenn das Ergebnis, das ein Teammitglied erreichen will, lautet: „Der Arbeitsvertrag mit Kino A ist unterschrieben“, dann ist es erst dann erledigt, wenn der Vertrag auch tatsächlich unterschrieben worden ist. Wenn das Teammitglied in der Sitzung anführt, dass alle Inhalte vereinbart sind und der Vertrag be‐ reits beim Geschäftsführer liegt, ist das Ergebnis nicht erreicht. Denn die Unterschrift fehlt. Manchmal ist die fehlende Unterschrift tatsächlich nur noch Formsache, manchmal aber auch nicht. Es kann passieren, dass die Unterschrift aus den unterschiedlichsten Gründen wochenlang doch nicht eingeholt wird. Der Projektmanager wird in der Sitzung für alle wahrnehm‐ bar dokumentieren, ob das Ergebnis erzielt worden ist – oder eben nicht. Es muss eine Kultur etabliert werden, dass das einzelne Teammitglied seinen Zeitplan so gestaltet, dass es auch die Einholung der Unterschrift vor der Controlling-Sitzung einplant. An diesem Formalismus werden sich manche Teammitglieder deshalb stören, weil auf diese Weise für alle sichtbar wird, ob jemand seine Aufgabe erledigt hat. Aber es ist keine Alternative, eine Nichterledigung unter den Teppich zu kehren. Diese wird dem Projekt trotz‐ dem auf die Füße fallen.. Ein Ergebnis eines Arbeitspakets ist erst dann erledigt, wenn es voll‐ ständig, wie im Arbeitspaket formuliert, erledigt worden ist.. Narr Francke Attempto Verlag GmbH + Co. KG. 53025_Stauch_17x24.indd 90. 22.01.2020 11:17:22.

(7) 9.1 Das Controlling. 91. 91. Lizenziert für Gast am 16.12.2021 um 18:08 Uhr. Es muss daher eine Kultur im Projekt vorherrschen, dass die Teammitglieder ehrgeizig genug sind, Projektergebnisse abzuliefern, dass aber eine Nicht‐ erfüllung nicht die sofortige Entlassung bedeutet. Wie streng der Projekt‐ manager mit den Mitarbeitern umgeht, muss er selbst entscheiden. Ein Hin‐ weis für Projektmanager, um den Teammitgliedern die Angst vor dieser Offenheit zu nehmen: Er kann herausstellen, dass die Erledigung von Ar‐ beitsergebnissen auch sehr zufrieden machen kann, denn dann sehen die anderen Teammitglieder ja auch die positiven Ergebnisse. Daher ist es ebenso wichtig, dass die Ergebnisse SMART formuliert werden und realis‐ tisch erreicht werden können. Ehrgeizig ja, aber auch realistisch. Alles an‐ dere sorgt nur für Frust und bringt keine besseren Ergebnisse.. Ein Controlling der Arbeitspaketergebnisse muss nicht nur Stress be‐ deuten, denn eine Erledigung der selbst gestellten Aufgabe löst auch Befriedigung aus. Dennoch, was geschieht mit den nicht erreichten Ergebnissen? Da Control‐ ling ja Steuerung bedeutet, müssen Maßnahmen ergriffen werden. Zu‐ nächst: Wie weit ist die Zielerreichung entfernt? Voraussichtlich nur noch eine Formalie? Dann wird der Projektmanager möglicherweise das Ergebnis offenlassen, aber nichts weiter unternehmen, als zu beobachten, ob das Er‐ gebnis in absehbarer Zeit erreicht wird. Alternativ: Er bittet das verant‐ wortliche Teammitglied, noch einmal nachzuhaken. Wenn das Ergebnis noch in weiter Ferne ist, muss er Maßnahmen ergreifen: Das Teammitglied enger führen, öfter nachhaken, Hilfestellung anbieten, an jemand anderen delegieren, ermahnen, zusätzliche Personalressourcen bereitstellen usw. Das hängt vom Einzelfall ab. Der Projektmanager wird hier zwischen den einzelnen Maßnahmen abwägen. Gerade im Non-Profit-Bereich stehen nicht die sonst üblichen Personalmaßnahmen zur Verfügung, da kommt es meist darauf an, den richtigen Ton gegenüber einem Ehrenamtlichen zu treffen. Wenn das Ergebnis in der vorgesehenen Zeit erreicht werden muss, wird im Projekt ein Zwischenschritt eingebaut, um zu prüfen, ob die Ziel‐ erreichung auf gutem Weg ist, ggf. auch häufiger zwischen den Control‐ ling-Sitzungen prüfen, ob das Ziel erreicht wird.. Narr Francke Attempto Verlag GmbH + Co. KG. 53025_Stauch_17x24.indd 91. 22.01.2020 11:17:23.

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