Einführung in die Ambulanzmodalitäten für neue Therapeuten und
Therapeutinnen
im Bereich Kinder und Jugendliche
Ein Reiseführer für das Überleben im Dschungel
adaptiert für den Kinder- und Jugendbereich: Dörte Grasmann Aktualisierung: Dr. Anke Beyer und Katharina Leo
Stand: Mai 2018 Postfach 11 19 32, Fach 120
60054 Frankfurt am Main Besucheradresse:
Varrentrappstraße 40-42 (rechter Eingang) 60486 Frankfurt am Main
Telefon: 069-798 23986 Fax: 069-798 23459
Email: VT-Ambulanz@psych.uni-frankfurt.de
Inhalt
1. Einleitung ... 3
1.1 Beschreibung des Zentrums für Psychotherapie ... 4
Organisationsstruktur des Zentrums für Psychotherpie ... 5
1.2 Vorstellung der Mitarbeiter ... 6
2. Ambulanzorganisation... 7
2.1 Einstieg in die Ambulanz ... 7
2.2 Schweigepflicht ... 7
2.3 Therapieräume ... 8
2.4 Patientenakten ... 8
2.5 Verschlüsselung sensibler Daten mit VeraCrypt ... 9
2.6 Patientenanmeldung und -verteilung in der Ambulanz ... 9
2.7 Videoaufnahmen ... 11
2.8 Ambulanzkonferenzen ... 11
2.10 Dokumentenvorlagen ... 12
2.11 Durchführung von Erstgesprächen ... 13
2.12 Abrechnung in der Ambulanz: Wie kommen Sie zu Ihrem Geld? ... 16
2.13 Therapeutenwechsel ... 18
2.14 Krisenmanagement und Hintergrund ... 19
3. Patientenorganisation ... 20
3.1 Versichertenkarte einlesen ... 20
3.2 Quartalsbericht/Berichtspflicht ... 21
3.3 Terminabsprachen/-absagen ... 21
3.4 Ausfallhonorar ... 22
3.5 Urlaubsregelung, Mutterschutz und Elternzeit ... 22
3.6 Kaffeemaschinenreinigung und Schließdienst ... 23
4. Therapieorganisation ... 24
4.1 Woran muss ich denken, wenn ich einen Patienten zum ersten Behandlungstermin sehe? .... 24
4.2 Ablauf der 6 probatorischen Sitzungen ... 25
4.3 Testdiagnostik und Fragebögen ... 26
4.4 Therapieantrag stellen ... 27
4.4.1 Antrag auf KZT1 ... 27
4.4.2 Antrag KZT2 ... 30
4.4.3 Umwandlungsantrag ... 30
4.4.4 Fortführungsantrag ... 31
4.5 Korrekturschleifen ... 32
4.5.1 Korrektur Fallkonzept ... 32
4.5.2 Korrektur Anträge ... 32
4.5.3 Korrektur Falldokus ... 33
4.5.4 Korrektur Behandlungsbericht und vorläufige Behandlungsberichte ... 33
4.6 Therapieende ... 34
5. Nach der Approbation ... 35
1. Einleitung
Liebe Therapeutin, lieber Therapeut,
das Zentrum für Psychotherapie ist in den vergangenen Jahren stetig gewachsen. Wir sind be- müht, die Organisation und Koordination von Patienten, Therapeuten, studentischen und wis- senschaftlichen Hilfskräften, Räumlichkeiten, Finanzen und nicht zuletzt die enge Vernetzung mit dem Ausbildungsinstitut möglichst günstig zu gestalten. In diesem Prozess ist die Ambulanz auf Ihre Kooperation und Mithilfe angewiesen. Um Ihnen den Einstieg und die Zusammenarbeit zu erleichtern, sind in diesem „Reiseführer“ die wesentlichen Informationen und Abläufe zusam- mengestellt.
Wir wünschen Ihnen einen guten Start, Gelassenheit und Freude beim Arbeiten!
Prof. Dr. Ulrich Stangier
Dr. Regina Steil Dr. Dörte Grasmann
1.1 Beschreibung des Zentrums für Psychotherapie
Das Zentrum für Psychotherapie (Bereich Erwachsene) wurde 1999 am Fachbereich Psychologie und Sportwissenschaften der J. W. Goethe-Universität Frankfurt eingerichtet. Seine Gründung geht auf das Psychotherapeutengesetz (SGB V §6) zurück, das am 01.01.1999 in Kraft trat. Es begründete erstmalig eine eigenständige berufs- und sozialrechtliche Stellung Psychologischer Psychotherapeuten und Kinder- und Jugendlichenpsychotherapeuten. Darüber hinaus sicherte das Gesetz Psychologischen Universitätsinstituten die Berechtigung zu, sog. Poliklinische Ambu- lanzen zum Zwecke der Forschung und Lehre sowie zur Ausbildung von Psychologischen Psycho- therapeuten zu gründen. Am 29.07.99 wurden auf Antrag des Präsidenten der Goethe-Universi- tät die Ambulanz für Forschung und Lehre (Poliklinische Hochschulambulanz) sowie die Ausbil- dungsambulanz (Institutsambulanz) von der Kassenärztlichen Vereinigung des Landes Hessen zur Beteiligung an der ärztlichen Versorgung ermächtigt. Damit war die Ambulanz berechtigt, verhal- tenstherapeutische Behandlungen von Erwachsenen mit den Krankenkassen abzurechnen. Am 01.01.2010 wurde die Berechtigung zur Behandlung für Kinder und Jugendliche erweitert. Die räumlichen Voraussetzungen für das Zentrum wurden noch 1999 in der Robert-Mayer-Str. 1 ge- schaffen. Am 14.02.2000 fand die offizielle Eröffnungsveranstaltung in der Aula der Universität statt. Aufgrund der sehr positiven Resonanz auf die Einrichtung des Zentrums für Psychotherapie wuchs die Zahl von Patienten und Behandlungen rasch an und die Universität stellte der Ambu- lanz im September 2001 weitere Räume zur Verfügung. Im Bereich Kinder und Jugendliche wur- den 2011 für die Mitarbeiter der Klinik für Kinder- und Jugendpsychiatrie, Psychosomatik und Psychotherapie des Universitätsklinikums Frankfurt am Main (Leitung: Frau Prof. Dr. Christine Freitag), die Voraussetzungen für eine Außenstelle geschaffen. Eine Erweiterung der Raumkapa- zitäten des Zentrums konnte 2007, 2010, 2011 und 2012 in der Varrentrappstraße 40-42 realisiert werden.
Organisationsstruktur des Zentrums für Psychotherapie
1.2 Vorstellung der Mitarbeiter
Die Mitarbeiter der Ambulanz kümmern sich engagiert und mit hohem Aufwand darum, dass Ihre Bedürfnisse möglichst erfüllt werden, Ihnen bei Problemen geholfen wird und sämtliche Abläufe der Ambulanz möglichst reibungslos funktionieren. An dieser Stelle noch einmal die Bitte an Sie, teamorientiert und kollegial mit den Mitarbeitern der Ambulanz zusammen zu arbeiten. Die Mit- arbeiter für den KJ-Bereich im Einzelnen sind:
Ambulanzleitung Prof. Dr. Ulrich Stangier
Wissenschaftliche Geschäftsführerin und Stellver- tretende Ambulanzleiterin/ Fachaufsicht (PP)
Dr. Regina Steil Wissenschaftliche Geschäftsführerin/ Fachauf-
sicht Bereich Kinder und Jugendliche (KJ)
Dr. Dörte Grasmann Fachaufsicht Bereich Kinder und Jugendliche (KJ) Dr. Anke Beyer
Ambulanzleiterin Außenstelle KJP Frankfurt (KJ) Prof. Dr. Christine Freitag Kaufmännische Geschäftsführung Heike Unger
Administratives Management Michael Rusbült
Leitung und Administratives
Management der Trauma-Ambulanz
Dr. Meike Müller-Engelmann
Leitung Abrechnungsteam Marco Barresi
Organisation, Sprechstunde Mitarbeiter des Sekretariats (2.OG) Jasmin Dörr (KJ)
Annika Röder (KJ)
Verteilung Patienten Katharina Leo
Annika Röder Betreuung EG- und Fallkonferenzen KJ Jasmin Dörr
Katharina Leo Annika Röder
Organisation der Räume Kim Emde
Rechnungswesen Joshua Nerad, i.V. Carlotta Nagel
Schlüssel- und Stickverwaltung Carlotta Nagel Organisation der Kunstausstellungen und
Malveranstaltungen in der Ambulanz
Tabea Erz Betreuung der Außenstellen KJP Annika Röder
EDV und Technik Simon Fischer und Mitarbeiter
Organisation der
Ambulanz für Kinder- und Jugendliche K = Korrekturen Fallkonzepte/Anträge
Jasmin Dörr (KJ) Lea Herrmann (KJ) Katharina Leo
Sophie Pannhausen (KJ) Annika Röder
2. Ambulanzorganisation 2.1 Einstieg in die Ambulanz
Bitte nehmen Sie vor Ihrem geplanten Einstieg Kontakt mit den Mitarbeitern des Ambu- lanzsekretariats auf und teilen Sie mit, an welchen Tagen Sie vorwiegend in der Ambulanz tätig sein wollen und an welcher Fallkonferenz Sie planen, teilzunehmen.
Von den Ambulanzmitarbeitern wird für Sie dann eine Patin/ ein Pate gesucht, der weiter- führende Fragen beantworten kann und Ihnen den Einstieg erleichtert.
Ansonsten stehen aber auch alle Ambulanzmitarbeiter und Therapeuten sowie die Fach- aufsicht bei Nachfragen gerne zur Verfügung.
Die Mitarbeiter des KJ-Sekretariats (1. OG) bieten Ihnen vor Ihrem Einstieg in die Ambu- lanz ein Gespräch für sämtliche Fragen der Organisation an.
2.2 Schweigepflicht
Jeder Psychotherapeut, jeder Kinder- und Jugendlichenpsychotherapeut und selbstverständlich auch jeder PP-/KJ-Psychotherapeut in Ausbildung ist zur Verschwiegenheit dessen, was er/sie anlässlich der Berufsausübung erfährt, verpflichtet. Rechtsgrundlage hierfür ist § 203 des Straf- gesetzbuchs. Wer unbefugt namentlich zum persönlichen Lebensbereich Gehörendes offenbart, das ihm im Rahmen der psychotherapeutischen Tätigkeit anvertraut oder sonst bekannt gewor- den ist, wird mit einer Freiheitsstrafe bis zu einem Jahr oder mit einer Geldstrafe bestraft.
Der Schweigepflicht unterliegen:
Alle Mitteilungen der Patienten/Sorgeberechtigten
Aufzeichnungen
Untersuchungsbefunde
Die Schweigepflicht besteht grundsätzlich gegenüber jedem Dritten, also auch gegenüber:
Familienangehörigen des Psychotherapeuten
Kollegen
Behörden, Sozialversicherungsträgern usw.
Angehörigen der Patienten (mit Ausnahme von Kindern unter 14 Jahren, wobei auch hier nur Informationen an die Sorgeberechtigten weitergeleitet werden, die zu einer Abwen- dung selbst- oder fremdgefährdenden Verhaltens notwendig sind)
Ärzte und andere Behandler/ Betreuer der Patienten
Lehrern, Erziehern oder anderen Bezugspersonen
Die Schweigepflicht kann aufgehoben werden durch/in:
Entbindung von der Schweigepflicht durch die Bezugspersonen/Patienten
Gesetzliches Gebot
Notfallsituationen (Polizei/Rettungsdienst)
Die in der Ambulanz verwendete Vorlage zur Entbindung von der Schweigepflicht ist über die Rechner im Therapeutenarbeitsraum (1., 2., 4. Stock) über den Pfad: Desktopdateien „Therapeu- ten KiJu“ oder als ausgedruckte Vorlage im Vorraum des Therapeutenarbeitsraums (1. Stock) zu finden (siehe Anhang). Auch in den Patientenakten ist bereits jeweils ein Exemplar vorhanden.
2.3 Therapieräume
Für die Therapien mit Kindern und Jugendlichen stehen in der Ambulanz derzeit im 1.OG 14 mit Kameras und Fernseher ausgestattete Räume zur Verfügung. Auch können die Räume im 2. und 4. OG für die Therapien genutzt werden.
Für die Buchung eines Raums stellt die Ambulanz das Raumplan-Buchungssystem „Psycho- web-1“ zur Verfügung, auf welches an jedem Rechner mit Internetzugang zugegriffen wer- den kann (auch von zu Hause). In der Ambulanz ist der Pfad über den Firefox-Browser ge- geben.
Jeder Therapeut hat jederzeit die Möglichkeit sich selbstständig dort einzutragen und ein- malig einen Raum zu buchen oder einen Therapieraum für einen längeren Zeitraum zu be- legen.
Eine genaue Erläuterung zu den Voraussetzungen und zum Vorgehen findet sich im An- hang.
Bei Fragen oder Problemen ist die derzeitige Ansprechperson Frau Kim Emde.
2.4 Patientenakten
Patientenakten sind von jedem Therapeuten gewissenhaft zu führen: Sämtliche Informationen zum Patienten und zum Therapieverlauf (Gesprächsnotizen, Anträge, Schriftverkehr, der Bericht für den Therapieantrag usw.) gehören in die Akte.
Patientenakten sind bei Übernahme eines Patienten zur Therapie anzulegen: Sie finden vorgefertigte Akten neben dem Stahlschrank im Aktenraum.
Bei Übernahme müssen die Unterlagen aus der EG-Mappe dort mit hinein geheftet wer- den. Bitte hängen Sie die leere EG-Mappe in das vorgesehene Fach neben dem Stahl- schrank im Aktenraum.
Die BADO aus der Patientenakte soll – mit ausgefülltem 1. Teil – erstmalig zum Zeitpunkt der Antragstellung ins Fach „Akten und BADO“ zur Dateneingabe und Prüfung im KJ-Sekre- tariat zur elektronischen Dateneingabe abgegeben werden. Nach Dateneingabe wird die
BADO von den zuständigen Mitarbeitern in das Fach des Therapeuten gelegt, der diese wieder in die Patientenakte heftet.
Zum Therapieende oder vorzeitig für die Prüfungsanmeldung muss die gesamte Akte - in- klusive der nun komplett ausgefüllten BADO - ins Fach „Akten und BADO“ zur Prüfung und Dateneingabe im KJ-Sekretariat abgegeben werden.
Die Akten abgeschlossener Therapien werden durch das Ambulanz-Team archiviert. Die Akten, die zur Prüfungsanmeldung erforderlich sind, werden nach Dateneingabe bzw. Ak- tenprüfung wieder in den Aktenschrank gehängt. Ggf. finden Sie in Ihrem Postfach eine Checkliste mit nachzureichenden Angaben/Akteninhalten vor.
Falls ein Behandlungsfall vor Abschluss der Therapie für die Abschlussprüfung eingereicht werden soll, ist bis zum aktuellen Therapiestand eine vorläufige Epikrise anzufertigen und in der Akte abzulegen. Nach Abschluss der Therapie ist diese Epikrise für den ordnungsge- mäßen Abschluss der Akte zu ergänzen. Beide Epikrisen werden in der Akte abgelegt.
Für den ordnungsgemäßen Abschluss der Akten haben Sie nach Therapieende 6 Wochen Zeit.
Grundsätzlich ist ab der 2. Sitzung der Probatorik eine Epikrise anzufertigen. In abwei- chende Fällen muss Rücksprache mit der Fachaufsicht gehalten werden.
2.5 Verschlüsselung sensibler Daten mit VeraCrypt
Patientendaten sollen nicht offen auf den Computern gespeichert, sondern in einem VeraC- rypt Ordner in verschlüsselter Form gesichert werden. Die Anleitung zur Erstellung und Handhabung eines solchen Ordners findet sich im Anhang.
Jeder Therapeut legt seinen persönlichen VeraCrypt Ordner (sog. Container) unter dem Pfad: Desktopdateien „Netzwerk – Persönliche Ordner“ -> „VeraCrypt Ordner KiJu“ an.
2.6 Patientenanmeldung und -verteilung in der Ambulanz
Bei der telefonischen Erstanmeldung der Patienten werden die persönlichen Daten sowie kurz das Anliegen der Patienten bzw. Eltern oder Sorgeberechtigten aufgenommen. Den Patienten wird von den Ambulanz-Mitarbeitern mitgeteilt, dass sie, nach dem Einsenden der Einverständ- niserklärung, innerhalb der nächsten 14 Tage (bei hohem Patientenaufkommen verlängert sich diese Zeit) von einem Therapeuten wegen eines Erstgespräch-Termins angerufen werden.
Beim telefonischen Erstkontakt wird dem Anrufer mitgeteilt, dass vor dem Erstgespräch ein schriftliches Einverständnis zur Vorstellung, Diagnostik und Behandlung aller Sorgeberechtigten vorliegen muss. Sollte ein alleinerziehender Elternteil keine Kenntnis über den Aufenthalt eines ebenfalls sorgeberechtigten Elternteils haben, erfordert dies eine Zustimmung, die über das Fa- miliengericht eingeholt werden kann. Im Falle einer Vormundschaft ist ein Einverständnis des Vormundes (in der Regel ein Mitarbeiter des Jugendamtes) notwendig.
Auch wenn es gesetzlich verankert ist, dass Jugendliche ab dem vollendeten 15. Lebensjahr eine Therapievereinbarung auch ohne Kenntnis der Sorgeberechtigten treffen können (sofern sie über die erforderliche Einsichtsfähigkeit verfügen) sollte eine Behandlung in unserer Ambulanz immer mit dem Einverständnis der Sorgeberechtigten durchgeführt werden. Ausnahmen sind mit der Fachaufsicht rückzusprechen. Außerdem beachten Sie bitte, dass diese Ausnahme grundsätzlich nicht für privat Versicherte gilt.
Nach dem Erstgespräch sollte geklärt sein, ob der Patient in der Ambulanz behandelt werden kann. Dies wird in der Erstgesprächskonferenz nach der Vorstellung durch den Erstgesprächsfüh- renden in Rücksprache mit der Fachaufsicht entschieden. Wenn eine Psychotherapie in der Am- bulanz indiziert ist, kommt der Patient auf die Warteliste und wird zu gegebener Zeit von dem übernehmenden Therapeuten für den ersten gemeinsamen Termin angerufen.
Die Verteilung von Patienten erfolgt nach Warteliste durch die Mitarbeiter der Ambulanz. Sollten Sie einen Patienten übernehmen wollen, finden Sie ein entsprechendes Formular („Therapeu- tenanfragen“, siehe Anhang) im Stahlschrank im Ambulanzsekretariat (1.OG). Legen Sie das aus- gefüllte Formular in das Postfach „ausgefüllte Anfragen“ im Ambulanzsekretariat (1.OG). Die Am- bulanzmitarbeiter werden danach zeitnah möglichst passende Patienten aus der Warteliste aus- suchen.
Sie erhalten eine Auswahl an 2 Patienten auf demselben Formular in Ihrem Postfach. Die ent- sprechenden EG-Mappen finden sich im Aktenschrank (Schublade „Warteliste“) im Aktenraum.
Sie dürfen nicht in den offenen Postfächern aufbewahrt oder zwischengelagert werden. Melden Sie den Mitarbeiter im 1.OG. zeitnah, spätestens nach 14 Tagen zurück, welche Patienten Sie übernommen haben und welche nicht, da diese Patienten anschließend wieder zur Vergabe frei gegeben werden. Bei Übernahme eines Patienten muss der Inhalt der EG-Mappe in eine entspre- chende Blanko-Akte (neben dem Aktenschrank im Aktenraum zu finden) eingeheftet werden.
Leere EG-Akten bitte in das vorgesehene Fach neben dem Stahlschrank im Aktenraum zurückle- gen.
Die folgenden Termine für die Therapiestunden vereinbart jeder Therapeut selbständig. Dazu können die Telefonapparate im Therapeutenraum oder in den Therapieräumen genutzt werden.
2.7 Videoaufnahmen
Alle Patienten und Sorgeberechtigten müssen zu Beginn der Behandlung über die Notwen- digkeit regelmäßiger Videoaufnahmen zu Supervisionszwecken aufgeklärt werden. Eine Einverständniserklärung hierfür befindet sich in der Akte (siehe Anhang).
Prinzipiell gilt, dass jede Therapiesitzung per Video aufgezeichnet werden sollte. Jeder Pa- tient wird jeweils am Anfang der Therapie und in der Mitte per Video in der Ambulanzkon- ferenz vorgestellt. Auch die anderen zu supervidierenden Sitzungen (also für KJP jede 3.- 4.
Sitzung) sollte so oft als möglich per Video vorgestellt werden. Bei den Videoaufnahmen ist darauf zu achten, dass sowohl Patient als auch Therapeut auf dem Bild zu sehen sind.
Für die Videoaufnahmen benötigen Sie einen eigenen USB-Stick, auf dem Sie VeraCrypt Container anlegen, in denen die Videos verschlüsselt gespeichert werden. Achten Sie da- rauf, dass Ihr USB-Stick genügend Speicherplatz enthält.
Vollständige Aufnahmeanlagen sind in jedem Therapiezimmer fest installiert. Die Vorein- stellungen der Kameras sind regulär so, dass Patient und Therapeut sichtbar sind. Anleitun- gen zur Bedienung finden Sie unter dem Desktop- Pfad „Therapeuten KiJu“ -> „Anleitun- gen“ oder im Anhang.
Bei Fragen oder Problemen wenden Sie sich bitte an die zuständigen Medienbeauftragten (Technikteam). Probleme oder Fehler bitte so ausführlich wie möglich in der Excel-Datei
„Technik To-Do Liste“ (Desktop-Pfad: „Therapeuten KiJu“) eintragen. Diese wird regelmä- ßig von den Medienbeauftragten durchgesehen und bearbeitet.
Um Videoaufnahmen anzusehen, können Sie die Bildschirme in den Therapieräumen oder die PCs in den Therapeutenarbeitsräumen nutzen.
Eine zusätzliche mobile Aufnahmeanlage z.B. für Videofeedback kann über das KJ-Ausbil- dungs-Sekretariat ausgeliehen werden.
2.8 Ambulanzkonferenzen
Jeder Ambulanztherapeut ist verpflichtet, zweimal im Monat an den Fallkonferenzen teilzuneh- men. Ihre Anwesenheit lassen Sie sich durch die Fachaufsicht auf einem Belegbogen, den Sie vom Ausbildungsprogramm für Ihr Studienbuch erhalten, unterzeichnen. In Absprache mit den Am- bulanzleitern bzw. der Fachaufsicht (je nach aktueller Kapazität der Konferenzen) wird entschie- den, an welchem Tag Sie in die Konferenz gehen. Dort stellen Sie sich zu Beginn Ihrer Ambulanz- tätigkeit vor.
Die Konferenzen sind aufgeteilt in
- einen inhaltlichen Teil, in dem Patienten per Video vorgestellt und besprochen bzw.
Probleme in der Therapie geklärt werden können und
- einen organisatorischen Teil, in dem aktuelle Veränderungen in der Ambulanz bekannt gegeben und allgemeine Fragen geklärt werden können
Aktuell wird dienstags eine Konferenz von 10.00 - 11.00 Uhr, mittwochs von 11.00 - 12.00 Uhr und donnerstags eine Konferenz von 11.30 – 12.30 Uhr angeboten. Außerdem findet dienstags eine EG-Konferenz von 11.00 - 12.00 Uhr statt, die von Frau Dr. Beyer geführt wird.
Zur Therapie übernommene Patienten werden in der Konferenz zu Beginn (d.h. bei KZT1 innerhalb der ersten 12 Therapiesitzungen (nicht in der Probatorik) und in der Mitte der Therapie (KZT nach 13-18; LZT nach 22-32) mit Video vorgestellt. Diese Vorstellung muss Supervisionscharakter haben, sprich: therapierelevante Fragen/Probleme müssen einge- bracht und besprochen werden und es muss ein Supervisionsprotokoll geschrieben wer- den. Hierfür wird jeweils eine Gruppensupervisionsstunde angerechnet.
Weiterhin werden Bewilligungen der Krankenkasse von Langzeittherapien, ein Therapie- ende oder ein Therapeutenwechsel in der Fallkonferenz mitgeteilt.
2.9 Paten
Jeder neue Therapeut bekommt einen erfahrenen Therapeuten aus der jeweils besuchten Kon- ferenz als Paten zur Seite gestellt, der ihm den Einstieg in die Ambulanztätigkeit erleichtern soll.
Bitte wenden Sie sich, wenn Sie wissen, an welchen Tagen Sie vorwiegend in der Ambulanz tätig sein wollen an die KJ-Mitarbeiter, damit ein Pate für Sie gefunden werden kann.
2.10 Dokumentenvorlagen
Für den Großteil des anfallenden Schriftverkehrs während unserer Arbeit in der Ambulanz beste- hen Datei-Vorlagen, welche Ihnen zum einen die Arbeit erleichtern sollen, zum anderen die kor- rekte Abwicklung gewährleisten. Da die stellvertretenden Ambulanzleiter oder Fachaufsichten für die Behandlungen in der Ambulanz verantwortlich sind, ist ihre Unterschrift neben der Ihren in den allermeisten Fällen obligatorisch und bereits auf den Dokumenten vorgegeben.
Die aktuellen Vorlagen finden Sie über die Rechner in den Therapeutenarbeitsräumen (1., 2. und 4. OG) über den Pfad: Desktopdateien „Netzwerk - Therapeuten KiJu“. Dort finden Sie alle Vorla- gen, die Sie bitte mit „speichern unter“ als eigene Dateien in einen von Ihnen angelegten Ordner (Container) ziehen. Also bitte nicht in den Vorlagen speichern. In der Regel werden Sie über neue Vorlagen in den Konferenzen und per E-Mail informiert.
2.11 Durchführung von Erstgesprächen
Ambulanztherapeuten können am Ende ihrer praktischen Ausbildung für neuangemeldete Pati- enten der Ambulanz im vorgesehenen Umfang Erstgesprächstermine anbieten. Die Teilnehmer der Zusatzqualifikation führen nach Absprache mit der Fachaufsicht Erstgespräche durch, wenn sie über einen besonderen Erfahrungshintergrund im Bereich Kinder- und Jugendlichenpsycho- therapie verfügen. Die Verteilung von Patienten für Erstgespräche erfolgt über das Ambulanz- team im 1. OG. Bitte halten Sie vor der ersten eigenen Durchführung eines Erstgesprächs Rück- sprache mit Frau Dr. Anke Beyer.
Um EGs anzufordern nehmen Sie Kontakt zu den Mitarbeitern des KJ-Sekretariats auf. Diese teilen Ihnen dann ein Datenblatt von Patienten pro Erstgespräch in Ihrem Fach zu. Jeder Therapeut vereinbart unmittelbar nach der Vergabe selbständig Termine mit den Patienten für das Erstgespräch.
Es ist als Ausbildungstherapeut (also ohne Approbation) nicht möglich, Erstgespräche mit privatversicherten Patienten zu führen. Prüfen Sie daher sicherheitshalber immer vor einer Kontaktierung des Patienten/der Familie auf den erhaltenen Datenblatt die Krankenkasse.
Für KJ-Kandidaten gilt: Bitte beachten Sie bei Kindern/ Jugendlichen mit getrennt leben- den/ geschiedenen Partnern mit gemeinsamem Sorgerecht oder bei Vormundschaft einer anderen Person, dass vor der Durchführung des Erstgesprächs immer das Einverständnis beider Eltern, bzw. des Vormundes zur Psychotherapie vorliegen muss. In der Regel wird dies von den Sekretariats-Mitarbeiten erfragt und Sie erhalten erst die Anmeldung für ein Erstgespräch in ihrem Fach, wenn die Erklärung bei getrenntlebenden Sorgeberechtigten oder durch den Vormund im Sekretariat eingegangen ist. Bitte prüfen Sie jedoch auch selbstständig vor dem Erstgesprächstermin, ob eine gültige Einverständniserklärung vor- liegt.
Bitten beachten Sie, dass Sie im Falle einer Erstgesprächsdurchführung die Familien oder (betrifft PP-Therapeuten in Zusatzqualifikation) bereits volljähriger Patienten bei der Ter- minvergabe darauf hinweisen das Versichertenkärtchen zum Erstgesprächstermin mitzu- bringen.
In begründeten Fällen dürfen Jugendliche ab 16 Jahren auch alleine zum Erstgespräch kom- men. In jedem Fall muss danach jedoch zusätzlich ein Gespräch mit den Sorgeberechtigten erfolgen, um Unterschriften (z.B. Therapievertrag, Einverständnis Video und Berichts- pflicht) einholen zu können. Dies kann ebenfalls im Rahmen der Sprechstunde abgerechnet werden. Bei Fragen wenden Sie sich gerne an Frau Beyer.
Nach dem Erstgespräch kommen die Patienten auf die Warteliste, sofern die Behandlung in der Ambulanz indiziert ist. Bitte teilen Sie dem Patienten mit, dass es in der Ambulanz üblich ist, mit der Fachaufsicht Rücksprache zu halten und dass Sie telefonisch informieren, ob eine Aufnahme auf die Warteliste erfolgt. Geben Sie nach dem Erstgespräch in der EG- Konferenz eine kurze Rückmeldung über den vorstelligen Patienten/die Familie, die vorläu- fige Diagnose bzw. eventuelle Kontraindikationen (Sucht, Psychose, Suizidalität...). Nach
Absprache mit der Fachaufsicht kann auch ggf. ein zweites Erstgespräch notwendig werden (z.B. wenn ein Vorliegen von Suizidalität, Sucht, < 10. BMI Perzentile oder Psychose nicht hinreichend geklärt werden konnte).
Nach Rückmeldung in der EG-Konferenz wird der PTV 11 entsprechend ausgefüllt (bitte
„VT“ ankreuzen; genauere Informationen siehe Ausfüllhilfe). Die Ausfertigung PTV 11a wird zusammen mit dem PTV 10 an den Patienten geschickt. Die Ausfertigung PTV 11b bitte in die EG-Akte heften. Nach Absprache mit der FA können in Einzelfällen bis zu weiteren 2 Einheiten Sprechstunde genutzt werden (für Rückmeldungen etc.).
Es werden pro EG max. 2 x 1 Einheit (25min) Sprechstunde, 1x biographische Anamnese, 1x Grundpauschale abgerechnet.
Für jedes geführte EG kann unabhängig von der tatsächlichen Dauer 1 Std. Praktische Aus- bildung angerechnet werden. Für KJ-Therapeuten in grundständiger Ausbildung gilt, dass bis zu 60 Erstgespräche als Behandlungsstunden für die Ausbildung angerechnet werden.
Darüber hinaus durchgeführte Erstgespräche werden selbstverständlich vergütet, jedoch nicht mehr als Behandlungsstunden angerechnet.
Worauf müssen Sie beim Erstgespräch achten?
Im Falle, dass Sie Erstgespräche führen wollen, bitten wir Sie Rücksprache mit Frau Dr. Anke Beyer zu halten.
Bei gesetzlich versicherten Patienten: Versichertenkärtchen einlesen (Anleitung siehe un- ten)
EG-Akten liegen vorbereitet (mit EG-Leitfaden und Einverständniserklärung) hinter der Tür des Aktenraums im 1.OG.
Im EG immer Suizidalität, Psychose, BMI und Suchtanamnese abklären. Diese sind unter Umständen Kontraindikationen für eine Behandlung in der Ambulanz und sind in den Am- bulanzkonferenzen zu besprechen! Akut suizidale Patienten müssen selbstverständlich so lange begleitet werden bzw. angebunden oder untergebracht werden, bis Sie entweder sicher sind, dass sie glaubhaft distanziert sind, oder sie sicher untergebracht oder angebun- den sind (siehe Ausführung zum Umgang mit akuter selbst- oder Fremdgefährdung, An- hang). Auch chronisch akute Suizidalität kann bei uns als vorwiegende Ausbildungsambu- lanz nicht ausreichend behandelt werden. Ebenso verhält es sich bei akuten psychotischen Erkrankungen; für diese Patienten sind wir nicht spezialisiert genug. Medikamentös gut eingestellte Patienten, welche unter einer psychotischen Erkrankung leiden, können i.d.R.
behandelt werden. Dies sollte eingehend bei der Rückmeldung der Erstgespräche mit der Fachaufsicht in den Ambulanzkonferenzen geklärt werden. Das Vorliegen einer akuten Suchterkrankung ist i.d.R. eine Kontraindikation für die Ausbildungsambulanz. Bei einem nicht medikamentös begleiteten „kalten“ Entzug kann es zu lebensgefährlichen Reaktionen kommen, welche wir als Ausbildungsambulanz nicht ausreichend auffangen können. Dies gilt ebenfalls für bei einer akuten Sucht häufig auftretende Komplikationen. Patienten mit
einem BMI unter der 10. Perzentile werden i.d.R. nicht zur Behandlung aufgenommen (Aus- nahmen sind immer in Rücksprache mit der Fachaufsicht zu besprechen). Bei Kindern und Jugendlichen sind die Perzentile der Entwicklungskurve zu berücksichtigen. Ein sehr gerin- ges „Ausgangsgewicht“ bei Aufnahme gibt uns wenig Puffer/Sicherheit bei evtl. weiteren Gewichtsverlusten während der Therapie. Die Einleitung stationärer Maßnahmen bei ano- rektischen Patienten gestaltet sich häufig sehr schwierig und auch Ärzten sind bei unein- sichtigen Patienten lange die Hände gebunden.
Klären Sie die Patienten über allgemeine Abläufe einer ambulanten Therapie wie probato- rische Sitzungen und Antragstellung auf. Im Erstgespräch auch bereits auf die Videoaufnah- men in der Ambulanz hinweisen, mit dem Hinweis, dass sie der Qualitätssicherung (im Rah- men der Supervision) dienen und streng der Schweigepflicht unterliegen.
Weisen Sie die Patienten darauf hin, dass die Wartezeit für einen Therapieplatz Schwan- kungen unterworfen sind und sie angerufen werden, sobald ein Therapieplatz frei ist. Die Wartezeit ist abhängig von der Flexibilität des Patienten (wie groß das mögliche Zeitfenster ist, in dem er zur Therapie kommen kann), sowie vom Störungsbild (wenn ein erfahrener oder spezialisierter Therapeut gebraucht wird, ist die Wartezeit i.d.R. länger). Auf Nach- frage müssen Patienten darauf hingewiesen werden, dass es bei der Anmeldung nicht mög- lich ist, einen genauen Termin für den Therapiebeginn zu nennen, da der immer davon ab- hängt, wann Therapieplätze frei werden und ob die freien Zeiten der Therapeuten mit den angegebenen Zeiten der Patienten übereinstimmen. Die Verfügbarkeit an Therapieplätzen hängt auch davon ab, wann neue Therapeuten einsteigen. Wir sind bemüht, Ihnen in den Ambulanzkonferenzen die ungefähre Wartezeit mitzuteilen, gerne können Sie diese auch bei den Mitarbeitern der Ambulanz erfragen. Bitte klären Sie die Patienten im Erstgespräch auch darüber auf, dass es erlaubt ist, sich parallel woanders um einen Therapieplatz zu bemühen und dass sie trotzdem bei uns auf der Warteliste stehen können.
In der Regel werden die Patienten später von einem anderen als dem EG-Therapeuten be- handelt, worauf ebenfalls im EG hinzuweisen ist!
Worauf müssen Sie nach einem Erstgespräch achten?
Die Dokumentation des Erstgesprächs soll anhand des Leitfadens erstellt werden und mit Gesprächsnotizen und Anmeldezettel des Patienten in eine EG-Mappe heften.
Bei Vorlage einer vollständig ausgefüllten Dokumentation und nach Vorstellung des Falles in der Fallkonferenz kann die Unterschrift der Fachaufsicht für das Studienbuch eingeholt werden.
Bitte geben Sie die EG-Mappe nach der Vorstellung in der Fallkonferenz im Sekretariat (1.
OG) ab. Dort wird die EG-Dokumentation formal auf Vollständigkeit geprüft und die rele- vanten Informationen (vorläufige Diagnose, evtl. geänderte mögliche Therapiezeiten, bzw.
noch ergänzende Informationen, welche in der Konferenz besprochen wurden) in das War- telistensystem übertragen.
2.12 Abrechnung in der Ambulanz: Wie kommen Sie zu Ihrem Geld?
Für die Quartalsabrechnung mit der PVS sollen vorbereitend durch Sie monatlich eine Mo- natsabrechnung mit allen Abrechnungsunterlagen (Anerkennungsbescheid des Fallkon- zepts durch das Sekretariat, Anerkennungsbescheide der Krankenkassen) an das ambulanz- interne Abrechnungsteam übermittelt werden.
Alle (!) Abrechnungsunterlagen werfen Sie in den entsprechenden Abrechnungsbriefkasten im Aktenraum im 1. OG.
Eine allgemeine Einführung in die Abrechnungsmodalitäten erfolgt im zugehörigen Seminar (vgl. den Seminarplan).
Bitte bereiten Sie die Abrechnung zur eigenen Nachvollziehbarkeit erbrachter Leistungen vor, indem Sie nach jeder Sitzung Patienten-Termin mit Datum und Art der Sitzung (Erstge- spräch, Probatorische Sitzung, Test, Anamnese u. Exploration, Therapiesitzung) dokumen- tieren (siehe Aktendeckel der Patientenakten).
Sie bekommen die notwendigen Abrechnungsunterlagen und Informationen über die Desk- topdatei „Therapeuten KiJu“, in elektronischer Version über das Abrechnungsteam (wer- den wiederkehrend aktualisiert und ggf. per Mail verschickt) sowie im Schrank im Vorraum des Therapeutenarbeitsraums (Raum 127).
Abrechnungsunterlagen Erklärung monatlich zum Quartal-
sende Abrechnungsbogen alle erbrachten Leistungen pro Pati-
ent aufführen
X X
Erstgespräche alle EGs aufführen X X
Leistungsübersicht über alle 3 Quartalsmonate jeweils für alle Leistungen multiplizieren:
Punkte * Leistungsanzahl
X
Patientenliste Übersichtsliste aller Patienten X
Therapeuten, die auch in einem Projekt Patienten behandeln, füllen zwei getrennte Abrech- nungsunterlagen aus:
1. für Patienten, die sie in der Ausbildungsambulanz behandeln, sowie 2. für Projekttherapien im Bereich Forschung und Lehre
Wichtige Abrechnungsziffern
„Nicht-anerkennungspflichtige Leistungen“: Diese können auch ohne Bewilligungsbe- scheid der Krankenkasse abgerechnet werden (z.B. sämtliche Leistungen der „Probatori- schen Phase“ (s.o.) und die „Psychotherapeutischen Gespräche“).
„Anerkennungspflichtige Leistungen“: Diese können nur nach Bewilligung der Therapie durch die Krankenkasse und nach Eingang des Bewilligungsbescheides abgerechnet wer- den. Die Abrechnungsziffern sind zumeist die 35421 (KZT1), 35422 (KZT2) und 35425 (LZT), die im Falle einer Durchführung mit einer Bezugsperson durch ein „B“ am Ende gekenn- zeichnet werden.
ACHTUNG: Anerkennungspflichtige Leistungen werden tatsächlich auch nur ab dem Zeit- punkt des Bewilligungsbescheides bezahlt. Daher ist frühzeitig an den entsprechenden An- trag an die Krankenkasse zu denken oder nach der Probatorik eine Pause einzulegen bis der Therapie-Antrag bewilligt wurde.
Bitte denken Sie auch daran, die Anträge abzurechnen! Jeder Antrag, außer dem Antrag auf Kurzzeittherapie, kann als Antrag auf Langzeittherapie abgerechnet werden!
„Rückwirkendes Abrechnen“: Diese Regelung ist etwas zu kompliziert für die FAQ’s und wird gerne vom Abrechnungsteam mündlich weitergegeben!
ACHTUNG: „Vergessene Leistungen“: Diese Regelung ist ebenfalls etwas zu kompliziert für die FAQ’s und wird auch gerne vom Abrechnungsteam mündlich weitergegeben. Als Merk- satz gilt jedoch: „Jede Leistung, die abgerechnet hätte werden können und nicht abgerech- net wurde, gilt als „vergessene Leistung“ und kann nicht nachträglich abgerechnet wer- den!“ Diese Leistungen sind verloren und somit auch das Geld! Diese Regelung ist v.a. bei rückwirkenden Abrechnungen zu beachten und natürlich, wenn tatsächlich Leistungen ver- gessen wurden!
Die Grundpauschale (01321) wird für jeden Patienten in jedem Quartal einmal – nämlich beim ersten Termin im Quartal – abgerechnet.
Falls das Erstgespräch im gleichen Quartal stattfand, in dem Sie einen Patienten übernom- men haben, achten Sie darauf, dass die Grundpauschale dann schon beim Erstgespräch von einem anderen Therapeuten abgerechnet wurde.
Die Ziffern 35421, 35422, 35425, 35150, 35151, 35140 und 23220 schließen sich gegensei- tig aus! An einem Tag könnt Sie also nur Therapiesitzungen oder Sprechstundeneinheiten oder probatorische Sitzungen oder biographische Anamnese oder psychotherapeutische Gespräche abrechnen! Nichts davon geht am gleichen Tag!
Insgesamt sollten Sie 6 Sitzungen für die probatorische Phase einplanen. In der Regel wer- den Ihnen als Therapeut noch 8 Sprechstundeneinheiten à 25 Minuten nach dem Erstge- spräch zur Verfügung stehen. Dies entspricht 4 Sitzungen im Rahmen der Probatorik (Hin- weis: An einem Termin dürfen so viele Sprechstundeneinheiten abgerechnet werden wie benötigt). Für die beiden übrigen Sitzungen rechnen Sie 2 probatorische Sitzungen ab. Eine zusätzliche Sitzung kann zudem über die Ziffer „vertiefte Exploration“ abgerechnet werden.
Die Leistung kann auch ohne Patientenkontakt abgerechnet werden.
Therapieanträge können nicht an einem Tag/Datum abgerechnet werden, an dem eine Therapiestunde abgerechnet wurde.
Nach Abschluss der probatorischen Phase (i.d.R. also 8 Sprechstundeneinheiten und 2 pro- batorische Sitzungen) können bis auf wenige Ausnahmen nur noch Therapiesitzungen
(EBM2017: KZT1: 35421, KZT1: 35422, LZT: 35425) sowie die Grundpauschale (EBM2017:
01321) abgerechnet werden! In einzelnen, begründeten Fällen dürfen Sie auch noch auf die 4 offen gebliebenen probatorischen Sitzungen und „Psychotherapeutische Gespräche“
(EBM2017: 23220) zurückgreifen.
Nach Abschluss der Abrechnung bekommen Sie von Joshua Nerad eine schriftliche Mittei- lung über das Ihnen zustehende Honorar (50%, 70% oder 90% der durch Sie erwirtschafte- ten Gesamtsumme). Nun müssen Sie eine Rechnung über den genannten Betrag an die Ambulanz stellen (siehe Muster, das Sie mit Ihrer Honorarmitteilung erhalten) und das Geld wird relativ kurz danach (ca. eine Woche) überwiesen.
Sollte Ihr Honorar vier Wochen nach Ihrer Rechnungsstellung nicht auf Ihrem Konto sein, schreiben Sie bitte eine entsprechende Mahnung an Joshua Nerad.
2.13 Therapeutenwechsel
Im Laufe Ihrer Ambulanzzeit kann es vorkommen, dass Sie einen Patienten von einem an- deren Ambulanztherapeuten übernehmen oder einen Ihrer Patienten an einen anderen Ambulanztherapeuten abgeben. Dabei ist es wichtig, zwischen Therapeutenwechsel und Behandlerwechsel zu unterscheiden!
Therapeutenwechsel meint einen Wechsel von einem anderen Therapeuten zu Ihnen (o- der andersrum) innerhalb der gleichen Ambulanz (also beide Therapeuten sind in der Aus- bildungsambulanz oder beide sind in der Ambulanz für Forschung und Lehre). Ein Thera- peutenwechsel ist für das Abrechnungsteam auf den Abrechnungsunterlagen des „Tausch- Quartals“ unbedingt von beiden Therapeuten zu vermerken! Geben Sie dabei unbedingt auch an, von wem Sie den Patienten übernommen haben bzw. an wen Sie den Patienten abgegeben haben.
Behandlerwechsel meint den Wechsel von der Ausbildungsambulanz zur Ambulanz für For- schung und Lehre und umgekehrt. Da die beiden Ambulanzen zwei getrennte Institutionen mit zwei unterschiedlichen Abrechnungsnummern darstellen, ist ein solcher Behandler- wechsel unbedingt bei der Abrechnung auf den Abrechnungsunterlagen zu vermerken!
Halten Sie dabei aber auch sicherheitshalber noch mal Rücksprache mit dem Abrechnungs- team.
Um Probleme zu vermeiden, fragen Sie den Therapeuten, von dem Sie den Patienten über- nehmen, wie dieser in der Vergangenheit bewilligt und abgerechnet wurde! D.h. in welcher Ambulanz er behandelt wurde und auch, wie viele Sitzungen bewilligt und bereits abge- rechnet wurden (Sie haben dann nur die noch nicht abgerechneten Sitzungen zur Verfü- gung!).
Die Chipkarte ist in das für Sie zutreffende Lesegerät einzulesen, d.h. ein Ausbildungsam- bulanz-Therapeut, der einen Patienten aus der Ambulanz für Forschung und Lehre über- nimmt, muss diesen Patienten auch in dem Lesegerät der Ausbildungsambulanz einlesen
(auch wenn dieser in diesem Quartal schon von dem Vortherapeuten für die andere Am- bulanz eingelesen worden ist!).
Der Patient ist auf den für Sie zutreffenden Abrechnungsunterlagen einzutragen. Die Akte ist mit Epikrise und bis zu diesem Zeitpunkt vollständigen Unterlagen an die Mitarbeiter des Ambulanzsekretariats zum Kontrollieren zu geben, erst dann kann der Patient überge- ben werden.
2.14 Krisenmanagement und Hintergrund
Bitte beachten Sie den Notfallplan für Krisensituationen (insbesondere bei Patienten mit akut selbst- oder fremdgefährdendem Verhalten). Eine Beschreibung zum Vorgehen in entsprechen- den Situationen befindet sich jeweils in der Notfallmappe, die in jedem Therapieraum ausliegt.
In der KJ-Ambulanz können Therapien montags bis freitags von 8.00-19.00 Uhr und samstags von 8.00-16.00 Uhr durchgeführt werden. In dieser Zeit steht ihnen telefonisch immer ein Hinter- grund durch die Fachaufsicht (Frau Dr. Grasmann und Frau Dr. Beyer) zur Verfügung.
Die Zuständigkeit für den jeweiligen Tag entnehmen Sie entweder dem elektronischen Raumplan oder dem Dienstplan, der in jedem Therapieraum in der Notfallmappe abgeheftet ist (Änderun- gen vorbehalten). Ein zusätzlicher, aktueller Plan hängt stets an der Magnettafel in der Küche des 1. Stockwerks aus. Scheuen Sie sich nicht, bei Unsicherheiten die Fachaufsicht zu kontaktieren.
3. Patientenorganisation
3.1 Versichertenkarte einlesen
Die Versichertenkarte muss bei jedem Patienten (auch von denen, die nur zum EG kommen) im- mer zum ersten Termin eines jeden Quartals eingelesen werden. Es ist jedoch möglich, dies auch im späteren Verlauf des Quartals zu tun! Bei Kindern und Jugendlichen wird je nach Status u. U.
die Versichertenkarte des Familienversicherten eingelesen.
Wir haben zwei separate Einlesegeräte für unsere Quartalsabrechnung mit der Kassenärztlichen Vereinigung: eins für die Ausbildungsambulanz und eins für die Ambulanz für Forschung und Lehre. Beide befinden sich im Schränkchen (unter dem Drucker) des Therapeutenarbeitsraums im 1.OG.
Achtung: Es gibt also zwei Ambulanzen! In der Regel und wenn Sie es nicht anders wissen, gehö- ren Sie als Ausbildungskandidaten der Ausbildungsambulanz an. Sollte für jemand eine andere Absprache gelten, wenden Sie sich bitte zu Beginn Ihrer Tätigkeit an das Abrechnungsteam. Führt ein Angehöriger der Ausbildungsambulanz Studien- oder Projekttherapien durch, werden diese zwar anders abgerechnet, aber dennoch die entsprechenden Patienten im Lesegerät der Ausbil- dungsambulanz eingelesen. Bei Fragen wenden Sie sich auch hier bitte an das Abrechnungsteam.
Bedienung Kartenlesegerät:
Wählen Sie das entsprechende Kartenlesegerät (AA für Ausbildungsambulanz, FL für For- schung und Lehre); stecken Sie die Karte ein; warten Sie, bis das Lesegerät den Namen Ihres Patienten anzeigt. Das war‘s schon!
Am besten legen Sie sich eine Liste Ihrer Patienten an, und haken pro Quartal ab, ob Sie die Versichertenkarte eingelesen haben.
Wenn Sie nicht mehr sicher sind, ob Sie für das aktuelle Quartal die Versichertenkarte von einem Patienten eingelesen haben, sprechen Sie bitte rechtzeitig vor der Quartalsabrechnung jeman- den aus dem Abrechnungsteam an. Sie müssen das Lesegerät „freischalten“, damit die Informa- tionen abgelesen werden können.
Sollte der Patient bzw. der/die Sorgeberechtigte/n die Chipkarte zum Erstgespräch oder zum Quartalsende einer laufenden Therapie vergessen haben, muss er bzw. der Erzie- hungsberechtigte einen Abrechnungsschein (bläuliches Formular, befindet sich im Schrank im Vorraum des Therapeutenarbeitsraums im 1.OG) unterschreiben und vollständig (u.a.
mit Adresse!) und leserlich ausfüllen (siehe Anhang). Bitte stempeln Sie den Abrechnungs-
schein unbedingt an der dafür vorgesehenen Stelle ab (rechts unten: „Stempel des abrech- nenden Arztes“). Bitte achten Sie darauf, dass Sie den Stempel der Ambulanz verwenden, in der Sie arbeiten.
Sollten Sie den Patienten aus irgendeinem Grund im Verlauf des Quartals gar nicht mehr sehen (z.B. Therapieabbruch) und die Chipkarte nicht eingelesen haben, ist es möglich, dem Patienten/der Familie einen Abrechnungsschein zu zuschicken. Der Schein muss dann voll- ständig und gut leserlich ausgefüllt und unterschrieben zurückgeschickt werden. Der Pati- ent bzw. Erziehungsberechtigte bestätigt damit, bei der jeweiligen Krankenkasse versichert zu sein. Nur so ist die Abrechnung auch dann möglich, wenn das Kärtchen nicht eingelesen wurde.
Sollte von einem Patienten sowohl die Chipkarte nicht eingelesen sein als auch kein unter- schriebener Abrechnungsschein vorliegen, kann er nicht abgerechnet werden und das Geld ist verloren! Dabei gibt es auch keine „rückwirkenden Möglichkeiten“ mehr! Leistungen aus einem Quartal, in dem keine Chipkarte eingelesen und/oder kein Abrechnungsschein voll- ständig ausgefüllt und unterschrieben wurde, können nicht abgerechnet werden und ge- hen verloren!
3.2 Quartalsbericht/Berichtspflicht
Seit dem 01.01.2008 gilt, dass Psychotherapeuten bei gesetzlich versicherten Patienten be- stimmte Leistungen, so z.B. Psychotherapiesitzungen, nur noch abrechnen können, wenn sie ge- genüber dem Hausarzt zu Beginn und gegen Ende der Psychotherapie, bzw. einmal jährlich bei längeren Therapien, über den Verlauf der Therapie schriftlich Bericht erstatten. Wenn kein Haus- arzt angegeben werden kann, entfällt der Bericht. Der Bericht entfällt ebenfalls, wenn der Patient sich mit dem Bericht nicht einverstanden erklärt.
Bei Übernahme eines neuen Patienten zur Therapie (nicht beim Erstgespräch) soll deswegen das Formular „Berichtspflicht Hausarzt“ (siehe Anhang) von dem Patienten bzw. Sorgeberechtigten ausgefüllt werden, dieses verbleibt in der Akte. Wenn der Patient einen Bericht wünscht, ver- wenden Sie bitte zu den notwendigen Zeitpunkten die Vorlage „Bericht zur Berichtspflicht“ (siehe Anhang).
3.3 Terminabsprachen/-absagen
Terminabsagen seitens der Patienten erfolgen häufig über das Ambulanztelefon (069-798- 23986), die Nachrichten werden bald möglichst von den Telefonsprechstunden-Mitarbeitern an die Therapeuten weitergeleitet. Im Regelfall sollte jedoch der nächste Schritt zur Kontaktauf- nahme genutzt werden, um die Sekretariatsmitarbeiter zu entlasten. Die beste Möglichkeit stel- len individuelle private Lösungen (z.B. Diensthandy mit Prepaid-Karte) dar, die mit den Patienten zu besprechen sind.
3.4 Ausfallhonorar
Bitte klären Sie gleich zu Beginn die Bedingungen für das Ausfallhonorar. Grundsätzlich sollten Patienten bzw. deren Sorgeberechtigte Termine 48 Stunden vorher absagen. Nähere Informati- onen hierzu finden Sie im entsprechenden Therapievertrag (Desktopdatei „Netzwerk Therapeu- ten KiJu“ im Order „Therapieverträge“ oder als Ausdruck im Vorraum des Therapeutenarbeits- raums R127), den die Patienten bzw. deren Sorgeberechtigte unterschreiben müssen.
Das Vorgehen über das Stellen eines Ausfallhonorars wird Ihnen im Seminar „Abrechnung in der Ambulanz“ zu Beginn Ihres Einstiegs durch die Dozenten genau erläutert. Entsprechende Formu- lare hierfür finden Sie unter der Desktopdatei „Netzwerk Therapeuten KiJu“ im Order „Privatpa- tienten und Ausfallhonorar“. Bitte denken Sie immer daran eine ausgefallene Sitzung in Ihrer Akte zu vermerken (verwenden Sie hierfür die Checkliste im eben genannten Ordner unter „Aus- fallhonorar“, siehe auch Anhang „Checkliste für Terminabsage“). Auch die Information über ein gestelltes Ausfallhonorar ist in der Akte abzuheften.
3.5 Urlaubsregelung, Mutterschutz und Elternzeit
Für Urlaubszeiten muss jeder Therapeut rechtzeitig mit seinem Kollegen eine Urlaubsvertretung vereinbaren. Bitte tragen Sie Ihre Urlaubszeit und Ihre Vertretung sowie Tage, an denen Sie ab- wesend sind stets im Raumplanungstool (siehe Anhang) ein. Die Urlaubsvertretung ist in der Re- gel nur für Notfallsituationen zuständig, macht also nicht regulär Therapie mit Ihren Patienten.
Die Inanspruchnahme der Urlaubsvertretung durch Patienten geschieht sehr selten, stellt jedoch für alle Beteiligten eine günstige Absicherung dar.
Im Falle einer Schwangerschaft informieren Sie bitte frühzeitig die Fachaufsicht. Diese wird in einem gemeinsamen Gespräch einen individuellen Plan mit Ihnen erstellen - für Ihre Zeit des Mutterschutzes, eine mögliche Therapie-Pause und die weitere Versorgung Ihrer Patienten. Die Einhaltung des gesetzlich vorgeschriebenen Mutterschutzes sechs Wochen vor und acht Wochen nach dem Geburtstermin, innerhalb der Sie keine Patienten behandeln dürfen, ist zwingend not- wendig.
Bitte melden Sie sich rechtzeitig in der Ambulanz, dem Ausbildungsprogramm und beim Abrech- nungsteam ab und teilen Sie die Dauer Ihrer Elternzeit mit. Nach Ablauf Ihrer Elternzeit geben Sie bitte rechtzeitig Ihre Rückkehr in die Ambulanz bekannt.
Eine Checkliste für die wichtigsten Punkte zum Thema Mutterschutz und Elternzeit finden Sie auf dem Server („Therapeuten KiJu“).
3.6 Kaffeemaschinenreinigung und Schließdienst
Wir bitten alle Kaffeetrinker sich an der Reinigung der Kaffeemaschine zu beteiligen. Ein aktueller Monatsplan hängt in der Küche aus, in den sich Therapeuten sowie Mitarbeiter eintragen sollen.
Eine detaillierte Anleitung liegt neben der Kaffeemaschine aus, die Schritt für Schritt befolgt wird.
Bei Unsicherheiten können Sie sich auch gerne an die Ambulanzmitarbeiter wenden und gemein- sam mit diesen eine Reinigung durchführen.
Therapeuten, die am Ende eines Arbeitstages als letzte die Ambulanz verlassen, übernehmen abwechselnd den Schließdienst. Die Zuweisung erfolgt automatisch über das Raumplanungstool.
Die Aufgaben des Schlüsseldienstes beinhalten das Ausschalten der Lichter im Flur sowie in den Toiletten, das Schließen der Fenster in der Küche, das Abschließen der Aktenschränke im Akten- raum und das Verschließen der Eingangstüren am Fluranfang und Ende (Bedienung des Schal- ters). Bei Fragen oder Unsicherheiten geben Ihnen die Ambulanzmitarbeiter gerne Auskunft oder eine Einweisung.
4. Therapieorganisation
4.1 Woran muss ich denken, wenn ich einen Patienten zum ersten Behandlungs- termin (nicht Erstgespräch) sehe?
Eine Akte aus dem Aktenschrank im Aktenraum (1.OG) nehmen.
Den für Sie passenden Therapievertrag (nicht-approbierter Therapeut & Kassenpatient) in zweifacher Ausfertigung aus den Fächern des Schrankes vor dem Therapeutenarbeits- raum (Raum 127) herausnehmen oder Ausdrucken über die Rechner im Therapeutenar- beitsraum im 1.OG (Pfad Desktopdateien „Netzwerk – Therapeuten KiJu“).
Beim ersten Behandlungstermin unbedingt Versichertenkärtchen einlesen.
Patienten und ggf. Sorgeberechtigten die Patienteninformation und den Therapievertrag sowie alle weiteren notwendigen Einverständniserklärungen (Berichtspflicht, Schweige- pflicht, Videoaufnahmen, Therapieerlaubnis, PTV1) erläutern und unterschreiben lassen (ggf. mitgeben). Beachten Sie: in der Regel sind die Unterschriften aller (auch getrenntle- bender) Sorgeberechtigten notwendig.
Konsiliarbericht mitgeben mit der Bitte diesen schnellstmöglich vom Arzt ausfüllen zu las- sen und dem Therapeuten zur nächsten Sitzung mitzubringen
Patienten, Bezugspersonen und Lehrern jeweils die Standard-Fragebögen (CBCL, TRF, YSR, SDQ) mitgeben, zusätzlich störungsspezifische Fragebögen (sollte zum ersten Behandlungs- termin der Beziehungsaufbau schwierig sein, können die Fragebögen auch erst zum zwei- ten Termin mitgeben, wenn das angemessen erscheint).
Der Anamnesebogen kann von Jugendlichen/ Bezugspersonen oft selbst ausgefüllt werden.
Möglich ist auch die Informationen als Interview zu erheben.
Von jetzt an während/nach jeder Therapiesitzung die „Protokollbögen für Kinder- und Ju- gendlichenpsychotherapie“ (Siehe Anhang) ausfüllen. Diese befinden sich auch im Akten- raum auf dem rechten Aktenschrank.
Sie sind zur Dokumentation verpflichtet. Bitte lesen Sie sich hierzu das Patientenrechtege- setz durch. Einen kurzen Leitfaden zur Dokumentationspflicht finden Sie auch im Anschluss an den Dschungelführer unter Einsicht in die Aufzeichnungen (§10) und Dokumentations- pflicht (§ 7 (1)).
4.2 Ablauf der 6 probatorischen Sitzungen
Die erste probatorische Sitzung dient dem Kennenlernen von Patient und Familie und der Exploration des therapeutischen Anliegens. Jüngere Kinder kommen zu diesem ersten Ter- min immer in Begleitung der Bezugspersonen. Für die weitere Probatorik sollte in Bezugs- personenstunden die Anamneseerhebung und Durchführung eines diagnostischen Inter- views stattfinden. Die verbleibenden Sitzungen sind für Termine mit dem Kind/Jugendli- chen allein (ggf. bei sehr jungen Kindern weiter in Begleitung einer Bezugsperson). Auch mit dem Kind/Jugendlichen soll der entsprechende Teil des diagnostischen Interviews durchgeführt werden, sofern dieser nicht bereits mit den Bezugspersonen erfolgt ist. Zu- dem sollte eine Intelligenzdiagnostik erfolgen.
Insbesondere zu Beginn der Ambulanztätigkeit empfiehlt sich das Vorgehen der Probatorik im Rahmen der Supervision zu besprechen.
Der Therapieantrag an die Krankenkasse sollte so früh wie möglich erfolgen (kann aller- dings erst nach der 2. Probatorischen Sitzung gestellt werden) um eine längere Therapie- pause zu vermeiden. Hierfür wird die Unterschrift des Sorgeberechtigten für den PTV1 und der ausgefüllte Konsiliarbericht benötigt.
Familie informieren, dass der Patient für eine Therapieantragsstellung bei der Kranken- kasse innerhalb der probatorischen Sitzungen zur Abklärung somatischer Faktoren oder notwendiger ärztlicher Mitbehandlung bei einem Kinderarzt oder Kinder- und Jugendpsy- chiater vorgestellt werden muss. Hierfür der Familie oder einem älteren Jugendlichen selbst den Konsiliarbericht zur ärztlichen Vorstellung mitgeben und vom Arzt ausgefüllt wieder mitbringen lassen. Den Kopf des Konsiliarberichts zuvor ausfüllen (Therapeuten- name, KV-Abrechnungsnummer).
Spätestens nach Abschluss der probatorischen Phase (i.d.R. 6 Sitzungen) sollte das Fallkon- zept erstellt und mit dem Supervisor besprochen worden sein.
In Ausnahmefällen kann die probatorische Phase durch weitere probatorische Sitzungen (i.d.R. noch 4 Sitzungen offen) erweitert werden. Im Anschluss daran können noch bis zu 3 Sitzungen in Form von „Psychotherapeutischen Gesprächen“ (Abrechnungsziffer 23220 x 15 für 3 psychotherapeutische Sitzungen á 50 Minuten) geführt werden. Diese Ausnahmen sind jedoch mit dem Supervisor oder der Fachaufsicht rückzusprechen bzw. zu begründen.
Innerhalb der probatorischen Phase die Basis- und Verlaufsdokumentation ausfüllen und nach Antragsstellung ins Fach „Akten und BADO“ zur Dateneingabe und Prüfung geben.
4.3 Testdiagnostik und Fragebögen
Im Rahmen der obligatorischen Routinediagnostik (Prä/Post) sollen folgenden Fragebögen bitte immer verwendet werden:
Alle Fragebögen sowie Informationen zur störungsspezifischen Psychodiagnostik im Kinder- und Jugendbereich (im Diagnostischen Leitfaden KJP-Ambulanz Uni Frankfurt) sind im Vorraum vor dem Therapeutenarbeitszimmer (Raum 127) zu finden. Bitte die benötigten Altersversionen selbst aus den Fächern nehmen und austeilen.
Ein Großteil der Fragebögen kann entweder selbstständig oder durch den Patienten und dessen Bezugspersonen im Diagnostikraum eingegeben werden. Dort findet eine automatische Auswer- tung statt (siehe Anleitung im Anhang oder auf dem Server „Therapeuten KiJu“ -> „Anleitungen“).
Achenbach-Skalen
CBCL 4-18 Elternfragebogen über die Psychopathologie von Kin- der/Jugendlichen
TRF 5-18 Lehrerfragebogen über die Psychopathologie von Kin- der/Jugendlichen
YSR 11-18 ab 11 Jahre: Selbstbeurteilung der Psychopathologie von älteren Kinder/Jugendlichen
bei jüngeren Kindern äquivalente Fremdbeurteilungsbögen CBCL 1,5-5 und C-TRF 1,5-5 verwenden
Fragebogen zu Stärken und Schwächen
SDQ P4-16 Elternfragebogen zu Verhaltensauffälligkeiten von Kin- dern/Jugendlichen
SDQ T4-16 Lehrerfragebogen zu Verhaltensauffälligkeiten von Kin- dern/Jugendlichen
SDQ S11-17 ab 11 Jahre: Selbstbeurteilung von Verhaltensauffällig- keiten älterer Kinder/Jugendliche
bei jüngeren Kindern äquivalente Version SDQ P3-4 (nur Elternfragebogen) ver- wenden bitte beachten: bei ausländischen Familien ggf. die jeweils muttersprach- liche Version verwenden: http://www.sdqinfo.org/py/doc/b0.py
+ zusätzlich ca. zwei störungsspezifische Fragebögen austeilen (Prä/Post)
+ immer das strukturierte Interviewverfahren „Kinder-DIPS“ durchfüh- ren (Prä)
+ immer Intelligenzdiagnostik durchführen (z.B. WISC V, CFT 20R) (Prä)
4.4 Therapieantrag stellen
Für die wesentlichen Formen der Antragstellung (Kurzzeit- Langzeittherapie, Umwandlungs- und Fortführungsantrag, sowie Ergänzungsbericht) finden Sie auf dem KJ-Server anonymisierte Bei- spielanträge. In dem offiziellen Informationsblatt (PTV3) finden Sie die genauen Angaben zu den Punkten, die bei der jeweiligen Antragsform zu beachten sind. Wenn Sie einen Antrag schreiben, stellen Sie bitte sicher, dass Sie die jeweils aktuellste Vorlage für das Deckblatt der Anträge ver- wenden; dies befindet sich immer auf den Rechnern im Therapeutenraum bei den Therapeuten- vorlagen.
Zur Antragstellung erhalten Sie in einem gesonderten Seminar weitere Informationen. Für die Klärung formaler Abläufe stehen Ihnen gerne das Ambulanzteam oder die Fachaufsicht zur Ver- fügung.
Besonderheit Fallkonzept: Im Rahmen der Probatorik erstellt der Therapeut pro Patient ein Fall- konzept, das inhaltlich dem Antrag auf eine Kurzzeit- oder Langzeittherapie gleicht. Dieses Fall- konzept ist nur für die Ambulanz bestimmt und dient später als Grundlage für einen möglichen Therapieantrag. Das Fallkonzept gibt Ihnen im Rahmen Ihrer Ausbildung die Möglichkeit sich mit Ihrem Fall auseinanderzusetzen und gemeinsam mit Ihrem Supervisor einen genauen Therapie- plan aufzustellen.
4.4.1 Antrag
aufKZT1
Für den Antrag auf KZT1 benötigen Sie die Adresse der Krankenkasse. Fragen Sie die Pati- enten/ Erziehungsberechtigten danach oder suchen Sie diese im Internet.
Es gibt 2 auszufüllende Formulare:
„Antrag des Versicherten auf Psychotherapie“ (PTV1)
„Angaben des Therapeuten zum Antrag des Versicherten“ (PTV2)
Patient bzw. Sorgeberechtigte müssen ausfüllen und unterschreiben
Bei getrennt lebenden, jedoch beiderseits sorgeberechtigten Eltern ist es nicht un- bedingt erforderlich (z.B. wenn ein Eltern- teil im Ausland oder weit entfernt lebt), dass beide Elternteile den Antrag unter- schreiben, da bereits das schriftliche Ein- verständnis zur Behandlung vorliegen muss
auf allen Durchschlägen stempeln (Stempel „AA“ oder „FL“)
Fachaufsicht und Therapeut müssen unterschreiben
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Erziehungsberechtig- ter oder Patient selbst müssen unter-
schreiben
1. Die Fachaufsicht (Dr. Grasmann/
Dr. Beyer) unterschreiben 2. Stempel (AA) auf jeder Seite (!) 3. eigene Unterschrift
Diagnosen als gesichert eintragen
Eigenen Namen, Arztnum- mer: 999 9999 00 und Be- triebsstättennummer: 40 74783 00 eintragen.
Auf der 2. Seite Chiffre des Pat. eintragen!
ansonsten benötigt: ausgefüllten u. unterschriebenen Konsiliarbericht des Arztes Wichtig Konsiliarbericht: 1. Anschreiben für Konsilarzt nicht vergessen.
2. Auf 2. Seite des Konsiliarberichts Patientenchiffre eintragen!
Formulare genau anschauen und die Durchschläge voneinander trennen und in 4 Stapel sortieren (Krankenkasse, Therapeut, Gutachter, Patient). In der Fußzeile der jeweiligen For- mulare finden Sie den Hinweis, welcher Durchschlag für Krankenkasse/Gutachter/Sie/Pati- ent gedacht ist.
Die Durchschläge für den Gutachter und Sie in der Akte abheften. Den Durchschlag für den Patienten den Bezugspersonen in der nächsten Sitzung mitgeben.
DIN A4 Umschlag zukleben und an die Krankenkasse des Patienten adressieren.
Strichcode-Aufkleber (Schublade Sekretariat) links oben auf den Briefumschlag (ACHTUNG:
Der Strichcode soll NICHT an der Stelle kleben, wo die Briefmarke hingehört! Der Strichcode dient lediglich der Abrechnung für die Poststelle der Universität. Die Poststelle frankiert an der üblichen Stelle.) und Ambulanz-Stempel („AA“ oder wenn Forschungspatient „F&L“) neben Strichcode.
ins Fach „Postausgang“ im Aktenraum legen.
nach einer gewissen Zeit bekommen die Sorgeberechtigten/volljährigen Patienten einen Bescheid von der Krankenkasse, ob die Therapie bewilligt wurde. Bitten Sie die Sorgebe- rechtigten darum, sich bei Ihnen zu melden sobald der Bescheid eingegangen ist.
Mit der Therapie darf erst begonnen werden, wenn der Antrag genehmigt wurde.
Krankenkasse Therapeut
Original „Antrag des Versicherten auf Psychotherapie“ (PTV1)
Durchschlag „Antrag des Versicherten auf Psychotherapie“ (PTV1)
(auch 1 Durchschlag an Patienten weiterge- ben!)
Original „Angaben des Therapeu- ten zum Antrag des Versicherten“
(PTV2)
Durchschlag „Angaben des Therapeu- ten zum Antrag des Versicherten“
(PTV2)
Durchschlag Konsiliarbericht Original Konsiliarbericht
Anschreiben an Krankenkasse Sicherheitshalber von Allem, was Ihr rausschickt, Kopien in die Akte heften In einen DIN A4 Briefumschlag legen In die Akte einheften!
Wichtig „Bewilligungsbescheid /Anerkennungsbescheid“ = wichtiges Dokument, das Sie zur Abrechnung mit einreichen müssen. Es gehört daher unbedingt in die Akte des Patien- ten. Machen Sie auf JEDEN FALL eine Kopie für die Abrechnung und für die Akte, wenn der Patient Ihnen den Bescheid übergibt.
4.4.2 Antrag KZT2
Ist absehbar, dass die Therapie nach KZT1 fortgeführt wird, sollte bis zur 8. Therapie-Sitzung der Antrag auf KZT2 erfolgen.
Dieser läuft identisch ab zum Antragsverfahren für KZT1. Der Konsiliarbericht entfällt, so- fern es keine somatischen/psychiatrischen Veränderungen gibt, die einer erneuten ärztli- chen Abklärung bedürfen.
Zum genauen Ablauf siehe hierfür 4.4.1 Antrag auf KZT1.
4.4.3 Umwandlungsantrag
Soll nach der KZT2 eine Umwandlung in eine Langzeittherapie erfolgen, muss rechtzeitig ein erneuter Antrag gestellt werden. Das Antragsverfahren läuft ähnlich zu KZT1 und KZT2 ab, jedoch ist diesmal ein Bericht an den Gutachter notwendig. Hierfür kann das Fallkonzept ver- wendet werden, indem es durch zwischenzeitliche Veränderungen ergänzt wird. Der Bericht wird inhaltlich vom Supervisor korrigiert und formal vom Korrekturteam der KJ-Ambulanz (siehe 4.5 Korrekturschleife Fallkonzept/Anträge).
Folgende Formulare werden für die Antragsstellung einer Langzeittherapie benötigt:
Krankenkasse Gutachter Therapeut
Original „Antrag des Versi- cherten auf Psychothera- pie“ (PTV1)
Selbstgeschriebener Be- richt zum Antrag mit Un- terschrift der Fachaufsicht
Durchschlag „Antrag des Versi- cherten auf Psychothera- pie“ (PTV1)
(auch 1 Durchschlag an Patienten weitergeben!)
Original „Angaben des Therapeuten zum Antrag des Versicherten“ (PTV2)
Durchschlag „Angaben des Therapeuten zum Antrag des Versicherten“ (PTV2)
Durchschlag „Angaben des Therapeuten zum Antrag des Versicherten“ (PTV2)
Anonymisierter Durch- schlag vom Konsiliarbe- richt
Anschreiben an Kranken- kasse
anonymisierte Kopie von Klinik-Berichten (nicht ver- pflichtend)
Sicherheitshalber von Allem, was Ihr rausschickt, Kopien in die Akte heften
In einen DIN A4 Briefum- schlag legen
In den gelben Umschlag le- gen (TV8)
In die Akte einheften!
Der Konsiliarbericht zu Therapiebeginn kann verwendet werden, sofern es keine somati- schen/psychiatrischen Veränderungen des Patienten gibt, die einer erneuten ärztlichen Ab- klärung bedürfen.
DIN A4 Umschlag zukleben und an die Krankenkasse des Patienten adressieren.
Strichcode-Aufkleber (Schublade Sekretariat) links oben auf den Briefumschlag (ACHTUNG:
Der Strichcode soll NICHT an der Stelle kleben, wo die Briefmarke hingehört! Der Strichcode dient lediglich der Abrechnung für die Poststelle der Universität. Die Poststelle frankiert an der üblichen Stelle.) und Ambulanz-Stempel („AA“ oder wenn Forschungspatient „F&L“) ne- ben Strichcode.
ins Fach „Postausgang“ im Aktenraum legen.
nach einer gewissen Zeit bekommen die Sorgeberechtigten/volljährigen Patienten einen Be- scheid von der Krankenkasse, ob die Therapie bewilligt wurde. Bitten Sie die Sorgeberechtig- ten darum, sich bei Ihnen zu melden sobald der Bescheid eingegangen ist.
Die Bewilligung melden Sie bitte kurz in der nächsten Fallkonferenz mit.
4.4.4 Fortführungsantrag
Auch der Antrag zur Fortführung läuft identisch ab zu KZT1 und KZT2. Die Krankenkasse ent- scheidet individuell, ob ein Bericht zur Fortführung an den Gutachter erfolgen soll. Zur Er- stellung eines Berichts, siehe PTV3 und Bsp.-Anträge auf dem Server (Desktop Datei „Kiju Therapeuten“). Auch dieser Bericht muss vom Supervisor und Korrekturteam der Ambulanz korrigiert werden (siehe 4.5 Korrekturschleife Fallkonzept/ Anträge).
Wichtig: Einige Tage vor dem Anerkennungsbescheid trifft in der Regel die „Stellung- nahme des Gutachters“ bei Ihnen ein. Eine positive Stellungnahme ist jedoch nicht gleichbedeutend mit gleichbedeutend mit einem Anerkennungsbescheid der Kran- kenkasse und kann bei der Abrechnung nicht als Ersatz für einen noch nicht einge- troffenen Anerkennungsbescheid eingereicht werden! Also immer den Anerken- nungsbescheid der Krankenkasse abwarten und nur diesen einreichen!
4.5 Korrekturschleifen
4.5.1 Korrektur Fallkonzept
1. Der Therapeut bespricht das Fallkonzept mit seinem Supervisor in der Supervisionssitzung im Verlauf der Probatorik; Der Supervisor zeichnet dies im Belegbogen ab (Spalte „Fallkon- zept besprochen“).
2. Das Fallkonzept wird auf dem USB-Stick* des Therapeuten gespeichert und gemeinsam mit einer Kopie des Belegbogens (bitte gemeinsam in einer Klarsichtfolie) im KiJu-Sekretariat im Fach „USB-Sticks“ abgelegt.
3. Formale Korrektur des Fallkonzepts durch das Korrekturteam.
4. USB-Stick mit korrigierter Version und Bescheinigung über Korrektur wird ins Therapeuten- fach im Aktenraum gelegt.
5. Einpflegen der Korrekturen, Ausdruck und Ablage des Fallkonzepts in Akte durch den Therapeuten. Zusätzlich erhalten Sie vom Team eine Bestätigung, dass das Fallkonzept ab- gegeben wurde. Diese Bestätigung ist Voraussetzung dafür, dass Sie Therapiesitzungen ab- rechnen dürfen. Sie wird zusammen mit dem Bewilligungsbescheid der Krankenkasse mit der nächsten Abrechnung an das Abrechnungsteam gegeben.
Unterschrift erfolgt durch Therapeut
*Der USB-Stick für ambulanzinterne Korrekturen ist bei Carlotta Nagel (2.OG) für eine Pfand von 10 Euro erhältlich. Dieser USB-Stick ist mit dem Nachnamen des Therapeuten zu beschriften und mit einem VeraCrypt Container zu versehen (siehe Anhang für eine Anleitung zur Erstellung eines VeraCrypt Containers). In diesem VeraCrypt Container wird das Fallkonzept/ der Antrag/ die Epikrise gespeichert. Bitte beachtet hierbei auch das einheitliche Vorgehen für die Erstellung eines Passworts.
4.5.2 Korrektur Anträge
1. Korrektur durch Supervisor.
2. Korrigierte Version auf USB-Stick ins Sekretariat zur Korrektur durch Team
(Wenn Frau Grasmann/Frau Beyer Supervisorin, entfällt Schritt 1; der Antrag wird direkt durch das Team an diese weitergeleitet)
3. USB-Stick mit korrigierter Version wird ins Therapeutenfach gelegt und Änderungen vom Therapeuten übernommen.
4. Der Therapeut druckt den Antrag aus und schickt ihn nach dem Einholen der Unterschriften an die Krankenkasse (siehe 4.4.3 Umwandlungsantrag)
Unterschrift erfolgt durch Supervisor, Therapeut, Fachaufsicht
4.5.3 Korrektur Falldokus
1. Korrektur durch Supervisor.
2. Korrigierte Version auf USB-Stick ins Sekretariat des Ausbildungsprogramms.
(sofern Frau Grasmann/Frau Beyer Supervisorin, entfällt Schritt 1; USB-Stick mit Falldoku in diesem Fall ins Ambulanz-Sekretariat zur Korrektur durch Team und Frau Grasmann/Frau Beyer)
3. Der USB-Stick mit korrigierter Version wird ins Therapeutenfach gelegt. Die Korrekturen werden vom Therapeuten eingepflegt.
4. Nach dem Einholen der Unterschriften wird die korrigierte Falldokumentation vom Thera- peuten im Ausbildungsprogramm abgegeben.
Unterschrift erfolgt durch Supervisor, Therapeut, Fachaufsicht
4.5.4 Korrektur Behandlungsbericht und vorläufige Behandlungsberichte
1. Korrektur durch Supervisor.
2. Korrigierte Version auf USB-Stick ins Sekretariat zur Korrektur durch Team sowie Fachauf- sicht.
3. USB-Stick mit Korrekturen/Änderungsvorschlägen wird ins Therapeutenfach gelegt.
4. Änderungsvorschläge einarbeiten und Endfassung auf Stick ans Sekretariat, hierbei bitte die Änderungsnachverfolgung beibehalten sowie Kommentare/ Einfügungen/ Streichungen stehen lassen (sofern keine Überarbeitungen nötig, entfällt dieser Schritt).
5. Epikrise wird von Korrektur-Team ausgedruckt, von Fachaufsicht unterschrieben und zu- sammen mit dem USB-Stick ins Therapeutenfach gelegt.
6. Die Epikrise wird im Original an die Familie des Patienten (bei volljährigen Patienten an diese selber) geschickt. Eine Kopie wird vorne in die Akte geheftet.
Unterschrift erfolgt durch Fachaufsicht, Supervisor, Therapeut
