Lernheft 4
Erfolgreiche Korrespondenz: Geschäftsbriefe I
Inhaltsverzeichnis:
4.1 Einleitung ... 2
4.2 Grundlagen ... 2
4.3 Gestaltung ... 2
4.3.1 Anschrift ... 3
4.3.2 Betreff ... 5
4.3.3 Datum ... 5
4.3.4 Anrede ... 6
4.3.5 Gruß ... 7
4.3.6 Anlagenvermerk ... 8
4.3.7 Verteilervermerk ... 8
4.4 Formalien ... 9
4.4.1 Schrift ... 9
4.4.2 Rand ... 9
4.4.3 Absätze ... 9
4.4.4 Seitennummerierung ... 9
4.5 Häufige Fehler ... 9
4.6 Selbstlernaufgaben ... 10
4.7 Zusammenfassung ... 10
4.8 Hausaufgabe ... 11
4.9 Lösungen zu den Selbstlernaufgaben ... 11
4.1 Einleitung
Ziel dieses Lernheftes ist es, Ihnen den systematischen Aufbau von geschäftlichen Briefen zu veranschaulichen. Es gibt eine Vielzahl von Regeln, die bei dem Verfassen von Geschäftspost zu beachten sind. Dazu gehören nicht nur Formalien wie beispiels- weise die Schriftgröße, sondern auch die korrekte Anrede und der Briefschluss. Da die geschäftliche Korrespondenz eine Art Visitenkarte für das Unternehmen darstellt, ist es wichtig, die gängigen Formalien und die übliche Gestaltung einzuhalten.
Lernziele:
Sie können nach Durcharbeitung dieses Lernhefts
– einen Geschäftsbrief nach DIN 5008 unter Berücksichtigung aller Bausteine gestalten
– die häufigsten Fehler beim Formulieren eines Geschäftsbriefes benennen
4.2 Grundlagen
Briefe im geschäftlichen Bereich dienen der Kommunikation eines Unternehmens nach außen. Mit Geschäftsbriefen werden beispielsweise offene Fragen geklärt, Anfragen gestellt oder beantwortet, Angebote eingeholt oder abgegeben, Aufträge erteilt oder angenommen, Termine vereinbart, mündlich Vereinbartes schriftlich fixiert usw. Da ein derartiger Brief immer Rückschlüsse auf den Verfasser zulässt, ist es wichtig, dass man sich inhaltlich und sprachlich einwandfrei ausdrückt. Denn nur so kann man einen guten Eindruck, den man ja zweifelsfrei beim Adressaten machen möchte, hinterlassen. Neben einem freundlichen Umgangston sollte der Verfasser des Geschäftsbriefes bemüht sein, klar und leicht verständlich sein Anliegen zu
formulieren. Briefe werden nach DIN 5008 gestaltet. Diese Norm legt fest, wo etwas zu stehen hat.
4.3 Gestaltung
Die Gestaltung eines Briefes erfolgt nach DIN 50081.
Welche Auswirkungen dies auf Ihre geschäftliche Post hat, wird nun nachfolgend dargestellt.
1 Diese hat im März 2020 kleine Neuerungen erfahren, die Sie hier nachlesen können:
https://federwerk.de/neuausgabe-din-5008-2020/;
https://www.din-5008-richtlinien.de/startseite/geschaeftsbriefbogen/
4.3.1 Anschrift
In die erste Zeile eines Anschriftenfeldes sind Vermerke für die Post oder den Empfänger selbst einzutragen. Dazu gehören beispielsweise der Vermerk
„Persönlich/Vertraulich“ oder auch „Einschreiben“ bzw. „Einschreiben mit Rückschein“.
Die Anschriften auf den Postsendungen, die innerhalb Deutschlands verschickt werden, werden nicht durch Leerzeilen getrennt. Ferner wird die Postleitzahl nicht voran gestellt und der Bestimmungsort nicht unterstrichen.
Beispiel 1:
Zusätze und Vermerke: Persönlich/Vertraulich
Anrede: Frau
Name bzw. Firma: Sophia Kreutz
Eventuell auch noch Firma: Spedition Eick GmbH Postfach bzw. Straße und Hausnummer: Martinistr. 52
Postleitzahl, Ort: 20251 Hamburg
Besonderheiten gelten bei Postsendungen ins Ausland. Während man früher gern die Zusätze A für Austria (Österreich) oder CH für Schweiz vor der Postleitzahl vermerkte, schreibt man heute das Land aus, und zwar in
Großbuchstaben. Für ausländische Post gilt auch bei dem Ort des Adressaten, dass dieser in Großbuchstaben und möglichst in der jeweiligen Landessprache (z. B. Firenze statt Florenz) geschrieben wird.
Beispiel 2:
Zusätze und Vermerke: Einschreiben
Anrede: Herrn
Name bzw. Firma: Peter Bauer
Postfach bzw. Straße und Hausnummer: Altenberger Str. 60
Postleitzahl, Ort: 4040 LINZ
Land: ÖSTERREICH
Zuweilen ist es problematisch, die richtige Anrede zu finden, wenn man mehrere Personen in dem gleichen Schreiben anspricht, wie beispielsweise bei
Ehepaaren und Familien. Neben der Namensnennung beider Ehepartner ist es auch möglich, das Ehepaar als „Eheleute“ zu bezeichnen. Heutzutage ist es meist üblich, die Vornamen der Adressaten auszuschreiben und sich nicht lediglich auf den Anfangsbuchstaben des Vornamens und einen Punkt hinter diesem Buchstaben zu beschränken.
Beispiel 3:
Eheleute
Petra und Markus Maier
Beispiel 4:
Frau Petra Maier Herrn Markus Maier
Beispiel 5:
Frau Petra Maier und Herrn Markus Maier
Fraglich kann eine Anrede auch dann sein, wenn jemand einen Doppelnamen trägt.
Beispiel 6:
Frau Petra Reizle-Maier Herrn Markus Maier
Beispiel 7:
Eheleute
Petra Reizle-Maier und Markus Maier
Fraglich ist die Anrede auch, wenn das Ehepaar keinen gemeinsamen Familiennamen hat.
Beispiel 8:
Eheleute
Petra Reizle und Markus Maier
Beispiel 9:
Frau und Herrn Petra Reizle und Markus Maier
Geht das Schreiben an die ganze Familie, hat man entweder die Möglichkeit, alle Familienmitglieder, also auch die Kinder, in der Anrede zu nennen, oder man schreibt nur den Namen des Familienvaters oder des Familienvaters und der Familienmutter.
Beispiel 10:
Familie
Petra, Markus, Susanne und Sebastian Maier
Beispiel 11:
Familie
Petra und Markus Maier
Ferner können Fragen auftreten, wenn es um einen akademischen Titel geht.
Haben beide Ehepartner einen Doktortitel, bietet sich folgende Anrede an:
Beispiel 12:
Dres. Petra und Markus Maier
Beispiel 13:
Eheleute
Dres. Petra und Markus Maier
Problematisch kann die Anrede auch dann sein, wenn man eine bestimmte Person innerhalb eines Büros oder einer Praxis gezielt ansprechen will.
Beispielsweise bei mehreren Architekten oder Ärzten.
Beispiel 14:
Gemeinschaftspraxis Dres. Schulze und Müller Herrn Dr. Müller
Beispiel 15:
Frau Petra Sommer Architektin
4.3.2 Betreff
Zwei Zeilen über der Anrede steht der Betreff. Der Betreff zeigt stichwortartig an, worum es in dem Schreiben geht. Das Wort „Betreff“ selbst wird allerdings nicht ausgeschrieben. Vielmehr wird der Betreff dadurch hervorgehoben, dass sein Inhalt unterstrichen oder fett markiert wird. Ein Punkt wird an das Ende des Betreffs nicht gesetzt. Wichtig ist, dass ein vorhandenes Aktenzeichen, eine Rechnungsnummer, Mitgliedsnummer usw. in dem Betreff aufgeführt wird.
Beispiel 1:
Theaterkarten Peter und der Wolf Beispiel 2:
Ihre Rechnung vom 7.1.2009, Rechnungsnr. 220/2008
4.3.3 Datum
Das Datum sollte rechts außen in der obersten Zeile stehen. Für das Datum gibt es unterschiedliche Schreibweisen. Die numerische Schreibweise ist eher im Ausland gebräuchlich. Bei dieser Form des Datums wird zuerst das Jahr, dann der Monat und dann der Tag genannt. In Deutschland verfasst man das Datum meistens in der alphanumerischen Schreibweise. Bei dieser wird zuerst der Tag, dann der Monat und dann das Jahr genannt. Ein weiterer Unterschied zwischen der numerischen und der alphanumerischen Schreibweise liegt darin, dass bei der numerischen Jahr, Monat und Tag durch einen Bindestrich getrennt werden, während man Tag, Monat und Jahr bei der alphanumerischen Schreibweise durch Punkte trennt.
Beispiel numerisch: Beispiel alphanumerisch:
2008-12-2 2.12.2008 oder
2. Dezember 2008
4.3.4 Anrede
Ein Schreiben beginnt immer mit der Anrede. Richtet sich das Schreiben an eine oder mehrere Personen, deren Namen man kennt, so spricht man sie auch mit Namen an.
Man nennt die Damen immer der Höflichkeit halber vor den Herren. Gängig sind Anreden wie „Sehr geehrte/geehrter“ oder, wenn man es persönlicher ausdrücken will,
„Liebe/Lieber“. Mittlerweile haben sich auch „Guten Tag“ und „Hallo“ etabliert. Auf das
„Hallo“ sollte man aber nur zurückgreifen, wenn man dem Adressaten keinen besonderen Respekt entgegenbringen muss und ihn kennt. Im Anschluss an die Anrede wird ein Komma gesetzt, gefolgt von ein bis zwei Leerzeilen.
Beispiel 1:
Sehr geehrte Frau Maier,
Beispiel 2:
Sehr geehrte Frau Maier, sehr geehrter Herr Schneider,
Beispiel 3:
Sehr geehrte Frau Maier, sehr geehrter Herr Schneider,
Beispiel 4:
Guten Tag, Frau Maier,
Fraglich ist, wie man in einem Geschäftsschreiben die Anrede formuliert, wenn man keinen konkreten Ansprechpartner hat.
Dies ist zunächst davon abhängig, ob man das Geschlecht kennt oder nicht. Im Zweifel sollte man daher immer beide Geschlechter nennen.
Beispiel 5:
Sehr geehrte Herren,
Beispiel 6:
Sehr geehrte Damen und Herren,
Ferner stellt sich die Frage, wie man Eheleute anredet. Bei Eheleuten ist es gängig, beide Personen namentlich zu nennen.
Beispiel 7:
Sehr geehrte Frau Maier, sehr geehrter Herr Maier
Beispiel 8:
Sehr geehrte Frau Maier, sehr geehrter Herr Maier,
4.3.5 Gruß
Mit einer Leerzeile wird der Gruß vom Text abgesetzt. Während man früher als Gruß das Wort „Hochachtungsvoll“ einfügte, gilt dieser Gruß heute als überholt. Gängig ist vielmehr „Mit freundlichen Grüßen“ oder „Mit freundlichem Gruß“. Darüber hinaus gibt es zahlreiche Grußformeln, die durchaus einsetzbar sind, vorausgesetzt, dass Sie den Empfänger recht gut kennen. Schließlich sind die weiteren Varianten relativ formlos.
Im Zweifel sollte man daher die herkömmliche Grußvariante wählen. Der Abstand zwischen der Grußformel und dem Namen des maschinenschriftlichen Unterzeichners richtet sich nach Platz und Bedarf.
Beispiel 1:
Mit freundlichen Grüßen
Martina Maier
Beispiel 2:
Mit besten Grüßen Martina Maier
Beispiel 3:
Herzliche Grüße Martina Maier
Beispiel 4:
Herzlichst Martina Maier
Sollte der Verfasser des Briefes den Brief nur in Vertretung einer anderen Person schreiben, so setzt der Verfasser vor seinen Namen ein „i. A.“ (= im Auftrag).
Beispiel 5:
Mit freundlichen Grüßen
i. A. Martina Maier
Zu beachten ist bei sämtlichen Grußformeln, dass der Verfasser über dem maschinell erstellten Namen handschriftlich unterschreibt. Dabei bleibt es dem Verfasser selbst überlassen, ob er mit Vor- und Zunamen oder nur mit seinem Zunamen unterzeichnet.
Hingegen sollten bei der maschinellen Namenserstellung möglichst Vor- und Zunamen erscheinen.
Zuweilen erscheint die Grußformel etwas komplizierter, wenn man für eine Firma ein Schreiben verfasst. In vielen Unternehmen ist es gängig, dass der Name des
Unternehmens mit in die Grußformel aufgenommen wird. Ist dies der Fall, so steht der Name des Unternehmens mit dem Abstand von einer Leerzeile unter der Grußformel.
Sollte der Unternehmensname etwas länger sein, kann er auf mehrere Zeilen verteilt werden.
Beispiel 6:
Mit freundlichem Gruß
Marketingagentur Kluge
Maria Müller
Beispiel 7:
Mit freundlichen Grüßen
Marketing für Experten
Marketingagentur Kluge GmbH
Peter Müller
4.3.6 Anlagenvermerk
Werden einem Schreiben Anlagen beigefügt, muss darauf in einem sogenannten Anlagenvermerk hingewiesen werden. Der Anlagenvermerk steht mit mindestens drei Leerzeichen Abstand unter dem Gruß oder der Firmenbezeichnung. Es gibt die Möglichkeit, einfach nur das Wort „Anlagen“ zu schreiben oder die Anlagen unter dem Wort „Anlagen“ auch genau zu bezeichnen. Das Wort „Anlagen“ kann bei beiden Varianten durch Fettschrift oder Unterstreichung hervorgehoben werden.
Beispiel 1:
Anlage
Beispiel 2:
Anlagen 2 Abschriften 2 Formulare
4.3.7 Verteilervermerk
Bei dem Verteilervermerk gilt das oben (Kapitel „Anlagenvermerk“) zum Anlagen- vermerk Gesagte. Sollten sowohl ein Anlage- als auch ein Verteilervermerk notwendig sein, folgt der Verteilervermerk nach einer Leerzeile unter dem Anlagenvermerk.
Beispiel 1:
Verteiler
Beispiel 2:
Anlage Verteiler
4.4 Formalien
Nachfolgend werden nun die „Formalien“ wie Schrift, Rand usw. aufgezeigt, die man bei Geschäftsschreiben beachten sollte.
4.4.1 Schrift
Grundsätzlich sollte eine gängige, gut lesbare Schrift gewählt werden. Die Schrift- größe sollte mindestens 10 Punkt beantragen. Wenn Sie in einem Schreiben unterschiedliche Schriftgrößen verwenden, sollten diese mindestens einen Unterschied von 2 Punkt betragen. Der Text wirkt sonst unruhig.
4.4.2 Rand
Bei den meisten Schreibprogrammen sind die Ränder bereits voreingestellt. Sollte dies ausnahmsweise nicht der Fall sein, muss auf der linken Seite ein ausreichender Rand zum Abheften eingehalten werden.
4.4.3 Absätze
Um das Lesen für den Adressaten zu vereinfachen, sollten Absätze gemacht werden.
Natürlich nicht hinter jedem Satz. Es ist aber empfehlenswert, dort einen Absatz zu schaffen, wo ein neuer Inhalt oder Gedanke beginnt. Absätze werden durch eine Leerzeile geschaffen.
4.4.4 Seitennummerierung
Nicht auf der ersten, sondern erst auf der zweiten Seite beginnt die Nummerierung, natürlich mit einer 2. Haben die Blätter kein Logo oder keinen sonstigen Aufdruck, dann steht die Seitenzahl in der Mitte des Blattes und kann von 2 Bindestrichen eingerahmt (-2-) werden.
4.5 Häufige Fehler
In der Betreffzeile wird in ein paar Stichwörtern der Inhalt der Geschäftspost geschildert. An das Ende der Stichwörter gehört kein Satzzeichen, also weder ein Punkt noch ein Komma oder Ähnliches.
Früher wurde hinter die Anrede ein Ausrufezeichen als Satzzeichen gesetzt. Heute ist das unüblich. Man setzt vielmehr ein Komma, fügt eine Leerzeile ein und beginnt dann mit einem Kleinbuchstaben in der neuen Zeile. Einen kleinen Buchstaben verwendet man aber natürlich nur dann, wenn das Wort auch tatsächlich kleingeschrieben wird.
Andernfalls schreibt man es mit einem Großbuchstaben.
Auch die Grußformel endet ohne Satzzeichen. Viele setzen hinter ein
„mit freundlichen Grüßen“ ein Komma. Das ist nicht korrekt.
Oft heißt es in der Grußformel „Ihre Petra Maier und Hans Walter“. Das ist falsch. Es muss vielmehr heißen: „Ihre Petra Maier und Ihr Hans Walter“.
Ein weiterer, häufig anzutreffender grammatikalischer Fehler besteht darin, dass Subjekt und Prädikat nicht im Numerus übereinstimmen.
Falsch ist: Auf eine gute Zusammenarbeit freut sich Petra Maier und Kollegen Richtig: Auf eine gute Zusammenarbeit freuen sich
Petra Maier und Kollegen
4.6 Selbstlernaufgaben
1. Welche Größe sollte die Schrift in einem geschäftlichen Schreiben mindestens haben?
2. An welcher Seite eines Schreibens muss ein Rand gelassen werden und warum?
3. Mit welcher Anzahl von Leerzeilen wird der Gruß vom Text abgesetzt?
4.7 Zusammenfassung
Die Geschäftspost dient der Kommunikation des Unternehmens nach außen. Da sie als eine Visitenkarte des Unternehmens angesehen wird, ist es wichtig, dass man bestimmte Regeln einhält und Fehler vermeidet. Geschäftsbriefe sollen leicht verständlich sein. Der Ton des Briefes muss höflich sein. Beim Aufbau des Briefes sollte man seine Aufmerksamkeit auf die richtige Anschrift und Anrede, den korrekten Betreff, das entsprechende Datum und die passende Grußformel lenken. Außerdem sollte man die gängigen Formalien wie Schriftgröße oder Seitennummerierung beachten. Eine Selbstverständlichkeit müssen darüber hinaus der richtige Stil, die korrekte Rechtschreibung und die korrekte Grammatik sein.
4.8 Hausaufgabe
1. Nennen Sie zwei Möglichkeiten, die Anschrift aus den nachfolgenden Angaben zu verfassen: Ehepaar Susanne Schneider-Weiß, Kay Weiß, Martinistr. 52, 20251 Hamburg, mit Einschreiben.
2. Nennen Sie drei verschiedene Grußformeln von formell über mittelformell bis hin zu freundschaftlich.
3. Erstellen Sie einen Brief aus allen „Bausteinen“ mit Ihrem Namen als Unterzeichner an ein Unternehmen Ihrer Wahl.
4.9 Lösungen zu den Selbstlernaufgaben
1. 10 Punkt.
2. Linksseitig muss ein Rand vorhanden sein, weil auf der linken Seite die Schreiben zum Abheften gelocht werden.
3. Mit einer Leerzeile.
