Informationen zum Datenschutz
für Aktionäre der Daimler Truck Holding AG, für Bevollmächtigte der Aktionäre und
für Gäste der Hauptversammlung
Ordentliche Hauptversammlung der Daimler Truck Holding AG am 22. Juni 2022
Daimler Truck Holding AG April 2022
Wir freuen uns über Ihr Interesse an der Hauptversammlung der Daimler Truck Holding AG und/oder dem InvestorPortal für Aktionäre. Der Schutz Ihrer persönlichen Daten hat für uns höchste Priorität. In den nachfolgenden Datenschutzhinweisen informieren wir Sie darüber, wie wir Ihre personenbezogenen Daten zur Pflege unseres Aktienregisters, zur Vorbereitung und Durchführung der Hauptversammlung, zur Kommunikation mit unseren Aktionären und im Rahmen der Nutzung unseres InvestorPortals (https://www.daimlertruck.com/investorportal/DE.html) verarbeiten. Darüber hinaus erfahren Sie, welche Rechte Ihnen in Bezug auf die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zustehen.
Wir führen die Hauptversammlung im Jahr 2022 als präsenzlose Versammlung unter Verwendung von Fernkommunikationsmitteln (virtuelle Hauptversammlung) durch. Die Aktionäre und ihre Bevollmächtigten können daher nicht physisch an der Hauptversammlung teilnehmen. Sie können die gesamte Hauptversammlung aber per Bild- und Tonübertragung über ein spezielles Online-Portal verfolgen, das zudem für Aktionäre und ihre Bevollmächtigten weitere, unten näher beschriebene Funktionen vorhält (InvestorPortal). Das InvestorPortal wird durch unseren Dienstleister Computershare Deutschland GmbH & Co. KG, Elsenheimerstr. 61, 80687 München ausschließlich in unserem Auftrag und nach unserer Weisung betrieben. Es ist abrufbar unter der oben genannten Internetadresse.
Informationen darüber, welche personenbezogene Daten wir beim Besuch unserer Webseite www.daimlertruck.com über Sie erheben und speichern, finden Sie unter https://www.daimlertruck.com/datenschutz.
1 Für wen gelten die Datenschutzhinweise?
Die folgenden Hinweise gelten für Aktionäre der Daimler Truck Holding AG sowie deren Bevollmächtigte. Sofern Sie die Hauptversammlung als Gast verfolgen, finden Sie in diesen Datenschutzhinweisen ebenfalls Informationen über die in diesem Zusammenhang erfolgende Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten.
Hinsichtlich bestimmter Servicebausteine kann es zusätzliche Datenschutzhinweise geben, die diese Datenschutzhinweise ergänzen.
2 Wer ist für die Verarbeitung meiner Daten verantwortlich und an wen kann ich mich zum Thema Datenschutz wenden?
Verantwortlicher für die nachfolgend beschriebene Verarbeitung von personenbezogenen Daten ist:
Daimler Truck Holding AG Fasanenweg 10
70771 Leinfelden-Echterdingen Deutschland
E‑Mail: contact@daimlertruck.com Telefon: +49 711 8485-0
Die Kontaktdaten der Datenschutzbeauftragten lauten wie folgt:
Daimler Truck AG
Konzerndatenschutzbeauftragte HPC DTF2B
70745 Leinfelden-Echterdingen Deutschland
E‑Mail: dataprivacy@daimlertruck.com
3 Welche Kategorien personenbezogener Daten verarbeiten wir?
Im Zusammenhang mit der Durchführung unserer virtuellen Hauptversammlung verarbeiten wir folgende personenbezogene Daten unserer Aktionäre: Name, Anschrift, Staatsangehörigkeit, E-Mail-Adresse, Geburtsdatum, Weisungen/Stimmabgaben, Besitzart der Aktien und Aktienbestand, individuelle Zugangsdaten für das InvestorPortal und sonstige Daten, die im Zusammenhang mit der virtuellen Hauptversammlung angegeben oder erhoben werden.
Zudem verarbeiten wir den Namen und die Anschrift des vom Aktionär gegebenenfalls bevollmächtigten Vertreters.
Sofern Aktionäre oder ihre Bevollmächtigten mit uns in Kontakt treten, verarbeiten wir zusätzlich diejenigen personenbezogenen Daten, die für die Beantwortung des jeweiligen Anliegens erforderlich sind, wie z.B. die E-Mail-Adresse oder die Telefonnummer.
Sofern Sie unsere virtuelle Hauptversammlung als Gast verfolgen, verarbeiten wir die folgenden Daten von Ihnen: Name, Anschrift und individuelle Zugangsdaten für das InvestorPortal (Gästekarten- bzw. Zugangsnummer und PIN).
Wenn Sie unser InvestorPortal im Internet besuchen, erheben wir Daten über Zugriffe auf unser InvestorPortal. Folgende Daten und Geräteinformationen werden in den Webserver-Log-Files protokolliert:
» Abgerufene bzw. angefragte Daten;
» Datum und Uhrzeit des Abrufs;
» Meldung, ob der Abruf erfolgreich war;
» Inhalt der Anforderung (konkrete Seite);
» Typ des verwendeten Webbrowsers;
» Referrer-URL (die zuvor besuchte Seite);
» IP-Adresse;
» Aktionärs-/Vollmachtskartennummer und Session-ID.
Ihr Browser übermittelt diese Daten automatisch an uns, wenn Sie unser InvestorPortal besuchen.
Außerdem nutzen wir sog. Web-Storage-Funktionen. Hierfür werden kleine Textdateien im lokalen Speicher Ihres Browsers auf Ihrem Endgerät abgelegt und dort gespeichert.
Im Rahmen der Session-Storage-Technik erheben wir nach Ihrem Login Informationen über den jeweiligen Authentifizierungs-Token (d.h. Ihre „virtuelle“ Eintrittskarte) und Ihre Sitzungsdaten (sog. Session-Daten) einschließlich der Erteilung der Zustimmung zu unseren Nutzungsbedingungen. Hierdurch werden Sie als Benutzer wiedererkannt, wenn Sie während einer aktiven Sitzung auf eine andere Seite des Portals wechseln, auf unsere Website zurückkehren oder die Seite neu laden müssen. Mit Schließen des Browsers werden diese Daten automatisch gelöscht. Außerdem nutzen wir die sog. Local-Storage- Funktion, um Ihnen die Nutzung des Webcasts der Hauptversammlung zu ermöglichen und den Zeitstempel Ihres Logins zu speichern, was aus Sicherheitsgründen einen automatischen Logout nach einem vorher definierten Zeitraum der Inaktivität ermöglicht.
In Ihrem Browsermenü finden Sie Informationen, wie Sie das Zulassen von Web-Storage- Objekten auf technischem Wege unterbinden können und mit welcher Einstellung Sie von Ihrem Browser über die Platzierung eines neuen Web-Storage-Objekts informiert werden.
Beachten Sie bitte, dass möglicherweise einige Funktionen unseres InvestorPortals im Falle deaktivierter Web-Storage-Objekte nicht mehr zur Verfügung stehen.
Zudem verwenden wir die folgenden technisch erforderlichen Cookies für die Bereitstellung von Medieninhalten (d.h. für den Webcast der Hauptversammlung sowie für die Anzeige der Videobotschaften und schriftlichen Stellungnahmen von Aktionären oder deren Bevollmächtigten) in unserem InvestorPortal.
Cookie
Name Beschreibung und Zweck Speicherdauer
PHPSESSI
D Standard Sitzungsidentifikation für PHP:
Session-Cookie zur Ermöglichung von Grundfunktionen der Webseite wie z.B.
Seitennavigation und Zugriff auf sichere Bereiche der Webseite
Für die Dauer der jeweiligen Sitzung
Cookies sind kleine Dateien, die von einer Webseite, die Sie besuchen, auf Ihrem Desktop-, Notebook- oder Mobilgerät abgelegt werden. Daraus können wir z.B. erkennen,
ob es zwischen Ihrem Gerät und unseren Medieninhalten schon eine Verbindung gegeben hat. Sie können Ihren Browser so einstellen, dass Sie über das Setzen von Cookies informiert werden und Cookies nur im Einzelfall erlauben, die Annahme von Cookies für bestimmte Fälle oder generell ausschließen sowie das automatische Löschen der Cookies beim Schließen des Browsers aktivieren. Wenn Sie sich gegen den Einsatz von Cookies entscheiden, kann es sein, dass Ihnen nicht alle Funktionen unseres InvestorPortals oder einzelne Funktionen nur eingeschränkt zur Verfügung stehen.
Daneben verarbeiten wir auch Informationen zu Anträgen, Fragen, Wahlvorschlägen, Videobotschaften und sonstigen Verlangen von Aktionären oder ihren Bevollmächtigten, die in Bezug auf die Hauptversammlung eingereicht werden, sowie zu ihrem Abstimmverhalten.
4 Für welche Zwecke und auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten unter Beachtung der EU-Datenschutz- Grundverordnung (DSGVO), des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG), des Aktiengesetzes (AktG), des Wertpapierhandelsgesetzes (WpHG), des Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie (COVID-19-Maßnahmengesetz) sowie aller weiteren relevanten Rechtsvorschriften.
4.1 Führung des Aktienregisters und Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der virtuellen Hauptversammlung für Aktionäre und Bevollmächtigte
Aktien der Daimler Truck Holding AG sind Namensaktien. Bei Namensaktien sieht § 67 AktG vor, dass diese unter Angabe des Namens, Geburtsdatums, einer Postanschrift und einer elektronischen Adresse des Aktionärs sowie der Stückzahl der von ihm gehaltenen Aktien in das Aktienregister der Gesellschaft einzutragen sind. Der Aktionär ist grundsätzlich verpflichtet, der Gesellschaft diese Angaben mitzuteilen.
Regelmäßig leiten die beim Erwerb oder der Verwahrung Ihrer Daimler Truck Holding AG Namensaktien mitwirkenden Kreditinstitute oder sonstige Intermediäre für Sie die für die Führung des Aktienregisters relevanten Angaben (z. B. Name, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, Anschrift, E-Mail-Adresse, Besitzart der Aktien, Aktienbestand und Einreicherbank) an uns weiter. Dies geschieht über die Clearstream Banking AG, Eschborn, die als Zentralverwahrer die technische Abwicklung von Wertpapiergeschäften und die Verwahrung der Aktien für die Kreditinstitute und sonstige Intermediäre wahrnimmt. Verkaufen Sie Ihre Aktien, wird uns dies ebenfalls über die Clearstream Banking AG gemeldet. Die Daimler Truck Holding AG kann von den mitwirkenden Kreditinstituten und sonstigen Intermediären auch Auskunft zu den zur Führung des Aktienregisters relevanten Angaben verlangen.
Als im Aktienregister eingetragener Aktionär können Sie sich in Textform oder über unser InvestorPortal für die Hauptversammlung der Daimler Truck Holding AG anmelden, per Briefwahl abstimmen oder eine Stimmrechtsvollmacht und Weisung an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft oder Dritte erteilen.
Über unser InvestorPortal haben Sie außerdem die Möglichkeit, uns Änderungen Ihrer E‑Mail‑Adresse für den Erhalt der Hauptversammlungsunterlagen auf elektronischem Wege bzw. für den Erhalt maßgeschneiderter Informationen mitzuteilen. Des Weiteren geben wir Ihnen über diesen Service die Möglichkeit, die wesentlichen zu Ihrer Person im Aktienregister verzeichneten Angaben direkt online einzusehen. Namensänderungen oder Änderungen Ihrer Wohn-/Postadresse teilen Sie bitte Ihrer depotführenden Stelle mit, die dann eine Aktualisierung im Aktienregister veranlasst. Als im Aktienregister eingetragener Aktionär können Sie über das InvestorPortal zudem die Übertragung der gesamten virtuellen Hauptversammlung in Bild und Ton verfolgen. Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, im Vorfeld der Hauptversammlung eine schriftliche Stellungnahme oder Videobotschaft einzureichen, die unter Nennung Ihres Namens im InvestorPortal zugänglich gemacht werden und – im Falle einer Videobotschaft – nach freiem Ermessen des Vorstands in der Hauptversammlung eingespielt werden kann.
Wir verwenden die von Ihren Intermediären erhaltenen personenbezogenen Daten ebenso wie die von Ihnen über unser InvestorPortal für Aktionäre oder in sonstiger Form mitgeteilten bzw. von Ihnen erhobenen personenbezogenen Daten, um unser Aktienregister entsprechend Ihren Angaben zu aktualisieren und um die virtuelle Hauptversammlung vorzubereiten, durchzuführen und nachzubereiten, insbesondere um die Anmeldung und Zuschaltung der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten zur virtuellen Hauptversammlung (z.B. Prüfung der Berechtigung zur Ausübung von Aktionärsrechten und zur Verfolgung der Übertragung über das InvestorPortal, Versand von Zugangsdaten) abzuwickeln, um Ihnen unser InvestorPortal zur Verfügung zu stellen und um Ihnen als Aktionär die Ausübung Ihrer Rechte bei bzw. im Zusammenhang mit der Hauptversammlung zu ermöglichen.
Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist für Ihre Stimmabgabe und die ordnungsgemäße Durchführung der virtuellen Hauptversammlung nach den aktienrechtlichen Bestimmungen rechtlich zwingend erforderlich.
Wenn Sie gemäß § 1 Abs. 2 COVID-19-Maßnahmengesetz in Verbindung mit den Vorgaben in der Einberufung der virtuellen Hauptversammlung über das InvestorPortal vor der Hauptversammlung Fragen einreichen oder im Verlauf der Hauptversammlung über das InvestorPortal Widerspruch gegen Beschlüsse der Hauptversammlung erklären, verarbeiten wir zu deren Bearbeitung Aktionärsnummer, Name und Adresse des Aktionärs bzw. seines Bevollmächtigten. Sofern Ihre Fragen während der virtuellen Hauptversammlung behandelt werden, erfolgt dies gegebenenfalls unter Nennung Ihres Namens, wenn Sie sich bei Einreichung Ihrer Fragen ausdrücklich mit einer solchen Namensnennung einverstanden erklärt haben.
Des Weiteren verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, um unsere gesetzlichen Pflichten gegenüber Aktionären und ihren Bevollmächtigten zu erfüllen. Insbesondere verarbeiten wir auch Ihr Abstimmverhalten, sofern Sie oder Ihr Bevollmächtigter Ihr Stimmrecht vor oder während der virtuellen Hauptversammlung per Briefwahl im InvestorPortal ausüben, um die ordnungsgemäße Beschlussfassung und Wertung von Stimmen in der virtuellen Hauptversammlung zu gewährleisten.
Wenn Sie von der Möglichkeit Gebrauch machen, im Vorfeld der virtuellen Hauptversammlung über unser InvestorPortal eine schriftliche Stellungnahme oder eine Videobotschaft einzureichen, verarbeiten wir diese Beiträge sowie Ihre Aktionärsnummer, Name und Adresse, um zu prüfen, ob der von Ihnen eingereichte Beitrag unseren Zulassungskriterien entspricht, und um Ihren Beitrag bzw. Ihre Stellungnahme unter Angabe Ihres Namens im InvestorPortal zugänglich zu machen und gegebenenfalls während der Hauptversammlung einzuspielen. Nach Ende der Hauptversammlung sind die Stellungnahmen und Videobotschaften im InvestorPortal nicht mehr zugänglich.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sowie der personenbezogenen Daten von Bevollmächtigten ist Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO in Verbindung mit § 67e Abs. 1 AktG und unseren aktienrechtlichen Verpflichtungen nach
§§ 67, 118 ff. AktG und gegebenenfalls in Verbindung mit § 1 Abs. 2 S. 1 Nr. 2 - 4 COVID- 19-Maßnahmengesetz. Personenbezogene Daten, die über die erforderlichen Angaben nach §§ 67 und 67e Abs. 1 AktG hinausgehen (wie bspw. die Verarbeitung Ihrer Daten im Zusammenhang mit der Einreichung von schriftlichen Stellungnahmen und Videobotschaften), werden auf der Grundlage unserer berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO verarbeitet. Das berechtigte Interesse besteht darin, Ihnen einen einfachen Zugang zu Ihren Daten zu ermöglichen, Ihnen ausgewählte Dienste in unserem InvestorPortal anzubieten einschließlich der Möglichkeit, sich durch Einreichung einer Videobotschaft in möglichst lebensnaher Form zu beteiligen, den Ablauf der virtuellen Hauptversammlung möglichst an eine physische Hauptversammlung anzugleichen, und Ihnen gegebenenfalls Unterlagen elektronisch zur Verfügung zu stellen bzw. zuzusenden.
Im Zusammenhang mit der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der virtuellen Hauptversammlung übermitteln wir Ihre Daten möglicherweise auch an unsere Rechtsberater, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer oder den Notar, da wir ein berechtigtes Interesse daran haben, die virtuelle Hauptversammlung im Einklang mit den einschlägigen rechtlichen Vorschriften zu veranstalten und uns dazu extern beraten zu lassen. Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO.
4.2 Zulassung von Gästen zur Hauptversammlung
Wir verarbeiten die oben genannten Daten von Gästen, um sicherzustellen, dass nur ausgewählte Gäste die Bild- und Tonübertragung der virtuellen Hauptversammlung verfolgen können. Insbesondere erstellen wir eine Gästeliste und verschicken Gastkarten
bzw. Zugangsdaten für das InvestorPortal, über das Gäste den Webcast verfolgen können.
Die sonstigen Funktionen des InvestorPortals stehen Gästen nicht zur Verfügung.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht darin, den Zugang zu unserer virtuellen Hauptversammlung zu kontrollieren und nur ausgewählte Gäste zuzulassen. Ohne diese Verarbeitung Ihrer Daten ist eine Verfolgung der Bild- und Tonübertragung der virtuellen Hauptversammlung durch Gäste nicht möglich.
4.3 Betrieb des InvestorPortals
Die Verarbeitung der oben genannten Zugriffsdaten und Geräteinformationen in Webserver-Log-Files sowie der Einsatz der Web-Storage-Elemente ist erforderlich, um das InvestorPortal technisch bereitstellen zu können sowie zur Missbrauchserkennung, Störungsbeseitigung und zur Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs der virtuellen Hauptversammlung.
Die von uns eingesetzten notwendigen Session Cookies werden nur zum Zweck der Bereitstellung der Medieninhalte verwendet. Sie sind für die Funktionen der Medieninhalte erforderlich und werden beim Schließen Ihres Browsers gelöscht.
Die Rechtsgrundlage für das Setzen der unbedingt erforderlichen Cookies, den Einsatz der technisch erforderlichen Web-Storage-Elemente und den Zugriff auf die darin gespeicherten Daten sowie die damit verbundene Verarbeitung personenbezogener Daten ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 Telekommunikation-Telemedien-Datenschutz-Gesetz (TTDSG), da dies zur Bereitstellung des von Ihnen angefragten InvestorPortals erforderlich ist. Die weitere Verarbeitung der mittels der unbedingt erforderlichen Cookies erhobenen Informationen sowie der oben genannten Zugriffsdaten und Geräteinformationen ist zur Wahrung unseres berechtigten Interesses erforderlich, unseren Aktionären und deren Bevollmächtigten die Nutzung des InvestorPortals einschließlich der Medieninhalte zu ermöglichen. Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO.
Soweit wir bei der Bereitstellung des InvestorPortals Cookies verwenden wollen, die für den Betrieb des InvestorPortals nicht unbedingt erforderlich sind, wie z.B. Funktions- oder Leistungs-Cookies, tun wir dies nur, sofern Sie Ihre Einwilligung erteilt haben. In diesem Fall werden wir Sie bei Besuch des InvestorPortals vor dem Einsatz von Cookies über unsere Cookies und damit verbundene Datenverarbeitungen informieren und Sie um Ihre Einwilligung bitten.
Wenn Sie sich im InvestorPortal als Aktionär oder Bevollmächtigter anmelden, verarbeiten wir Ihre Anmeldeinformationen, um Ihre Berechtigung, sich als Aktionär oder Bevollmächtigter zu der virtuellen Hauptversammlung zuzuschalten oder vorbereitende Maßnahmen zu treffen, überprüfen zu können. Rechtsgrundlage für diese Verarbeitungen ist in Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO in Verbindung mit § 67e Abs. 1 AktG.
Wenn Sie sich im InvestorPortal als Gast anmelden, verarbeiten wir Ihre Anmeldeinformationen, um Ihre Berechtigung, sich als Gast zu der virtuellen
Hauptversammlung zuzuschalten, überprüfen zu können und um Ihnen die Verfolgung des Webcasts der virtuellen Hauptversammlung zu ermöglichen. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht darin, das InvestorPortal und den Webcast der virtuellen Hauptversammlung auch für ausgewählte Gäste technisch bereitstellen zu können.
4.4 Kommunikation mit Aktionären, Bereitstellung von
Unternehmensinformationen und Kontaktpflege zu Aktionären (Investor Relations)
Darüber hinaus verarbeiten wir Ihre Daten, um mit Ihnen als Aktionär zu kommunizieren.
Insbesondere verwenden wir Ihre E-Mail-Adresse, um Ihnen wertpapierrechtlich relevante Informationen, wie z.B. die Einberufung der Hauptversammlung, zuzusenden, wenn Sie gemäß § 49 Abs. 3 Nr. 1 lit. d) Wertpapierhandelsgesetz in die Übermittlung solcher Informationen im Wege der Datenfernübertragung ausdrücklich eingewilligt oder einer Bitte in Textform um Zustimmung nicht innerhalb eines angemessenen Zeitraums widersprochen und Ihre Zustimmung nicht zu einem späteren Zeitpunkt widerrufen haben. Ferner erfolgt die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegebenenfalls zur Bereitstellung von Unternehmensinformationen und zur Kontaktpflege zu unseren Aktionären (Investor Relations). Rechtsgrundlage für diese Verarbeitungen ist Art. 6 Abs.
1 lit. c) DSGVO in Verbindung mit § 67e Abs. 1 AktG.
4.5 Verarbeitung zur Erfüllung sonstiger gesetzlicher Pflichten
Ihre personenbezogenen Daten werden ebenfalls zur Erfüllung etwaiger gesetzlicher Melde- und Publikationspflichten verarbeitet. Daneben erfolgt eine Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegebenenfalls auch zur Erfüllung weiterer gesetzlicher Verpflichtungen wie z.B. aufsichtsrechtlicher Vorgaben sowie aktien-, handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten. So sind wir etwa dazu verpflichtet, die Vollmachtserklärung bei der Bevollmächtigung des von uns für die Hauptversammlung benannten Stimmrechtsvertreters drei Jahre nachprüfbar festzuhalten. Als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dienen in diesen Fällen die jeweiligen gesetzlichen Regelungen in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO.
5 An welche Kategorien von Empfängern geben wir Ihre Daten gegebenenfalls weiter?
5.1 Externe Dienstleister:
Wir bedienen uns zur Verwaltung und technischen Führung des Aktienregisters sowie zur Vorbereitung und Durchführung der Hauptversammlungen zum Teil externer Dienstleister. Bei unseren Partnern handelt es sich um Unternehmen aus den folgenden Kategorien: Dienstleister für die Führung des Aktienregisters, IT-Dienstleister, Dienstleister für die Vorbereitung und Durchführung der Hauptversammlung sowie deren Subunternehmer. Insbesondere nutzen wir die ComSat Media GmbH für die technische
Bereitstellung des Webcasts der Hauptversammlung sowie der Medieninhalte im InvestorPortal.
5.2 Weitere Empfänger:
Darüber hinaus können wir Ihre personenbezogenen Daten an weitere Empfänger übermitteln, wie etwa an Behörden zur Erfüllung gesetzlicher Mitteilungspflichten (z. B.
beim Überschreiten gesetzlich vorgegebener Stimmrechtsschwellen) oder an Finanz- oder Strafverfolgungsbehörden. Innerhalb der Daimler Truck Holding AG erhalten diejenigen Personen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer Aufgaben Ihnen gegenüber brauchen.
Im Zusammenhang mit der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Hauptversammlung übermitteln wir Ihre personenbezogenen Daten möglicherweise auch an unsere Rechtsberater, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer oder den Notar.
Sofern ein Aktionär verlangt, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt werden, erfolgt durch uns eine Bekanntmachung dieser Gegenstände unter Angabe des Namens des Aktionärs bei Vorliegen der Voraussetzungen gemäß den aktienrechtlichen Vorschriften. Auch Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären werden wir gemäß den aktienrechtlichen Vorschriften unter Angabe des Namens des Aktionärs auf der Internetseite der Gesellschaft zugänglich machen, sofern die Voraussetzungen vorliegen.
Sofern Sie als Aktionär von der Möglichkeit Gebrauch machen, Fragen einzureichen und Ihre Fragen während der virtuellen Hauptversammlung behandelt werden, erfolgt dies unter Nennung Ihres Namens, wenn Sie sich bei Einreichung Ihrer Fragen ausdrücklich mit einer Namensnennung einverstanden erklärt haben. Ihr Name kann dann zusammen mit Ihrer Frage von allen Teilnehmern der Hauptversammlung bzw. bei Veröffentlichung auf der Internetseite der Gesellschaft potenziell von jedem Internetnutzer weltweit zur Kenntnis genommen werden.
Sofern Sie von der Möglichkeit Gebrauch machen, schriftliche Stellungnahmen oder Videobotschaften einzureichen, und Ihre Stellungnahme oder Videobotschaft im InvestorPortal veröffentlicht oder während der Hauptversammlung eingespielt wird, können alle ordnungsgemäß angemeldeten Aktionäre und deren Bevollmächtigte von Ihrer Stellungnahme bzw. Ihrer Videobotschaft und Ihrem Namen Kenntnis nehmen.
6 Wie lange speichern wir Ihre Daten?
Grundsätzlich löschen wir Ihre personenbezogenen Daten, sobald sie für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind, soweit uns nicht gesetzliche Nachweis- und Aufbewahrungspflichten (z.B. gemäß Aktiengesetz, Handelsgesetzbuch, Abgabenordnung) zu einer weiteren Speicherung verpflichten. Für die im Zusammenhang mit Hauptversammlungen erfassten personenbezogenen Daten beträgt die Speicherdauer regelmäßig 3 Jahre, soweit nicht eine kürzere Aufbewahrungsfrist,
beispielsweise gemäß § 67e Abs. 2 AktG, vorgeschrieben ist; Gegenanträge und Wahlvorschläge speichern wir 5 Jahre. Darüber hinaus bewahren wir personenbezogene Daten nur in Einzelfällen auf, wenn dies im Zusammenhang mit Ansprüchen erforderlich ist, die gegen unser Unternehmen geltend gemacht werden.
7 Datenquellen
Wir, bzw. die von uns beauftragten Dienstleister, erhalten die personenbezogenen Daten der Aktionäre entweder von den Aktionären selbst, oder über die Clearstream Banking AG von den Kreditinstituten oder sonstigen Intermediären der Aktionäre. Wenn Sie als Bevollmächtigter eines Aktionärs auftreten, erhalten wir Ihre personenbezogenen Daten von dem Aktionär, der Ihnen die Vollmacht erteilt hat, und direkt von Ihnen, sofern Ihr Verhalten während der virtuellen Hauptversammlung oder Ihre Nutzung des InvestorPortals betroffen ist.
Wenn Sie als Gast die virtuelle Hauptversammlung verfolgen, erhalten wir Ihre Daten entweder direkt von Ihnen, insbesondere, wenn Sie selbst eine Zulassung als Gast bei uns beantragt haben (z.B. als Medien- oder Behördenvertreter), von einem unserer Aktionäre, der Ihre Zulassung als Gast beantragt, oder gegebenenfalls im Rahmen unserer Geschäftstätigkeit aus internen oder externen, teils auch öffentlich zugänglichen Quellen.
8 Wie übermitteln wir Daten ins außereuropäische Ausland?
Sollten wir personenbezogene Daten an Dienstleister oder sonstige Empfänger außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) weitergeben, erfolgt die Weitergabe nur, soweit dem Drittland durch die EU-Kommission ein angemessenes Datenschutzniveau bestätigt wurde oder andere angemessene Datenschutzgarantien vorhanden sind.
9 Welche Rechte haben Sie als Betroffener?
Bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen stehen Ihnen im Zusammenhang mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten als Betroffene folgende Rechte zu:
» das Recht, Auskunft über die bei uns gespeicherten Daten zu verlangen (Art. 15 DSGVO);
» das Recht auf Berichtigung Ihrer Daten (Art. 16 DSGVO);
» das Recht auf Löschung Ihrer Daten (Art. 17 DSGVO);
» das Recht, eine Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten zu verlangen (Art. 18 DSGVO);
» das Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO);
» das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO).
Soweit wir Ihre Daten zur Wahrung berechtigter Interessen der Daimler Truck Holding AG oder eines Dritten verarbeiten, sind Sie dazu berechtigt, dieser Verarbeitung aus Gründen zu widersprechen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben. In diesem Fall werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, sofern uns nicht der Nachweis gelingt, dass zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung vorliegen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient.
Verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten aufgrund einer uns von Ihnen erteilten Einwilligung, haben Sie das Recht, die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bis zu einem solchen Widerruf wird hierdurch nicht berührt. Der Widerruf ist zu richten an den o. g. Verantwortlichen.
10 Sie möchten Ihre Rechte geltend machen?
Sie haben die Möglichkeit, sich zur Geltendmachung Ihrer Rechte an unsere Datenschutzbeauftragte (oben Ziffer 2.) oder an eine zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde zu wenden.
***
Daimler Truck Holding AG
Sitz und Registergericht/Domicile and Court of Registry: Stuttgart, HRB-Nr./Commercial Register No.: 778600 Vorsitzender des Aufsichtsrats/Chairman of the Supervisory Board: Joe Kaeser
Vorstand/Board of Management: Martin Daum, Vorsitzender/Chairman;
Karl Deppen, Jochen Goetz, Andreas Gorbach, Jürgen Hartwig, John O’Leary, Karin Rådström, Stephan Unger Fasanenweg 10
70771 Leinfelden-Echterdingen, Germany Telefon/Phone +49 7 11 84 85-0 Telefax/Fax +49 7 11 84 85-20 00 contact@daimlertruck.com www.daimlertruck.de
