Export Neonatalerhebung aus Neodat

Volltext

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Export Neonatalerhebung aus Neodat

Inhalt

Revisionsdatum 14.06.2016

1. Wichtige Angabe zu Neonatalerhebung ... 2

2. Neue Funktionalitäten des Exportes aus Neodat ... 2

3. Grundlegende Einstellungen ... 3

Ausgabeverzeichnis für Dateien ... 3

Ausgabedateien ... 4

Lokalisation der ausgegebenen Dateien ... 6

Exportziel (nur für Neonatalerhebung) ... 8

Auswahl der potentiell auszugebenden Patienten ... 8

4. Wichtige Vorbereitungen für XML-Export ... 9

Notwendige Dateien/Programme für den XML-Export der Neonatalerhebung ... 9

Java ... 9

XML-Prüfung, Verschlüsselung und Datenkomprimierung ... 9

5. Konfiguration für Export ... 10

Allgemeine Konfiguration ... 10

Eingabe der Stationen ... 10

Kliniken mit mehreren Standorten, die in einer Neodat-Datenbank verwaltet werden ... 11

6. Vorbereitung des Exportes ... 12

Abschluss vorheriger Exporte ... 12

Plausibilitätskontrolle Neodat ... 12

Anzeige der „Problempatienten“ ... 12

Anzeige der „Patienten mit Problemen bei Versicherung“ ... 12

Statusdatei ausgeben ... 13

7. Datenexport... 14

Exporteinstellungen ... 14

Exportprüfung ... 14

Export ... 15

6. Abschluss des Exportprozesses ... 16

Automatischer Abschluss (Einlesen der Antwortdatei der Erfassungsstelle) ... 16

Manueller Abschluss ... 16

Patienten stornieren ... 16

7. Weitere Funktionen... 17

Exportstatus für einzelne Patienten ... 17

Exportstatus für einen Export ändern ... 17

Alle Exportierten als bestätigt markieren ... 17

8. NdExport ... 18

Startparameter ... 19

Voreinstellungen ... 20

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1. Wichtige Angabe zu Neonatalerhebung

Die Daten der Neonatalerhebung werden grundsätzlich immer nach Aufnahmejahr exportiert.

Dadurch entsteht das Problem, dass zum Zeitpunkt des entscheidenden Exports (Anfang des Folgejahres <28.02.20nn) u. Umständen noch nicht alle Patienten entlassen sind.

Um eine vollständige Datenanalyse zu gewährleisten, werden deshalb seit 2013 die s.g. Überlieger (Entlassung im Folgejahr des Aufnahmedatums) zwar mit dem Modus des Aufnahmejahres exportiert aber im Entlassjahr mit ausgewertet.

Das bedeutet, dass Anfang eines Jahres (vor dem 28.02.) immer zwei Exporte durchgeführt werden müssen:

1. Patienten die im Vorjahr aufgenommen und entlassen wurden

2. Patienten die im Vorvorjahr aufgenommen und im Vorjahr entlassen wurden.

Also Anfang des Jahres 2016 müssen Sie die noch nicht exportierten Patienten der Aufnahmejahrgänge 2015 und 2014 ausgeben.

Um explizit nur die Überlieger zu exportieren (z.B. gemeinsam mit der Option „auch bereits exportierte erneut exportieren“), können Sie „Nur Überlieger“ markieren.

Denken Sie daran, vor dem Export noch einmal zu prüfen, ob Sie die aktuelle Neodat-Version haben, da erkannte Probleme kontinuierlich behoben werden! (www.neodat.de)

2. Neue Funktionalitäten des Exportes aus Neodat

1. Parallel zur bisherigen Möglichkeit des Datenexportes für die Neonatalerhebung aus NdAdmin heraus gibt es nun ein eigenständiges Exportprogramm (NdExport.exe) für den Export der Neonatalerhebung bzw. der gBA-Daten. Dabei wurde auch die interaktive Oberfläche angepasst.

NdExport bietet zwei Modi:

a. Interaktiv (auch in NdAdmin enthalten)

Ohne Parameter startet NdExport mit der gleichen Oberfläche wie beim Start aus NdAdmin

(Nutzerrechte Administrator oder Export notwendig) b. Automatischer Exportmodus (spezielle Lizenz nötig!)

Mit dem Parameter „AUTO“ erfolgt der Export ohne Nutzereingabe. Die Ausgabe können Sie dabei über Voreinstellungen und weitere Parameter steuern. (s. unter NdExport) Diesen Modus können Sie nutzen um aus anderen Programmen heraus (z.B. QS-Monitor) den Export zeitgesteuert anzustoßen und die Daten automatisch zu übernehmen.

2. Geänderte und erweiterte Oberfläche 3. Möglichkeit quartalsweise zu exportieren

4. Getrennter Export für Neonatalerhebung (extern) und klinikinterne Weiterverarbeitung der Daten (intern)

5. Die NdJava-Runtime wird automatisch genutzt, wenn vorhanden 6. Logfile ExportLog.txt mit den wichtigsten Daten des Exportes

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3. Grundlegende Einstellungen Ausgabeverzeichnis für Dateien

Dieses Verzeichnis können Sie bei der interaktiven Datenausgabe direkt angeben.

Beim automatischen Export lässt es sich vorkonfigurieren oder per Parameter übergeben.

Falls das Verzeichnis nicht existiert, wird es neu angelegt.

Im Normalfall wird für jeden Export innerhalb diese Verzeichnisses ein neues Unterverzeichnis nach folgendem Muster angelegt:

Export_jjjj_XML _ jjjjmmtthhmmss_intern

jjjj Datenjahr des Exportes

jjjjmmtthhmmss Exportzeitpunkt

_intern bei internen Exporten

z.B.: Export_2016_XML _ 20170213125523 (externer Export) Export_2016_XML _ 20170213125523_intern (interner Export)

Beim automatischen Export mit NdExport können Sie aber bei Bedarf auch ein festes Verzeichnis angeben

Mit der Checkbox „Festes Ausgabeverzeichnis“ können Sie in der Vorkonfiguration einstellen, dass die ausgegebenen Daten immer direkt in das eingestellte Ausgabeverzeichnis geschrieben werden.

Den gleichen Effekt erreichen Sie mit dem Parameter „FD:“ (s. NdExport, Parameter)

ACHTUNG! Alle eventuell in diesem Verzeichnis vorhandenen alten Dateien werden bei Beginn des neuen Exportes gelöscht!

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Ausgabedateien

Bedeutung der Platzhalter:

• Exportzeitpunkt: DD Tag, MM Monat, JJJJ Jahr, hh Stunde, mm Minute, ss Sekunde

• GUID (Globally Uniqe Identifier): eindeutige 36-stellige Zeichenkette, wird generiert

• Kennung: Die von der Landesgeschäftsstelle für Ihre Klinik/Abteilung

zugewiesenen Registriernummer für den XML-Export

• Institutionskennzeichen: das Institutskennzeichen Ihrer Klinik

• ejahr: für gBA-Export das Entlassungsjahr der exportierten Fälle

• transaktionsnr: Vorgangsnummer des Exportes 1. XML-Export-Datei unverschlüsselt (im Unterverzeichnis \input)

Name: DD_MM_JJJJ_hhmmss z.B. 10_06_2016_112840.xml (wird mit den Prüftools des IQTIG geprüft)

nur Export Neonatalerhebung, fakultativ bei automatischem Export 2. Verschlüsselte XML-Exportdatei

Name: GUID_Q_LE.XML z.B. 1CDF1477-85A0-4B22-B330-8174BAFC7078_Q_LE.xml (nur möglich, wenn auch unverschlüsselte XML-Datei ausgegeben wird!)

nur Export Neonatalerhebung, fakultativ bei automatischem Export 3. Transportdatei mit Transportverschlüsselung

Name: T-kennung-JJJJ_MM_DD_hhmmss.zip.aes z.B. T-BW4029X-2016_06_10_112840.zip.aes (nur möglich, wenn auch unverschlüsselte XML-Datei ausgegeben wird!)

nur Export Neonatalerhebung, fakultativ bei automatischem Export 4. gBA-Exportdatei Datei für IQTIG

Name: NICU_Institutionskennzeichen_ejahr.csv z.B. NICU_232323239_2015.csv Nur bei gBA-Export

5. Protokolldatei der geprüften/exportierten Patienten in verschiedenen Versionen fakultativ Export Neonatalerhebung und gBA-Export

a) QS-Monitorformat enthält:

Vorgangsnummer (Transaktionsnummer), Fallnr., Familienname, Vorname, Geburtsdatum, Aufnahmedatum, Entlassdatum

b) QS-Monitorformat (erweitert, Standard) Enthält zusätzlich:

Status, Status(Text), Angabe ob MDS, Transaktionsart (Test, Export, gBA), Exportdatum c) QS-Filter Pro

enthält

Fallnr., Aufnahmedatum, Status, Familienname, Vorname, Fachabt., Modul, Geburtsdatum, Entlassdatum, Status(Text), Angabe ob MDS

6. Erweiterte CSV-Dateien (CSV-QS-Med Transferdateien) Wie beim CSV-Export werden 2-3 Dateien ausgegeben

a) Headerdatei mit den Angaben der weiteren Dateien Dateityp: HEADER b) Ggf. Datendatei mit allen Datenfeldern der Neonatalerhebung Dateityp: MNEOB

c) Ggf. Daten der Minimaldatensätze Dateityp: MMDSB

fakultativ Export Neonatalerhebung und gBA-Export

(beim gBA-Export sind nur die gBA-Datenfelder enthalten und keine MDS)

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Neben den üblichen Datenfeldern enthalten die Datendateien und die Datei mit den Minimaldatensatze zusätzlich noch die Datenfelder:

NAME Familienname + Vorname

ABTEILUNG fakultativ zur Übergabe der sendenden Abteilung (s. Konfiguration Neonatalerhebung)

IDNRPAT Fallnummer Dateiname:

Standard: QSMED_dateityp_JJMMDDhhmmss.transaktionsnr z.B. QSMED_HEADER_20160101124545.023)

Sie können aber auch einen eigenen Vorspann generieren. Markieren Sie dazu „Nutzerdefinierter Dateivorspann“ und geben den gewünschten Vorspann an.

Der Dateiname lautet dann: dateivorspann_dateityp.transaktionsnr z.B. Vorspann: MEINEXPORT ergibt MEINEXPORT_HEADER.023

wenn Sie das Feld Dateivorspann leer lassen erhalten Sie die QS-Originalnamen:

z.B. HEADER.023 (Unterstrich vor Dateityp entfällt!)

7. Erweiterte XML-Dateien (Transferdatei z.B. QSMonitor, QSMed) fakultativ nur Export Neonatalerhebung

Wie beim normalen XML-Export wird eine XML-Datei ausgegeben

Diese enthält neben den normalen QS-Daten je Aufenthalt zusätzliche Felder mit fallbezogenen Daten:

a) <UID V="0"/> nicht genutzt

b) <ABTNR/> fakultativ zur Übergabe der sendenden

Abteilung (s. Konfiguration Neonatalerhebung)

c) <IDNRPAT V="11121112"/> Fallnr.

d) <OPNR/> nicht genutzt

e) <NAME V="_atest16, Test"/> Name + Vorname f) <GEBDATUM V="01.01.2016"/> Geburtsdatum g) <AUFNDATUM V="12.01.2016"/> Aufnahmedatum

h) <OPDATUM/> nicht genutzt

i) <ENTLDATUM V="16.01.2016"/> Entlassungsdatum

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Lokalisation der ausgegebenen Dateien

Im jeweiligen Exportverzeichnis finden Sie die Daten für das Erhebungszentrum Neonatalerhebung (ab 2018)

T-*.ZIP.AES verschlüsselte Exportdatei für Erhebungszentrum Nur diese Datei an Landesgeschäftsstelle weiterleiten!

A-*.ZIP.AES ggf. die verschlüsselte Antwortdatei vom Erhebungszentrum (manuell hierhin kopieren!)

QSMonitor*.csv ggf. Logdatei mit exportierten Daten QSMed-Transfer CSV (ggf. anderer Vorspann bei autom. Export)

HEADER_*.* ggf. QS-Med-Transferdatei (Header) CSV

qsmed_MNEOB_*.* ggf. QS-Med-Transferdatei CSV

qsmed_MMDSB_*.* ggf. QS-Med-Transferdatei (Minimaldatensätze) CSV

QSMedXML_*.xml ggf. QS-Med-Transferformat XML

(ggf bei autom. Export anderer Name)

ExportLog.txt enthält Angaben zur Zahl der exportierten Patienten und den exportierten Dateien

Checklog.pdf (nur automatischer Export) enthält Angaben zu gefundenen Plausibilitätsfehlern und dem Export der einzelnen Patienten

\input\*.XML XML-Datei mit unverschlüsselten QS-Daten

\output\*.* Ausgabedateien der Datenprüfung

\input2\*.XML XML-Datei mit verschlüsselten QS- und PID-Daten

\output2\*.* Ausgabedateien der Datenprüfung nach Verschlüsselung der PID- und QS-Daten

gBA-Export

NICU_*.csv Datei für IQTIG

Nur diese Datei an IQTIG weiterleiten!

QSMonitor*.csv ggf. Logdatei mit exportierten Daten Neonatalerhebung (ab 2015)

T-*.ZIP.AES verschlüsselte Exportdatei für Erhebungszentrum Nur diese Datei an Landesgeschäftsstelle weiterleiten!

A-*.ZIP.AES ggf. die verschlüsselte Antwortdatei vom Erhebungszentrum (manuell hierhin kopieren!)

\input\*.XML XML-Datei mit unverschlüsselten Daten

\output\*.* Ausgabedateien der Datenprüfung

QSMonitor*.csv ggf. Logdatei mit exportierten Daten QSMed-Transfer CSV (ggf. anderer Vorspann bei autom. Export) qsmed_HEADER_*.* ggf. QS-Med-Transferdatei (Header) qsmed_MNEOB_*.* ggf. QS-Med-Transferdatei

qsmed_MMDSB_*.* ggf. QS-Med-Transferdatei (Minimaldatensätze)

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QSMedXML_*.xml ggf. QS-Med-Transferformat XML (ggf bei autom. Export anderer Name)

ExportLog.txt enthält Angaben zur Zahl der exportierten Patienten und den exportierten Dateien

Checklog.pdf (nur automatischer Export) enthält Angaben zu gefundenen Plausibilitätsfehlern und dem Export der einzelnen Patienten gBA-Export

NICU_*.csv Datei für IQTIG

Nur diese Datei an IQTIG weiterleiten!

QSMonitor*.csv ggf. Logdatei mit exportierten Daten Neonatalerhebung (bis 2014)

T-*.ZIP.3DES verschlüsselte Exportdatei für Erhebungszentrum Nur diese Datei an Landesgeschäftsstelle weiterleiten!

A-*.ZIP.3DES ggf. die verschlüsselte Antwortdatei vom Erhebungszentrum (manuell hierhin kopieren!)

Header.* Headerdatei für Datenexport

MNEO.* CSV-Datei mit unverschlüsselten Daten

MMDS.* CSV-Datei mit unverschlüsselten Daten (Minimaldatensätze) QSMonitor*.xls ggf. Logdatei mit exportierten Daten

qsmed_HEADER_*.* ggf. QS-Med-Transferdatei (Header) qsmed_mneob.* ggf. QS-Med-Transferdatei

qsmed_mMDSb.* ggf. QS-Med-Transferdatei (Minimaldatensätze) QSMedXML20_02_2016_164307.xml ggf. QS-Med-Transferformat XML

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Exportziel (nur für Neonatalerhebung)

1. Externen Export

in der Regel für den direkten Export an Ihr Erhebungszentrum. Sie können diesen Modus aber auch nutzen, wenn Sie die Daten an ein klinikweites QS-Programm übergeben und der Export dann von dort erfolgt

Bitte vergessen Sie nicht die Antwortdatei Ihres Erhebungszentrums einzulesen oder ggf. den Export manuell zu bestätigen und so die exportierten Patienten als erfolgreich exportiert zu bestätigen.

2. Interner Export

Nutzen Sie diese Art um Daten intern an ein QS-Monitoring-Programm (z.B. QS-Monitor) zu übergeben. Diese Exporte brauchen Sie nicht zu bestätigen

Auswahl der potentiell auszugebenden Patienten

Die ausgewählten Patienten werden geprüft. Es werden aber nur die Patienten exportiert, bei denen bei der Prüfung keine harten Fehler auftreten.

1. Anstehende Patienten, das heißt i.d.R. alle noch nicht exportierten Patienten

a) Anstehenden Pat., die in Neodat abgeschlossen wurden, also normalerweise nicht mehr bearbeitet werden können. Standard

(bis auf fehlende IK-Nummern, Betriebsstellennummern … in der Adressdatenbank sollten hier keine weiteren harten Fehler auftreten.)

b) Anstehenden Pat. mit gültiger Plausibilität in Neodat

(bis auf fehlende IK-Nummern, Betriebsstellennummern … in der Adressdatenbank sollten hier keine weiteren harten Fehler auftreten.)

c) Anstehenden Pat., die bereits entlassen sind (Entlassdatum da) d) Alle anstehenden Pat.

Hier können Sie für Spezialfälle zusätzlich noch angeben, ob bereits exportierte ohne oder mit Exportbestätigung erneut mit exportiert werden

2. Erneuter Export bereits exportierter Patienten (mit entsprechender Markierung) a) Erneut alle exportierten ohne Exportbestätigung

(z.B. Wiederholung des letzten erfolgreichen(!) Exports, falls Probleme bei der

Datenübermittlung aufgetreten sind. Das setzt natürlich voraus, dass die Antwortdateien des Erhebungszentrums für die vorherigen Exporte eingelesen sind!)

b) Erneut alle exportierten mit Exportbestätigung c) Erneut alle exportierten

Für den abschließenden Export für die Neonatalerhebung wählen Sie am besten

„Alle anstehenden Pat.“

Außerdem empfiehlt es sich auch die bereits exportierten Patienten noch einmal mit zu exportieren.

Sie können im Notfall auch Patienten exportieren, die in Neodat noch nicht plausibel sind. Diese werden allerdings nur exportiert, wenn Sie die Plausibilitätsregeln der Neonatalerhebung erfüllen (weniger als in Neodat). Man muss sich aber im Klaren sein, dass dann ggf. einzeln e in Neodat nicht gefüllte Felder als Fehlwert exportiert werden)

Für den gBA-Export werden aus Gründen der Datenkonsistenz nur die bereits an das

Erhebungszentrum gemeldeten Patienten (externer Export mindestens als exportiert gemeldet).

Sie können deshalb die Einstellungen nicht ändern!

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4. Wichtige Vorbereitungen für XML-Export

Notwendige Dateien/Programme für den XML-Export der Neonatalerhebung

1. Funktionierende JAVA-Laufzeitbibliothek

2. Prüf-, Verschlüsselungs- und Datenkomprimierungsprogramme für das entsprechende Exportjahr!!

Java

Beim Export der Neonatalerhebung ab 2015 im XML-Format werden teilweise Tools genutzt, die vom IQTIG-Institut zur Verfügung gestellt werden und Java benötigen.

Sie müssen deshalb auf dem Rechner auf dem Sie den Export durchführen eine funktionierende Java- Laufzeitbibliothek (mind. Version 7)vorhalten.

Neodat Java Runtimebibliothek (in NeoDat5_JRE_7_71.exe) Falls Sie

• Java nicht installieren möchten,

• Inkompatibilitäten durch unterschiedliche Java-Versionen vermeiden möchten,

• für andere Applikationen eine ältere Java-Version benötigen oder

• die Validierung nicht automatisch startet

(Sie erhalten nur die Meldung, dass die Ausgabedatei nicht erstellt wurde, ohne dass vorher ein „DOS“-Fenster angezeigt wurde),

sollten Sie von meiner Homepage die Datei NeoDat5_JRE_7_71.exe herunterladen und im Verzeichnis aus dem auf dem Exportrechner Neodat gestartet wird (in der Regel lokales Neodatverzeichnis und nicht auf dem Fileserver!) installieren (entpacken!).

Die Installation der Neodat-Java-Runtimeumgebung auf dem Exportrechner (in

NeoDat5_JRE_7_71.exe) ist empfehlenswert, da Sie mit Neodat getestet wurde und problemlos funktionieren sollte!

Achtung! Die JavaRT wird nicht auf die Clients verteilt!

Beim Inhalt von NeoDat5_JRE_7_71.exe handelt es sich um eine portable Java-Runtime-Version, die

• keine Veränderungen an Ihrem System vornimmt und

• parallel zu anderen eventuell vorhandenen Java-Versionen genutzt werden kann.

Sie wird im Neodatverzeichnis im Unterverzeichnis Java gespeichert.

Wenn diese Version vorhanden ist, wird sie automatisch genutzt (Anzeige in der Oberfläche von NdExport)!

XML-Prüfung, Verschlüsselung und Datenkomprimierung

Weiterhin benötigen Sie im Verzeichnis aus dem auf dem Exportrechner Neodat gestartet wird (in der Regel lokales Neodatverzeichnis und nicht auf dem Fileserver!) auch die

NeoDat5_XML_20jjVn.zip, die XML-Prüf- und Packprogramme enthält.

Die ZipDatei ist in NeoDat5_XML_20jjVn.exe enthalten

• jj Jahr,

• n Versionsnummer z.B . NeoDat5_XML_2016V6.zip)

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5. Konfiguration für Export Allgemeine Konfiguration

Die Konfigurationseinstellungen für die Neonatalerhebung und den gBA-Export finden Sie in der Neodatkonfiguration (NdAdmin.exe) unter

Konfiguration/sonstiges/Einstellungen Neonatalerhebung Füllen Sie bitte alle Datenfelder aus.

Stellen Sie auch den für Ihre Datenempfangsstelle gültigen Schlüssel (Pubkey) ein.

Nutzen Sie bitte dazu die Schaltfläche neben dem Datenfeld.

Eingabe der Stationen

Um feststellen zu können, ob im Einzelfall die 72h-Verweilzeit außerhalb der Geburtshilfe zur Auslösung der Dokumentationspflicht für die Ne3onatalerhebung führt, muss Neodat den

Stationsverlauf und die Zuordnung der einzelnen Stationen zu Geburtshilfe und Nicht-Geburtshilfe (Neonatologie, Kinderheilkunde, Chirurgie, …) kennen.

Geben Sie deshalb in Neodat im Adresseditor alle Stationen mit ihrer Abteilungszugehörigkeit ein, in denen Patienten für die Neonatalerhebung liegen.

Die Abteilungszugehörigkeit der Stationen in Neodat muss mit dem KIS übereinstimmen

Wenn Sie keine HL7-Schnittstelle zwischen Neodat und Ihrem KIS haben, reicht als Minimalvariante auch zu dokumentieren, wann ein Neugeborenes aus der Geburtshilfe (Kreißsaal, Geburtsstation, ggf.

Kinderzimmer) in eine nichtgeburshilfliche Abteilung (Neo, Kinderklinik,….) und ggf. wieder zurück verlegt wird.

ACHTUNG!

Die Zeitpunkte der Verlegungen aus und in die Geburtshilfe müssen mit den Daten des KIS übereinstimmen!!

Besonderes Augenmerk ist auf die s.g. Kinderzimmern zu richten!

• Sind alle diese Kinder der Geburtshilfe zugeordnet?

• Sind alle der Neo zugeordnet?

Das kann dazu führen, dass viele Kinder in die Neonatalerhebung eingeschlossen werden, nur weil die Mutter länger als 72 h in der Frauenklinik lag!

• Gemischte Zuordnung?

Dann müssen Sie das Kinderzimmer (oder die entsprechende Station) zwei Mal in Neodat anlegen (Geburtshilfe und Neo) und bei den Patienten die Verlegungszeitpunkte zwischen beiden Bereichen angeben.

Am einfachsten ist es diese Daten über eine HL7-Schnittstelle oder SAP-BAPI-Anbindung nach Neodat zu übergeben!

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Kliniken mit mehreren Standorten, die in einer Neodat-Datenbank verwaltet werden

In diesem Fall werden die Datensätze entsprechend der entlassenden Station dem Standort

zugeordnet! Deshalb müssen Sie im o.g. Konfigurationstool die einzelnen Standorte anlegen (weitere Standorte mit „Standort zufügen“ anlegen, den Standardstandort mit den Daten des ersten

Standortes überschreiben!)

Weiterhin müssen Sie in diesem Modus bei allen Stationen der eigenen Klinik im Adresseditor den entsprechenden Standort eintragen.

Bei der Dateneingabebei mehreren Standorten muss dann immer der gesamte Verlegungsverlauf eingegeben werden!

Insbesondere die Aufnahmestation (Aufnahmestandort) und die letzte pädiatrische Station (Entlassungsstandort) und falls Entlassung aus Frauenklinik die Entlassstation müssen genau angegeben werden!

Für die Neonatalerhebung können Sie alle Standorte gemeinsam exportieren, da der Datensatz den Entlassungsstandort enthält.

Für die gBA-Daten müssen Sie jeden Standort einzeln exportieren!

Siehe dazu auch das Dokument: Verwaltung mehrerer Standorte in Neodat

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6. Vorbereitung des Exportes

Die Plausibilitätskontrolle und Vollständigkeitskontrolle müssen Sie nicht vor jedem Export durchführen, da nur Datensätze ohne Plausibilitätsfehler exportiert werden!

Sie sollten sie aber unbedingt beim Jahresabschluss laufen lassen!

Abschluss vorheriger Exporte

Sie sollten i.d. Regel neue Exporte nur dann durchführen, wenn die bereits für das Berichtjahr erfolgten Exporte abgeschlossen wurden (siehe unten).

Den Status der einzelnen Patienten können Sie mit der Schaltfläche „Exportstatus für einzelne Patienten anzeigen/ändern“ überprüfen (s. bei NdExport).

Plausibilitätskontrolle Neodat

1. Starten Sie Neodat

2. Gehen Sie auf „Auswertung, Listen“ (links unten) 3. Wählen Sie „Patientenlisten“

4. Wählen Sie „Plausibilität neu prüfen (nur NeoErheb)“

5. Passen Sie den Aufnahmezeitraum entsprechend an 6. Wählen Sie „Liste erstellen“

7. Sie erhalten eine Liste der bei einzelnen Patienten noch vorhandenen harten Plausibilitätsfehler 8. Korrigieren Sie diese Fehler

Dazu können Sie auch direkt aus dieser Liste über einen Doppelklick auf den Namen oder „Daten bearbeiten“ zum entsprechenden Patienten springen.

Sie können diese Liste natürlich auch ausdrucken oder in einem anderen Format exportieren.

Anzeige der „Problempatienten“

In Neodat können Sie sich unter „Auswertung/Listen“ „Patienten-Listen“ eine Liste

(Neonatalerhebung Problempatienten) aller Patienten in der Neonatalerhebung mit QS-relevanten Problemen anzeigen lassen.

Dazu gehören

• Fehlende Daten (z.B. Aufnahmetemperatur)

• Auffällige Patienten (NEC, HIE, ICH, Hypothermie, ……

Dies kann man dann einfach überprüfen, da sie direkt aus der Liste aufrufbar sind.

Anzeige der „Patienten mit Problemen bei Versicherung“

In Neodat können Sie sich unter „Auswertung/Listen“ „Patienten-Listen“ eine Liste

(Neonatalerhebung Status Versicherung) des Versicherungsstatus in der Neonatalerhebung .

Dabei wird die Angabe, ob Versicherungsdaten da sind, mit den vorhandenen Versicherungsdaten (in der Tabelle) verglichen und auf Wunsch auch automatisch korrigiert.

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Vollständigkeitskontrolle

Für den Abgleich mit Ihren KIS ist es unabdingbar, dass Sie die Fallnummern (Aufenthaltsnummern) der Patienten in Neodat mit erfassen. Am einfachsten geht das natürlich, wenn Sie eine HL7- Schnittstelle zwischen KIS und Neodat einrichten.

1. Exportieren Sie aus Ihrem KIS alle für die Neonatalerhebung relevanten Patienten (Sollstatistik).

2. Kopieren Sie nur die Fallnummern in eine Textdatei (eine Fallnummer pro Zeile!) 3. Starten Sie NdExport oder NdAdmin (direkt oder über Dienstprog aus Neodat, Reiter

„Datenexport/-import“ , „Export Neonatalerhebung“) 4. Gehen Sie auf den Reiter „Vollständigkeitsprüfung“

5. Wählen Sie bei „Ausgabe Statusdatei“ (rechts unten) a. „Differenzdatei“

b. das Exportjahr

c. „Textdatei (pro Zeile ein Fall)“ und

d. Als Ausgabeformat „QS-Monitorformat erweitert“ (besser lesbar) 6. Starten Sie „Differenzdatei ausgeben“

7. Geben Sie den Speicherort an

Sie erhalten eine CSV-Datei, die automatisch in Excel geöffnet wird.

In dieser Datei erhalten Sie eine Auflistung

1. Alle in Neodat vorhandenen Patienten der eingelesenen Liste mit ihrem Status

2. Ggf. alle Patienten aus der eingelesenen Liste, die zwar in Neodat vorhanden sind, aber nicht für die Neonatalerhebung markiert sind

3. Alle in Neodat fehlenden Fallnummern der eingelesenen Liste

4. Ggf. in Neodat für die Neonatalerhebung markierten Patienten, die in der eingelesenen Liste nicht vorhanden sind

Bei den Patienten aus Punkt 2 und 4 müssen Sie prüfen, warum Sie nur in der einen Auflistung erscheinen. Ursache dafür sind Dateninkonsistenzen zwischen den beiden Systemen.

Überprüfen Sie:

• Einweisungsart

• Aufenthaltsdauer außerhalb der Frauenklinik (interne Verlegungen)

• Aufnahmegewicht

• Diagnosen

• Entlassungsart

Wenn Sie vor dem letzten Export diese Punkte abgearbeitet haben, können Sie mit der eigentlichen Exportvorbereitung beginnen.

Für unterjährige Exporte sind die beiden ersten Schritte nicht unbedingt notwendig, da nur plausible Patienten exportiert werden.

Statusdatei ausgeben

Sie können sich auch eine Datei aller in Neodat erfassten Patienten mit Ihrem Status bezüglich der Neonatalerhebung ausgeben lassen.

Gehen Sie dabei wie bei der Differenzdatei vor.

• nur benötigen Sie keine Vergleichsdatei aus der Sollstatistik,

• wählen „Statusdatei“ aus und

• Können ggf. noch die Patientenauswahl einschränken

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7. Datenexport

Um sicherzustellen, dass nur Daten ohne harte Fehler exportiert werden, ist immer vor dem Export eine Exportprüfung notwendig!

Prüfen Sie bitte vor jedem Export auf www.neodat.de, ob es eine neuere Version von Neodat gibt!

Exporteinstellungen

1. Starten Sie NdExport bzw. NdAdmin (direkt oder über Dienstprog aus Neodat) In NdAdmin gehen Sie auf den Reiter „Datenexport/-import“ und starten Sie „Export Neonatalerhebung“

2. Ändern Sie ggf. das Basis-Ausgabeverzeichnis für die Export-Dateien

Für jeden Export wird innerhalb diese Verzeichnisses ein neues Unterverzeichnis angelegt:

(s. Grundlegende Einstellungen, Ausgabeverzeichnis)

3. Wählen Sie das Dokumentationsjahr und ggf. das gewünschte Quartal (nur für Neonatalerhebung!)

a. für Neonatalerhebung das Aufnahmejahr, b. für den gBA-Export das Entlassjahr der Patienten!

4. Wählen Sie die Exportart

a. Neonatalerhebung (die QS-Daten für die Neonatalerhebung)

b. gBA-Export (die Daten für die Darstellung auf www. Perinatalzentren.org durch das IQTIG) Diese Daten müssen Sie nur ausgeben, wenn Ihr Landes-Erhebungszentrum sie nicht ans IQTIG automatisch weiterleitet!

5. Wählen Sie ggf. das Exportziel (nur für Neonatalerhebung)

Externen oder interner Export (s. Grundlegende Einstellungen, Exportziel)

6. Wählen Sie die (potentiell) auszugebenden Patienten aus (nur für Neonatalerhebung) (s. Grundlegende Einstellungen, Auswahl der potentiell auszugebenden Patienten)

Exportprüfung

1. Starten Sie die Exportprüfung mit der Schaltfläche „Daten prüfen“

2. Sie sollten sich dann die Logdatei ansehen. Hier werden alle ggf. noch gefundene Probleme, (z.B. fehlende IK-Nummern und Standortnummern - ist aus Gründen der Effektivität in Neodat ein weicher Fehler!) angezeigt. Die Liste können Sie ausgeben.

3. Korrigieren Sie ggf. alle noch vorhandenen harten Fehler (diese Patienten werden sonst nicht exportiert) und bei Bedarf auch die weichen Fehler (Hinweise)

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Export

Nach der Exportprüfung können Sie den eigentlichen Export aller markierten und fehlerfreien Datensätze starten.

1. wählen Sie ggf. die zusätzlich auszugebenden Dateien aus.

Diese Dateien können Sie nutzen, sich die ausgegebenen Daten anzusehen und sie an andere Programme (QSMED, IQH, QSMonitor) zu übergeben (s. Grundlegende Einstellungen,

Ausgabedateien)

2. Normalerweise wird bei den exportierten Patienten der Exportstatus auf „exportiert“ (intern bzw. extern) gesetzt.

Sie können aber für Testexporte angeben, dass der Status nicht geschrieben wird.

(Bei gBA-Exporten wird nie der Status geschrieben!)

Bei Testexporten wird normalerweise keine neue Transaktionsnummer generiert. Sie können das aber bei Bedarf einschalten.

3. Für Spezialfälle können Sie ggf. noch eine Vorauswahl treffen, welche Patienten/Fälle exportiert werden sollen

4. Starten des Exports mit „Daten exportieren“

Für Testzwecke (der Export der Datensätze wird nicht in Datenbank markiert) können Sie natürlich auch einen Testexport durchführen

5. Die Exportdatei wird nun zusammengestellt und verschlüsselt.

Sie erhalten einen Hinweis wie viele Patienten und welche Datei exportiert wurden.

6. Sie können nun die Logdatei , die aktuell exportierten Daten und die QS-Monitordatei ansehen. Sie haben also vollständige Kontrolle darüber, was exportiert wird.

Die Felder und die Verschlüsselung entsprechen dem „Neo-Bogen“, den Sie sich bei Bedarf von der Homepage des Aqua-Institutes herunterladen können.

7. Sie können dann direkt die Daten per Mail an Ihre Erfassungsstelle versenden.

Fall Ihr Mail-Programm diesen Zugriff nicht unterstützt, können Sie natürlich die verschlüsselte Datei auch manuell versenden.

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6. Abschluss des Exportprozesses

Automatischer Abschluss (Einlesen der Antwortdatei der Erfassungsstelle)

Sie erhalten nach einem Export eine Antwortmail von Ihrer Erfassungsstelle. Diese enthält eine verschlüsselte Datei ….ZIP.3DES mit den Patientendaten und in der Regel ein lesbares Protokoll.

Diese Dateien sollten Sie der Übersichtlichkeit halber in das Verzeichnis kopieren, in dem Sie Ihre Ausgabedateien des betreffenden Exports gespeichert haben.

Um den Exportprozess abzuschließen, müssen Sie die verschlüsselte Datei noch in Neodat einlesen!

1. Starten Sie NdExport oder NdAdmin (direkt oder über Dienstprog aus Neodat, gehen Sie in NdAdmin auf den Reiter „Datenexport/-import“ und starten Sie „Export Neonatalerhebung“

2. Wählen Sie den Reiter „Import Antwort/ Exportstatus)

3. Wählen Sie „Antwort-/Fehlerdatei aus Erhebungszentrum einlesen“

4. Wählen Sie das Verzeichnis in dem sich Ihre Antwortdatei befindet. (A-*.ZIP.3DES) 5. Jetzt wird diese Datei eingelesen und die Daten werden angezeigt.

6. Lassen Sie den Status in die Datenbank schreiben.

Normalerweise sollte der Export problemlos erfolgen und Sie sollten auch keine Fehlermeldungen (nur Hinweise) vom Erhebungszentrum erhalten.

Der einzige Fehler, den Neodat nicht abfangen kann, sind von Ihnen eingepflegte falsche IK- Nummern und Standortnummern.

Korrigieren Sie diese und exportieren Sie die entsprechenden Patienten erneut.

Sollten bei der Rückmeldung andere Fehler angezeigt werden, bitte ich Sie, mich zu informieren, dass ich Neodat entsprechend anpassen kann.

Manueller Abschluss

Wenn Sie Ihre Daten nicht direkt an die Datenerhebungsstelle, sondern an ein anderes QS-System versenden, können sie die Exporte auch manuell abschließen.

Sie können über „Exportstatus für einen Export setzen“ alle Patienten eines Exportes bestätigen oder den Export zurücksetzen.

Oder Sie lassen sie sich mit der Schaltfläche „Exportstatus für einzelne Patienten anzeigen/ändern“, die Patienten anzeigen, die bereits exportiert und noch nicht bestätigt wurden. Markieren Sie bei den bestätigten Patienten den Export mit der Checkbox „Bestät.“

Sie können natürlich hier den Patienten bei Bedarf auch auf „nicht exportiert“ setzen

Patienten stornieren

Sie brauchen sich um die Stornierung von Patienten eigentlich nicht zu kümmern.

Falls ein Patienten fehlerhaft für die Neonatalerhebung markiert (z.B. fälschlich Aufnahmegewicht

<2000 in Neodat, ….) und bereits exportiert wurde, müssen Sie die fehlerhaften Werte nur in Neodat korrigieren und die Neonatalerhebung auf nein schalten.

Wenn der Patient dann die Plausibilität erfüllt (muss wirklich nicht gemeldet werden), wird mit der nächsten Exportmeldung automatisch eine Stornierung dieses Falles an die Datenannahmestelle übermittelt.

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7. Weitere Funktionen

Auf dem Reiter „Exportstatus“ haben Sie die Möglichkeit den Status einzelner Exporte bzw. Patienten anzusehen.

Exportstatus für einzelne Patienten

Sie können die Patienten

• für Exporte einer Exportart (intern oder extern)

• fb einem bestimmten Datum

• nur mit bestimmtem Exportstatus (nicht exportiert/exportiert/bestätigt) anzeigen und sortieren lassen

Und Sie können hier auch den Exportstatus einzelner Patienten ändern. Diese Änderungen treten erst nach Speichern in Kraft

Exportstatus für einen Export ändern

Sie können den Exportstatus aller Patienten eines Exportes ansehen und ändern.

Falls zu einer Transaktionsnummer Patienten mit unterschiedlichem Status vorhanden sind, werden alle Stati einzeln aufgeführt und können ggf. auch einzeln geändert werden.

Alle Exportierten als bestätigt markieren

Sie können den Exportstatus aller Patienten die exportiert, aber noch nicht wurden, auf bestätigt setzen. Das kann hilfreich sein, wenn Sie Ihre Daten über das Klinikums-QS-Programm an die Landesgeschäftsstelle senden.

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8. NdExport

Ndexport.exe ist die neue Applikation für den interaktiven oder automatischen Export der Neonatalerhebung aus Neodat.

Der gBA-Export ist nur interaktiv möglich!

NdExport bietet zwei Modi:

1. Interaktiv

Ohne Parameter startet NdExport mit der gleichen Oberfläche wie beim Start aus NdAdmin (Nutzerrechte Administrator oder Export notwendig)

2. Automatischen Exportmodus

Um diese Funktion nutzen zu können benötigen Sie eine Lizenzerweiterung nötig!

Mit dem Parameter „AUTO“ erfolgt der Export ohne Nutzereingabe. Die Ausgabe können Sie dabei über Voreinstellungen und weitere Parameter steuern. (s. unter NdExport)

Diesen Modus können Sie nutzen um aus anderen Programmen heraus (z.B. QS-Monitor) den Export zeitgesteuert anzustoßen und die Daten automatisch zu übernehmen.

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Startparameter

AUTO Start automatischer Modus

Die folgenden Parameter setzen den Parameter AUTO voraus und sind fakultativ. Sie dienen dazu, die internen Einstellungen bei Bedarf zu modifizieren.

Dabei haben die Parameter immer Vorrang vor internen Einstellungen!

Wenn ein Parameter nicht angegeben ist, werden die entsprechenden internen Einstellungen genutzt!

JAHR:jjjj Exportjahr Format: jjjj QUART:n Exportquartal Format: n

1-4 Quartal 1-4 (Restpatienten aus Vorquartal werden mit exportiert!) 5 nur Überlieger

6 ganzer Jahrgang MODUS:n Exportmodus Format: n

(s. Grundlegende Einstellungen, Auswahl der potentiell auszugebenden Patienten) 1 Alle anstehenden Pat.(unabhängig vom Status)

2 Alle anstehenden entlassenen Pat.

3 Alle anstehenden Pat. mit gültiger Plausibilität 4 Alle abgeschlossenen anstehenden Pat. (Standard) 5 Erneut alle exportierten ohne Exportbestätigung 6 Erneut alle exportierten mit Exportbestätigung 7 Erneut alle exportierten

ZIEL:n Exportziel Format: n

1 Extern 2 Intern

“FD:pfad“ festes Ausgabeverzeichnis

In diesem Verzeichnis werden die Exportdateien direkt abgelegt (s. Grundlegende Einstellungen – Ausgabeverzeichnis)

“ED:pfad“ Exportbasisverzeichnis

In diesem Verzeichnis werden die Exportunterverzeichnisse angelegt (s. Grundlegende Einstellungen – Ausgabeverzeichnis)

Achtung!

Um Problemen mit in den Pfaden evtl. enthaltenen Leerzeichen zu vermeiden, setzen Sie die Parameter FD:pfad bzw. ED:pfad immer in Anführungszeichen!

Es wird immer nur einer der beiden Pfade übernommen, FD hat Vorrang!

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Voreinstellungen

Eine Reihe weiterer Voreinstellungen für den automatischen Export können Sie im interaktiven Modus der NdExport exe (Start ohne Parameter) vornehmen

Gehen Sie dazu auf den Reiter „Konfiguration Automatik“

Vergessen Sie nicht am Ende Ihre Einstellungen zu speichern!

1. Bestimmen Sie das Exportziel, ob es sich um einen Externen oder interner Export handelt

(s. Grundlegende Einstellungen, Exportziel)

7. Wählen Sie die potentiell auszugebenden Patienten aus

(s. Grundlegende Einstellungen, Auswahl der potentiell auszugebenden Patienten) 2. Quartalsweise Ausgabe

Im Normalfall werden alle passenden Patienten des aktuellen Erhebungsjahres ausgegeben.

Sie können aber angeben, dass nur alle bis zum Ende des letzten Quartals Entlassenen ausgegeben werden.

Noch nicht exportierte Patienten aus vorhergehenden Quartalen des Exportjahres, werden jeweils mit ausgegeben!

3. Wählen Sie das Ausgabeverzeichnis für den automatischen Export.

Im Normalfall wird für jeden Export innerhalb dieses Verzeichnisses ein neues Unterverzeichnis angelegt. (s. Grundlegende Einstellungen, Ausgabeverzeichnis)

Falls Sie ein festes Übergabeverzeichnis benötigen, können Sie mit der

Checkbox „Festes Ausgabeverzeichnis“ einstellen, dass die ausgegebenen Daten immer direkt in das eingestellte Ausgabeverzeichnis geschrieben werden.

ACHTUNG! Alle eventuell vorhandenen alten Dateien werden bei Beginn des neuen Exportes gelöscht!

4. Bestimmen Sie nun die Ausgabedateien

(s. Grundlegende Einstellungen, Ausgabedateien)

Diese Dateien können Sie nutzen, sich die ausgegebenen Daten anzusehen und sie an andere Programme (QSMED, IQH, Monitor) zu übergeben

5. Normalerweise wird bei den exportierten Patienten der Exportstatus auf „exportiert“ (intern bzw. extern) gesetzt, wenn Sie sie Original-XML, die erweiterteXML oder die erweiterte CSV- Datei exportieren.

Sie können aber für Testexporte angeben, dass der Status nicht geschrieben wird.

Abbildung

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