Digitale Dokumentenlenkung im Qualitätsmanagement mit Docuware bei der AWO Gießen

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Digitale Dokumentenlenkung im

Qualitätsmanagement mit Docuware bei der AWO Gießen

Jens Dapper

Christina Bräutigam

WOHLFAHRT digital 3 – Erfolgsfaktor Best Practice

Digitalmesse | 02.12.2021

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Ausgangslage und Projektübersicht

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Das QM-Projekt im Detail

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Zusammenfassung:

Blick auf die Zielfelder

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Ausgangslage (Video)

02.12.2021 | J.Dapper/C. Bräutigam 3

 https://www.youtube.com/watch?v=zlW3QuDSQXk

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Zieldefinitionen des QM-Digitalisierungsprojekts

Verfügbarkeit der Dokumente

 Alle relevanten Dokumente stehen jederzeit zur Verfügung

 Alle Mitarbeiter*innen haben Zugriff auf die Dokumente

 leichtes Auffinden aller gesuchten Dokumente

 Zugriff ausschließlich auf die jeweils aktuelle und gültige Version, auch während sich das Dokument in der Überarbeitung befindet

Integrität der Dokumente

 Schreibrechte zur Überarbeitung von Dokumenten nur innerhalb eines definierten Prozesses Archivierung ungültiger Dokumente

 Ungültige Dokumente werden sicher archiviert, Transparenz bleibt erhalten

 Zugriff nur durch ausgewählte Personen  keine Verfügbarkeit für MA im Alltagsgeschäft Digitalisierung der Dokumentenlenkung

 Prüfungen und Freigaben erfolgen digital über Workflows und werden entsprechend dokumentiert

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Ausgangslage und Projektübersicht

1

Das QM-Projekt im Detail

2

Zusammenfassung:

Blick auf die Zielfelder

3

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Vorbereitung Einrichtung QM Archiv

Einrichtung QM Workflow

Rollout ELs und QBs

Rollout alle MA

Projektübersicht

 Auswahl DMS

 Machbarkeitsklär- ung und Projekt- planung mit Vertriebspartner

 Grundinstallation

 Definition der Anforderungen

 Einrichtung Archiv

 Import bestehen- der Dokumente

 Definition Anforderungen

 Interne Test- und Anpassungsphase im Projektteam

 Bereitstellung (Technik &

Knowhow)

 Erweiterte Test- und Anpassungs- phase

 Bereitstellung (Technik &

Knowhow)

 Kontinuierlicher Verbesserungs- prozess

Projektteam II Leitung IT

Qualitätsmanagementbeauftragte Werkstudentin + Praktikantin Projektteam I

Leitung UE Leitung IT Werkstudentin

Beteiligung

Einrichtungsleitungen + Qualitätsbeauftragte

8/2020 10/2021 1/2021 7/2021 Q2/2022

Investition: ca. 70.000 €

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Auswahl eines DMS

 Anforderungen

– Erfüllung GoDB für das Rechnungswesen hatten oberste Priorität bei der Auswahl

– Universelle Konfigurationsmöglichkeiten für einen möglichst breiten Einsatz im Unternehmen, z.B.

• Qualitätsmanagement

• Vertragsverwaltung

• Protokoll- und Beschlussverwaltung

– Einrichtung von Workflows zur Digitalisierung wiederkehrender Prozesse

 Entscheidung für Docuware

Vorbereitung

02.12.2021 | J. Dapper / C. Bräutigam 7

Vorbereitung Einrichtung

QM Archiv Einrichtung

QM Workflow Rollout ELs

und QBs Rollout alle MA

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Machbarkeitsklärung und Projektplanung mit Vertriebspartner

 Erster Anforderungsworkshop im August 2020

 Warum zuerst QM?

– QM hat klare und transparente Systematik

– QM umfasst das gesamte Unternehmen  alle Bereiche kommen mit Docuware in Kontakt

– Umgang mit „unkritischen“ Dokumenten

– geringe Risiken, da bisheriges System weiterhin zur Verfügung steht – Kennenlernen des Systems, um leichter im Rechnungswesen einsteigen

zu können

 Grundinstallation

– Installation erfolgt durch den Vertriebspartner auf unserem eigenen Server

Vorbereitung

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 Das Archiv wurde entsprechend unserer Anforderungen gebaut

 Anforderungen mussten klar formuliert werden

 Dokumente werden mit Information versehen („indexiert“), z.B.

– Dokumentenart (Formblatt, Checkliste, Verfahrensanweisung etc.) – Name des Dokuments

– Dokumenten-ID – Revisionsnummer + weitere Felder

 Import von ca. 1.400 Dokumenten

– Manuelle Ablage, Identifizierung über Dokumenten-ID – Vervollständigung der Informationen per AutoIndex

Einrichtung QM-Archiv

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Einrichtung QM-Archiv

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Einrichtung des Systems und Import der Dokumente

 Positive Erfahrungen

– Systematik war bereits vorhanden und konnte gut auf Docuware übertragen werden

– Nutzung des AutoIndex

– Unterstützung durch Studentinnen

 Herausforderungen

– QMS kein „Standard“-Projekt für Vertriebspartner  Übertragung der Systematik durch viel Eigenleistung

– Übertragung: welche Informationen sind analog wichtig, werden digital aber nicht zwingend benötigt

Einrichtung QM-Archiv

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Einrichtung des Freigabe- und Bearbeitungsworkflows

 Definition des Workflows im Docuware Process Planner

 80% der Arbeit erfolgt in der Prozessplanung

 technische Einrichtung im Docuware Workflow Designer durch Vertriebspartner in einem gemeinsamen Termin

 Entwurf einen Rollenkonzepts

– Vergabe von Lese- und Bearbeitungsrechten für Dokumente – Wichtige Rollen im QM/QM-Workflow

• Qualitätsbeauftragte und Einrichtungsleitungen

• Qualitätsmanagementbeauftragte und QMB-Assistants

• Geschäftsführer und Betriebsrat

Einrichtung QM-Workflow

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Einrichtung des Freigabe- und Bearbeitungsworkflows

 Positive Erfahrungen

– Workflow war bereits analog gut definiert  gute Grundlage für Prozessplanung

– Anforderungen konnten sehr weit automatisiert und umgesetzt werden, z.B.

• automatischer Eintrag von Informationen, sofern vorhanden

• Email-Benachrichtigungen bei anstehenden Aufgaben (Prüfen, Freigeben) und neuen/aktualisierten Dokumenten

• aktualisierte Dokumente ersetzen automatisch die vorhergehende Version (wird als Dokument im Status „ungültig“ beibehalten)

– Rollenkonzept im Unternehmen gut umsetzbar

Einrichtung QM-Workflow

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Einrichtung des Freigabe- und Bearbeitungsworkflows

 Herausforderungen

– Docuware Workflow Designer sehr komplex

– Workflow lässt keine Ausnahmen zu  alle Wege müssen im Vorfeld definiert werden

– Bereitstellung des Dokuments während der Überarbeitungsphase ist im System originär nicht vorgesehen und musste umgangen werden

– Dadurch keine Nutzung der systemeigenen Versionierung

Einrichtung QM-Workflow

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Rollout an Einrichtungsleitungen (EL) und Qualitätsbeauftragte (QB)

 Erstellung, Überarbeitung und Freigabe von Dokumenten hauptsächlich durch ELs und QBs

 Fahrplan für die Einführung von Docuware im Unternehmen

– Arbeitsphase mit ELs und QBs als Keyuser

• Workshop zur Vorstellung des Archivs sowie der Workflows

• Vereinbarung Testzeitraum mit Auftrag: Sichtung und Überarbeitung der für den eigenen Bereich relevanten Dokumente

• Feedback-Meeting

• weitere Feedbackrunden, bis gewisse Sicherheit im Umgang mit System erreicht ist

– ELs und QB unterstützen als Keyuser die Einführung für alle MA

Rollout ELs und QBs

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Rollout an Einrichtungsleitungen (EL) und Qualitätsbeauftragte (QB)

 Positive Erfahrungen

– Hohe Motivation bei ELs und QBs, „es geht voran“

– Nachfrage nach weitergehender Digitalisierung: Ausfüllen von Dokumenten am PC, Unterschrift, Ablage

– Unterstützung durch Support-Channel, Schulungsunterlagen und Einzelschulung aller Leitungen auf Anfrage (durch studentische Mitarbeiterin)  direktes Feedback

Rollout ELs und QBs

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Rollout an Einrichtungsleitungen (EL) und Qualitätsbeauftragte (QB)

 Herausforderungen

– Lizenzmodell:

• Lizenzpool beschränkt automatische Abmeldung

• häufige Neuanmeldung für Nutzer nötig

– Gewöhnung an neue Suchfunktion: verfügbare Dokumente nicht mehr auf einzelne Einrichtung beschränkt

– Workflow erfordert Verständnis für Funktionsweise des Systems und lässt keinen Spielraum außerhalb der definierten Prozesse  „Spezialfälle“

müssen ggf. manuell gelöst werden

– Bisher gewohnte Routinen werden aufgebrochen und müssen sich neu festigen (insb. Suche)  Herausforderung Changemanagement

– Feedback muss im Projektteam ankommen, um bearbeitet zu werden

Rollout ELs und QBs

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**Rollout an alle Mitarbeiter*innen**

 Planungen beginnen Anfang 2022 für Umsetzung ca. April

 Herausforderungen und Aufgaben:

– MA ohne PC-Arbeitsplatz

– Schulungen ermöglichen und Schulungsmaterial bereitstellen – Feedback-Kanal offen halten und für Nutzung werben

Rollout MA

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Vorbereitung Einrichtung QM Archiv

Einrichtung QM Workflow

Rollout ELs und QBs

Rollout alle MA

Projektübersicht

 Auswahl DMS

 Machbarkeitsklär- ung und Projekt- planung mit Vertriebspartner

 Grundinstallation

 Definition der Anforderungen

 Einrichtung Archiv

 Import bestehen- der Dokumente

 Definition Anforderungen

 Interne Test- und Anpassungsphase im Projektteam

 Bereitstellung (Technik &

Knowhow)

 Erweiterte Test- und Anpassungs- phase

 Bereitstellung (Technik &

Knowhow)

 Kontinuierlicher Verbesserungs- prozess

8/2020 10/2021 1/2021 7/2021 Q2/2022

Aktueller Stand 12/2021

 Vorhaben für die Zukunft

– Digitalisierung weiterer Prozesses im QM, z.B.

Ausfüllen von Formularen

– Einführung Docuware im Rechnungswesen

– Perspektivisch: „Unternehmensarchiv“  Ablage von Qualitätsaufzeichnungen

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Ausgangslage und Projektübersicht

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Das QM-Projekt im Detail

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Zusammenfassung:

Blick auf die Zielfelder

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Mitarbeitende

• Digitalisierung: Herausforderung (Veränderungsprozess), aber auch Anhebung auf adäquaten Standard

 wird von MA wertgeschätzt

• individuelles System gibt Raum für Ideen & zum Gestalten  hohe Motivation

• Arbeitserleichterung durch Prozessverbesserung

Prozesse

• Steigerung der Strukturqualität:

Dokumente zentral verfügbar

• präzise Suchmöglichkeiten

• Steigerung der Prozessqualität:

keine Nutzung veralteter Dokumente

• deutlicher Gewinn an Übersicht und Transparenz

• Effizienzsteigerung in der Dok- Lenkungen durch digitalen Workflow

• weiteres Digitalisierungspotenzial, z.B. bei Formularen

Zusammenfassung: Blick auf die Zielfelder

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Finanzen

• hohe Investitionskosten

• laufende Lizenzkosten

• perspektivische Einsparungen durch effizientere Prozesse in unterschiedlichen Bereichen (QM, RW etc.)

Kunden

• perspektivisch: Nutzung von Formularen auch extern möglich

Zusammenfassung: Blick auf die Zielfelder

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Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit.

23 02.12.2021 | J.Dapper/C. Bräutigam

Jens Dapper Geschäftsführer

j.dapper@awo-giessen.de

Christina Bräutigam IT-Leitung

c.braeutigam@awo-giessen.de www.awo-giessen.org