Fragen der Kontrollstellen + Antworten

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Fragen der Kontrollstellen + Antworten

Allgemein:

1) Wer ist zur Aufbewahrung der Dokumente verpflichtet und müssen elektronisch übermittelte Dokumente ausgedruckt werden?

Jeder Projektträger ist für die Aufbewahrung seiner Unterlagen selbst zuständig. Um den Ver- waltungsaufwand für Projektträger und die Programmverwaltung so gering wie möglich zu halten, verkürzte die Verwaltungsbehörde die Aufbewahrungsfrist auf zwei Jahre gem. Art 140 (1) der VO (EU) 1303/2013. Die zwei Jahre werden ab dem darauffolgenden 31. Dezember jenes Jahres ge- rechnet, in dem die letzten Ausgaben eines Vorhabens im Zahlungsantrag verbucht werden. Die Projektträger werden im § 11 des EFRE-Fördervertrags darauf hingewiesen, dass dem Lead- Partner die Frist für die Aufbewahrung der Unterlagen durch die Verwaltungsbehörde mitgeteilt wird. Die zuständige RK wird in Cc. gesetzt. Außerdem werden Antrag und Vertrag (samt Unterla- gen zur Antragsprüfung) bei VB/GS (und im eMS) aufbewahrt. Unterlagen zur Projektprüfung (Prüfbestätigung, VOK-Protokoll, ggf. Erläuterungen zur Prüfung) werden bei der FLC aufbewahrt und von der FLC ins eMS geladen. Elektronisch übermittelte Dokumente müssen nicht ausgedruckt werden.

2) Outputindikatoren: Welche Stelle nimmt die Prüfung vor und welche Sanktionen gibt es?

Grundsätzlich werden die quantifizierbaren Outputindikatoren im Rahmen jeder Abrechungsle- gung durch das Gemeinsame Sekretariat geprüft, mit Einreichung des Gesamtberichts des Lead- Partners (dieser ergeht an das GS). Da die Outputindikatoren über das Gesamtprojekt berechnet werden – und nicht über den Projektteil einzelner Projektteilnehmer – sind die Zahlen nicht auf FLC-Ebene prüfbar. Im inhaltlichen Bericht der einzelnen Projektteilnehmer ist „nur“ textlich darzu- stellen, wie in der jeweiligen Abrechnungsperiode zum Erreichen der Outputs beigetragen wurde.

Der quantitative Beitrag ist im Gesamtbericht festgehalten.

Natürlich ist durch die RKs/FLC-Stellen zu prüfen, ob das Projekt grundsätzlich entsprechend der genehmigten Inhalte umgesetzt wird – hier liegt ein Fokus auf den genehmigten/umgesetzten Arbeitspaketen und Aktivitäten des jeweiligen Projektteilnehmers. Gemäß den Förderfähigkeitsre- geln des Programms 1.11 können Zuschüsse bei Nichterreichung der Projektergebnisse gekürzt werden, es gibt aber keine pauschalen Sanktionen. Eine entsprechende Entscheidung trifft hier die Verwaltungsbehörde – in Abstimmung mit der zuständigen FLC-Stelle.

3) Nachforderung von Unterlagen: Unterlagen können per E-Mail oder im eMS erfol- gen: Wann ist eine Neueinreichung des Partnerberichts notwendig?

Nur wenn sich der Partnerbericht (und/oder Ausgabennachweis) ändert (neue Belege), ist der Bericht neu unterschrieben einzureichen. Zusätzliche (ergänzende) zur Prüfung notwendige Doku- mente können (ua. per E-Mail) nachgefordert werden.

4) Originalbelege: Wie wird der handschriftliche Vermerk auf elektronischen/ kopier- ten Originalbelegen kontrolliert?

Im Zuge einer VOK. Die Projekte, die vor Ort zu kontrollieren sind, werden vom GS bekannt gege- ben. Sollten bei einem PT vermehrt Belege mit handschriftlichem Vermerk vorkommen, so wird den FLC-Stellen empfohlen, selbständig eine VOK durchzuführen.

5) Einnahmen: Wie wird mit Einnahmen umgegangen, die nicht lt. EFRE-Fördervertrag genehmigt wurden? Wie stellt das eMS diese Einnahmen dar?

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2 Zusätzliche Einnahmen sind bei der Abrechnung durch den PT anzugeben. Im eMS sind diese Ein- nahmen im Ausgabennachweis mit der Kostenkategorie „Einnahmen“ zu erfassen. Zusätzlich zum Hinweis im EFRE-Fördervertrag §8 wird auch im eMS beim Ausgabennachweis darauf hingewie- sen. Einnahmen reduzieren die anerkannten Kosten vor der Berechnung des EFRE-Anteils.

6) Müssen Abrechnungen, die in Papierform eingereicht wurden, von der Kontrollstel- le eingescannt und gestempelt werden?

Auch wenn die Unterlagen in Papierform eingereicht werden, muss der Partnerbericht (inkl. Aus- gabennachweis) durch die Projektträger im eMS erfasst werden. Es müssen keine Belege von der Kontrollstelle gescannt werden. Eine Entwertung der Belege ist nicht notwendig, da der Projektbe- zug am Beleg gegeben sein muss.

7) Für Bayern: Ist die Handhabung des Besserstellungsverbotes schon geklärt?

Die bayerische Haushaltsordnung gilt nicht, wenn es keine nationale Kofinanzierung für den jewei- ligen Projektpartner gibt. Dann muss eine Überprüfung der Höhe der Personalkosten auf Basis des Prinzips der Sparsamkeit, Wirksamkeit und Wirtschaftlichkeit erfolgen.

8) Gibt es eine Regelung zum Extrapolieren bei Prüfungen?

Vorgehen wie im „Handbuch zur Abwicklung der EU-kofinanzierten Förderprojekte mit Anlagen für das Ziel «IWB» Förderperiode 2014-2020“.

9) Für Bayern: Ist das Führen der Vergabeliste nach Förderhandbuch Pflicht für Pro- jektträger?

 Müssen die Checklisten nach Förderhandbuch ausgefüllt werden?

10) Können Projektträger auch vor dem offiziellen Projektende die finale Projektab- rechnung einreichen?

Dies ist grundsätzlich eine Frage für die RKs. Es ist nicht ausgeschlossen, früher abzurechnen. Die RK muss aber bestätigen können, dass das jeweilige Projekt fertig umgesetzt ist und dies grenz- überschreitend – sowohl inhaltlich als auch finanziell. Hinzuweisen ist natürlich darauf, dass eine Auszahlung erst dann stattfinden kann, wenn alle Projektteilnehmer ihre Berichte eingereicht ha- ben, die Kontrollstellen geprüft und der Lead-Partner den Gesamtbericht eingereicht hat.

Publizitätsvorschriften:

11) Plakate und Schilder: In welchem Zeitraum und wo genau sind sie anzubringen?

Grundsätzlich ist gem. der Publizitätsvorschriften des Programms ein Plakat (Mindestgröße A3)

„an einer gut sichtbaren Stelle“ anzubringen. Dies kann – muss aber nicht zwingend – der Ein- gangsbereich eines Gebäudes sein. Bei investiven Projekten (Infrastruktur- oder Bauvorhaben) mit einer Unterstützung von mehr als EUR 500.000.- (öffentliche Fördermittel) ist eine Tafel/ein Schild anzubringen (Punkte d) und e) Publizitätsvorschriften). Zur Einhaltung der Publizitätsvor- schriften nach Projektende ist die Empfehlung der Verwaltungsbehörde: Der Hinweis auf beste- henden Websites sowie das A3-Plakat sind bis Projektende zu wahren, sowie bei Nachkontrollen.

Tafel und Schilder gem. der Publizitätsvorschriften Punkt e) sind dahingegen auf Dauer anzu-

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3 bringen. Für das A3-Plakat wird ein freiwilliger Vordruck von der Programmverwaltung vorgege- ben.

12) Wie und von welcher Stelle werden die Publizitätsmaßnahmen überprüft?

Überprüft wird bei der Abrechnungskontrolle (Nachweis durch Fotos, Screenshots) von der FLC einmal während der Projektlaufzeit und jedenfalls bei einer VOK.

13)  Sanktionen bei Nichteinhaltung der Publizitätsvorschriften?

Im Handbuch zu den Förderfähigkeitsregeln des Programms ist unter 1.9 festgehalten, dass be- hebbare Mängel innerhalb einer „angemessenen Frist“ behoben werden können. Die Festlegung der Frist steht im Ermessen der FLC (ggf. in Rücksprache mit der RK). Weiters wird im Handbuch an selbiger Stelle festgehalten, dass die Kosten der betreffenden Publizitätsmaßnahme zu strei- chen sind, werden die Mängel nicht innerhalb der festgelegten Frist behoben. Bei nicht behebba- ren Mängeln erfolgt eine 100%-Kürzung der Kosten der betreffenden Publizitätsmaßnahme.

Werden etwaige Mängel nicht behoben, wenn keine Kosten anfallen, so empfehlen wir, Rück- sprache mit der Verwaltungsbehörde zu halten. Darüber hinaus warten wir im Moment noch auf eine Leitlinie der EK zu Finanzkorrekturen – ähnlich der Leitlinie K(2011) 7321 aus der Förderperi- ode 07-13.

14) Wie soll damit umgegangen werden, wenn die Form der Publizität nicht eingehal- ten wird, zB. Programmlogo auf Website ohne Runterscrollen (mobile Geräte?)

Bei dem Hinweis auf der Website handelt es sich um einen behebbaren Mangel. Um Missver- ständnissen hinsichtlich dem Hinweis auf der Website vorzubeugen, wird festgestellt, dass wenn es sich um keine Projekthomepage, sondern die „normale“ Homepage eines Begünstigten han- delt, muss der Hinweis nicht zwingenderweise auf der Startseite angebracht sein. Bei Webseiten gilt im Zweifel die Vollversion.

15) Sind Publizitätsnachweise zum Zeitpunkt der einzelnen Abrechnungen vom Pro- jektträger an das Gemeinsame Sekretariat zu senden?

Dem Gemeinsamen Sekretariat sind spätestens bei der Endabrechnung die Nachweise (zB. Zei- tungsartikel) über die vorgenommenen Informations- und Publizitätsmaßnahmen vorzulegen.

Wo das technisch am sinnvollsten ist, wird gerade noch geklärt.

Personalkosten:

16) Wie soll die Zusätzlichkeit von Personal, das bereits in Projekten der vorigen För- derperiode angestellt war, geprüft werden?

Die Zusätzlichkeit der Personalkosten ist durch die RKs im Zuge der Antragsprüfung festzustellen.

Die FLC-Stellen haben dies grundsätzlich nicht mehr zu prüfen. Falls offensichtlich die Zusätzlich- keit nicht besteht, dann sollte seitens der FLC ein Hinweis erfolgen.

17) Wie kann die Überförderung bei Personal mit Tätigkeit in mehreren Projekten aus- geschlossen werden? Gibt es dazu ein Prozedere oder Empfehlungen, wie sicher- gestellt werden kann, dass es durch die unterschiedlichen Berechnungsmethoden zu keiner Überförderung kommen kann? Wie ist eine diesbezügliche Kontrolle durch die FLC überhaupt möglich (Stichwort: unterschiedliche Abrechnungszeit- räume)?

Dies ist nicht Gegenstand der Prüfbarkeit. Im Zuge der KSG-Sitzung am 12./13.10.2016 erfolgte eine Einigung darauf, dass im Rahmen der Endabrechnung alle Projektträger, die Personalkosten verrechnen, ein Formular auszufüllen haben, indem dargestellt wird, in welchen Förderprojekten

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4 die Projektmitarbeiter während der Projektlaufzeit verrechnet wurden. Dadurch kann nachvoll- zogen werden, ob der/die Projektmitarbeiter/in insgesamt mehr Stunden in Förderprojekten ver- rechnet hat, als er/sie geleistet hat. Bei der Anwendung des 1720-Stundenteilers wird die Ver- waltungsbehörde zusätzlich einen Vorschlag zur Deckelung der anerkannbaren Kosten (für Spezi- alfälle: wenn zB bei 2000 Ist-Stunden 1720 Projektstunden angefallen sind, und demnach das ganze Gehalt des Mitarbeiters aus dem Projekt finanziert werden kann) ausarbeiten und in das Handbuch der Förderfähigkeitsregeln integrieren.

18) Was sind die Konsequenzen wenn der tatsächlich aufgezeichnete Zeitaufwand den beantragen wesentlich übersteigt?

Es wurde im Programm eine Flexibilität von 20% zwischen den Kostenkategorien festgelegt, dies auf Gesamtprojektebene. Trotzdem sollte eine Information an die zuständige Regionale Koordi- nierungsstelle erfolgen um die Verhältnismäßigkeit zu prüfen. Sollten diese 20%, bzw. die Ge- samtkosten überschritten werden, bedarf es eines schriftlichen Änderungsantrags durch den Lead-Partner. Dies sowie alle Abweichungen im Projekt, die unter diesen 20% liegen, müssen aber natürlich in der Abrechnungslegung durch die Projektteilnehmer dargestellt werden.

19) Ist die Zusätzlichkeit von öffentlich angestelltem Personal bei Anwendung der Per- sonalkostenpauschale zu überprüfen?

Die Zusätzlichkeit von Personal wird von der RK in Zuge der Antragsprüfung geprüft, das gilt auch für die Personalkostenpauschale.

20) Bei teilzeitig für das Projekt tätiges Personal mit fester Stundenanzahl pro Monat:

 Stellt es ein Problem dar, wenn im Dienstvertrag die wöchentlichen Arbeitsstunden festgelegt sind?

Nein, es muss nur das Arbeitsausmaß für das Projekt genau hervorgehen.

 Wie flexibel ist diese Regelung? In welchem Zeitraum muss die Arbeitszeit einge- halten werden (pro Woche / pro Jahr)?

Diese Regelung soll möglichst eng gesehen werden, es kann dazu aber keine Pauschalantwort gegeben werden. In Österreich wird dies aufgrund der Vorgaben der Prüfbehörde traditionell en- ger gesehen.

 Wann erfolgt ein Wechsel auf Berechnung mit flexibler Stundenzahl pro Monat?

Wenn die Erfordernisse für die Anwendung der Berechnungsart „feste Stundenanzahl“ entspre- chend der Förderfähigkeitsregeln nicht mehr eingehalten werden.

21) Wenn im Projektantrag ein Prozentsatz der für das Projekt aufzuwendenden Stun- den festgelegt wurde, wie ist mit einer Änderung der Gesamtarbeitszeit umzuge- hen?

Es muss im Dienstvertrag bzw. in einem Zusatz zum Dienstvertrag der für das Projekt eingesetzte Stundenaufwand festgehalten werden. Für die FLC ergibt sich dadurch ggf. eine geänderte Be- rechnungsstruktur.

22) FFR: Variante 2.1.1.3 Abs. 2 a): 1720 Jahresstunden, 1750 tatsächliche Projekt- stunden, 50 Nicht-Projektstunden, keine Überstunden-Pauschale: Es müssten so- mit alle DG-Kosten anerkannt werden. Ist das richtig, da damit auch die NICHT- Projektstunden gefördert werden?

Dies ist ein Problem, das im Moment viele FLC- und Programmstellen in ETZ-Programmen gene- rell beschäftigt. Uns liegt ein Schreiben der EK vom 30. Juni 2015 vor, (Ref. Ares(2015)2280281 -

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5 01/06/2015) in dem uns mitgeteilt wurde, dass das Gewinnerzielungsverbot gem. Art. 125 (4) der Haushaltsordnung nicht für die geteilte Mittelverwaltung gilt. Gleichzeitig ist aber der Grundsatz der wirtschaftlichen Haushaltsführung einzuhalten. Grundsätzlich müssen die Kosten mit dem Projektantrag abgeglichen werden. Es wird ein Vermerk im Handbuch zu den FFR erfolgen, in dem eine bestimmte Obergrenze bei den zur Berechnung herangezogenen Arbeitsstunden festge- legt wird.

23) Im EFRE-Antrag ist „Teilzeit mit flexibler Stundenzahl“ vermerkt. Wer bestimmt letztendlich, ob Variante a) oder b) angewandt wird?

Gemäß dem Handbuch zu den Förderfähigkeitsregeln ist es möglich, in jedem Berichtslegungs- zeitraum zwischen den Varianten 2.1.1.3. (2) a) und b) zu wechseln. Den Projektträgern wird empfohlen, sich die für sie günstigere Variante mit dem programmeigenen Personalkostenformu- lar zu berechnen und entsprechend die Abrechnung einzureichen. Die Kontrollstelle kann natürlich keine höheren Kosten anerkennen, als im Ausgabennachweis angegeben wurden. Grundsätzlich sollte aber Variante a) der Regelfall sein und Variante b) nur dann zur Anwendung kommen, wenn a) nicht möglich ist (bspw. die Person kein volles Wirtschaftsjahr vor der Abrechnung ange- stellt war).

24) Wie ist damit umzugehen, wenn sich bei einem Projektmitarbeiter die vertraglichen Wochenstunden während der Projektlaufzeit verändern (zB Stundenaufstockung bzw. -senkung)?

Unabhängig von der Berechnungsmethode ist eine Änderung der Arbeitszeit der Projektmitarbei- ter der RK zu kommunizieren, die ja bei Antragstellung die Personalkosten auf ihre Zusätzlichkeit prüft. Je nach Berechnungsmethode könnten beispielsweise zwei separate Personalkostenformu- lare für die Zeit vor/nach der Stundenaufstockung geführt werden. Die Sonderzahlungen wären ggf. zu aliquotieren. Wichtig dabei ist eine genaue Dokumentation.

25) Vollzeitig für das Projekt tätiges Personal: Wie ist damit umzugehen, wenn sich herausstellt, dass ein/e MitarbeiterIn NICHT zu 100% in einem Projekt tätig ist/ war (zB Projektmitarbeiter sind Vertretung bei Urlaub oder Krankheit von Nicht- Projektmitarbeitern)?

In diesem Fall würden wir empfehlen, den Stundensatz nach Variante 2.1.1.3. (2) a) bzw. b) zu berechnen und mit den tatsächlich geleisteten Projektstunden zu multiplizieren.

26) FFR: Variante 2.1.1.3 Abs. 2 a):

 Begriff „Wirtschaftsjahr“: Ist damit ein 12-monatiger Abrechnungszeitraum oder das Kalenderjahr oder das Bilanzjahr gemeint?

Es ist das Wirtschaftsjahr gemeint, also jene 12 Monate, nach deren Abschluss Unternehmen ih- ren Jahresabschluss durchführen. Dies deckt sich häufig mit dem Kalenderjahr – v.a. bei vielen un- serer Projektteilnehmer.

 Wie ist damit umzugehen, wenn der Abrechnungszeitraum keine 12 Monate be- trägt?

Relevant ist für die Variante 1720, ob die abgerechneten MitarbeiterInnen zum Zeitpunkt der Ab- rechnungslegung bereits ein ganzes Wirtschaftsjahr beim Projektteilnehmer beschäftigt sind. Ist dies nicht der Fall, so ist Variante 2.1.1.3. (2) b) anzuwenden. Der Stundensatz wird also bei Vari- ante a) auf Basis des Wirtschaftsjahres berechnet und multipliziert mit den im Abrechnungszeit- raum aufgewendeten Stunden. Für die nächste Periode erfolgt wieder eine Berechnung des Stun- densatzes auf Basis des Wirtschaftsjahres. Es muss keine Aufrollung der vorigen Abrechnung er- folgen.

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 Stichwort „All-Inclusive-Dienstverträge“: Es wird schwierig sein, die Überstunden sowie die Lohnnebenkosten dazu herauszurechnen. Gibt es dazu schon Überle- gungen?

Hier sind gem. Förderfähigkeitsregeln nur jene Kosten für Überstunden abzuziehen, die explizit ausgewiesen werden.

27) Im Handbuch ist vermerkt, dass die Kontrolle der Zahlung der Lohnnebenkosten der projektspezifischen Mitarbeiter nach Maßgabe der Kontrollstellen stichproben- artig erfolgt. Betrifft die stichprobenmäßige Prüfung nur die Zahlung der Lohnne- benkosten oder gilt das auch für die Zahlungen des Nettogehalts durch die Über- weisungsbestätigungen?

Grundsätzlich wurde in den Förderfähigkeitsregeln, bzw. im Handbuch nur an eine Stichprobe hin- sichtlich der Zahlung der Lohnnebenkosten gedacht. Derzeit sind alle Zahlungen des Nettogehalts zu prüfen. Nach einer Diskussion, ob diese Bestimmung geändert werden soll, wird vereinbart, dass es dazu noch eine Rückmeldung von der VB geben wird.

28) Laut Handbuch ist die Zusätzlichkeit der Personalkosten durch den Projektteil- nehmer im Rahmen der Antragstellung darzustellen. Wer prüft hier die Zusätzlich- keit wenn bei Antragstellung noch keine Projektmitarbeiter namentlich genannt werden konnten?

Die Zusätzlichkeit wird durch die RK bei der Antragstellung geprüft. Hier geht es um die Zusätz- lichkeit der Stelle, die durch (Entwurf der) Tätigkeitsbeschreibung des projektspezifischen Perso- nals sowie (Entwurf des) Arbeitsvertrags geprüft wird. Die Kontrollstelle prüft bei der Abrechnung nicht mehr die Zusätzlichkeit, sondern, ob die beantragten Personalkosten gem. der beantragten Stellen abgerechnet werden.

29) Manche Projektpartner haben Schwierigkeiten, die Lohnnebenkosten zu den Über- stunden bzw. Prämien und Bonuszahlungen herauszurechnen. Ist dazu eine Hilfe- stellung (zB eine EXCEL-Datei) seitens der Programmverwaltung für die Projekt- partner angedacht?

Eine Excel-Datei können wir als Programm hier nicht zur Verfügung stellen, da die Berechnung der Lohnnebenkosten im Einzelfall sehr unterschiedlich aussieht. Wir würden zur Reduktion des Ver- waltungsaufwandes empfehlen, die Lohnnebenkosten aliquot der Überstunden zu kürzen.