Workflow Bestellen, Rechnungen, Exemplare, Nach-Eingangsbearbeitung

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Stand: 16.02.2021/mast

Workflow Bestellen, Rechnungen, Exemplare, Nach-Eingangsbearbeitung

Inhalt

Workflow Bestellen, Rechnungen, Exemplare, Nach-Eingangsbearbeitung... 1

1. Einführung ... 1

2. Suche nach einem bibliographischen Datensatz für die Bestellung ... 2

3. Bestellen ... 2

4. Eingang mit gleichzeitiger Rechnungsstellung ... 5

5. Eingang ohne gleichzeitige Rechnungserstellung ... 9

6. Nach-Eingangsbearbeitung / Bearbeitungsaufträge ... 11

1. Einführung

In dieser Anleitung wird gezeigt, wie in Alma eine einmalige Bestellung für Printmedien angelegt, gesendet, inventarisiert und mit der Rechnung verknüpft wird. Ausserdem wird auch die Nach- Eingangsbearbeitung beschrieben.

Eine ausführliche Anleitung ist in den Schulungsvideos 4, 5, 7, 8, 9, 11, 13, 14 im Bereich

Acquisitions / Print Serials in SLSPhere zu finden.

Terminologie

:POL = Purchase Order Line = Bestellposten: einzelne Titel, die bestellt werden sollen

PO = Purchase Order: gesamte, an einen Lieferanten gesendete oder noch zu sendende Bestellung, bestehend aus einem oder mehreren Bestellposten

POL und PO haben separate Nummern.

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2. Suche nach einem bibliographischen Datensatz für die Bestellung

Für die Suche nach einer geeigneten Titelaufnahme in der Institution- oder Netzwerkzone gibt es eine eigene Anleitung.

Für die Erwerbung ist es sinnvoll, direkt im Tab Netzwerk zu suchen. Am IZ-Icon ist erkennbar, wenn der Titel bereits von einer Bibliothek der eigenen IZ erworben wurde.

Für die Suche im Tab Netzwerk muss das Suchkriterium „Alle Titel“ ausgewählt werden.

3. Bestellen

Bestellung anlegen: Wenn der gewünschte Treffer in der Netzwerkzone gefunden ist, auf die drei Punkte rechts klicken und im Dropdown-Menu „Bestellung“ wählen:

Danach den Kauftyp „Gedrucktes Buch – einmalig“ auswählen (aus den empfohlenen Optionen). Als Bestellposten-Inhaber die Bibliothek wählen, die die Bestellung erstellt (unabhängig vom zukünftigen Standort des Exemplars).

Wenn das Kästchen „Bestand manuell zuordnen“ leer gelassen wird, erstellt Alma automatisch ein Exemplar (Bestand) für den Bestellposten-Inhaber. Wenn das bestellte Exemplar einen anderen Standort haben soll, kann das Häkchen „Bestand manuell zuordnen“ gesetzt werden und der Bestand später in der Bestellung gewählt werden.

Falls der zu bestellende Titel bereits in der IZ vorhanden ist, folgt eine Warnung. Will man den Titel trotzdem für die eigene Bibliothek bestellen, kann man mit der Bestellung fortfahren.

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Wenn der Bestellposten erstellt ist, muss die „Bestellposten-Übersicht ausgefüllt werden. Das Formular besteht aus Pflichtfeldern (mit rotem Sternchen markiert) und optionalen Feldern, die je nach Bibliothek auch obligatorisch sein können.

Die Eingangs-Notiz entspricht ungefähr der Bibliotheksnotiz in Aleph. Diese Notiz wird beim Eingang auch auf den Laufzettel gedruckt.

Wenn mehr als ein Exemplar bestellt werden soll, muss die „Anzahl für Preisangabe“ angepasst werden und über „Neuer Bestand“ zusätzliche Exemplare erstellt werden. Beim Bestand kann auch der Standort und die Exemplar-Richtlinie (Exemplarstatus) angepasst werden. Statusänderungen oder zusätzliche Exemplare können auch später beim Inventarisieren erstellt werden.

Lieferant, Preis und Etat sind Pflichtfelder. Ausgefüllt werden auch Erwerbungsart (Standard ist Kauf), Materialart und ISBN. Wenn es mehrere ISBN im Datensatz gibt, kann rechts über „Vorgeschlagene ISBN“

die richtige ausgewählt werden.

Notiz an Lieferanten: Hier können Mitteilungen für den Lieferanten erfasst werden. Diese Notiz wird mit der Bestellung gesendet

Berichtscodes sind momentan noch keine definiert. Geplant ist, dass es Codes für E-Medien, LUZ oder Fachcodes geben soll.

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Gibt es für das Buch interessierte Benutzer, kann im Reiter „Interessierte Benutzer“ die Bestellung direkt mit dem Benutzerkonto verknüpft und eine Vormerkung angelegt werden.

Wenn alles Nötige ausgefüllt ist, kann mit „speichern und fortfahren“ der Bestellstatus auf „automatischer Versand“ gestellt werden. Damit werden die Bestellposten für jeden Lieferanten automatisch einmal am Tag versendet (um 17:00). Alternativ kann mit „Jetzt bestellen“ direkt eine Einzelbestellung gesendet werden. Wird „Speichern“ ausgewählt, wird die Bestellung auf „zur Prüfung“ gestellt und kann später weiterbearbeitet werden.

Tipp:

Bestellposten und andere Vorgänge, die kürzlich bearbeitet wurden, sind mit dem Symbol oben rechts zu finden:

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4. Eingang mit gleichzeitiger Rechnungsstellung

Beim Eingang von physischem Material muss bei „Aktueller Standort“ in Alma die richtige Abteilung (Acquisition Department) ausgewählt werden.

Wenn das Häkchen „Aktuellen Standort immer anzeigen“ gesetzt ist, ist der Standort sofort ersichtlich.

Im Hauptmenu auf „Erwerbungen / Eingang und Rechnungslegung / Rechnung erstellen“ klicken.

Dort „Manuell“ wählen und das Kästchen „Eingang bearbeiten“ aktivieren, damit Alma direkt nach der Rechnungserstellung mit dem Eingangsprozess fortfährt. Mit „Weiter“ gelangt man zu den

Rechnungsdetails.

Wichtig: richtiges Lieferantenkonto wählen

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Pro Rata verwenden: wenn dieses Häkchen gesetzt ist, werden für Versand etc. keine separaten Rechnungsposten erstellt.

Mehrwertsteuer: Kann hier erfasst werden, an der Sempacherstrasse wird diese nicht speziell ausgewiesen.

Wenn alle benötigten Felder ausgefüllt sind, mit „Speichern und Rechnungsposten erstellen“ fortfahren.

Den Typ „Regulär“ wählen und bei „Bestellposten“ die Bestellnummer eingeben. Alma hold dann die Daten aus der Bestellung und fügt sie in den Rechnungsposten ein. Der Preis muss entsprechend der Rechnung angepasst werden.

Mit „Neu“ können weitere Rechnungsposten erfasst werden. Wenn alle Posten der Rechnung erfasst sind, mit „Hinzufügen und schliessen“, um die Bestellposten mit der Rechnung verbunden werden.

Vor dem weiterfahren, via Registerkarte „Übersicht“ oder rechts beim blauen „i“ prüfen, ob der

Gesamtrechnungsbetrag und der Gesamtbetrag der Rechnungsposten übereinstimmen. Wenn dem so ist, mit „Speichern und mit Eingang fortfahren“ die Rechnung abschliessen. Alma leitet dann zur Übersicht

„Materialeingang“ weiter.

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Falls die Bestellungen dort nicht angezeigt werden, bitte überprüfen, ob der Reiter „Einmalig“ und der Status „Alle (ausgenommen geschlossene)“ ausgewählt sind.

Anders als in Aleph wird der Strichcode neu vor dem Verbuchen des Eingangs ins Buch geklebt und in der Exemplarverwaltung erfasst. Dadurch wird es einfacher, das Exemplar später wieder aufzurufen und den Bearbeitungsstatus zu ändern, Laufzettel zu drucken etc.

Dazu auf „Exemplare verwalten“ und danach „Exemplar bearbeiten“ auswählen und den Strichcode einlesen:

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Wenn der Strichcode eingelesen ist, das Exemplar auswählen (Häkchen setzen) und auf „Speichern und empfangen“ klicken.

Alternativ kann der Eingang beim einzelnen Bestellposten rechts via „Eingang“ oder durch klicken auf „Alle empfangen“

Darauf achten, dass oben „In der Abteilung behalten“ ausgewählt ist. Wenn nicht, wird das Exemplar sofort

„Verfügbar“. Wenn es für die Bibliothek nötig und sinnvoll ist, kann ein anderer Status als „Copy

Cataloging“ ausgewählt werden (wenn andere Bearbeitungsstatus in der Work Order definiert wurden).

Mehr zu Bearbeitungsaufträgen folgt im Kapitel 6.

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5. Eingang ohne gleichzeitige Rechnungserstellung

Der Eingang kann auch unabhängig von der Rechnung verbucht werden. Dies kann beispielsweise bei Lieferungen von Lieferanten mit Monatsrechnungen vorkommen oder wenn Rechnung und Lieferung separat gesendet werden.

Dazu auf „Erwerbungen“ im Hauptmenu klicken und im Bereich „Eingang und Rechnungslegung“ den Punkt „Eingang“ wählen.

Die Ansicht „Materialeingang“ wird angezeigt. Dort wir eine Liste mit allen offenen Bestellposten angezeigt.

Für Monografien dien Reiter „Einmalig“ auswählen. Um die richtigen Titel zu finden, kann nach Lieferant und besitzender Bibliothek gefiltert werden oder im Suchfeld direkt nach der Nummer des Bestellpostens gesucht werden.

Der Eingang kann entweder durch auswählen (Häkchen setzen) und oben rechts auf „Eingang“ oder rechts via die drei Punkte und „Eingang“ verbucht werden. Zuerst auch hier via „Exemplare verwalten“ den

Strichcode einlesen.

Wichtig ist auch hier, dass „In der Abteilung behalten“ ausgewählt ist, damit das Exemplar nicht sofort verfügbar wird.

Wenn der Eingang gemacht ist, zeigt Alma eine Bestätigung an und der Status des Bestellpostens wird auf

„Warten auf Rechnung“ gestellt, wenn diese noch nicht verbucht wurde.

Wenn die Monatsrechnung eintrifft, die Rechnung über „Erwerbung / Eingang und Rechnungslegung / Rechnung erstellen“ erfassen, wie in Kapitel 4 beschrieben. Die Rechnung wird manuell erfasst und bei

„Eingang bearbeiten“ wird kein Häkchen gesetzt, da die Eingänge bereits verbucht wurden.

Bibliotheken, die keine Rechnungen in Alma eintragen müssen nach der Eingangsverbuchung die Bestellung manuell auf „Geschlossen“ setzen, damit der Status „Warten auf Rechnung“ verschwindet.

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Eingang rückgängig machen

Der Eingang eines einmaligen Exemplars kann rückgängig gemacht werden, wenn die Bestellung als „in der Abteilung behalten“ markiert wurde, es keine interessierten Benutzenden gibt und noch keine

Rechnung verknüpft wurde.

Im Bestellposten im Menu „Eingang“ über die drei Punkte zu „Exemplar bearbeiten“ und auf der „Liste erhaltener Exemplare“ wiederum über die drei Punkte „Nicht-Eingang“ auswählen.

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6. Nach-Eingangsbearbeitung / Bearbeitungsaufträge

Nachdem der Eingang verbucht wurde, können die eingegangenen Exemplare mittels sogenannter Bearbeitungsaufträge an weitere Personen oder Abteilungen für Arbeiten wie Katalogisieren, Exemplar- Bearbeitung etc. weitergeleitet werden. Der Status des Bearbeitungsauftrags zeigt an, bei welchem Arbeitsschritt das Exemplar sich befindet. Diese Bearbeitungs-Aufträge können nach Bedarf konfiguriert werden. Dies ist vor allem für grössere Bibliotheken nützlich, in kleinen Bibliotheken mit wenigen

Mitarbeitenden sind sie weniger wichtig. In der IZ RZS sind neben dem Standard-Workflow (Copy

Cataloging, Physical Processing und Temp Storage) nur wenige Bearbeitungsaufträge in der „Management of Item WorkOrder“ definiert.

Für die Nach-Eingangsbearbeitung unter „Erwerbungen / Nach-Eingangsbearbeitung“ den Punkt

„Exemplare der Eingangsabteilung“ auswählen. Dort kann beispielsweise nach Status der Exemplare gefiltert werden oder direkt mit Stichwörtern oder dem Strichcode gesucht werden.

Der aktuelle Status wird angezeigt. Dieser kann mit „Status ändern“ oder rechts via „Bearbeiten“ geändert werden (z.B. von Copy Cataloging zu Physical Processing).

Laufzettel drucken

In der Liste der Exemplare in der Abteilung kann auch ein Laufzettel gedruckt werden. Dazu rechts „Beleg drucken“ auswählen.

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Exemplare scannen

Mit der Funktion „Exemplare scannen“ kann durch Einlesen von Strichcodes eine Liste von Exemplaren erstellt werden, denen allen ein neuer Status zugewiesen wird. Solange die Schaltfläche „Fertig“ nicht angeklickt wird, bleiben die Exemplare im zugewiesenen Status. Mit „Fertig“ wird das Exemplar freigeschaltet und ist verfügbar.

„Beleg automatisch drucken“ um Laufzettel zu drucken funktioniert momentan leider nicht. In der

Aktionsliste rechts des Exemplars können auch Belege gedruckt werden. Dies sind jedoch keine „richtigen“

Laufzettel, sondern Bestell-Bestätigungen für die empfangende Abteilung.

Katalogisierung

Auf der Liste „Exemplare in der Abteilung kann direkt auf den Titel des Mediums geklickt werden und es wird die Datensatz-Ansicht geöffnet. Mit klicken auf „Bewegen nach MDE“ wird der Datensatz in den Metadaten-Editor verschoben, wo das Katalogisat bearbeitet werden kann.

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Exemplarbearbeitung

Über „Exemplare bearbeiten“ gelangt man in den Editor für physische Exemplare

Hier können Exemplar-Richtlinie, Standort, wenn nötig Exemplarsignatur angepasst werden.

Hier kann auch die RFID beschrieben werden, wenn vorhanden.

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Im Reiter Notizen können Notizen für Benutzende und für die Infotheke erfasst werden. Allgemeine interne Notizen und Statistik-Notizen (Niveau) können ebenfalls erfasst werden.

Exemplar auf „verfügbar“ stellen

Ist die Bearbeitung abgeschlossen und das Exemplar kann für die Ausleihe freigegeben werden, kann dies via „Exemplare scannen“ erledigt werden. Dazu in der Schaltfläche „Fertig“ auf „Ja“ stellen. Dann werden alle Bearbeitungsaufträge gelöscht, wenn das Exemplar eingelesen wird.

Das Exemplar kann auch in der Liste „Exemplare in der Abteilung“ über die Aktionsleiste (drei Punkte) auf

„Fertig“ gestellt werden.