(I Bundesagentur für Arbeit

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(I Bundesagentur für Arbeit Zentrale

Bundesagentur für Arbeit, Regensburger Straße 104 - 106, 90478 Nürnberg

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Ihr Antrag nach dem Informationsfreiheitsgesetz (IFG) vom 25.7.2021

mit E-Mail vom 25.7.2021 bitten Sie um Zusendung amtlicher Informationen über das auf den Formu- laren der Agentur für Arbeit aufgebrachte Data-Matrix-Format. Im Einzelnen möchten Sie Informationen zu folgenden Fragen:

1. Wofür ist das Data-Matrix-Format auf den Formularen der Agentur für Arbeit gedacht?

2. Welche Daten sind in dem Data-Matrix-Format gespeichert?

3. Wie werden Daten im Data-Matrix-Format gespeichert, wenn z.B. die BG-Nummer nicht vorhanden ist?

4. Wie sind Daten wie Mitarbeiterkürzel mit der DSGVO vereinbar, wenn diese in Kombination mit der Behörde Schlüsse auf den Mitarbeiter zulassen? Warum wird das Format Nachname + erster Buch- stabe des Vornamens oder andersherum verwendet?

5. Wofür stehen die folgenden Kürzel ...(X sind hierbei als nummern 0-9 zu betrachten):

XXXXXFB XXXXXANTRAG

6. Welche weiteren Kürzel gibt es noch und wofür stehen die Nummern in diesen Format ? 7. Warum existiert kein Data-Matrix Code auf Checklisten ?

8. Wie ist das Anhängsel der BG-Nummer, das im Format nach dem Mitarbeiterkürzel und auf dem Zettel getrennt mit einem ' - '-Zeichen von der BG-Nummer steht zu verstehen ?

9. Warum wird an den Anfang der BG-Nummer im Format folgendes geschrieben 'B#0' ?

10. Wofür steht die Nummer vor dem Mitarbeiterkürzel und wofür die Nummer am Ende des Formats, die bei mir 4-stellig ist ?

11. Auf welcher Basis werden die generierten Antworten, Anträge und Formulare erstellt (ghostscript, latex, pdf librarys, postscript, etc.)?

-2- Postanschrift Bankverbindung Öffnungszeiten Sie errelchen uns:

Regensburger Straße 104 - 106 BA-Service-Haus 0000000000000000000000000000 Haltestelle Scharrerstraße

90478 Nürnberg Bundesbank Straßenbahnlinie 6

IBAN: Haltestelle Meistersingerhalle

DE50 7600 0000 0076 0016 17 Straßenbahnlinie 8,

Besucheradresse BIC: Buslinie 36, 55

Regensburger Straße 104 - 106 MARKDEF1760

Nürnberg Internet: www.arbeitsagentur.de

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-2-

Das Informationsfreiheitsgesetz (IFG) gibt jedem ein Recht auf Zugang zu amtlichen Informationen.

Der Begriff „amtliche Information“ wird in 8 2 Nr 1. IFG als „jede amtlichen Zwecken dienende Aufzeich- nung“ unabhängig von der Art ihrer Speicherung definiert. Es können daher nur solche Informationen zugänglich gemacht werden, die bei der Behörde vorhanden sind oder mit geringem Aufwand aus den vorhandenen Informationen zusammengestellt werden können. Es besteht keine Pflicht der Behörde, die begehrte Information erst zu beschaffen oder herzustellen (vgl. Schoch, Kommentar zu $ 1 IFG,

Rn. 36 ff).

Ihrem Antrag gebe ich statt, soweit amtliche Informationen zu Ihren Fragen bei der BA vorhanden sind.

1. Die Bundesagentur für Arbeit hat u.a. das Ziel, möglichst auf allen Anschreiben an die Kundin- nen und Kunden Steuerungsinformationen maschinenlesbar aufzubringen (Data-Matrix-Code).

Dies dient der automatisierten Zuordnung eines Dokuments zu einer Akte bzw. zu einem zu- ständigen Postkorb im E-Akte-System.

2. Die folgende Übersicht listet die Daten im Data-Matrix-Code auf:

MXC-Posi- | Feldname Erläuterung und Zweck

tion

01 BA-Kennzeichen* B# steht für Dokumente, die einen dynamischen Matrixcode enthalten

02 Version* Versionsnummer eines Matrixcodes: Die

Versionsnummer wird in jedem Rechts- kreis gesondert gezählt (verschiedene Li- nien von Matrixcodes)

03 Rechtskreis* Gibt an, welchem Rechtskreis das Doku-

ment zuzuordnen ist (SGB Il, SGB Ill oder FamkKa)

04 Fachschlüssel Gibt den Fachdatenschlüssel (z.B. Kun- dennummer) aus dem Fachverfahren oder dem Basisdienst an

05 Sekundärschlüssel (Aktenseg- | Gibt die Bezeichnung des Aktensegmen-

ment) tes an

06 Kennzeichen Fachschlüssel Gibt an, aus welchem Verfahren der Fach- schlüssel stammt

07 Kennzeichen Sekundärschlüs- | Gibt an, aus welchem Verfahren der Se-

sel kundärschlüssel stammt

08 Bearbeiterin/Bearbeiter Benutzerkennung

Zweck: Ermöglicht die Zuordnung zu einem Team-Postkorb

09 SGB III / SGB Il OrgZeichen

Team Zweck: Ermöglicht die Zuordnung zu ei-

Famka: nem Team-Postkorb.

Funktionspostkorb Angabe eines Funktionspostkorbes

10 Dienststelle* Dienststellennummer/Geschäftsstellen-

nummer

11 Dokumenttyp* Schlüssel des Dokumenttyps gemäß Über-

sicht Dokumentenklassifikation in der E- Akte

12 Aktennummer* Schlüssel des Aktentyps gemäß Übersicht

zu den Aktentypen je nach Rechtskreis SGB Ill, SGB Il oder FamKa

13 Dokumentart Schlüssel der Dokumentart gemäß Über-

sicht Dokumentenklassifikation in der E- Akte

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14 Dokumentkategorie Schlüssel der Dokumentkategorie gemäß Übersicht Dokumentenklassifikation in der E-Akte (ausschließlich für den Rechtskreis SGB II)

3. Die Daten werden ohne BG-Nummer gespeichert, d.h. : Auch wenn die BG-Nummer (noch) nicht bekannt sein sollte, werden die für eine automatisierte Zuordnung notwendigen Daten im Data-Matrix-Code gespeichert.

4. Die datenschutzrechtliche Freigabe ist erfolgt. Dies schließt die Freigabe der in den Data-Mat- rix-Codes verwendeten Mitarbeiterkürzeln ein. Personendaten der Beschäftigten, die im Auf- trag der Behörde tätig werden, sind im Regelfall nicht schutzwürdig, soweit sie „Ausdruck und

Folge der amtlichen Tätigkeit sind“, vgl. hierzu $ 5 Abs. 4 IFG. Dies ist bei der Zuordnung von behördlichen Schreiben zu bestimmten Beschäftigten der Fall.

Im Anhang wird ein Auszug aus der Arbeitshilfe für die Vorlagenerstellung in der E-Akte zugänglich gemacht, der den Umgang mit dem Matrix-Code auf Dokumenten der BA beschreibt.

Weitere amtliche Informationen im oben genannten Sinne sind nicht vorhanden. Insbesondere existie- ren keine gesonderten Informationen zu Ihren Fragen 5 bis 11.

Mit freundlichen Grüßen Im Auftrag

Anlage

Rechtsbehelfsbelehrung

Gegen diesen Bescheid kann innerhalb eines Monats nach Bekanntgabe Widerspruch erhoben werden. Der Widerspruch ist unter Angabe des Aktenzeichens bei der

Bundesagentur für Arbeit, Zentrale, Regensburger Straße 104, 90478 Nürnberg schriftlich oder zur Niederschrift einzulegen.

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Austug —

AN Bundesagentur für Arbeit

E-AKTE Arbeitshilfe

Arbeitshilfe für die Vorlagenerstellung

Hinweise zur Erstellung und Pflege von zentraler Vorlagen mit E-AKTE-Daten

Version 5.0 — 01.06.2021

Bei Fragen und Anregungen zu dieser Arbeitshilfe wenden Sie sich bitte an:

Service-Haus.E-AKTE-fachlich@arbeitsaaentur.de

Arbeitshilfe für die Vorlagenerstellung Seite 1 von 14

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BR.

Bundesagentur für Arbeit

3 Matrixcode

Es sind auf möglichst vielen Vorlagen notwendige Steuerungsinformationen maschinenlesbar aufzubringen. Dies dient der automatisierten Zuordnung eines Dokuments zu einer Akte bzw.

zu einem zuständigen Postkorb im E-AKTE-System. Weiterhin können Dokumente, die nicht relevant für die E-AKTE sind identifiziert und aussortiert werden. Zur Erreichung dieses Ziels wird der Matrixcode eingesetzt.

Es wird unterschieden zwischen dem e dynamischen Matrixcode und dem e statischen Matrixcode

3.1 Anforderungen an den Matrixcode 3.1.1 Größe

Verwendet wird ein 2D Pixelmatrixcode in Form des DataMatrixCode. Dieser Matrixcode erfüllt alle spezifischen Anforderungen der E-AKTE an kodierte Dokumentensteuerungsinformationen.

Unter Berücksichtigung der Angaben und Empfehlungen von Softwareherstellern und dem Scandienstleister wird der DataMatrixCode mit 4 Pixel Modulgröße auf 200dpi benötigt.

Der Matrixcode hat bei einem Inhalt von bis zu 91 Zeichen (8-Bit) eine Größe von 32x32 Modulen. Der hierdurch entstehende Platzbedarf auf den Dokumenten beträgt 18,3 mm mal 18,3 mm (inkl. Ruhezone). Die Breite der Ruhezone (unbedruckter Bereich) um den Matrixcode muss mindestens 2mm betragen.

Die Generierung des Images des Matrixcodes soll mit einer Angabe von mehr als 8 Pixel pro Modul erfolgen, um die Wahrscheinlichkeit von Verzerrungen beim Druck zu verringern.

3.1.2 Platzierung

Um ein performantes und sicheres Auslesen des DataMatrixCode zu gewährleisten, sollte der Code im Dokument auf der ersten Seite im.oberen Drittel positioniert werden. Der Matrixcode sollte nicht im Bereich einer Falzmarke liegen.

Zusammenfassung Matrixcode Spezifikationen:

Eigenschaft Wert

Matrixcodeart . Datamatrix, 4 Quadranten

Modulgröße 4 Pixel bezogen auf Scanauflösung 200 dpi

Anzahl Module 32 Zeilen und Spalten .

Ruhezone 2 Modulgrößen auf jeder Seite Gesamtgröße (ohne/mit Ruhezone) 16,3 / 18,3 mm

Tabelle 1 Zusammenfassung Matrixcode-Spezifikationen

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In:

nel.

(D Bundesagentur für Arbeit

3.1.3 Rechtskreiskennzeichen (optischer Identifizierer)

Um den Scandienstleister bei der Mandantensortierung von BA-Schriftgut zu unterstützen, erhalten die Dokumente zusätzlich zum Matrixcode einen optisch lesbaren Identifizierer.

: 3 = Rechtskreiskennzeichen SGB Ill

Abbildung 1 Beispiel Matrixcode mit Rechtskreiszeichen SGB Ill

Das im Matrixcode enthaltene Rechtskreiskennzeichen muss deshalb neben dem Matrixcode in einer 14 pt Schriftgröße auf das Dokument aufgebracht werden. Beim Aufbringen des Rechtskreiszeichens ist darauf zu achten, dass die Ruhezone des Matrixcodes nicht bedruckt wird.

Die Rechtskreiskennzeichen werden wie folgt verwandt 3=SGB Il,

2=SGBll,

d =dezentrale Vorlagen SGB Il, k =FamkKa

oe 0

3.1.4 Mandantenfähigkeit

Für jeden Rechtskreis (SGB Ill, FamKa und SGB Il) wird eine eigene Linie von Matrixcodes aufgebaut.

Eigenständige Linien für jeden Rechtskreis ermöglichen es weitere Rechiskreise mit eigenen Anforderungen an den Inhalt des Matrixcodes aufzunehmen, ohne dass dies Auswirkungen auf einen bereits bestehenden Rechtskreis hat.

Die Verwendung unterschiedlicher Matrixcodes je Rechtskreis macht eine Verwaltung dieser Codes erforderlich.

Die einzelnen Codes sind separat zu konfigurieren ohne dass dies Auswirkungen auf die Matrixcodes anderer Rechtskreise hat.

Ein wesentlicher Punkt für die Umsetzung ist das Aufbringen des Matrixcodes auf Dokumentenvorlagen.

Zur optimalen Nutzung des Matrixcodes auf Dokumentenvorlagen ist eine detaillierte Abstimmung mit [T-Systemhaus, SEP14 erforderlich.

3.1.5 Allgemeine Hinweise zum Matrixcode

Auf einer Vorlage können keine unterschiedlichen Matrixcodes aufgebracht werden. Auf zweiseitigen Vorlagen, in denen Kundenanschreiben und Rückantwortbogen enthalten sind, können somit keine zwei verschiedenen Matrixcodes aufgebracht werden. Es ist notwendig, Vorlagen nach Dokumenttypen so zu erstellen, so dass jedes Dokument mit den entsprechenden Informationen bereitgestellt werden kann. Es müssen zu diesem Zweck aus der zweiseitigen Vorlage zwei separate Vorlagen erstellt werden, um beiden Dokumenten

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A Bundesage

einen Matrixcode mit zutreffenden Inhalten mitgeben zu können. Das manuelle Umklassifizieren der Dokumente kann dadurch vermieden werden.

ntur für Arbeit

Beispiel:

Wie zuvor beschrieben, sind zwei Vorlagen zu erstellen:

1. Anschreiben an den Kunden,

2. Stellungnahme des Kunden zur Rücksendung an die Dienststelle

Für das Anschreiben kann der Dokumenttyp „Schreiben“ oder „Kommunikation mit Kunden“

und für die Stellungnahme des Kunden der Dokumenttyp „Erklärung“ bzw.

„Bescheinigung/Nachweis“ vergeben werden.

Handelt es sich bei dem Anschreiben und der Stellungnahme um separate Vorlagen, können diese mit unterschiedlichen Dokumenttypen im Matrixcode ausgestattet werden. Dies ermöglicht bei Rücklauf der Dokumente eine automatisierte Zuordnung mit korrektem Dokumenttyp zur richtigen Akte. Die Arbeitshilfen zu Dokumenttypen und zur Aktenstruktur sind im „Handbuch zur E-AKTE" zu finden.

3.2 Dynamischer Matrixcode

Der dynamische Matrixcode kann die in der nachfolgenden Tabelle aufgeführten Informationen enthalten. Er wird bei zentralen BK-Vorlagen aus der BK-Vorlagenauswahl und aus den Fachverfahren eingesetzt.

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ü

DI Bundesagentur für Arbeit

MXC- Feldname Erläuterung und Zweck

Position

01 BA-Kennzeichen” B# steht für Dokumente, die einen dynamischen Matrixcode enthalten

02 Version” Versionsnummer eines Matrixcodes: Die Versionsnummer wird in jedem Rechtskreis gesondert gezählt (verschiedene Linien von Matrixcodes).

03 Rechtsk

u

Re

zuzuordnen ist (SGB II, SGB Ill oder Famka).

Gibt an, welchem Rechtskreis das Dokument ’ 04 Fachschlüssel Gibt den Fachdatenschlüssel (z.B. Kundennummer)

aus dem Fachverfahren oder dem Basisdienst an.

05 Sekundärschlüssel Gibt die Bezeichnung des Aktensegmentes an.

(Aktensegment)

06 Kennzeichen Gibt an, aus welchem Verfahren der Fachschlüssel Fachschlüssel stammt.

07 Kennzeichen Gibt an, aus welchem Verfahren der Sekundärschlüssel Sekundärschlüssel stammt.

08 Bearbeiterin/Bearbeiter | Benutzerkennung

Zweck: Ermöglicht die Zuordnung zu einem Team- Postkorb.

09 SGB III / SGB Il OrgZeichen

Team Zweck: Ermöglicht die Zuordnung zu einem Team- Postkorb.

Famka: Angabe eines Funktionspostkorbes Funktionspostkorb

10 Dienststelle* Dienststellennummer/Geschäftsstellennummer 5 Dokumenttyp* Schlüssel des Dokumenttyps gemäß

Übersicht Dokumentenklassifikation in der E-AKTE 12 Aktennummer” Schlüssel des Aktentyps gemäß

Übersicht zu den Aktentypen je nach Rechtskreis SGB Ill, SGB Il oder FamKa

13 Dokumentart Schlüssel der Dokumentart gemäß .

Übersicht Dokumentenklassifikation in der E-AKTE 14 Dokumentkategorie Schlüssel der Dokumentkategorie gemäß

Übersicht Dokumentenklassifikation in der E-AKTE (ausschließlich für den Rechtskreis SGB Il)

Tabelle 2 Inhalt dynamischer Matrixcode

Bei den mit * gekennzeichneten Feldnamen handelt es sich um Pflichtfelder.

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Burn

I Bundesagentur für Arbeit

'PS

3.3 Statischer Matrixcode

Neben Vorlagen, bei denen der Matrixcode mit Hilfe des Fachverfahrens oder eines Basisdienstes mit Metadaten versorgt wird, gibt es Vordrucke, welche keinen Kundenkontext besitzen.

Diese Vordrucke sind im Internet in die Kategorien „Bürgerinnen und Bürger“, „Unternehmen“

und „Institutionen“ unterteilt.

Es handelt sich hierbei um PDF-Dateien, die manuell, online befüllt werden können. Ein Speichern des Dokumentes ist nicht möglich. Die Dokumente können nur gedruckt werden.

Das Aufbringen eines dynamischen Matrixcodes ist auf Grund des fehlenden Fachkontextes und der fehlenden Personalisierung des Nutzers nicht sinnvoll.

Anhand der Definition des Vordrucks muss allerdings die Möglichkeit gegeben sein, eine Kodierung in Form eines statischen DataMatrixCode auf diese Vorlagen aufzubringen, mit dem sich der Rechtskreis, der Dokumenttyp und der Aktentyp bestimmen lassen. Ebenso muss bei einem statischen Matrixcode immer das BA-Kennzeichen sowie die Version-Nr. befüllt werden.

Gleiches gilt für Dokumente und Formulare die zentral gedruckt werden und als Vordruck zur Verfügung gestellt werden.

3.4 Bluelistidentifizierer

Der Biuelist-Identifier dient der optischen Kennzeichnung von Dokumenten, welche ohne detaillierte Prüfung von der Digitalisierung ausgeschlossen sind.

Der Bluelist-Identifier soll anstelle des Matrixcodes auf die betreffenden Schreiben aufgebracht werden.

Für zentrale Vorlagen wird durch Auswahl „Bluelistidentifizierer“ ein automatisches Aufbringen ausgelöst.

Beim Biuelistidentifizierer handelt es sich um folgendes Symbol „EI“, - das auf Vorlagen aufgebracht wird und

- das als optischer Identifizierer

die Digitalisierung des jeweiligen Dokuments vorerst verhindern soll. Dokumente, auf die ein Bluelistidentifizierer aufgebracht ist, werden bei der Aufbereitung der Tages- und Routingpost aussortiert. Nach Entscheidung der Sachbearbeitung kann eine Digitalisierung erfolgen.

Der Bluelistidentifizierer wird auf Dokumente von Aufgabengebieten aufgebracht, die nicht an E-AKTE teilnehmen (z.B. Dokumente der Personalstelle) oder auf Dokumente, die auf Grund besonders schützenswerter Inhalte oder aus anderen Gründen nicht digitalisiert werden sollen (z.B. Dokumente, die Diagnosen enthalten).

Das Symbol „El“ kann manuell in WORD über den Reiter „Einfügen“ „Symbol“ mit der Auswahl Schriftart „‚Windings2“ unter Symbolnummer 170 ausgewählt und mit der Schriftgröße 14 im Dokument integriert werden.

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Se

ID Bundesagentur für Arbeit

3 Matrixcode

Es sind auf möglichst vielen Vorlagen notwendige Steuerungsinformationen maschinenlesbar aufzubringen. Dies dient der automatisierten Zuordnung eines Dokuments zu einer Akte bzw.

zu einem zuständigen Postkorb im E-AKTE-System. Weiterhin können Dokumente, die nicht relevant für die E-AKTE sind identifiziert und aussortiert werden. Zur Erreichung dieses Ziels wird der Matrixcode eingesetzt.

Es wird unterschieden zwischen dem

®e dynamischen Matrixcode und dem e statischen Matrixcode

3.1 Anforderungen an den Matrixcode 3.1.1 Größe

Verwendet wird ein 2D Pixelmatrixcode in Form des DataMatrixCode. Dieser Matrixcode erfüllt alle spezifischen Anforderungen der E-AKTE an kodierte Dokumentensteuerungsinformationen.

Unter Berücksichtigung der Angaben und Empfehlungen von Softwareherstellern und dem Scandienstleister wird der DataMatrixCode mit 4 Pixel Modulgröße auf 200dpi benötigt.

Der Matrixcode hat bei einem Inhalt von bis zu 91 Zeichen (8-Bit) eine Größe von 32x32 Modulen. Der hierdurch entstehende Platzbedarf auf den Dokumenten beträgt 18,3 mm mal 18,3 mm (inkl. Ruhezone). Die Breite der Ruhezone (unbedruckter Bereich) um den Matrixcode muss mindestens 2mm betragen.

Die Generierung des Images des Matrixcodes soll mit einer Angabe von mehr als 8 Pixel pro Modul erfolgen, um die Wahrscheinlichkeit von Verzerrungen beim Druck zu verringern.

3.1.2 Platzierung

Um ein performantes und sicheres Auslesen des DataMatrixCode zu gewährleisten, sollte der Code im Dokument auf der ersten Seite im oberen Drittel positioniert werden. Der Matrixcode sollte nicht im Bereich einer Falzmarke liegen.

Zusammenfassung Matrixcode Spezifikationen:

Eigenschaft Wert

Matrixcodeart Datamatrix, 4 Quadranten

Modulgröße 4 Pixel bezogen auf Scanauflösung 200 dpi Anzahl Module 32 Zeilen und Spalten

Ruhezone 2 Modulgrößen aufjeder Seite

| Sesamtgröße (ohnelmit Ruhezone) Tabelle 1 Zusammenfassung Matrixcode-Spezifikationen 16,3 / 18,3 mm

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3.1.3 Rechitskreiskennzeichen (optischer Identifizierer)

Um den Scandienstleister bei der Mandantensortierung von BA-Schriftgut zu unterstützen, erhalten die Dokumente zusätzlich zum Matrixcode einen optisch lesbaren Identifizierer.

uuagns

: 3 = Rechtskreiskennzeichen SGB Ill

Abbildung 1 Beispiel Matrixcode mit Rechtskreiszeichen SGB Ill

Das im Matrixcode enthaltene Rechtskreiskennzeichen muss deshalb neben dem Matrixcode in einer 14 pt Schriftgröße auf das Dokument aufgebracht werden. Beim Aufbringen des Rechtskreiszeichens ist darauf zu achten, dass die Ruhezone des Matrixcodes nicht bedruckt wird.

Die Rechtskreiskennzeichen werden wie folgt verwandt 3=SGB li,

2=SGBll,

d =dezentrale Vorlagen SGB Il, k =FamKa

ee ©

3.1.4 Mandantenfähigkeit

Für jeden Rechtskreis (SGB Ill, FamkKa und SGB Il) wird eine eigene Linie von Matrixcodes aufgebaut.

Eigenständige Linien für jeden Rechtskreis ermöglichen es weitere Rechtskreise mit eigenen Anforderungen an den Inhalt des Matrixcodes aufzunehmen, ohne dass dies Auswirkungen auf einen bereits bestehenden Rechtskreis hat.

Die Verwendung unterschiedlicher Matrixcodes je Rechtskreis macht eine Verwaltung dieser Codes erforderlich.

Die einzelnen Codes sind separat zu konfigurieren ohne dass dies Auswirkungen auf die Matrixcodes anderer Rechtskreise hat.

Ein wesentlicher Punkt für die Umsetzung ist das Aufbringen des Matrixcodes auf Dokumentenvorlagen.

Zur optimalen Nutzung des Matrixcodes auf Dokumentenvorlagen ist eine detaillierte Abstimmung mit IT-Systemhaus, SEP14 erforderlich.

3.1.5 Allgemeine Hinweise zum Matrixcode

Auf einer Vorlage können keine unterschiedlichen Matrixcodes aufgebracht werden. Auf zweiseitigen Vorlagen, in denen Kundenanschreiben und Rückantwortbogen enthalten sind, können somit keine zwei verschiedenen Matrixcodes aufgebracht werden. Es ist notwendig, Vorlagen nach Dokumenttypen so zu erstellen, so dass jedes Dokument mit den entsprechenden Informationen bereitgestellt werden kann. Es müssen zu diesem Zweck aus der zweiseitigen Vorlage zwei separate Vorlagen erstellt werden, um beiden Dokumenten

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einen Matrixcode mit zutreffenden Inhalten mitgeben zu können. Das manuelle Umklassifizieren der Dokumente kann dadurch vermieden werden.

Beispiel:

Wie zuvor beschrieben, sind zwei Vorlagen zu erstellen:

1. Anschreiben an den Kunden,

2. Stellungnahme des Kunden zur Rücksendung an die Dienststelle

Für das Anschreiben kann der Dokumenttyp „Schreiben“ oder „Kommunikation mit Kunden“

und für die Stellungnahme des Kunden der Dokumenttyp „Erklärung“ bzw.

„Bescheinigung/Nachweis“ vergeben werden.

Handelt es sich bei dem Anschreiben und der Stellungnahme um separate Vorlagen, können diese mit unterschiedlichen Dokumenttypen im Matrixcode ausgestattet werden. Dies ermöglicht bei Rücklauf der Dokumente eine automatisierte Zuordnung mit korrektem Dokumenttyp zur richtigen Akte. Die Arbeitshilfen zu Dokumenttypen und zur Aktenstruktur sind im „Handbuch zur E-AKTE" zu finden.

3.2 Dynamischer Matrixcode

Der dynamische Matrixcode Kann die in der nachfolgenden Tabelle aufgeführten Informationen enthalten. Er wird bei zentralen BK-Vorlagen aus der BK-Vorlagenauswahl und aus den Fachverfahren eingesetzt.

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A Bundesagentur für Arbeit

MXC- Feldname Erläuterung und Zweck

Position

01 BA-Kennzeichen” B# steht für Dokumente, die einen dynamischen Matrixcode enthalten

02 Version” Versionsnummer eines Matrixcodes: Die Versionsnummer wird in jedem Rechtskreis gesondert gezählt (verschiedene Linien von Matrixcodes).

03 Rechtskreis* Gibt an, welchem Rechtskreis das Dokument zuzuordnen ist (SGB II, SGB Ill oder FamkKa).

04 Fachschlüssel Gibt den Fachdatenschlüssel (z.B. Kundennummer) aus dem Fachverfahren oder dem Basisdienst an.

05 Sekundärschlüssel Gibt die Bezeichnung des Aktensegmentes an.

(Aktensegment)

06 Kennzeichen Gibt an, aus welchem Verfahren der Fachschlüssel Fachschlüssel stammt.

07 Kennzeichen Gibt an, aus welchem Verfahren der Sekundärschlüssel Sekundärschlüssel stammt.

08 Bearbeiterin/Bearbeiter | Benutzerkennung. .

Zweck: Ermöglicht die Zuordnung zu einem Team- Postkorb.

09 SGB III / SGB II OrgZeichen

Team Zweck: Ermöglicht die Zuordnung zu einem Team- Postkorb.

Famka: Angabe eines Funktionspostkorbes

EEE | Funktionspostkorb _

10 Dienststelle? Dienststellennummer/Geschäftsstellennummer

111 In

_Dok _tt

* Schlüssel des Dokumenttyps gemäß

_>

okumentyp Übersicht Dokumentenklassifikation in der E-AKTE

12 Aktenn * Schlüssel des Aktentyps gemäß ” .

nummer Übersicht zu den Aktentvpen je nach Rechtskreis SGB Ill, SGB Il oder FamkKa

13 Dokumentart Schlüssel der Dokumentart gemäß .

Übersicht Dokumentenklassifikation in der E-AKTE 14 Dokumentkategorie Schlüssel der Dokumentkategorie gemäß

Übersicht Dokumentenklassifikation in der E-AKTE (ausschließlich für den Rechtskreis SGB II)

Tabelle 2 Inhalt dynamischer Matrixcode Bei den mit * gekennzeichneten Feldnamen handelt es sich um Pflichtfelder.

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5 3.3 Statischer Matrixcode