Basiswissen Sozialwirtschaft und Sozialmanagement
Reihe herausgegeben von
Klaus Grunwald, Duale Hochschule BW Stuttgart, Stuttgart, Baden-Württemberg, Deutschland
Ludger Kolhoff, Fakultät Soziale Arbeit, Ostfalia Hochschule, Wolfenbüttel, Niedersachsen, Deutschland
Die Lehrbuchreihe „Basiswissen Sozialwirtschaft und Sozialmanagement“ ver- mittelt zentrale Inhalte zum Themenfeld Sozialwirtschaft und Sozialmanagement in verständlicher, didaktisch sorgfältig aufbereiteter und kompakter Form. In sich abgeschlossene, thematisch fokussierte Lehrbücher stellen die verschiedenen The- men theoretisch fundiert und kritisch reflektiert dar. Vermittelt werden sowohl Grundlagen aus relevanten wissenschaftlichen (Teil-)Disziplinen als auch metho- dische Zugänge zu Herausforderungen der Sozialwirtschaft im Allgemeinen und sozialwirtschaftlicher Unternehmen im Besonderen. Die Bände richten sich an Studierende und Fachkräfte der Sozialen Arbeit, der Sozialwirtschaft und des Sozialmanagements. Sie sollen nicht nur in der Lehre (insbesondere der Vor- und Nachbereitung von Seminarveranstaltungen), sondern auch in der individuellen bzw. selbstständigen Beschäftigung mit relevanten sozialwirtschaftlichen Frage- stellungen eine gute Unterstützung im Lernprozess von Studierenden sowie in der Weiterbildung von Fach- und Führungskräften bieten.
Beiratsmitglieder Holger Backhaus-Maul Philosophische Fakultät III Universität Halle-Wittenberg Halle (Saale), Sachsen-Anhalt Deutschland
Waltraud Grillitsch Fachhochschule Kärnten Feldkirchen, Österreich Andreas Langer
Department Soziale Arbeit HAW Hamburg
Hamburg, Deutschland Peter Zängl
Hochschule für Soziale Arbeit Fachhochschule Nordwestschweiz Olten, Schweiz
Marlies Fröse
Evangelische Hochschule Dresden Dresden, Sachsen, Deutschland Andreas Laib
Fachbereich Soziale Arbeit Fachhochschule St. Gallen St. Gallen, Schweiz Wolf-Rainer Wendt
Stuttgart, Baden-Württemberg Deutschland
Weitere Bände in der Reihehttp://www.springer.com/series/15473
Waltraud Grillitsch · Monika Sagmeister
Projektmanagement in Organisationen der Sozialwirtschaft
Eine Einführung
Waltraud Grillitsch Fachhochschule Kärnten Feldkirchen in Kärnten Kärnten, Österreich
Monika Sagmeister
Duale Hochschule Baden-Württemberg Stuttgart, Deutschland
ISSN 2569-6009 ISSN 2569-6017 (electronic) Basiswissen Sozialwirtschaft und Sozialmanagement
ISBN 978-3-658-33944-9 ISBN 978-3-658-33945-6 (eBook) https://doi.org/10.1007/978-3-658-33945-6
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Planung/Lektorat: Stefanie Laux
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Inhaltsverzeichnis
1 Einleitung . . . 1
2 Grundlagen Projekt und Projektmanagement . . . 7
2.1 „Projekt“ und „Projektmanagement“ definieren . . . 8
2.2 Anwendungsfelder ausloten . . . 10
2.3 Ziele abstecken . . . 10
2.4 Projektablauf überblicken . . . 14
2.5 Projekte organisatorisch einbetten . . . 15
2.6 Anwendungsbeispiel – Zentrum für Kindheit und Jugend e. V. . . 18
2.7 Fragen und Musterlösungen zu Grundlagen der Projektarbeit . . . 22
Literatur . . . 25
3 Projektleitung und Projektteam . . . 27
3.1 Teamzusammenarbeit und Teamleitung etablieren . . . 28
3.2 Rollen und Zuständigkeiten im Projekt festlegen . . . 32
3.3 Teamentwicklung mitgestalten . . . 35
3.4 Projekte erfolgreich begleiten . . . 39
3.5 Multiprojektmanagement meistern . . . 42
3.6 Anwendungsbeispiel: Projekte des Zentrums für Kindheit und Jugend e. V. . . 44
3.7 Fragen und Musterlösung zu den Projekten des Zentrums für Kindheit und Jugend e. V. . . 46
Literatur . . . 51
V
VI Inhaltsverzeichnis
4 Projektstart und Projektauftrag . . . 53
4.1 Projektauftrag klären . . . 54
4.2 Projektziele konkretisieren . . . 59
4.3 Projektumfeldanalyse vornehmen . . . 62
4.4 Projektstärken und -schwächen sowie Chancen und Risiken analysieren . . . 66
4.5 Projektrisikomanagement installieren . . . 68
4.6 Anwendungsbeispiel der Neugestaltung des Freizeitpädagogischen Angebotes . . . 74
4.7 Fragen und Musterlösung zum Projekt Freizeitpädagogisches Angebot . . . 78
Literatur . . . 87
5 Projektplanung und Projektkonzept . . . 89
5.1 Planungsgrößen in Projekten berücksichtigen . . . 90
5.2 Methoden der Aufgaben- und Ablaufplanung anwenden . . . 90
5.3 Methoden der Ressourcenplanung kennenlernen . . . 95
5.4 Projekte finanzieren . . . 98
5.5 Planungstools zusammenfassen . . . 99
5.6 Anwendungsbeispiel der Einführung des Qualitätsmanagements . . . 100
5.7 Fragen und Musterlösungen zu Grundlagen der Projektarbeit . . . 102
Literatur . . . 105
6 Projektdurchführung . . . 107
6.1 Planungen umsetzen . . . 108
6.2 Projektinformationsmanagement etablieren . . . 109
6.3 Projekte steuern und Projektcontrolling vornehmen . . . 111
6.4 Abweichungen bearbeiten und Änderungsmanagement vornehmen . . . 115
6.5 Individuelle Kompetenzen und organisationales Lernen in Projekten fördern . . . 118
6.6 Eine Jubiläumsfeier zum 100jähren Bestehen wird durchgeführt . . . 120
6.7 Fragen und Musterlösungen zur Jubiläumsfeier . . . 121
Literatur . . . 124
Inhaltsverzeichnis VII
7 Projektabschluss . . . 127
7.1 Projekte systematisch abschließen . . . 128
7.2 Projekte inhaltlich finalisieren . . . 130
7.3 Projektergebnisse dokumentieren . . . 134
7.4 Projektergebnisse präsentieren . . . 139
7.5 Evaluationsinstrumente einsetzen . . . 142
7.6 Die Beispielprojekte des Zentrums für Kindheit und Jugend e. V. abschließen . . . 145
7.7 Fragen und Musterlösungen zum Abschluss der Beispielprojekte . . . 147
Literatur . . . 161
8 Projektreview . . . 163
8.1 Projektmanagementprozesse reflektieren und verbessern . . . 164
8.2 Projektwissen sichern . . . 168
8.3 Erkenntnisse für Folgeprojekte nutzen . . . 169
8.4 Projekte personell und sozial abrunden . . . 173
8.5 Nachträgliche Projektprüfung meistern und Dokumentation für Folgeprojekte sichern . . . 175
8.6 Anwendungsbeispiel Jubiläumsfeier und Freizeitpädagogisches Angebot . . . 178
8.7 Fragen und Musterlösungen zur Phase des Projektreview der beiden Projekte . . . 180
Literatur . . . 189
9 Besonderheiten des agilen Projektmanagements . . . 191
9.1 Projekte agil und anpassungsfähig gestalten . . . 192
9.2 Projektstart und Projektauftrag klären . . . 197
9.3 Projektplanung und Projektkonzept agil gestalten . . . 203
9.4 Projektdurchführung methodisch begleiten . . . 207
9.5 Projektabschluss und Projektreview laufend integrieren . . . 213
9.6 Digitale Tools zur Unterstützung einsetzen . . . 214
9.7 Anwendungsbeispiel: Agilität der Projekte des Zentrums für Kindheit und Jugend e. V . . . 215
9.8 Fragen und Musterlösungen zum agilen Projektmanagement im Zentrum für Kindheit und Jugend e. V. . . 217
Literatur . . . 223
VIII Inhaltsverzeichnis 10 Zusammenfassung und Ausblick. . . 225 Literatur . . . 227
Abbildungsverzeichnis
Abb. 2.1 Magisches Projektdreieck . . . 9
Abb. 2.2 Zusammenhang von Projekt-, Rahmen- und Ergebnisziel . . . 13
Abb. 2.3 Projektablauf . . . 15
Abb. 2.4 Projektteams aus der Linienorganisation bilden . . . 17
Abb. 2.5 Stabs-Projektorganisation . . . 17
Abb. 2.6 Reine Projektorganisation . . . 18
Abb. 2.7 Organigramm Zentrum für Kindheit und Jugend e. V. im Überblick . . . 21
Abb. 3.1 Prozessmodell des Managements verteilter Teams . . . 37
Abb. 3.2 Prozessmodell der Team- und Gruppenarbeit . . . 40
Abb. 3.3 Phasen des Multiprojektmanagements . . . 43
Abb. 3.4 Hauptamtliche der Organisation, die parallel in der Projektarbeit tätig sind . . . 47
Abb. 4.1 Phase des Projektstarts als Teilprozess des Projektmanagements . . . 55
Abb. 4.2 Zusammenhang zwischen Organisations- und Projektzielen . . . 60
Abb. 4.3 Exemplarisches Formular zur Zielgruppenanalyse . . . 66
Abb. 4.4 Aufbau einer SWOT-Analyse . . . 66
Abb. 4.5 SWOT-Normstrategien . . . 69
Abb. 4.6 Schritte des Risikomanagements . . . 70
Abb. 4.7 Links: Beispiel zur Definition von Eintrittswahrscheinlichkeit und Schadensklassen. Rechts: Beispiel einer Risikomatrix . . . 74
Abb. 4.8 Organigramm des Projektteams „Freizeitpädagogisches Angebot“ . . . 76
IX
X Abbildungsverzeichnis
Abb. 4.9 Musterlösung zur SWOT-Analyse . . . 86
Abb. 4.10 Beispielhafte SWOT-Normstrategien für die „Action- und Sportwoche“ . . . 86
Abb. 5.1 Projektplanung verortet im Gesamtablauf . . . 91
Abb. 5.2 Zusammenhang von Teilaufgaben und Arbeitspakten . . . 92
Abb. 5.3 Muster einer Arbeitspaketbeschreibung . . . 92
Abb. 5.4 Projektstrukturplan – Arbeitspakete in zeitlicher Reihenfolge . . . 93
Abb. 5.5 Projektbalkenplan „schriftliche Arbeit“ . . . 94
Abb. 5.6 Funktionendiagramm: Darstellen von Verantwortlichkeiten . . . 95
Abb. 5.7 Personalaufwandsplanung . . . 96
Abb. 5.8 Gesamtkostenplan . . . 98
Abb. 5.9 Beteiligte des Projektteams „Qualitätszirkel“ . . . 101
Abb. 5.10 Musterlösung zum Projektbalkenplan . . . 101
Abb. 6.1 Projektdurchführung verortet im Gesamtablauf . . . 109
Abb. 6.2 Projektbalkenplan Soll-Ist-Vergleich . . . 113
Abb. 6.3 Kreislauf der Projektkontrolle mit Änderungsmanagement . . . 116
Abb. 6.4 Darstellung Projektteam Jubiläumsfeier . . . 120
Abb. 7.1 Projektabschluss verortet im Gesamtablauf . . . 129
Abb. 7.2 Muster eines internen Projektabschlussberichts . . . 138
Abb. 7.3 Schritte zur erfolgreichen Projektpräsentation im Überblick . . . 140
Abb. 7.4 Musterlösung eines Projektabschlussberichtes zum Freizeitpädagogischen Angebot . . . 159
Abb. 8.1 Projektreview verortet im Gesamtablauf . . . 165
Abb. 8.2 Beispiel für einen Feedbackbogen für Projektteammitglieder . . . 174
Abb. 9.1 Projektmanagementphasen im Kontext des agilen Projektmanagements . . . 193
Abb. 9.2 Unterschied von traditionellem und agilem Projektmanagement . . . 195
Abb. 9.3 Schematische Darstellung eines Scrum Taskboards mit Erklärungen . . . 206
Abb. 9.4 Beispiel für ein Kanban-Board mit Erklärungen zur Grafik . . . 207
Abbildungsverzeichnis XI
Abb. 9.5 Bausteine des agilen Projektmanagement . . . 208 Abb. 9.6 Musterbeispiel einer Persona – Evelin, die Erfahrene . . . 217 Abb. 9.7 Musterlösung zur Persona – Anna, die Anfängerin . . . 220
Tabellenverzeichnis
Tab. 2.1 Beispiele für Projekte in der Sozialen Arbeit . . . 11
Tab. 3.1 Unterscheidungsmerkmale zwischen Gruppen- und Teamarbeit . . . 29
Tab. 3.2 Übersicht über verschiedene Teamtypen mit Anwendungsbeispielen . . . 30
Tab. 3.3 Teamentwicklungsphasen . . . 36
Tab. 4.1 Projektauftrag . . . 58
Tab. 4.2 SMARTE Ziele . . . 61
Tab. 4.3 Strategien der Stakeholderkommunikation . . . 64
Tab. 4.4 Die Prozessphasen des Risikomanagements im Überblick . . . 72
Tab. 4.5 Risikobewertungs- und Planungstabelle . . . 74
Tab. 4.6 Beispielhafter Projektauftrag für das Freizeitpädagogische Projekt . . . 80
Tab. 4.7 Musterlösung zur Nutzung der SMART-Formel für die Konkretisierung von Projektzielen . . . 82
Tab. 4.8 Exemplarische Stakeholdermatrix für das Freizeitpädagogische Projekt . . . 83
Tab. 4.9 Musterlösung zur Zielgruppenanalyse . . . 84
Tab. 4.10 Musterlösung mit einer Risikobewertungs- und Planungstabelle . . . 85
Tab. 7.1 Allgemeine Kriterien für die Gestaltung des Berichtswesens . . . 137
Tab. 7.2 Musterlösung zur Gestaltung der Projektdokumentation zur Jubiläumsfeier . . . 153
Tab. 7.3 Musterlösung zur Gestaltung der Projektdokumentation Freizeitpädagogisches Angebot . . . 155
XIII
XIV Tabellenverzeichnis
Tab. 9.1 Erster Überblick über wichtige agile Techniken . . . 200 Tab. 9.2 Story Map/Roadmap und Product Backlog/User Story
Backlog im Überblick . . . 205 Tab. 9.3 Scrum-Rahmenwerk . . . 209 Tab. 9.4 Wesentliche Unterschiede zwischen Scrum und Kanban . . . 212
