15_Projektbesprechung und Delegation Präsenz

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beim Autor/bei der Autorin.

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Zertifikatsstudiengang OPEN IT Modul „Selbstmanagement“

Delegation & Partizipation

Besprechungsmanagement /Projekte

vor dem Start

• Organisatorische Vorbemerkungen

• Rückblick auf die Zeit zwischen Präsenzveranstaltung 1 und Präsenzveranstaltung 2, Coaching-Erlebnisse sowie (neue) Erfahrungen im Selbst- und Zeitmanagement

• Erwartungsklärung zum Thema

• Überblick über den inhaltlichen und zeitlichen Ablauf

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Präsenz 2: Veranstaltung im Detail

in Kombination von Theorievermittlung und praktischen Übungen

1. Delegation / Partizipation 2. Besprechungsmanagement

3. Zeit- und Selbstmanagement im Kontext von Projekten 4. Fazit und Feedback

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1. Delegation / Partizipation

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 Partizipation

• ursprünglich: gemeinsame Entscheidungsfindung zwischen Vorgesetztem und Mitarbeitern (Vgl. Bass, 1981)

• heute: Umfang, in dem Mitarbeiter seitens der Führungsperson in für sie relevante Entscheidungen einbezogen werden (vgl. Schanz, 2000)

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• Übertragung von Teilen der Aufgaben einer Führungskraft an einen Mitarbeiter, verbunden mit der Übertragung von Entscheidungsbefugnissen und Verantwortung

• Ziel: Entlastung der Führungskraft

• Voraussetzung: Vertrauen zwischen FK und Mitarbeiter

3 Dimensionen des Verhaltens einer FK für den Führungserfolg (von Rosenstiel):

(1) Aufgabenbezogenes

(2) Mitarbeiterbezogenes Führungsverhalten (3) mitwirkungsbezogenes

 Delegation

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Mitwirkungsorientierung (Partizipation und Delegation)

Mitarbeiterorientierung Aufgabenorientierung

+ Leistung

+ Zufriedenheit - Fehlzeiten - Fluktuation

+ Bindung/Identifikation + Einsatzbereitschaft + Selbstständigkeit + Qualifikation

Delegation und Partizipation als mitwirkungsorientierte Führungsdimension

“Ist der Führungsstil nicht nur durch Wertschätzung, Fairnessund Handlungsspielräume, sondern auch durch klare Zielverein- barungengekennzeichnet, fördert er die Identifikationund das Commitmentder Teammitglieder zu Führungskraft, Arbeits- bereich und Gesamtorganisation.“

(Weisweiler et. al., 2013, S. 179)

Personen- und situationsangemessene Delegation von

Aufgaben und Tätigkeiten sowie Partizipation an Entscheidungen sparen Zeitfür alle Beteiligten, d.h. reduzieren Zeit für

Abstimmungen und Rückfragen

Auswirkungen von Partizipation und Delegation

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• Kurzfristig hoher Aufwand mit langfristig nachhaltigem Nutzen!

• Nutzen nimmt erst mittel-/langfristig überproportional zu

• Wichtig: gute Delegationsvorbereitung, sonst folgen ständige Rückfragen, Klärungsbedarfe mit der Folge zusätzlichem Zeitaufwandes

• Delegationsschema (s. nä. Folie)

Aufwand vs. Nutzen...

Wer?

Gezielt ansprechen

Delegieren

Ziel bestimmenWas?

Warum?

Zusammenhänge schildern EigenständigkeitWie?

fördern Womit?

Wichtige Arbeitsmittel

Wann?

Termine setzen

Delegation von Aufgaben

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• “Rückdelegation“ unkorrekter Zuarbeiten!

Der Verantwortliche, der abhängig von Zuarbeiten ist, hat aus unkorrekten Zuarbeiten die (persönlichen) Konsequenzen für seine eigene Zeitplanung zu tragen.

häufige Kompensation zu Lasten des eigenen Zeit- und Selbstmanagements

• Tolerierung unkorrekter Zuarbeiten kann zur „Norm“ werden!

wichtig: Einflussnahme durch konsequentes „Nein-Sagen“, Rückdelegieren und Grenzziehung

Rückdelegation

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2. Besprechungsmanagement

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Ziele von Besprechungen

• Austausch von Informationen zum aktuellen Stand einzelner Projekte

• Diskussion unterschiedlicher Meinungen zu einer komplexen Aufgabe

• Treffen von Entscheidungen

• Vorbereitung und Festlegung zukünftiger Arbeitsschwerpunkte

• Übergabe von Informationen zwischen verschiedenen Arbeitsschichten (z.B. in der Produktion, im Krankenhaus) im Alltag Face-to-face oder Videokonferenz oder Telefonkonferenz

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Effektivität von Besprechungen

Forschungsergebnisse: mit zunehmender Unternehmensgröße sinkt die Zufriedenheit mit den Besprechungsergebnissen

Besprechungszieleklar?

Klarheit über konkrete Aufgaben nach der Besprechung?

Kommunikationwährend der Besprechung?

Produktivitätder Besprechung?

Einfluss (überfachlicher) Kompetenzen?

Kompetenzfacetten im Kontext von Teambesprechungen

Professionelle

Kompetenz Selbst-

kompetenz

Sozial- kompetenz Methoden-

kompetenz

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Lösungs- und ressourcenorientierte Gesprächstechniken

 Aktives Zuhören

 Fragetechniken

 Nonverbale Techniken

 Feedback

 Ich-Aussagen

 Metakommunikation

 Verbalisieren von Emotionen

 Zusammenfassen

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Checkliste

 Vorbereitung einer Besprechung

• Termin und Ziel

(Welcher Termin?, Wer muss unbedingt anwesend sein?, Welches Ergebnis wird angestrebt?, Woran ist die Zielerreichung der Besprechung zu sehen?)

• Inhalte, zeitlicher Rahmen und Teilnehmer

( Welche Inhalt?, Wer trägt vor?, In welcher Reihenfolge?, Bis wann und wie erfolgt Vorbereitung der Beiträge?, Einladung + TOPs verschicken...)

 Durchführung einer Besprechung

• Inhaltlicher Ablauf

• Besprechungsleiter und seine Aufgaben

• Moderator und Zeitmanager und seine Aufgaben

 Nachbereitung einer Besprechung

• Anfertigen und Versenden des Ergebnisprotokolls

(Wer schreibt?, Fotoprotokoll?, Versand bis wann / durch wen?, Wie erfolgt Rückmeldung erledigter Sachverhalte? ...)

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Fünf Grundsätze der Kommunikation

nach Watzlawick (2001)

• Man kann nicht „nichtkommunizieren“

• Kommunikation hat einen Inhalts- und einen Beziehungsaspekt

• Kommunikationsabläufe werden unterschiedlich strukturiert

• Kommunikation bedient sich digitaler (verbal) und analoger (nonverbal) Modalitäten

• Kommunikation verläuft entweder symmetrisch (ebenbürtig) oder komplementär (hierarchisch)

Vier Aspekte einer Botschaft

nach Schulz von Thun

• Sachinhalt (Übermittlung von Fakten/Tatsachen)

• Appell (Aufforderung an den Empfänger)

• Beziehungsinhalt (wie der Sender über den Empfänger denkt)

• Selbstoffenbarung (Informationen des Senders über die eigene Person an den Empfänger)

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Beispiel: Loriot - Das Frühstücksei

https://www.youtube.com/watch?v=bBQTBDQcfik

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Streben nach Anerkennung Selbstwertschutz

nach Dauenheimer et al. (2002)

 Urteil, Selbsteinschätzung und Bewertung der eigenen Person (aus Feedback/sozialem Umfeld)

 Selektiver Umgang mit Fremdinformationen über sich selbst (selbstwertdienliche werden bevorzugt)

 Abwertung anderer bei Angriff

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• Lob

• Wertschätzung

• Bestätigung

• Aufmerksamkeit

• Zuhören

• Nachfragen

• Nach der Meinung fragen

• ...

• Tadel

• Abwertung

• Zurückweisung

• Hart zum Menschen

• Ignoranz

• Benachteiligung

• Intoleranz

• ....

Selbstwert:

Ich bin wichtig.

Ich bin wertvoll.

Ich werde geliebt.

...

Auf- und Abwertung wird erlebt durch

Kontrolltheorie (Frey u. Jonas 2002)

 Menschen haben das Bedürfnis, Einfluss und Kontrolle über ihr Leben zu haben

 Opferverhalten bei Kontrollverlust

 Verhalten, um Kontrolle zu gewinnen

 Rolle der Informationsmacht im Berufsalltag

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Verhalten bei Kontrollverlust +

Keine Kontrollmöglichkeit

Kontrollverlust

-

Gegenwehr Hilflosigkeit

Zeit Wahrgenommene

Kontrollmöglichkeit

03.01.2017 Dr. Katharina Klages 26

3. Zeit- und Selbstmanagement im Projektkontext

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• Komplexe, in der Regel neuartige Aufgaben

• In streng limitierter Zeitspanne

• Extremer Ergebnis-/Erfolgsdruck

• Zusammenarbeit von Fachspezialisten, die sich ggf. persönlich kaum kennen

• Unklare Rollenerwartungen

• Ressourcenbegrenzungen

wichtig: zusätzliche Kommunikations-, Zeit- und Selbst- managementkompetenzen

Herausforderung Projektmanagement

• Linien- und Projektorganisation

• Matrix-Projektorganisation

• Reine Projektorganisation

jede Organisationsform fordert von den Beteiligten eine eigene Art des Zeit- und Selbstmanagements

Organisationsformen des Projektmanagements

vgl. Olfert (2010)

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Definition: Projekt = zielgerichtetes Vorhaben unter einmaligen Bedingungen, das durch finanzielle, personelle und zeitliche Vorgaben begrenzt ist und eine projektspezifische

Organisationsprozessstruktur aufweist

Zusammenarbeit verschiedener Personen aus

unterschiedlichen Organisationen, Hierarchiestufen und mit unterschiedlichen Interessen und Aufgaben

Projektdefinition und Kennzeichen von Projekten

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Informelle Kennzeichen:

• Ständige Veränderungen

• Extremer Zeit-, Ergebnis- und Kostendruck („magisches Dreieck“)

• Entscheidungen und Verhalten in Risiko-, Konflikt- und Krisensituationen

• Abhängigkeiten, begrenzte Handlungs-, Entscheidungs- spielräume sowie Informationen

Welche Erfolgsfaktoren sind relevant für Projekte?

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(1) Projektdefinition (2) Projektplanung

(3) Projektdurchführung und –kontrolle (4) Projektabschluss (oder –abbruch)

Projektphasen

Projektvorbereitung:

Was bringe ich mit, was spricht dafür, die Projektleitung zu übernehmen?

(1) Persönliches Können: Reflexion über Kompetenzen und Erfahrungen

(2) Persönliches Wollen: Reflexion über Werte und Motivation (3) Hemmende und begünstigende Umstände im Umfeld:

Reflexion zu Unterstützung

(4) Normen und Regeln: Reflexion zu Firmenpolitik und Verhaltenskodex

Selbstmanagement von Projektleitern

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Projektdurchführung:

Was kann ich tun, um aus der Reaktion in die lösungsorientierte Aktion zu kommen?

Was kann ich tun, um während der Projektlaufzeit auch nach der Arbeit abzuschalten?

Selbstmanagement von Projektleitern

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• Verschwimmen der Grenzen zwischen Arbeits- und Freizeit

• Wie kann eine Balance zwischen beruflichen und privaten Zeitanteilen und ein “Abschalten“ nach der Arbeit gesichert werden?

• Wie können die Grenzen der eigenen Leistungsfähigkeit und des persönlichen Bedürfnisses nach Erholung erkannt werden?

• Wie gehen Projektmitglieder mit dem Dauerdruck durch Ziele / Vorgaben / unvorhergesehene Störungen usw. um?

• Wie kann einer Leistungsminderung entgegengesteuert werden?

• Was sind „veränderbare Welten“ im Projektalltag und wie sollten Einflussnahmen darauf erfolgen?

• Wie kann der Erwerb und die Einbindung prozessorientierter Kompetenzen durch die Beteiligten erfolgen?

Typische Themen aus dem Bereich Zeit- und

Selbstmanagement im Projektkontext

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• Standardisierte Protokollierung (1 DIN A4-Seite): besprochene Punkte, getroffene Entscheidungen und Verantwortlichkeiten

• Vor jedem Meeting: detaillierte Agenda an alle Projektmitarbeiter

• Ideal: Meetingleitung und –strukturierung durch unbeteiligten Moderator

Besprechungsmanagement im Projektkontext

Fazit

Was nehme ich aus der heutigen Veranstaltung mit?

Was sind meine drei wichtigsten Erkenntnisse aus der heutigen Veranstaltung für meinen Studien-/Berufsalltag?

Welches ist mein persönliches Hauptziel, das ich bezüglich meines Zeit- und Selbstmanagements bei Besprechungen / Projekten etc. zeitnah angehen will?

Welche der besprochenen Methoden werde ich als erstes im Alltag auf Nützlichkeit prüfen?

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Herzlichen Dank für Ihre Aufmerksamkeit...

... und gutes Gelingen bei der Umsetzung des heute Gelernten!

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Feedback

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





So hat mir das Seminar gefallen …

Das nehme ich mit an neuen Erkenntnissen, Wissen …