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FAQ 15: Beim Ansetzen von Meetings über die Meetings- Desktop-App öffnet sich Outlook. Was kann ich tun?
Sie möchten Outlook nicht nutzen?
Dann folgen Sie entweder der Anleitung, wie ein Meeting im Browser angesetzt werden kann,
oder passen Sie die Kalendereinstellungen in der Desktop App an, sodass in der App der Webex-Kalender und die Funktion zum Ansetzen von Meetings auf der FU-Webex-Site genutzt werden können:
Schritt-für-Schritt-Anleitung
unter Windows:
Klicken Sie auf das Zahnrädchen oben in der Desktop App und dann auf Einstellungen.
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Es öffnet sich das Einstellungsfenster. Klicken Sie hier auf "Kalender".
Nun können Sie die Kalender-Einstellungen anpassen. Wählen Sie unter "Meeting-Liste" als Meeting-Kalender Webex. Sie können außerdem den Zeitraum auswählen, für den Ihre Meetings in der App angezeigt werden sollen (1 Tag, 7 Tage, 14 Tage). Wählen Sie dann unter "Meetings ansetzen" die Funktion zum Ansetzen von Webex-Site-Meetings. Mit dieser Einstellung gelangen Sie beim Klick auf
"Ansetzen" in der Desktop App direkt zum Meeting-Ansetz-Formular auf der FU-Webex-Site. Übernehmen Sie die Einstellungen und schließen Sie das Einstellungsfenster.
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Per Klick auf "Ansetzen" in der Desktop App gelangen Sie nun direkt zum Meetings-Ansetz-Formular auf der FU-Webex-Site. In der Meeting- Liste der Desktop App unter "Anstehende Meetings" werden Ihnen Ihre eigenen auf der FU-Webex-Seite angesetzten Meetings sowie die Meetings, zu denen Sie über Webex mit Ihrer primären FU-E-Mail-Adresse eingeladen wurden, für den eingestellten Zeitraum angezeigt.
Sie möchten Outlook nutzen?
Schritt-für-Schritt-Anleitung
Laden Sie die Cisco Webex-Produktivitätswerkzeuge von dieser Seite herunter: https://fu-berlin.webex.com/webappng/sites/fu-berlin /dashboard/download
Scrollen Sie zunächst zum Punkt Cisco Webex-Produktivitätswerkzeuge und klicken Sie dann auf "Herunterladen". Daraufhin wird das Plugin heruntergeladen.
Klicken Sie nun auf "Weiter".
Akzeptieren Sie die Lizenzvereinbarung und klicken auf "Weiter".
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Klicken Sie zum Abschluss auf "Installieren".
Schritt-für-Schritt-Anleitung
Laden Sie zunächst die Cisco Webex-Produktivitätswerkzeuge herunter (s. o.)
Öffnen Sie Ihre Webex Meetings-Desktop-App und klicken Sie auf "Ansetzen". Es wird Outlook geöffnet.
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Zunächst öffnet sich ein Fenster für die Einstellungen Ihres Meetings. Sie können das Meeting-Passwort nach Belieben ändern und direkt per Mail versenden oder das Meeting-Passwort der E-Mail nicht anfügen. Wenn das Meeting-Passwort nicht der E-Mail-Einladung beigefügt werden soll, müssen Sie das Meeting-Passwort den Teilnehmenden separat auf einem anderen Weg zukommen lassen.
Bestätigen Sie Ihre Einstellungen durch Klicken auf "OK".
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Haben Sie die allgemeinen Einstellungen geändert, können Sie die Teilnehmenden einladen. Hierzu fügen Sie in die "An..."-Leiste die E-Mail- Adressen der Teilnehmenden ein.
(Optional) Haben Sie die Teilnehmenden eingetragen, können Sie unter "Einstellungen ändern" eine oder mehrere Personen zum Alternati ernennen.
ven Gastgeber Ein alternativer Gastgeber kann das Meeting in Ihrer Abwesenheit für Sie starten, verwalten oder auch beenden.
Dies kann bspw. nützlich sein, wenn Sie selbst das Meeting nicht pünktlich starten können oder früher verlassen müssen. Sobald Sie selbst das Meeting betreten, geht die Gastgeberrolle automatisch wieder an Sie über.
Unter dem Reiter "Ressourcen" können Sie die gewünschten Personen auswählen.
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Geben Sie nun Ihren Betreff in der Betreffzeile ein.
Bei "Beginn" und "Ende" legen Sie die Anfangszeit und das Ende des Meetings fest.
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Bitte ändern oder löschen Sie auf keinen Fall den vorgegebenen Text der E-Mail. Dieser ist ein Platzhalter, der endgültige Text mit den Informationen zu Ihrem Meeting wird automatisch generiert, sobald Sie die E-Mail versenden.
Bei Bedarf können Sie jedoch oberhalb der Zeile "-- Den folgenden Text nicht löschen oder ändern. --" noch eigene Anmerkungen hinzufügen.
Der automatisch generierte Text der E-Mail sieht wie folgt aus:
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