UPDATE-INFO SIMBA VERSION (Jahresupdate) Veröffentlichung: Januar 2022

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UPDATE-INFO

SIMBA VERSION 2022.0

(Jahresupdate)

Veröffentlichung: Januar 2022

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INHALTSVERZEICHNIS

1 Allgemein ... 5

1.1 Module direkt beim Start von Simba laden ... 5

1.2 Tastenkürzel für Oberflächenelemente einblenden ... 5

1.3 Verbesserungen zum PDF-Viewer ... 6

1.4 Mandantenauswahl: Neue Funktion "Globalen Mandanten übernehmen" ... 9

1.5 Verknüpfungen zu den passenden Erklärfilmen ... 9

1.6 Systemeinstellungen ... 10

1.6.1 Neue Option "Notizen als Hinweis einblenden" ... 10

1.6.2 Option zwecks Hilfe-Format geändert ... 12

1.7 Schnellsuche in den überarbeiteten Menüs ... 12

2 Rechnungswesen ... 14

2.1 Intelligentes Buchen ... 14

2.1.1 Modul "Intelligentes Buchen" ... 14

2.1.2 Kassenbewegungen über das Intelligente Buchen erfassen ... 14

2.2 Intelligentes Buchen / Digitaler Buchungsassistent II ... 16

2.2.1 In der Registerkarte "DBA-Erkennung" werden jetzt Aktionen unterstützt ... 16

2.2.2 Individuellen Belegidentifikator definieren ... 17

2.2.3 Beleganzeige erweitert ... 19

2.2.4 Digi-Kontierhilfe optimiert ... 22

2.2.5 Digi-Kontierhilfe: Bereinigungsansicht ... 22

2.2.6 KK-Stamm mit <Strg+F6> öffnen und Beleginhalte per Drag&Drop übernehmen . 23 2.2.7 Tastenkürzel <Strg+Y> zur Anzeige des Kontos in alternativer Basiswährung ... 23

2.2.8 Tastenkürzel <Strg+F5> zur Übernahme von Daten in CpD-Adressdaten ... 24

2.3 Schnellsuche in Buchungserfassung und Buchungsrecherche ... 25

2.4 Buchungsrecherche ... 26

2.4.1 Teilausgabe markierter Treffer möglich ... 26

2.4.2 Teilbegriffssuche mit "*" im Feld "OP-Rechnungsnummer" unterstützt... 26

2.5 Konto ... 27

2.5.1 Option "Buchungstext einzeilig" optimiert ... 27

2.5.2 Schaltfläche "Z" um EU/ZM/§13b-Informationen ergänzt, neue Spalte "EU-Info" in T- Konto-Darstellung ... 27

2.5.3 Neue Spalte "Laufsaldo" ... 29

2.6 Bankkontierung: Belegeanzeige für 4/3-Rechner optimiert ... 30

2.7 Neuerungen in Simba Banking ... 31

2.8 Menüpunkt "OP/AP bearbeiten" überarbeitet ... 31

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2.9 Anlagengüterverwaltung: Optimierung beim Hinzufügen von Anlage-Bildern ... 32

3 Jahresabschluss ... 33

3.1 E-Bilanz Taxonomie 6.4 mit Betriebsvermögensvergleich ... 33

4 Steuern ... 34

4.1 Erweiterungen zum OSS-Verfahren ... 34

4.1.1 OSS-Auswertung überarbeitet ... 34

4.1.2 Umsatzsteuerkennziffern und Steuerschlüssel ... 35

4.1.3 CSV-Datei-Export für den Upload beim BZSt ... 36

4.2 Umsatzsteuer-Formulare 2022: DFV, UStVA, ZM ... 37

4.3 EÜR-Vordruck 2021 und Menü-Aufruf für Ermittlung nicht abz. Schuldzinsen für Bilanzierer 2021 ... 37

4.4 Simba Gewerbesteuer 2021 und Ausblick Körperschaftssteuer 2021 ... 37

4.5 Änderung von USt-Zuordnungen jetzt im Logbuch protokolliert... 37

4.6 Elster-Zertifikatsverwaltung: Neue Option "Zertifikat inaktiv" ... 37

5 Planung & Controlling ... 39

5.1 Konfigurierbare KOST ... 39

5.1.1 Exportierte Auswertungen in der Anwendung öffnen ... 39

5.1.2 Erweiterung für die Auswertung von Planwerten ... 39

6 Organisation ... 41

6.1 Office Manager ... 41

6.1.1 Neue Schnellsuche ... 41

6.1.2 E-Mail-Versand überarbeitet ... 43

6.1.3 Vorgeschlagene Suchbegriffe ... 45

6.1.4 Suchfilter in den Archivfeldern ... 45

6.1.5 Automat. Belegtrennung (KI) auf Basis von OCR-Ergebnissen ... 45

6.1.6 Ordner per Drag & Drop importieren ... 47

6.2 Aufträge mit Checklisten anlegen ... 48

6.3 Checklisten ... 53

6.3.1 Checklisten parallel öffnen ... 53

6.3.2 Neue Funktion: Checklisten löschen ... 54

(4)

7 Stammdaten ... 61

7.1 Änderungen in den Standard- und Branchenkontenrahmen zum Jahreswechsel 2021/2022 ... 61

7.2 Stammdaten-Menüpunkte überarbeitet ... 61

8 Zentrale Dienste ... 62

8.1 Überarbeitung Vorlagendesigner (mit Microsoft Word als Basis): Paket ... 62

8.2 Neue Möglichkeit für schnelle Fehlerkorrektur: Simba HotFix einspielen ... 64

8.3 Datenverwaltung: Neue Sicherungsbereiche "Digi Templates" und "Trainer Intelligentes Buchen" ... 65

9 Simba Direkt ... 67

9.1 Simba Direkt App mit neuen Funktionen ... 67

9.2 Mandantenscanner SMART: Neue Scaneinstellung ... 69

9.3 Web-Kassenbuch: Auswählbare Kostenstellen/Kostenträger einschränken ... 69

9.4 Dokumententransfer ... 70

9.4.1 Neue Option bei den Import-/Export-Einstellungen ... 70

9.4.2 Belege als JPG-Dateien übertragen ... 71

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1 Allgemein

1.1 Module direkt beim Start von Simba laden

Ab sofort können Sie pro Simba Modul einrichten, dass dieses automatisch beim Start von Simba geladen wird.

Hinweis: Bisher war dies nur bei Modulen möglich, die sich in einer eigenen Registerkarte öffnen (dort ist dies per Rechtsklick auf den Registerkarten-Titel möglich).

Rechtsklicken Sie dazu in der Menüleiste auf das Simba Modul und wählen Sie dann im Kontextmenü "Dieses Modul beim Start laden". Wenn Sie Simba das nächste Mal starten, wird das Modul automatisch geöffnet.

1.2 Tastenkürzel für Oberflächenelemente einblenden

Wir haben eine neue Funktion implementiert, die Sie dabei unterstützt, Simba mit Hilfe von Tastenkürzeln zu bedienen.

Jetzt können Sie in den Menüpunkten, die sich in einer eigenen Registerkarte öffnen, einblenden, welches Oberflächenelement welches Tastenkürzel hat. Drücken Sie dazu dort einfach die Taste <Alt>.

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Mit der Tastenkombination <Alt>+<Tastenkürzel> können Sie dann zu dem jeweiligen Oberflächenelement springen bzw. es verwenden.

Hinweis: Beachten Sie, dass die Tastenkürzel dynamisch sind. Das heißt, wenn sich die Oberfläche ändert (z.B. im Office Manager ein anderer Ordner gewählt wird), dann ändern sich auch die Tastenkürzel für die Oberflächenelemente.

1.3 Verbesserungen zum PDF-Viewer

Mit diesem Update wurden Verbesserungen zum PDF-Viewer implementiert.

Hinweis: In den nächsten Updates werden weitere Verbesserungen zum PDF-Viewer folgen.

In der Simba Dateivorschau von PDF-Dateien können Sie ab sofort über die Schaltfläche (PDF-Einstellungen) die Standardseitenanzeige auswählen:

Außerdem können Sie jetzt an die PDF-Datei auch zusätzliche Dokumente im PDF- Format anhängen, z.B. Lieferscheine an Rechnungsbelege.

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Klicken Sie dazu in der Simba Dateivorschau auf die Schaltfläche (PDF bearbeiten) und dann auf die Schaltfläche (Datei anfügen). Jetzt können Sie die entsprechende Datei im Office Manager auswählen.

Wenn Sie rechts auf die Registerkarte Anhänge klicken, wird eine Liste der Anhänge angezeigt. Dort können Sie Anhänge ggf. auch wieder löschen.

Zusätzlich können Sie jetzt Kommentare zu der PDF-Datei hinterlegen. Klicken Sie dazu erneut auf die Schaltfläche (PDF bearbeiten) und anschließend auf Kommentar.

Nun können Sie z.B. einen Text im PDF markieren und dann über die entsprechende Schaltfläche Hervorheben, Durchstreichen oder Unterstreichen. Alternativ können Sie auch in der Dateivorschau auf den Text rechtsklicken, im Kontextmenü "Eigenschaften"

wählen und dann die Funktion einstellen.

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Rechtsklicken Sie anschließend auf das Notizsymbol und wählen Sie im Kontextmenü

"Eigenschaften". Im Dialogfenster können Sie dann z.B.:

• die Farbe oder das Symbol der Notiz ändern (z.B. in ein Pfeilsymbol)

• im Feld Kommentar den Notiztext eingeben

Klicken Sie abschließend auf OK und speichern Sie die Änderung über (Änderungen speichern).

Wenn Sie rechts auf die Registerkarte Kommentare klicken, werden in einer Liste alle Kommentare angezeigt (d.h. Notizen und das Hervorheben/Durchstreichen/Unterstreichen von Text). Hier können Sie Kommentare auch beantworten.

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1.4 Mandantenauswahl: Neue Funktion "Globalen Mandanten übernehmen"

Ab sofort steht Ihnen in den Menüpunkten, die in einer eigenen Registerkarte angezeigt werden, eine weitere Optimierung zur Verfügung:

Im Feld Mandant können Sie jetzt per Klick auf die neue Schaltfläche (Globalen

Mandanten übernehmen) schnell und einfach zum aktuell in Simba eingestellten, globalen Mandanten wechseln.

1.5 Verknüpfungen zu den passenden Erklärfilmen

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Hinweis: Die Schaltfläche (Video zum Modul öffnen) finden Sie entweder oben rechts in der Symbolleiste…

… oder im Kontextmenü der rechten Maustaste bei der entsprechenden Funktion.

1.6 Systemeinstellungen

1.6.1 Neue Option "Notizen als Hinweis einblenden"

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Über diese Option können Sie aktivieren, dass beim Öffnen eines Moduls automatisch die zu diesem Modul hinterlegten Notizen eingeblendet werden. So stellen Sie sicher, dass wichtige Notizen nicht übersehen werden.

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1.6.2 Option zwecks Hilfe-Format geändert

Bisher konnten Sie hier aktivieren, dass die "alte" CHM-Hilfe verwendet werden soll.

Dies war für Server bzw. Arbeitsplätze notwendig, bei denen aus Sicherheitsgründen JavaScript deaktiviert ist und deshalb die Online-Hilfe im aktuellen NetHelp-Format nicht in Simba angezeigt werden kann:

Ab sofort steht Ihnen dort nun die Option "Hilfe in externem Browser öffnen" zur

Verfügung. So können Sie jetzt für diese Fälle festlegen, dass die Online-Hilfe stattdessen (im aktuellen NetHelp-Format) einfach außerhalb von Simba in Ihrem Standard-Browser geöffnet wird.

1.7 Schnellsuche in den überarbeiteten Menüs

Bei den Menüpunkten, die bereits auf Registerkarten umgestellt wurden, wird ab sofort im Feld zur Eingabe des Kontos die Schnellsuche unterstützt. Zum Beispiel in den

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Hinweis: Die Schnellsuche wird nicht in Feldern zur Eingabe von Kontenbereichen unterstützt.

Wenn Sie im Konto-Eingabefeld nun statt der Kontonummer einen alphabetischen Suchbegriff eingeben, werden die Suchergebnisse direkt unter Ihrer Eingabe angezeigt.

Dabei werden zu Beginn der Ergebnisliste die Treffer angezeigt, bei denen der Suchbegriff am Anfang der Bezeichnung steht. Weiter unten in der Ergebnisliste finden Sie die Treffer, bei denen der Suchbegriff in der Mitte oder am Ende der Bezeichnung steht.

Die Suche erfolgt dynamisch, d.h. je mehr Buchstaben Sie eintippen, desto genauer wird die Trefferliste.

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2 Rechnungswesen

2.1 Intelligentes Buchen

2.1.1 Modul "Intelligentes Buchen"

Seit August 2021 steht Ihnen das neue Modul "Intelligentes Buchen" zur Verfügung.

Mit Hilfe des Intelligenten Buchens erleichtern Sie sich die Erfassung von

Buchungsbelegen in Simba. Nach dem gewohnten Import mit OCR-Erkennung können Sie dann die Belege auf einmal einlesen und mit einer automatischen Kontierung versehen.

Der Status sowie die Hinweise zeigen, ob und mit welcher Wahrscheinlichkeit die

Kontierung korrekt ist. Mit Hilfe der Farbcodierung (rot, gelb, grün) ist das auf einen Blick erkennbar und die fehlerhaften Buchungen können schnell und effektiv angepasst werden.

Ausführliche Informationen zum Intelligenten Buchen finden Sie in der Anleitung im Simba Kundenbereich. Außerdem finden Sie im Simba YouTube-Kanal kurze Erklärfilme zum Modul.

Wichtig: Für die effektive Anwendung des Intelligenten Buchens sind die Module

"Digitaler Buchungsassistent II" und "Digi Templates" Voraussetzung.

Bei Interesse am Modul wenden Sie sich bitte an unseren Vertrieb (vertrieb@simba.de).

2.1.2 Kassenbewegungen über das Intelligente Buchen erfassen

Das Intelligente Buchen unterstützt Sie auch optimal beim Erfassen von Kassenbelegen.

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…und dann auf die Schaltfläche Belege automatisch einlesen und kontieren klicken, gibt es im nachfolgenden Fenster folgende Erweiterungen:

• die Belegart "Kassenbeleg" ist vorbelegt

• es erfolgt zusätzlich eine Abfrage des Kassenkontos

Das Kassenkonto wird dann bei den eingelesenen Bewegungen automatisch im Feld Konto eingestellt (anstelle eines Kontokorrent-Kontos).

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Außerdem werden beim Einlesen von Belegen in einen Kassen-Erfassungskreis einige Plausibilitäten entsprechend angepasst:

• Eine fehlende Belegnummer wird toleriert. Es wird in diesem Fall nicht – wie sonst beim Intelligenten Buchen – ein roter Status vergeben, da bei Kassenbelegen öfters keine Belegnummer verfügbar ist.

• Die Plausibilitätsprüfung hinsichtlich UStID, Steuernummer oder IBAN wird weiterhin durchgeführt. Ein Fehlen aller drei führt aber ebenfalls nicht zu einem roten Status; es wird lediglich ein entsprechender Hinweis angezeigt.

2.2 Intelligentes Buchen / Digitaler Buchungsassistent II

2.2.1 In der Registerkarte "DBA-Erkennung" werden jetzt Aktionen unterstützt In der Registerkarte DBA-Erkennung wird jetzt die neue Spalte Aktion angezeigt.

Hinweis: Ob die Registerkarte DBA-Erkennung unter oder links neben der Beleganzeige angezeigt wird, legen Sie über die Anzeigeoptionen fest (indem Sie dort in der

Auswahlliste Anzeige des Dokuments "mit Detailinformationen unter / neben dem Dokument" auswählen).

Die neue Spalte Aktion enthält einen Link zu der Aktion, die in dieser Zeile unterstützt wird. Zum Beispiel einen Link in die Digi-Kontierhilfe für den aktuellen Beleg-Identifikator, einen Link zur Übernahme der geänderten Kontierung oder zum Anpassen von

Suchwörtern.

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2.2.2 Individuellen Belegidentifikator definieren

In bestimmten Ausnahmefällen (wie z.B. einer ausländischen Rechnung oder einer

Quittung) ist keiner der drei Belegidentifikatoren (UStIDNr., Steuernummer oder IBAN) auf dem Beleg zu finden.

In diesen Fällen wird ab sofort in der Beleganzeige in der Registerkarte DBA Erkennung als Aktion "Individuellen Belegidentifikator anlegen" angeboten.

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Prüfen Sie nun, welcher Teil auf dem Beleg jedes Mal unverändert vorhanden sein wird.

Sie können diesen dann direkt in die Zwischenablage kopieren und anschließend in der Spalte Aktion auf "Individuellen Belegidentifikator anlegen" klicken.

Fügen Sie im Fenster Suchwort anpassen den Textteil ein und klicken Sie dann auf OK.

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Das weitere Vorgehen ist wie gewohnt: Beleg kontieren und buchen.

Anschließend wird dieser Eintrag in der Digi-Kontierhilfe unter dem eingetragenen

Suchwort abgelegt. So kann er zu einem späteren Zeitpunkt eingesehen oder angepasst werden.

2.2.3 Beleganzeige erweitert

Im Konto, im Digitalen Buchungsassistenten etc. konnten Belege bisher ausschließlich im Adobe Acrobat (Reader oder Pro DC) angezeigt werden. Diese Beleganzeige dort wurde nun erweitert (analog zur PDF-Anzeige im Office Manager mit der neuen Oberfläche). So können Sie nun z.B. über die Symbolleiste oben wählen, ob der Beleg:

• wie gewohnt im Adobe Acrobat angezeigt werden soll

• in der in Simba integrierten PDF-Anzeige dargestellt werden soll

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Zusätzlich können Sie über die Symbolleiste verschiedene PDF-Funktionen verwenden, z.B.:

• die Anzeige verkleinern oder vergrößern.

• OCR-erkannte Texte in die Zwischenablage kopieren

Außerdem gibt es nun für den Anwendungsfall, dass z.B. zwei Kassenbelege auf einer Seite gescannt wurden, eine weitere neue Funktion in der Simba Beleganzeige: Beleg kopieren.

Wenn Sie dabei den Beleg über den Digitalen Buchungsassistenten verbuchen, dann klicken Sie in der Symbolleiste der Beleganzeige auf (Beleg kopieren).

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Der aktuelle Beleg wird dupliziert und erneut in der Liste der zu buchenden Belege abgestellt.

Wenn Sie mit dem Intelligenten Buchen arbeiten, dann finden Sie auch hier diese Funktion. Klicken Sie dort ebenfalls in der Symbolleiste der Beleganzeige auf (Beleg kopieren).

Anschließend starten Sie nochmals das automatische Einlesen und Kontieren der Belege.

Damit wird dann auch das Duplikat eingelesen.

Hinweis: Bitte beachten Sie, dass die OCR-Erkennung im Regelfall nur die Daten eines Belegs interpretiert und identifiziert. Beim Verbuchen des zweiten sind die Daten

entsprechend anzupassen.

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2.2.4 Digi-Kontierhilfe optimiert

Die Bearbeitungsansicht der Digi-Kontierhilfe wurde nochmals optimiert:

Die Kontierungsangaben wurden um die jeweiligen Bezeichnungen (Konto, Kostenstelle, Kostenträger) ergänzt.

Zudem wird nun das Konto in den Fällen angezeigt, in denen das Konto nicht über einen eindeutigen Belegidentifikator (z.B. UStID im KK-Stamm) ermittelt werden kann. Zum Beispiel dann, wenn die Kontierung auf ein Sachkonto (wie z.B. Privatentnahmen) erfolgen soll, oder wenn ein individueller Belegidentifikator zum Tragen kommt.

2.2.5 Digi-Kontierhilfe: Bereinigungsansicht

Im Rahmen der Anwendung des Digitalen Buchungsassistenten kann es im Lauf der Zeit passieren, dass:

• z.B. durch unterschiedliche Erkennung mehrere Einträge (also mehrere Belegidentifikatoren) für eine identische Kontierung angelegt werden

• veraltete Einträge enthalten sind, die dann zu nicht gewünschten Vorschlägen für die Kontierung führen

Um dies zu prüfen und bei Bedarf zu bereinigen, wählen Sie in der Digi-Kontierhilfe die Schaltfläche Bereinigungsansicht.

Im Fenster der Bereinigungsansicht werden dann doppelte oder mehrfache Einträge angezeigt, die jeweils auf denselben Kontokorrent-Stamm verweisen.

Durch Markieren eines Eintrags, der veraltet oder nicht weiterverwendet werden soll und anschließendem Klick auf die Schaltfläche zum Löschen, wird dieser Eintrag aus der Digi- Kontierhilfe entfernt.

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2.2.6 KK-Stamm mit <Strg+F6> öffnen und Beleginhalte per Drag&Drop übernehmen

Wenn ein neues Kontokorrent-Konto angelegt oder ein bestehendes ergänzt werden soll und die Inhalte, die erkannt und dann durch <Strg+F5> übernommen wurden, nicht

ausreichen, dann können Sie den Kontokorrent-Stamm auf dem Feld Konto oder GegKto mit der Tastenkombination <Strg+F6> öffnen.

Nach Neuanlage oder Auswahl der gewünschten Kontokorrent-Nummer haben Sie hier nun die Möglichkeit, Bestandteile aus dem Beleg per Drag&Drop in den Kontokorrent- Stammsatz zu übernehmen (z.B. die Bezeichnung, Adresse oder sonstige Kommentare).

2.2.7 Tastenkürzel <Strg+Y> zur Anzeige des Kontos in alternativer Basiswährung An folgenden Stellen steht Ihnen ab sofort ein neues Tastenkürzel zur Verfügung:

• |Rechnungswesen| → |Bearbeiten| → |Bankauszugsdaten kontieren|

• |Rechnungswesen| → |Bearbeiten| → |Buchungen erfassen|

• |Rechnungswesen| → |Bearbeiten| → |Intelligentes Buchen|

Wenn Sie in das Feld Konto bzw. UZ / GegKto klicken und dort eine Kontonummer hinterlegt ist, dann kann mit der Tastenkombination <Strg+Y> das Konto in der alternativen Basiswährung angezeigt werden. Durch nochmaliges Drücken der Tastenkombination wechseln Sie zurück in die Standardansicht.

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Hinweis: Mit der Tastenkombination <Strg+X> können Sie das Konto wie gewohnt in der Basiswährung anzeigen.

2.2.8 Tastenkürzel <Strg+F5> zur Übernahme von Daten in CpD-Adressdaten Mit diesem Versionsstand steht nun die Funktion <Strg+F5> auch in der

Erfassungsmaske von CpD-Konten zur Verfügung. Damit können Sie erkannte Inhalte aus dem Beleg, wie z.B. UStID, Steuernummer, IBAN oder Adressdaten in ein neues oder bestehendes Kontokorrent-Konto übernehmen.

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2.3 Schnellsuche in Buchungserfassung und Buchungsrecherche

Ab sofort können Sie sowohl in der Buchungserfassung als auch in der Buchungsrecherche schneller nach Konten bzw. Kontokorrenten suchen.

Geben Sie dazu einfach im Feld GegKto bzw. Konto den ersten Buchstaben des gesuchten Kontos/Kontokorrenten ein.

Wenn Sie den Buchstaben zum ersten Mal in diesem Feld eingeben, erscheint das Fenster Konto suchen:

Nach Auswahl der gewünschten Suchoption und Klick auf OK wird der Buchstabe in das Fenster Standard mit indiv. Sachkonten und Personenkonten übernommen:

Jetzt können Sie im Feld Schnellsuche Ihre Suche anpassen. Je mehr Buchstaben Sie dort eingeben, umso mehr grenzen Sie die Suche ein.

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Sobald das Konto über die Schnellsuche gefunden und ausgewählt wird, wird automatisch die zwischengespeicherte USt-Kennziffer vor das Konto gesetzt.

2.4 Buchungsrecherche

2.4.1 Teilausgabe markierter Treffer möglich

Nun ist auch eine Teilausgabe möglich.

Markieren Sie dazu die entsprechenden Treffer in der Anzeige und starten Sie die

gewünschte Ausgabe (Druck, Export oder Seitenansicht). Jetzt werden in der Ausgabe nur die markierten Treffer dargestellt:

2.4.2 Teilbegriffssuche mit "*" im Feld "OP-Rechnungsnummer" unterstützt Die Teilbegriffssuche im Feld OP-Rechnungsnummer wurde mit der im Feld Belegnummer vereinheitlicht.

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Bitte geben Sie für eine Teilbegriffssuche den Teil der OP-Rechnungsnummer ein, der Ihnen bekannt ist und setzen Sie davor bzw. danach einen Stern (*).

Beispiel: Wenn Sie "*4711*" eingeben, werden sämtliche OP-Rechnungsnummern gefunden, die die eingegebenen Ziffern beinhalten.

Die bisherige Unterstützung mit drei Sternchen (***) entfällt damit.

2.5 Konto

2.5.1 Option "Buchungstext einzeilig" optimiert

Wird bei der Auswertung des Kontos die Option "Buchungstext einzeilig" aktiviert, so erfolgt die Kontenanzeige mit einzeiligem Buchungstext.

Es wird nun der vollständige Buchungstext in diese Spalte eingesteuert. Um den

Buchungstext vollständig anzuzeigen, können Sie entweder die Spalte verbreitern oder mit der Maus darüber fahren, damit der Buchungstext im Tooltip erscheint.

Hinweis: Bitte beachten Sie, dass dies für die Darstellungsformen für die Ausgabe gilt.

Eine Ausnahme bildet der Export nach Excel, der generell den vollständigen Buchungstext enthält.

2.5.2 Schaltfläche "Z" um EU/ZM/§13b-Informationen ergänzt, neue Spalte "EU- Info" in T-Konto-Darstellung

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Steuersatz (USt-Kennziffer 10, USt-Buchungsschlüssel 999) über die Schaltfläche Z (Zusätzliche Funktionen) ermöglicht.

Damit sind alle Eingaben, die in extra Fenstern durch die jeweilige Option im Steuerschlüssel ausgelöst werden, zentral an einem Ort korrigierbar.

Hinweis: Die USt-ID des Empfängers (=ZM-Information) ist alternativ auch weiterhin über die <F4>-Taste im Buchungstext korrigierbar.

Zusätzlich wurde in der Auswertung Konto in der dort unterstützten T-Konto-Darstellung die Spalte EU-Info um weitere Informationen ergänzt.

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Bei Buchungen, insbesondere von OSS-Sachverhalten, werden die erfassten

Informationen, wie beispielsweise die USt-ID des Ursprungslandes, nun umfassend in dieser Spalte ausgewiesen.

2.5.3 Neue Spalte "Laufsaldo"

Ab sofort kann im Konto auch ein Laufsaldo eingeblendet werden.

Öffnen Sie dazu im Menüpunkt |Rechnungswesen| → |Auswerten| → |Konto| die

Bildschirmanzeige. Rechtsklicken Sie auf den Tabellenkopf und aktivieren Sie, dass die neue Spalte "Laufsaldo" angezeigt wird.

Dieser Saldo zeigt den Saldo des Kontos nach jeweils der aktuellen Kontobewegung und kann somit für Abstimmzwecke sinnvoll genutzt werden.

Für eine Auswertung des Kontos mit Laufsaldo steht eine zusätzliche Darstellungsform zur

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Hinweise: Bei Aktivierung einer Verdichtung bzw. bei einer individuellen Sortier-

Reihenfolge erfolgt keine Ausgabe des Laufsaldos. Um die individuelle Sortier-Reihenfolge wieder aufzuheben, klicken Sie oben auf den Tabellenkopf der sortierten Spalte. Die

Sortierung erfolgt in folgender Reihenfolge: aufsteigend, absteigend, Standard-Sortierung.

Beim Excel-Export haben wir derzeit davon abgesehen, diese Spalte hinzuzufügen, um die Funktionsweise von bestehenden Makros bei unseren Anwendern nicht zu

beeinträchtigen.

2.6 Bankkontierung: Belegeanzeige für 4/3-Rechner optimiert

Für Mandanten, für die nicht mit Offenen Posten gearbeitet wird, kann jetzt die Bankkontierung mit Belegen optimiert werden.

→ |Einstellungen FiBu| in der Registerkarte Digi die Option "Eingangsrechnung mit Bankbewegung verknüpfen (4/3-Rechner)".

In der Beleganzeige wird nun der Beleg ganz nach oben sortiert, der anhand von Betrag und Datum am zutreffendsten erscheint.

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Ist dies der passende Beleg zur aktuellen Kontobewegung, so kann er direkt mit der Taste

<ENTER> bestätigt werden. Ansonsten kann der korrekte Beleg aus der Liste ausgewählt werden.

2.7 Neuerungen in Simba Banking

Im Modul Simba Banking stehen einige neue bzw. erweiterte Funktionen bereit:

• Ansicht "Online-Banking-Einstellungen" komplett überarbeitet und erweitert

• Unterstützung von Microsoft OneDrive als Cloud-Speicher

• Fehlerbereinigung für Import von CAMT Version 08 Dateien

• Fehlerbereinigung bei Löschen der Datumsauswahl in Formularen

• Anpassung Revolut CSV Importfilter

• BankingZV: Fehlerbereinigung bei VEU Aufträgen ohne OrderDetails

• BankingZV: Auslösen von BankingVEU Push-Benachrichtigungen beim Einreichen von EBICS Aufträgen ohne Unterschrift

2.8 Menüpunkt "OP/AP bearbeiten" überarbeitet

Das Simba Modul "OP/AP bearbeiten" wurde überarbeitet. Es ist jetzt unter

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Sie finden nun automatisch links die Beleganzeige sowie die Dateieigenschaften und unten das Bearbeitungsfenster. Über die Schaltfläche (Einstellungen öffnen) in der Symbolleiste können Sie diese Ansicht umstellen, so dass auch die Bearbeitung rechts angezeigt wird und damit mehr Platz für die Offenen Posten zur Verfügung steht.

2.9 Anlagengüterverwaltung: Optimierung beim Hinzufügen von Anlage-Bildern

Bisher war dies von der Größe begrenzt. Mit diesem Versionsstand wird ein zu großes Bild automatisch verkleinert, so dass der zulässige Speicherplatz nicht überschritten wird.

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3 Jahresabschluss

3.1 E-Bilanz Taxonomie 6.4 mit Betriebsvermögensvergleich

Mit der Einführung der Taxonomie 6.4 wurde festgelegt, dass ein

Betriebsvermögensvergleich (BVV) verpflichtend mit versendet werden muss. Ohne diesen Bestandteil werden Datensätze künftig durch Elster abgelehnt. Hiervon sind Vereine und wirtschaftliche Geschäftsbetriebe ausgenommen.

Die Taxonomie 6.4 gilt erstmals für Wirtschaftsjahre, die nach dem 31. Dezember 2020 beginnen; dies sind die Wirtschaftsjahre ab 2021 oder bei abweichenden

Wirtschaftsjahren ab 2021/2022.

Beim Betriebsvermögensvergleich wird anhand des Eigenkapitals der Jahresüberschuss berechnet und mit dem Jahresüberschuss gemäß Gewinn- und Verlustrechnung

abgeglichen.

Prinzipiell gilt, dass die für den Betriebsvermögensvergleich benötigten Werte bei

Einzelunternehmen und Personengesellschaften weitestgehend aus bereits vorhandenen Eingaben bzw. Auswertungen übernommen werden können.

Bei Kapitalgesellschaften ist es hingegen nicht unwahrscheinlich, dass Eingaben (je nach Sachlage) manuell ergänzt werden müssen.

Aus diesem Grund stellen wir Ihnen im Simba Kundenbereich die "Kurzanleitung E-Bilanz:

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4 Steuern

4.1 Erweiterungen zum OSS-Verfahren

Zum 1. Juli 2021 traten durch das Jahressteuergesetz 2020 die mit dem sog.

Mehrwertsteuer-Digitalpaket beschlossenen Änderungen in Kraft. Besondere Relevanz für in der EU ansässige Unternehmen hat dabei das besondere Besteuerungsverfahren nach

§ 18j UStG (EU-Regelung).

Zum OSS-Verfahren wurden seither umfangreiche Anpassungen und Erweiterungen zur Verfügung gestellt. Die Gesamtanleitung zum OSS-Verfahren finden Sie im Simba Kundenbereich.

4.1.1 OSS-Auswertung überarbeitet

Die in der OSS-Auswertung gebuchten Sachverhalte werden nach den folgenden Kategorien untergliedert:

• Dienstleistung: Dienstleistungen, die vom registrierten Unternehmer erbracht wurden

• Lieferung: Warenlieferungen, die vom Inland ausgeführt wurden

• Dienstleistung aus EU: Dienstleistungen, die von Betriebsstätten des registrierten Unternehmers erbracht wurden

• Lieferung aus EU: Warenlieferungen, die von Betriebsstätten oder Einrichtungen zur Lieferung von Waren vom Ausland ausgeführt wurden

Die Angaben zu den Umsätzen werden getrennt für jeden EU-Mitgliedstaat und nach den anwendbaren Steuersätzen aufgeschlüsselt.

Innerhalb jeder Kategorie ist der Einzelnachweis der Buchungen über das Pfeilsymbol aufrufbar.

Bei den Kategorien "Lieferung aus EU" und "Dienstleistung aus EU" finden Sie zudem in der Spalte Ursprungsland die in der Buchungserfassung hinterlegte USt-ID der

Betriebsstätte bzw. des Warenlagers im EU-Ausland.

Außerdem wurde innerhalb der Datenarten "Lieferung aus EU" und "Dienstleistung aus EU" eine Ausgabe von Summen je UStID Ursprungsland neu implementiert, um eine Abstimmung der Positionen bei mehreren Lagerländern im EU-Ausland zu erleichtern.

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4.1.2 Umsatzsteuerkennziffern und Steuerschlüssel

Für OSS-Sachverhalte stehen folgende USt-Kennziffern und USt-Buchungsschlüssel zur Verfügung:

OSS-Sachverhalt USt- Kennziffer

USt-

Buchungs- schlüssel

Steuerkonto Erforderliche EU- Informationen

Im anderen EU-Land steuerpflichtige Lieferung Deutscher Unternehmer liefert Ware aus DE an Privat in EU.

Steuerpflichtig im Bestimmungsland EU.

240 995 1767 (SKR 30) /

3817 (SKR 40)

Bestimmungsland / Steuersatz

Bestimmungsland

Im anderen EU-Land steuerpflichtige sonstige Leistung

Deutscher Unternehmer erbringt sonstige Leistung für Privat in EU.

250 996 1768 (SKR 30) /

3818 (SKR 40)

Bestimmungsland

Elektronische Dienstleistung (M)OSS

Deutscher Unternehmer erbringt elektronische

Dienstleistung für Privat in EU.

44 oder 280 998 1728 (SKR 30) / 3798 (SKR 40)

Bestimmungsland

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OSS-Sachverhalt USt- Kennziffer

USt-

Buchungs- schlüssel

Steuerkonto Erforderliche EU- Informationen

Im anderen EU-Land steuerpflichtige sonstige Leistung, Ursprungsland nicht Inland

Deutscher Unternehmer erbringt sonstige Leistung aus EU1 an Privat in EU2.

251 994 1768 (SKR 30) /

3818 (SKR 40)

Bestimmungsland / Ursprungsland / USt-ID des

Unternehmens im EU- Ausland

Im Inland steuerpflichtige EU-Lieferung, Ursprungsland nicht Inland, nur OSS

Deutscher Unternehmer liefert Ware aus Lager in EU1 an Privat in DE.

Steuerpflichtig im Bestimmungsland DE.

Sachverhalt wird nur in der OSS-Auswertung

ausgewiesen, keine

Berücksichtigung in der UStVA.

285 (7 %) 286 (19 %)

991 992

2021:

Umsatzsteuerkonto muss individuell angelegt werden (ohne Zuordnung zur USt)

Ab 2022:

1798 (SKR 30) / 3831 (SKR 40)

Ursprungsland / USt-ID des Unternehmens im EU-Ausland

Für weitere EU-Sachverhalte, die ebenfalls in der Kennziffer 45 der UStVA ausgewiesen werden sollen, die aber nicht in die OSS-Auswertung einfließen dürfen, steht weiterhin die USt-Kennziffer 10 (USt-Buchungsschlüssel 999) zur Verfügung.

Hinweis: Sofern Sie ein Erlöskonto mit USt-Automatik gemäß USt-Buchungsschlüssel 991 bzw. 992 anlegen, achten Sie bitte darauf, dieses Erlöskonto in den Zuordnungen zur USt ebenfalls der der Kennziffer 45 entsprechenden Zeile der UStVA zuzuordnen.

4.1.3 CSV-Datei-Export für den Upload beim BZSt

Die Importfunktion im BZStOnline-Portal wurde zwischenzeitlich freigeschalten und kann für die Abgabe der Erklärungen ab dem 4. Quartal 2021 genutzt werden.

Auswertung| die CSV-Dateiausgabe angepasst.

Die so aus Simba exportierte CSV-Datei kann anschließend im BOP importiert werden.

Hinweis: Bitte öffnen Sie die Datei bei Bedarf vor dem Import im BOP keinesfalls mit Excel, sondern mit einem Textprogramm wie dem Editor. Excel passt die

Zeilenformatierung häufig auf "benutzerdefiniert/Datum" an, wodurch ein Betrag von beispielsweise "10.30" als "Okt 30" dargestellt wird. Ein anschließender Import dieser so geöffneten Datei im BOP ist nicht mehr möglich.

(37)

4.2 Umsatzsteuer-Formulare 2022: DFV, UStVA, ZM

4.3 EÜR-Vordruck 2021 und Menü-Aufruf für Ermittlung nicht abz.

Schuldzinsen für Bilanzierer 2021

Verfügung.

4.4 Simba Gewerbesteuer 2021 und Ausblick Körperschaftssteuer 2021

Verfügung. Die Elster-Übermittlung wird wie gewohnt mit dem ERiC-Februar-Release erwartet und mit einem darauffolgenden Simba Update ausgeliefert.

Hinweis: Bitte beachten Sie, dass die Berechnung daher noch nicht final ist.

Ausblick Gewerbesteuer/Körperschaftssteuer 2021:

ELSTER stellt die Gewerbesteuer und die Körperschaftsteuer 2021 für die Software- Hersteller frühestens im Februar/März zur Verfügung. Ein konkreter Termin steht dafür noch nicht fest. Eine Auslieferung der übertragbaren Gewerbesteuer und

Körperschaftssteuer (Steuern Komfort) erfolgt daher voraussichtlich nicht vor April 2022.

4.5 Änderung von USt-Zuordnungen jetzt im Logbuch protokolliert

Ab sofort werden zur besseren Nachvollziehbarkeit Neuzuordnungen bzw. Änderungen und Löschungen von (K-)USt-Zuordnungen im Logbuch protokolliert.

Dadurch ist nun ersichtlich, durch welchen Mitarbeiter und wann diese Zuordnungen vorgenommen wurden, um die Hintergründe zu recherchieren.

4.6 Elster-Zertifikatsverwaltung: Neue Option "Zertifikat inaktiv"

Dadurch wird das Zertifikat nicht für den Elster-Versand verwendet und übermittelt.

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Diese Option ist insbesondere für Steuerberater gedacht, bei denen die Mandanten selbst über den Server des Steuerberaters mit ihrem persönlichen Zertifikat z.B. die

Umsatzsteuervoranmeldung übermitteln (ASP-Zugriff).

So kann der Berater jetzt z.B. die Umsatzsteuererklärung des Mandanten mit seinem Kanzleizertifikat übermitteln, ohne zuvor das Mandantenzertifikat löschen zu müssen.

Wird die Option "Zertifikat inaktiv" im Anschluss wieder deaktiviert, kann der Mandant wieder seine Umsatzsteuervoranmeldung mit seinem persönlichen Mandantenzertifikat übertragen.

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5 Planung & Controlling 5.1 Konfigurierbare KOST

5.1.1 Exportierte Auswertungen in der Anwendung öffnen

Kostenrechnung| Auswertungen exportiert, dann werden diese nun (neben der Ablage im ausgewählten Verzeichnis) in der Anwendung angezeigt. Von dort aus können sie dann geöffnet werden:

5.1.2 Erweiterung für die Auswertung von Planwerten

Der Auswertungstyp 2 (Übersicht über mehrere KSt bzw. KTR) wurde um eine neue Option erweitert. Dort kann ab sofort (so wie es bei den Ist-Werten schon längere Zeit unterstützt wird) gewählt werden, ob die kumulierten Jahreswerte bis zum Ende des Wirtschaftsjahres oder nur bis zum eingestellten Per-Datum berücksichtigt werden sollen:

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(41)

6 Organisation 6.1 Office Manager

6.1.1 Neue Schnellsuche

Im Office Manager (Neue Oberfläche) steht Ihnen nun eine weitere Suchfunktion zur Verfügung: Zusätzlich zum Fenster Filter können Sie die neue Schnellsuche verwenden (ähnlich wie die Suchfunktion im "alten" Office Manager).

Die Schnellsuche rufen Sie über das Symbol (Schnellsuche starten) in der Symbolleiste oben auf.

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Legen Sie dann die Suchkriterien fest, um z.B.

• über alle Ordner hinweg zu suchen (Option "in allen Hauptordnern suchen")

• auch Unterordner und Archivordner zu durchsuchen

• den Schriftverkehr von allen Mandanten zu durchsuchen (Option

"Schriftverkehrsfilter ignorieren")

Um die Suche durchzuführen, klicken Sie auf Suchen. Im Fenster Dateien wird das Suchergebnis angezeigt, d.h. nur die Dateien, die mit den Suchkriterien übereinstimmen.

Am Symbol erkennen Sie, dass die Anzeige im Fenster Dateien aktuell gefiltert dargestellt wird. Wenn Sie mit der Maus über das Symbol fahren, werden Ihnen die Suchkriterien angezeigt.

Außerdem können Sie Ihre Suche speichern und dann später per Mausklick jederzeit wieder aufrufen. Rechtsklicken Sie dazu im Fenster Ordner auf den neuen Eintrag Schnellsuche. Wählen Sie dann im Kontextmenü "Neue Suche" aus, um die zuletzt durchgeführte Schnellsuche zu speichern.

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Die gespeicherte Neue Suche können Sie nun durch Doppelklick öffnen, umbenennen und ggf. die Suchkriterien nochmals anpassen.

Tipp: Sie können beliebig viele Schnellsuchen durchführen und dann jeweils als "Neue Suche" speichern.

Weitere Informationen finden Sie im Simba Kundenbereich im Dokument "Office Manager (Neue Oberfläche) - Anleitung".

6.1.2 E-Mail-Versand überarbeitet

Für den Office Manager (Neue Oberfläche) wurden die E-Mail-Versand-Optionen komplett überarbeitet und erweitert.

Dokumente können jetzt direkt aus dem Office Manager (Neue Oberfläche) versendet werden. Markieren Sie dazu dort im Fenster Dateien das Dokument, rechtsklicken Sie und wählen Sie dann "Neue E-Mail-Nachricht". Jetzt können Sie wählen, in welchem E-Mail- Client Sie die E-Mail (mit dem Dokument als Anhang) öffnen, bearbeiten und versenden möchten:

• in Microsoft Outlook (mit oder ohne Sidebar)

• im Simba E-Mail-Versand, d.h. im neuen Menüpunkt |Organisation| → |E-Mail- Versand|

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An beiden Stellen können Sie dann z.B.:

• den E-Mail-Text und Betreff über vorbereitete Textbausteine einfügen

• im E-Mail-Text Variablen einfügen

• beliebige weitere E-Mail-Empfänger direkt aus den Stammdaten (Mandant, Kontokorrent, Spender etc.) auswählen und einfügen (An, CC, BCC)

• weitere E-Mail-Anhänge hinzufügen

• jeden E-Mail-Anhang in das PDF- bzw. ZIP-Format konvertieren

• diese E-Mail-Anhänge verschlüsseln (mit Mandantenpasswort oder individuellem Passwort)

• die E-Mail als Entwurf speichern (inkl. Empfänger, Anhänge, Text, Betreff);

als Entwurf gespeicherte E-Mails können dann auch von einem anderen Mitarbeiter bzw. Simba Anwender versendet werden

• die E-Mail beim Versand direkt ablegen, um die digitale Akte komplett zu halten Weiterhin können Sie über die Auswahlliste (E-Mail-Einstellungen öffnen) unter

"Standardformatierung für Anhänge" festlegen:

• ob Anhänge standardmäßig ohne Formatierung versendet werden sollen (d.h. so wie sie sind)

• ob Anhänge standardmäßig als ZIP-Datei komprimiert versendet werden sollen (mit oder ohne Passwort)

• oder ob jedes Mal nachgefragt werden soll, ob der Anhang komprimiert werden soll Diese Voreinstellung wirkt sowohl beim Versand über den E-Mail-Client Microsoft^® Outlook wie auch über den Simba E-Mail-Versand.

Hinweis zur Behandlung von Entwürfen im E-Mail-Versand:

Ein E-Mail-Entwurf wird gelöscht, wenn:

• die E-Mail erfolgreich versendet wurde

• die E-Mail erfolgreich in einem externen E-Mail-Client geöffnet wurde

• die E-Mail beim Schließen nochmals als Entwurf gespeichert wurde (d.h. es werden nicht mehrere Entwürfe gespeichert)

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Hinweis: Weitere Informationen finden Sie im Simba Kundenbereich im Dokument "Office Manager (Neue Oberfläche) - Anleitung".

6.1.3 Vorgeschlagene Suchbegriffe

Im Office Manager werden bei der Volltextsuche im Feld anwenden auf Volltext die Begriffe als "Quick"-Vorschläge eingeblendet, die bei der Dokumentenindizierung texterkannt wurden:

6.1.4 Suchfilter in den Archivfeldern

Im Office Manager können Sie nun in der Registerkarte Felder nach bestimmten Archivfeldern suchen.

Geben Sie dazu einfach in das Eingabefeld oben (Felder suchen) den Suchbegriff ein.

Die entsprechenden Felder werden direkt darunter angezeigt. So können Sie die Archivfelder sehr schnell ausfüllen.

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In Simba war es bisher bereits möglich, diese Belegtrennung nach dem Import manuell im Office Manager durchzuführen (durch Rechtsklick auf die PDF-Datei können alle oder nur bestimmte Seiten entnommen werden).

Nun bieten wir Ihnen zusätzlich die automatische Belegtrennung an.

Diese neue Funktion trennt die einzelnen Belege auf Basis von OCR-Ergebnissen (z.B.

anhand der pro Seite unterschiedlichen IBAN, Steuernummer, USt-ID, Briefkopf oder Rechnungsnummer).

Um die Funktion zu verwenden, starten Sie den Office Manager (Neue Oberfläche).

Rechtsklicken Sie dort im Fenster Dateien auf die entsprechende PDF-Datei und wählen Sie dann im Kontextmenü |PDF-Funktionen| → |Seiten automatisch trennen lassen (Belege)|.

Wenn alle Voraussetzungen erfüllt sind, wird die Datei automatisch getrennt. Die

Originaldatei wird nicht gelöscht; die getrennten Dateien enthalten jeweils die Seitenzahl (Seite X von Y) im Dateinamen.

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Hinweis: Weitere Informationen erhalten Sie in der Anleitung "Automatische Belegtrennung" im Simba Kundenbereich.

6.1.6 Ordner per Drag & Drop importieren

Ab sofort können Sie per Drag&Drop auch ganze Ordner (inkl. darin enthaltenen Unterordnern und Dateien) in den Office Manager importieren.

Wählen Sie dazu z.B. im Windows Explorer den entsprechenden Ordner aus. Jetzt können Sie diesen bei gedrückter Maustaste an die Stelle im Office Manager ziehen, an die

importiert werden soll. Zum Beispiel in das Fenster Dateien, Ordner, Favoriten oder Hauptordner im Office Manager.

Wenn die neue Ordnerstruktur noch nicht vorhanden ist, wird sie beim Importieren automatisch angelegt.

Hinweis: Alternativ können Sie den Ordner auch im Windows Explorer kopieren und dann im Office Manager einfügen.

(48)

6.2 Aufträge mit Checklisten anlegen

Aufträge können nun auch mit Checklisten angelegt werden. Dazu wurden nachfolgende Neuerungen implementiert.

1. Auftragsarten

Außerdem kann angegeben werden, ob eine 100%ige Erledigung der Checkliste Voraussetzung für die Abrechnung des Auftrages ist.

(49)

2. Aufträge verwalten

Wird nun ein neuer Auftrag angelegt und eine Auftragsart mit Checklistenvorlage ausgewählt, dann ist diese im Auftrag in Registerkarte 4 analog vorbelegt. Mit

entsprechendem Benutzerrecht kann diese Checklistenvorlage dort auch noch abgeändert werden oder die Option "Abrechnung nur mit 100% Status der Checkliste möglich"

aktiviert/deaktiviert werden.

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Sobald eine Checkliste begonnen wurde, ist die Checklistenvorlage im Auftrag nicht mehr änderbar. Die Checkliste kann dann auch direkt aus der Auftragsverwaltung heraus geöffnet werden.

3. Checklisten

Im Menüpunkt |Organisation| → |Checkliste| steht Ihnen in der Sidebar im Bereich

Checkliste ein neues Feld zur Verfügung. Sobald Sie dort eine Auftragsnummer eingeben (Suche über Lupe oder Texteingabe, z.B. "Jahresabschluss"), wird der Rest der Sidebar automatisch vorbelegt und Sie können direkt mit der Checkliste starten.

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In der Checklistenübersicht gibt es eine neue Spalte mit der Auftragsnummer. Sofern eine Checkliste einem Auftrag zugeordnet ist, wird dies hier kenntlich gemacht.

4. Leistungserfassung

In den Fenstern Offene Aufträge und Nicht abgerechnete Aufträge wurde jeweils eine neue Spalte mit dem Checklistenstatus eingefügt. Dieser wird angezeigt, sobald eine Checkliste begonnen wurde. Ist im Auftrag eine Checklistenvorlage hinterlegt, aber die Checkliste wurde noch nicht begonnen, so ist dieses Feld leer.

(52)

5. Auftragsübersicht

Im Menüpunkt |Organisation| → |Auftragsverwaltung| → |Auftragsübersicht| steht Ihnen die neue Option "mit Checklisten %-Status" zur Verfügung. Diese Option gibt den aktuellen Prozentstatus der Checkliste aus, sobald eine Checkliste begonnen wurde. Ebenfalls wird über die Spalte Pflicht ("J" oder leer) angegeben, ob die 100%-Erledigung dieser

Checkliste für die Abrechnung nötig ist.

6. Rechnungsschreibung

Bei der Rechnungsschreibung wird geprüft, ob die Option "Abrechnung nur mit 100%

Status der Checkliste möglich" aktiviert ist. Ist diese aktiviert und die Checkliste nicht zu 100% abgearbeitet, dann erscheint eine Meldung und die Abrechnung ist nicht möglich.

Dies geschieht ebenfalls bei einer Sammelrechnung: Ist ein Posten dabei, der aufgrund einer nicht zu 100% erledigten Checkliste nicht abgerechnet werden darf, dann wird alles verworfen.

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7. Verzweig in die Checkliste aus dem Simba Timer

Ab sofort kann direkt aus dem Auftrag (siehe "2. Aufträge verwalten") sowie aus dem Timer die entsprechende Checkliste geöffnet werden, wenn im Auftrag eine

entsprechende Checklistenvorlage hinterlegt wurde. Ansonsten ist die Schaltfläche inaktiv.

6.3 Checklisten

6.3.1 Checklisten parallel öffnen

Sie können jetzt in Simba mehrere Checklisten parallel öffnen.

Öffnen Sie dazu im Menüpunkt |Organisation| → |Checkliste| eine Checkliste zur Bearbeitung. Nun steht Ihnen in der Symbolleiste oben eine neue Auswahlliste zur Verfügung. Dort finden Sie weitere Checklisten des Mandanten. Angezeigt werden dabei nur die Checklisten mit der gleichen Art, wie die zur Bearbeitung geöffnete Checkliste (z.B. alle Checklisten der Art "Jahresabschluss").

Wenn Sie in der Auswahlliste eine Checkliste auswählen, dann wird diese parallel in einer eigenen Registerkarte geöffnet. Die Registerkarten können Sie dann wie gewohnt z.B. per Drag&Drop herausziehen und so in ein eigenes Fenster umwandeln und verschieben.

(54)

Hinweis: Abgeschlossene Checklisten, deren Vorlage deaktiviert wurde, werden nicht in der Auswahlliste angezeigt (da diese nicht mehr aufgerufen werden können).

6.3.2 Neue Funktion: Checklisten löschen

In der Checklisten-Übersicht können Checklisten nun gelöscht werden.

Klicken Sie dazu im Menüpunkt |Organisation| → |Checkliste| zunächst in der Symbolleiste auf Symbol (Checklisten Übersicht). Markieren Sie dann in der Checklisten-Übersicht die zu löschende Checkliste. Jetzt können Sie diese wie folgt löschen:

• entweder durch Drücken der Taste <Entf>

• oder durch Rechtsklicken und dann Auswahl des neuen Kontext-Menüpunktes "Die ausgewählte Checkliste löschen"

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Das Löschen sowie das Zurücksetzen einer Checkliste wird im Logbuch im Bereich Löschungen protokolliert.

6.3.3 Checklisten-Struktur: Symbole hinzugefügt

Bei der Bearbeitung einer Checkliste kann man jetzt auf einen Blick sehen, zu welchem Checklisten-Punkt ein Dokument, ein Menüpunkt oder ein Kommentar hinterlegt ist:

In der Checklisten-Struktur werden dann rechts neben den Checklisten-Punkten entsprechende Symbole mit Tooltips angezeigt.

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Hinweis: Wenn der Checkliste ein Kommentar oder ein Dokument hinzugefügt wird, dann wird in der Checklisten-Struktur nicht sofort das Symbol angezeigt. Erst wenn die

Checkliste neu aufgerufen wird, sind die Symbole in der Checklisten-Struktur sichtbar.

6.3.4 Kommentar-Feld erweitert

Im Menüpunkt |Organisation| → |Checkliste| wurde bei der Bearbeitung von Checklisten das Kommentar-Feld erweitert.

Durch Klick auf das Symbol (Kommentar-Feld editieren) können Sie jetzt zwischen dem "Lese-Modus" und dem "Bearbeitungs-Modus" wechseln.

Im Bearbeitungs-Modus können Sie ab sofort auch "klickbare" Links zu Webseiten einfügen. Geben Sie dazu einfach die entsprechende URL ein. Im Lese-Modus können diese Links dann angeklickt und zu der URL gesprungen werden.

6.3.5 Neue Funktion zur Auswahl des Dokumentenspeicherortes

In der Checklisten-Verwaltung gibt es eine neue Funktion zur Auswahl des Speicherortes von Dokumenten, die später aus der Checkliste heraus erstellt werden.

Bisher wurden diese Dokumente automatisch unter "Dokumente" → Ordner "Checklisten",

"Jahresabschluss", "Rechnungswesen", "Lohn" oder "Sonstiges" abgelegt.

(57)

Ab sofort können Sie Folgendes wählen, wenn Sie im Menüpunkt |Stammdaten| →

|System| → |Checklisten-Vorlagen verwalten| eine Checklisten-Vorlagen anlegen oder editieren:

Je nach Einstellung werden die Dokumente dann entweder weiterhin in das bekannte Verzeichnis abgelegt oder in einer zu den Vorlagen analogen Ordnerstruktur im Bereich

"Dokumente".

Hinweis: Falls dieser Ordner noch nicht vorhanden ist, wird er automatisch unter

"Dokumente" angelegt.

Pro Checklistenpunkt können Sie anschließend aktivieren, ob bei der Erstellung der Dokumente aus der Checkliste heraus ein alternativer Speicherort gewählt werden kann:

(58)

Wenn die Option nicht aktiviert ist, dann kann der Dokumentenspeicherort dort nicht geändert werden. Wenn zusätzlich die Einstellung "Ordnerstruktur analog Vorlagen"

ausgewählt ist, dann wird diese Ordnerstruktur aber als Zielordner angezeigt.

6.3.6 Checklisten-Vorlagen inaktiv setzen

Eine Checklisten-Vorlage kann nur gelöscht werden, wenn es noch keine Checklisten gibt, die darauf basieren.

Ab sofort können Sie eine Checklisten-Vorlage, zu der es bereits Checklisten gibt, aber auf "inaktiv" setzen. Voraussetzung dafür ist, dass sämtliche, auf der Vorlage basierenden Checklisten den Status "abgeschlossen" haben.

Wählen Sie dazu im Menü |Stammdaten| → |System| → |Checklisten-Vorlagen verwalten|.

Klicken Sie dann im Feld Vorlage auf den gelben Stern (Neue Checklisten-Vorlage anlegen), um den Bereich Checklisten-Vorlage editieren aufzurufen. Wählen Sie dort die Vorlage aus und:

klicken Sie entweder oben in der Symbolleiste auf das Symbol (ausgewählte Vorlage inaktiv setzen)

oder rechtsklicken Sie und wählen Sie im Kontextmenü "ausgewählte Vorlage inaktiv setzen"

(59)

Inaktive Vorlagen können jederzeit wieder aktiviert werden (ebenfalls über die Symbolleiste bzw. das Kontextmenü). Sie können ebenfalls noch für eine neue Checklisten-Vorlage kopiert werden.

Um inaktive Vorlagen ein- bzw. auszublenden, klicken Sie oben in der Symbolleiste auf (Alle Vorlagen anzeigen) bzw. (nur aktive Vorlagen anzeigen). Die gewählte Ansicht wird für den nächsten Menüaufruf gespeichert.

Inaktive Checklisten-Vorlagen stehen für die Funktionen in folgenden Menüpunkten nicht mehr zur Verfügung:

• |Checklisten-Vorlagen verwalten|

• |Checkliste|

• |Aufträge verwalten|

Abgeschlossene Checklisten, die auf einer inaktiven Vorlage basieren, sind in der Checklisten-Übersicht entsprechend gekennzeichnet. Diese Checklisten können nicht mehr aufgerufen/editiert werden.

6.4 Einstellungen Kanzleiverwaltung erweitert: Bankverbindung von

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Diese Einstellung nehmen Sie dann vor, wenn Sie eine Änderung der Bankverbindung in den Mandanten-Stammdaten nicht in den KK-Stamm des Kanzleimandanten übernehmen möchten.

Insbesondere bei erteilten SEPA-Lastschriftmandaten kann diese Einstellung sinnvoll und empfehlenswert sein. Achten Sie bei einer mitgeteilten Änderung der Bankverbindung dann aber darauf, diese Bankverbindung bei Bedarf auch in den KK-Stammdaten des Kanzleimandanten zu ändern und in diesem Fall auch ein neues SEPA-Lastschriftmandat bei Ihrem Mandanten einzuholen.

In diesem Zuge gibt es eine weitere Optimierung für den Fall, dass diese Option nicht gesetzt ist und dennoch eine Bankverbindung in den Mandanten-Stammdaten angepasst wird. Hier erhalten Sie nun einen entsprechenden Hinweis, dass ein möglicherweise bestehendes Lastschriftmandat in den KK-Stammdaten erneut eingeholt und die Eintragungen angepasst werden müssen.

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7 Stammdaten

7.1 Änderungen in den Standard- und Branchenkontenrahmen zum Jahreswechsel 2021/2022

Folgende Standard- und Branchenkontenrahmen haben wir aktualisiert:

• SKR 30

• SKR 40

• SKR 09 (Vereine)

• SKR 14 (Land- und Forstwirte)

• SKR 45 Pflegebuchführungsverordnung)

• SKR 56 (Kfz-Betriebe)

Bei den Kontenrahmen 803 (Zahnärzte auf Basis SKR 30), 813 (Ärzte auf Basis SKR 30), 804 (Zahnärzte auf Basis SKR 40), 814 Ärzte auf Basis SKR 40) und 704 (Hotels und Gaststätten auf Basis SKR 40) gab es keine Änderungen zum Jahreswechsel in den branchenspezifischen Konten.

Im Simba Kundenbereich finden Sie eine ausführliche Übersicht über die einzelnen Änderungen in den Kontenrahmen 30, 40, 9, 14, 45 und 56.

7.2 Stammdaten-Menüpunkte überarbeitet

Folgende Stammdaten-Menüpunkte wurden in Simba überarbeitet und sind jetzt in der Registerkarte und den damit verbundenen neuen Funktionen verfügbar:

• |Stammdaten| → |System| → |Kanzleiverwaltung|→ |Leistungssparten|

• |Stammdaten| → |System| → |Kanzleiverwaltung|→ |Erlösarten

• |Stammdaten| → |System| → |Post+Fristen| → |Zustellarten|

• |Stammdaten| → |System| → |Post+Fristen| → |Steuerarten|

• |Stammdaten| → |System| → |Post+Fristen| → |Dokumentarten|

• |Stammdaten| → |System| → |Post+Fristen| → |Fristarten|

• |Stammdaten| → |System| → |Post+Fristen| → |Vorläufigkeitsvermerke|

• |Stammdaten| → |System| → |Anlagenbuchführung| → |AfA-Schlüssel|

• |Stammdaten| → |System| → |Anlagenbuchführung| → |Sonder-AfA-Schlüssel|

• |Stammdaten| → |Mandant| → |Finanzbuchführung| → |Buchungstextschlüssel|

In den überarbeiteten Stammdaten-Menüpunkten stehen Ihnen jetzt auch die

Tastenkombinationen <Alt+R> und <Alt+V> zum Durchblättern der Stammdatensätze zur Verfügung.

Zusätzlich wurden die Kategorien für benutzereigene Felder überarbeitet.

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8 Zentrale Dienste

8.1 Überarbeitung Vorlagendesigner (mit Microsoft Word als Basis):

Paket

Um die Arbeit mit dem Vorlagendesigner in Zukunft anwenderfreundlicher und intuitiver zu gestalten, wird der Vorlagendesigner überarbeitet und auf Basis von Microsoft Word umgestellt.

Bisher wurde dies bereits für die Stammblatt-Vorlagen umgesetzt.

Jetzt folgt die Umstellung auch für das Paket. Dazu wurden im Office Manager unter

"Vorlagen → Simba → Vorlagendesigner → Paket" neue Standard-Vorlagen bereitgestellt.

Die Ordnerstruktur wurde auch wieder automatisch analog unter "Vorlagen → Simba → Benutzer" angelegt. So können Sie die Standard-Vorlagen kopieren und dann dort einfügen, öffnen und direkt mit Microsoft Word anpassen.

Hinweis: Bitte löschen oder ändern Sie die Ordnerstruktur nicht. Bitte benennen Sie die Ordner auch nicht um. Benutzerindividuelle Vorlagen müssen zwingend im vorgegebenen Verzeichnis liegen.

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Die neuen Standard-Vorlagen stehen Ihnen ab sofort im Menüpunkt |Mandant| → |System|

→ |Paketstrukturen| für die Paketauswertung zur Verfügung.

Wichtig: Sie können dort weiterhin Ihre Vorlagen aus dem ursprünglichen

Vorlagendesigner verwenden. Eine Neuanlage von Vorlagen im Bereich Paket ist hier allerdings ab sofort nicht mehr möglich. Bitte verwenden Sie hierfür die neue Möglichkeit im Office Manager.

Hinweis: Grafiken, die innerhalb eines Textfeldes eingefügt werden, werden bei der Paketausgabe leider nicht korrekt dargestellt. Derzeit kann keine Lösung für dieses Problem angeboten werden. Wenn Sie Grafiken verwenden, dann fügen Sie diese bitte nicht in einem Textfeld bzw. einer Randleiste etc. ein.

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8.2 Neue Möglichkeit für schnelle Fehlerkorrektur: Simba HotFix einspielen

Ab und zu treten Probleme auf, die kurzfristig von unserer Entwicklungsabteilung behoben werden. Für eine schnelle Hilfe und Fehlerkorrektur, kann Ihnen Simba in Zukunft anstelle der bisherigen "win.rsa" einen sog. "HotFix" bereitstellen.

Und so übernehmen Sie eine Korrektur per Hotfix:

Im nächsten Fenster geben Sie bitte die HotFix-ID ein, die Sie von Simba erhalten haben.

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Mit Klick auf OK wird die Korrektur sofort eingespielt.

Wichtig: Ein HotFix passt immer nur zu einer bestimmten Simba Version. Sofern Ihre vorhandene Version nicht zum HotFix passt, werden Sie hierauf hingewiesen. So ist sichergestellt, dass keine Korrektur fälschlicherweise übernommen wird.

8.3 Datenverwaltung: Neue Sicherungsbereiche "Digi Templates" und

"Trainer Intelligentes Buchen"

Ab sofort können Sie auch folgende Daten sichern und wiederherstellen:

• die Daten Ihrer Digi Templates

• die Daten Ihrer Trainermodelle beim Intelligenten Buchen

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9 Simba Direkt

9.1 Simba Direkt App mit neuen Funktionen

In den kommenden Tagen wird ein neues Update der Simba Direkt App in den App Stores von Android und iOS erscheinen. Die aktuellen Release Notes:

Verbesserungen:

• das Teilen von Dokumenten mit der Simba Direkt App wurde auf iOS Geräten vereinfacht

• der Bearbeitungsmodus in Listen wurde überarbeitet

• allgemeine optische Verbesserungen und Fehlerbeseitigungen

• Kompatibilität mit neueren Mobilgeräten verbessert Neue Funktionen:

• optional können Push-Nachrichten über neue Dokumente empfangen werden

• es können weitere Dateiformate hochgeladen werden, soweit für den Dokumententyp zugelassen

• auf iOS Geräten können Fotos ab iOS 13 optional manuell, ab iOS 14 optional automatisch und manuell zugeschnitten werden

• unter Android können Fotos abhängig von der Geräteleistung optional automatisch und/oder manuell zugeschnitten werden

Hinweise zur neuen "Zuschnitt"-Funktionen:

Bitte aktivieren Sie (wenn gewünscht) in den Einstellungen die Funktion:

• des manuellen Dokumentenzuschnitts (Option "Dokumentenscanner")

• des automatischen Zuschnitts (Option "Automatischer Zuschnitt")

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Die Möglichkeit des Zuschnitts ist beschränkt auf bestimmte iOS-Versionen bzw. ist geräteabhängig. Diese Funktionen erfordern leistungsstarke Mobilgeräte.

Bitte beachten Sie bei Nutzung des automatischen Zuschnitts, dass ausreichend Kontrast zwischen Dokument und Untergrund vorhanden ist. Optimal ist das Belegfoto z.B., wenn ein helles (weißes) Papier auf einem dunklen (schwarzen) Untergrund liegt.

9.2 Mandantenscanner SMART: Neue Scaneinstellung

Ab sofort steht Ihnen beim Mandantenscanner SMART eine weitere Scaneinstellung zur Verfügung: "Alle Vorderseiten -> Eine PDF-Datei". So können Sie jetzt festlegen, dass nur die Vorderseiten eingescannt und in einer PDF-Datei gespeichert werden.

Das ist praktisch, wenn z.B. alle Vorderseiten Ihres Dokuments Rechnungsdaten enthalten und auf den Rückseiten allgemeine Informationen wie AGB abgebildet sind.

Weitere Informationen zum Mandantenscanner SMART finden Sie in der Anleitung im Simba Kundenbereich.

9.3 Web-Kassenbuch: Auswählbare Kostenstellen/Kostenträger einschränken

Bei der Konfiguration eines Web-Kassenbuchs können Sie ab sofort die

Kostenstellen/Kostenträger einschränken, die in dem Web-Kassenbuch zur Auswahl angeboten werden sollen.

Diese Option kann aktiviert werden, sobald darüber die Option "mit Erfassung von

Kostenstellen / Kostenträger" ausgewählt ist. Anschließend können Sie die Kostenstellen / Kostenträger entweder durch Eingabe in die beiden von-bis-Felder oder über die

Schaltfläche (KSt-/KTR-Bereiche) festlegen.

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9.4 Dokumententransfer

9.4.1 Neue Option bei den Import-/Export-Einstellungen

steht jetzt folgende neue Option zur Verfügung:

Wenn Sie diese Option aktivieren, dann werden die Werte ignoriert, die über den Dokumententransfer für den Buchungszeitraum geliefert werden. Stattdessen wird der Buchungszeitraum (Archivfeld 20+21) aus dem OCR-erkannten Belegdatum ermittelt.

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9.4.2 Belege als JPG-Dateien übertragen

Belege können nun (zusätzlich zum PDF-Format) auch im Format *.jpg bzw. *.jpeg über das Simba Direkt Modul "Dokumententransfer" hochgeladen…

…und automatisch in Simba übertragen werden.

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