Communicatieplan
CO2 certificering STRABAG Rail GmbH
Stichting Klimaatvriendelijk Aanbesteden en Ondernemen.
Krit.: 1.A.3 | 2.A.2 | 2.B.3 | 2.C.1 | 2.C.2 | 2.C.3 | 3.C.1 | 3.C.2
Auteurs : M. Horselenberg / W. Kling Verificatie : A. Neckermann / R. Bleeker Autorisatie : M. Wacker
Versie : A Status : Definitief Datum : 31-5-2012 Contactpersoon : M. Horselenberg
STRABAG Rail GmbH Wolbeckstraße 19 D-4529 Essen Duitsland
Telefoon +49 201 36402 137 Telefax +49 201 36402 424 www.strabag-rail.com
Communicatieplan CO2 certificering V-A 2
Verstrekkingslijst
STRABAG
Versie Bedrijfsonderdeel Functie Naam Aantal
A STABAG Rail
Versiegeschiedenis
Versie Datum Algemene informatie
O Mei 2012 Conceptversie
A 31-5-2012 Definitieve versie
B C D
Communicatieplan CO2 certificering V-A 3
INHOUDSOPGAVE
Verstrekkingslijst ...2
Versiegeschiedenis...2
1 Inleiding...4
1.1 Algemeen ... 4
2 STABAG Rail GmbH in Nederland ...5
2.1 Intentie... 5
2.2 Consequentie ... 5
3 Communicatie...6
3.1 De zender... 6
3.2 De ontvanger... 6
3.3 Stakeholders ... 6
3.4 Het medium ... 6
3.5 De frequentie... 7
3.6 De werkgroepen ... 7
3.7 De rapportages ... 7
4 Schematische weergave communicatieplan ...8
4.1 Communicatieplan schematisch ... 8
Communicatieplan CO2 certificering V-A 4
1 Inleiding
1.1 Algemeen
STRABAG Rail GmbH zal als onderdeel van STRABAG SE altijd handelen conform het beleid van STRABAG SE. STRABAG SE heeft een paar jaar geleden een afdeling STRABAG milieutechniek opgericht om het beter mogelijk te maken duurzaamheid door te voeren in gebouwen en projecten. Inmiddels is STRABAG SE succesvol in toepassing van duurzaam bouwen op vele technisch vlakken. Dit is ook verwoordt als gedragscode in de Ethik-Kodex van STRABAG SE waaraan een ieder zich te conformeren heeft.
Ontwikkeling van de betreffende technologieën en materialen doen we deels zelf. Onze onderzoek- en ontwikkelingsafdeling hebben de afgelopen jaren verschillende innovaties gepatenteerd en beschouwt de ontwikkeling van milieuvriendelijke stoffen en duurzame grondstofwinning als een uitdaging.
Het certificeren van STRABAG Rail GmbH naar de SKAO CO2 maatstaf geschiedt daarom met vanzelfsprekendheid, volledig transparant en vol vertrouwen.
Communicatieplan CO2 certificering V-A 5
2 STABAG Rail GmbH in Nederland
2.1 Intentie
STRABAG Rail GmbH wenst op de Nederlandse spoormarkt werkzaam te zijn. Deze spoormarkt houdt niet op bij de beheerder van de railinfra in Nederland; ProRail. In deze kan gedacht worden aan industrie- en havensporen en ook aan light-rail. Tevens wordt uitvoering van projecten van de gemeentelijk vervoerbedrijven geacquireerd ten aanzien van tram- en metrorailinfra. Het werken op de Nederlandse markt kan als opdrachtnemer of onderaannemer zijn. Als beheerder van het omvangrijkste Nederlandse railinfranet valt niet te ontkennen dat de kans het grootst is dat ProRail opdrachtgever van de meeste projecten zal zijn.
2.2 Consequentie
De consequentie van een opdrachtgever als ProRail is dat zij sinds een paar jaren het hoofdstuk duurzaamheid hoog aanschrijft en daarvoor een fictieve waardering formule toepast. Hiervoor heeft zij de CO2 prestatieladder ontwikkeld en ingevoerd. Afhankelijk van de mate van
certificering voor deze CO2 prestatieladder ontvangt men bij inschrijving een fictieve korting op de inschrijfsom.
Inmiddels is dit initiatief door de markt omarmd en wordt ook buiten de “spoorsector” de CO2
prestatieladder toegepast. Hiervoor heeft ProRail de CO2 prestatieladder in eigendom gegeven van de Stichting Klimaatvriendelijk Aanbesteden en Ondernemen (SKAO). SKAO is
verantwoordelijk voor het gebruik, de doorontwikkeling, het beheer van het certificeringschema en de verbreding van de deelnemende sectoren.
Het is inmiddels duidelijk dat het doorvoeren van de CO2 prestatieladder een succes is. Niet in de laatste plaats omdat de aannemers in de spoorsector het feitelijke doel van de CO2
prestatieladder onderschrijven. Het financiële aspect van de mate van certificering op de CO2 prestatieladder is in de aanbestedingsfase een dermate cruciale en bepalende factor gebleken dat dit niet los mag worden gezien van het succes.
Het mag duidelijk zijn dat STRABAG Rail GmbH zich ook voor het hoogste niveau van de CO2 prestatieladder zal certificeren.
Communicatieplan CO2 certificering V-A 6
3 Communicatie
3.1 De zender
STRABAG Rail GmbH treedt op als zender van de communicatie. De directie van STRABAG Rail GmbH draagt de verantwoording van de inhoud van de berichtgeving. Deze goedkeuring is van groot belang omdat STRABAG Rail GmbH onderdeel is van STRABAG SE. Beleid en doelstellingen mogen niet strijdig zijn met elkaar. Dit kan een complex thema zijn omdat beide organisaties internationaal opereren en belangen verschillende doelen kunnen dienen.
Afhankelijk van de berichtgeving en de doelgroep kan ervoor gekozen worden via een hoger echelon binnen de STRABAG organisatie de communicatie te laten plaatsvinden. De inhoud van de berichtgeving wordt door STRABAG Rail GmbH verzorgd, de “verpakking” alsmede de verzending van deze berichtgeving wordt door een communicatieafdeling binnen STRABAG SE verzorgd.
3.2 De ontvanger
De berichtgeving over de carbon footprint van STRABAG Rail GmbH is, afhankelijk van de inhoud en de relatie van STRABAG Rail GmbH met de ontvanger, voor meerdere organisaties en partijen interessant. Een fors aandeel van de belanghebbenden zijn die organisaties die zelf ook gecertificeerd zijn voor de CO2 prestatieladder. Anderzijds willen wij graag aan
milieuorganisaties en belanghebbende overheidsorganisaties kenbaar maken wat de STRABAG Rail GmbH CO2 reductiedoelstellingen zijn en wat het resultaat is.
3.3 Stakeholders
Onze stakeholders hebben wij als volgt benoemd:
• Intern STABAG Rail GmbH o Uitvoerend personeel o Leidinggevend personeel o Energiecoördinator o Energiemanager o Directie
• Intern STRABAG SE
o Samenwerkende afdelingen o ZT / CRS / TNB
o Concern
• Extern
o Aandeelhouders o Onderaannemers o Leveranciers o Bouwpartners o Opdrachtgevers o Overheidsinstanties o Niet-overheidsinstanties o Algemeen / directe omgeving
3.4 Het medium
De mogelijkheden van communicatie zijn tegenwoordig zeer divers. Afhankelijk van de intentie en inhoud van de communicatie zal een daartoe geëigend medium gekozen worden. Algemene berichtgeving zal waarschijnlijk via de website van STRABAG Rail GmbH beschikbaar zijn, het intranet (STRANET) van STRABAG is uitermate geschikt voor interne berichtgeving. Daar waar middels gerichte acties voor ons personeel aandacht wordt gevraagd bestaat de mogelijkheid om via posters of memo’s aan mededelingsborden te communiceren.
Communicatieplan CO2 certificering V-A 7 Aandeelhouders worden over het algemeen via STRABAG SE door rapporten geïnformeerd.
Een voorbeeld hiervan is het ”Nachhaltigkeitsbericht”.
De volgende communicatiemiddelen zijn benoemd:
• Internet | bijvoorbeeld website STABAG Rail GmbH
• Intranet | bijvoorbeeld Intranet STRABAG, STRANET
• Bedrijfsverslagen | bijvoorbeeld Nachhaltigkeitsbericht 2011
• Rapportage | bijvoorbeeld voortgangsrapportage initiatieven
• Memo | bijvoorbeeld interne berichtgeving aan personeel
• Besprekingsthema | bijvoorbeeld vast agendapunt bij Bauleiterbesprechung
• Overig | bijvoorbeeld adhoc overleg tussen coördinator en uitvoerder.
3.5 De frequentie
De behandeling van het thema CO2 reductie en duurzaam bouwen is een vast onderwerp bij besprekingen voor die bedrijfsonderdelen binnen de boundarysetting. De behandeling van initiatieven komt in een aparte groep (Arbeitskreis SKAO CO2 Zertifizierung) ter sprake, afhankelijk van de fase waarin zich de initiatieven bevinden zal de besprekingsfrequentie hoger of lager zijn.
De voortgangsresultaten van initiatieven of implementatie van verbeteringsacties zijn vaak pas meetbaar na een periode van maanden, behandeling hiervan heeft dus een lage frequentie.
Publicatie van de carbon footprint heeft een frequentie van een half jaar, hierop zal veel communicatie zijn afgestemd.
3.6 De werkgroepen
Om ervoor te zorgen dat er vooral praktische toepassingen om onze doelstellingen te halen, de juiste aandacht krijgen zijn een paar werkgroepen (Arbeitskreisen) beschreven.
De eerste werkgroep betreft een vertegenwoordiging vanuit elke regio (Bereich) welke binnen de boundarysetting valt. Deze groep heet Arbeitskreis SKAO CO2 Zertifizierung.
Elke vertegenwoordiger verzorgt binnen zijn regio (Bereich) specifiek overleg met een select wisselend gezelschap, al naar gelang de te behandelen onderwerpen. Dit is ter beoordeling van de regio’s (Bereichen) zelf. Vanuit dit overleg wordt weer teruggekoppeld naar het Arbeitskreis SKAO CO2 Zertifizierung.
3.7 De rapportages
Vanuit Arbeitskreis SKAO CO2 Zertifizierung wordt aan de directie van STRABAG Rail gerapporteerd. Deze rapportage is afhankelijk van het doel. De volgende rapportages zijn te verwachten:
• Toelichting op de Carbon Footprint, twee keer per jaar.
• Voortgangsrapportage doelstellingen, twee keer per jaar.
• Tussenrapportage ter behandeling in de Bereichsleiterbesprechung.
Communicatieplan CO2 certificering V-A 8
4 Schematische weergave communicatieplan
4.1 Communicatieplan schematisch
Het streven om handzame overzichten te maken komt voort uit het overschot aan plannen, rapporten, memo’s en dergelijke die voor en door ons geproduceerd worden. Het is zelden dat omvangrijke plannen en volumineuze rapporten compleet gelezen worden en, erger nog, dat de inhoud onthouden wordt.
Wij streven er naar door middel van leesbare schema’s of tabellen onze intenties en plannen kenbaar en werkbaar te maken. Hiervoor hebben we een overzicht gemaakt welke feitelijk de inhoud van dit communicatieplan weergeeft. Dit overzicht is hierachter bijgevoegd, een voorbeeld is hieronder weergegeven.
CO2 certificering STRABAG Rail GmbH Stichting Klimaatvriendelijk Aanbesteden en Ondernemen. Communicatieplan CO2 footprint
Pe rs on ee
l
Le
idin
gg ev en de n
En erg
ie
-c oö rd
in
ato r
En erg
ie
-m an ag er
Dir ec tie
Sa me nw erk en de
on de rn em
in
ge n
ZT / CS R / T NB
Co nc ern
On de ra an ne me rs
Le ve ra nc
ie
rs Bo uw pa rtn ers
Op dra ch tg ev ers
Ov erh ed en e n n
ie
t- ov erh eid sin sta nti es
Op en ba arh eid /
om ge vin g
Aa nd ee
lh
ou de rs
XXXXXXXXXXXXXXXCommunicatie over energie-reductie beleid1.C.1 / 1.C.2 / 2.C.1Het energie-reductiebeleid publiceren en tijdens besprekingen behandelen1x per jaarXXX XXXXXCommunicatieplan opstellen en publiceren3.C.2 Het communicatioeplan beschrijft de gehele invalshoek C alsmede de specifieke status quo van STRABAG Rail op de Nederlandse markt.
1x per jaarXXXx Carbon Footprint publiceren3.C.12x per jaar Doelstellingen CO2 reductie publiceren3.C.11x per jaar Voortgang realisatie doelstellingen publiceren3.C.12x per jaar Energie management programma publiceren2.C.1 / 2.C.21x per jaar Trends opstellen van realisatie doelstellingen3.C.11x per jaar Initiatieven publiceren1.D.1 / 1.D.2 / 2D.1 / 2.D.2 / 3.D.1
Hiervoor zal een doorlopende rapportage worden opgesteld1x per jaarXXX Voortgang realisatie initiatieven publiceren3.D.12x per jaar
SKAO Referentie nummerFiateringFrequentie
InternExternStakeholders Document / Onderwerp berichtgevingToelichting In tra ne t ( Str an et)
In te rn et (w eb sit e)
Be dri
jfs
ve rs
la
ge n
Status
Ov eri g
Communicatiemiddel
Be sp re kin gs th em a
re gu
lie
r o ve rle g
Ra pp ort ag e
Me mo
