Microsoft Office
EXCEL 2019
Kurs 1
Regina Hofmann
Inhaltsübersicht
Inhaltsverzeichnis ... II Abbildungsverzeichnis ...III Tabellenverzeichnis ... IV Bücherempfehlung ... V
1 Excel kennen lernen ... 1
1.1 Benutzeroberfläche ... 1
1.2 Speichern und sichern ... 4
1.3 Individuelle Einstellungen vornehmen ... 6
1.4 Zelladresse und Zellinhalte ... 7
1.5 Spalten, Zeilen und Zellen ... 8
1.6 Zellformate ...11
1.7 AutoVervollständigen und AutoAusfüllen ...12
2 Berechnungen durchführen ...14
2.1 Operatoren ...14
2.2 Einfache Berechnungen ...15
2.3 Bezüge aus anderen Blättern bzw. Dateien ...15
3 Absolute und relative Bezüge (Adressarten) ...16
4 Bedingte Formatierung ...17
4.1 Bedingte Formatierung zuweisen ...17
4.2 Regeln individuell anpassen ...18
5 Logische Funktionen - Einfache WENN-Formel ...19
6 Daten sortieren und filtern I ...20
6.1 Daten sortieren ...20
6.2 Daten filtern ...20
7 Druckoptionen ...21
7.1 Überschriften wiederholen ...21
7.2 Druckbereich festlegen ...22
7.3 Druckoptionen bestimmen ...23
7.3.1 Skalieren ...23
7.3.2 Umbruchvorschau ...23
7.3.3 Drucken...24
7.4 Blattoptionen ...24
8 Fehlermeldungen ...25
Abbildungsverzeichnis
Abbildung 1:Menüband 1 ... 1
Abbildung 2:Menüband 2 ... 2
Abbildung 3: Menüband 3 ... 2
Abbildung 4: Anwendungsfenster ... 3
Abbildung 5: Speichern und sichern ... 4
Abbildung 6: Dokument wiederherstellen ... 5
Abbildung 7: Individuelle Optionen 1 ... 6
Abbildung 8: Individuelle Einstellungen 2 ... 6
Abbildung 9: Zelladresse und Bearbeitungsleiste ... 7
Abbildung 10: Zellen anpassen ... 8
Abbildung 11: Zellen einfügen bzw. löschen ... 8
Abbildung 12: Textumbruch ... 9
Abbildung 13: Verbinden und zentrieren ... 9
Abbildung 14: Alles markieren ... 9
Abbildung 15: Fenster teilen ... 9
Abbildung 16: Fenster fixieren ... 9
Abbildung 17: Blatt-Optionen ...10
Abbildung 18: Zahlen-Formate ...11
Abbildung 19: Zellen formatieren ...11
Abbildung 20: AutoAusfüllen mit Blitzvorschau ...12
Abbildung 21: Benutzerdefinierte Autoausfüll-Liste erstellen ...13
Abbildung 22: Beispiel AuroSumme (von bis) ...15
Abbildung 23: Bedingte Formatierung zuweisen ...17
Abbildung 24: Bedingte Formatierung ...18
Abbildung 25: Funktionsassistent (Funktionsdialog) ...19
Abbildung 26: Sortieren ...20
Abbildung 27: Filtern ...20
Abbildung 28: Druckoptionen 1 ...21
Abbildung 29: Druckoptionen 2 ...22
Abbildung 30: Aus- bzw. einblenden...22
Abbildung 31: Druckoptionen 3 ...23
Abbildung 32: Druckoptionen 4 ...23
Abbildung 33: Druckoptionen 6 ...24
Abbildung 34: Blattoptionen ...24
Tabellenverzeichnis
Tabelle 1: Übersicht AutoAusfüll-Funktionen ...12
Tabelle 2: Übersicht Operatoren 1 ...14
Tabelle 3: Übersicht Operatoren 2 ...14
Tabelle 4: Übersicht Bezugsarten ...16
Tabelle 5: Aufbau der WENN-Funktion ...19
Tabelle 6: Übersicht Fehlermeldungen ...25
Bücherempfehlung
ISBN 978-3-527-71550-3 ISBN 978-3-86645-051-6
1 Excel kennen lernen
Übung 1.0 Excel ist ein Tabellenkalkulations-Programm der Microsoft-Office-
Familie und bietet umfangreiche Möglichkeiten Tabellen und Listen zu erstellen, Berechnungen durchzuführen und deren Ergebnisse als Diagramm darzustellen. Ziel des Kurses ist es, die wesentlichen Elemente des Programms kennen zu lernen.
1.1 Benutzeroberfläche
Nachdem man ein neues Dokument erstellt hat bzw. ein vorhande- nes Dokument geöffnet hat, sieht man diese Oberfläche. Hier hat alles seinen festen Namen:
Abbildung 1:Menüband 1
In der Symbolleiste für den Schnellzugriff kann man häufig verwen- dete Funktionen hinterlegen. Damit kann man diese Befehle schneller ausführen:
In der Symbolleiste für den Schnellzugriff dieses Feld ankli- cken → es öffnet sich eine Auswahl an Schnellzugriffs- funktionen → aus dieser Liste das Gewünschtes auswählen.
Symbolleiste für den Schnellzugriff:
damit man häufig verwendete Funktionen schneller ausführen kann
Titelleiste:
hier sieht man den Namen des Dokumentes, unter dem man es gespeichert hat
Drop Down-Menü:
bietet die Auswahlmöglichkei- ten eines Befehls an
Dialogfeld:
hier sieht man alle Befehle einer Gruppe
Abbildung 2:Menüband 2
Bei der Bearbeitung größerer Tabellen oder Abbildungen empfiehlt es sich, das Menüband auszublenden. Dazu müssen Sie dieses Zeichen anklicken. Hiermit wird das Menüband minimiert und man hat auf den Bildschirm mehr Platz zur Verfügung.
Abbildung 3: Menüband 3 Registerkarten:
und die jeweils dazugehören- den Funktionen
Menüband (Ribbon):
hier sind alle Register sicht- bar
Gruppe:
und die dazugehörende Grup- penbezeichnung
Abbildung 4: Anwendungsfenster Bearbeitungsleiste:
hier werden Formeln eingegeben. Jede For- mel beginnt mit „=“
Dokumentenfenster:
Statusleiste:
hier sind nützliche Informationen sicht- bar
Zoom-Schieberegler:
damit kann man die Ansicht ei- nes Dokuments vergrößern bzw. verkleinern
Ansichtsauswahl:
verschiedener An- sichten zum aus- wählen
Namensfeld:
in welche Zelle be- findet sich der Cursor
Arbeitsblätter:
auch Tabellenblät- ter genannt
1.2 Speichern und sichern
- Zusätzlicher Schutz zum gewöhnlichen Speichern bietet die Auto- Wiederherstellen-Funktion. Denn Excel speichert Versionen einer Datei noch während man am Dokument arbeitet.
Registerkarte Datei anklicken → Schaltfläche Optionen aus- wählen → Schaltfläche Speichern anklicken → AutoWieder- herstellen-Informationen speichern einschalten → ge- wünschte Zeit eingeben (kurze Intervalle wählen z. B. 5 min.) - Außerdem kann man die letzte automatisch gespeicherte Version einer Datei aufbewahren und beim nächsten Öffnen wiederherstel- len, falls man diese Datei ungeplant ohne Speichern geschlossen hat.
Registerkarte Datei anklicken → Schaltfläche Optionen aus- wählen → Schaltfläche Speichern anklicken → Beim Schlie- ßen ohne Speichern die […] Versionen beibehalten einschal- ten
Abbildung 5: Speichern und sichern
Automatisch gespeicherte Version aufrufen:
Registerkarte Datei anklicken → Schaltfläche Informationen auswählen → unter Versionen die gewünschte Version ankli- cken
Abbildung 6: Dokument wiederherstellen
1.3 Individuelle Einstellungen vornehmen
- Standardmäßige Einstellungen können individuell angepasst wer- den:
Abbildung 7: Individuelle Optionen 1
- Weitere Einstellungen sind möglich:
Abbildung 8: Individuelle Einstellungen 2
Registerkarte Datei anklicken → Schaltfläche Optionen aus- wählen → Schaltfläche Allgemein anklicken → gewünschte Einstellungen vornehmen
Registerkarte Datei anklicken → Schaltfläche Optionen aus- wählen → Schaltfläche Erweitert anklicken → gewünschte Einstellungen vornehmen
1.4 Zelladresse und Zellinhalte
Das Namensfeld enthält die Adresse der aktuellen Zelle oder eines Zellenbereichs ≙ in welcher Zelle befindet sich der Cursor ≙ Lauf- rahmen/Namensfeld zeigen an, welche Zelle bzw. welcher Bereich markiert wurde. Die Adresse setzt sich aus Spaltenbuchstabe und Zeilennummer zusammen. Ein Arbeitsblatt besteht aus 16.384 Spalten und 1.048.576 Zeilen. Die Zelle XFD1048576 ist somit die letzte Zelle eines Arbeitsblattes.
Abbildung 9: Zelladresse und Bearbeitungsleiste
In der Zelle ist nur das Ergebnis einer Berechnung sichtbar, den In- halt einer Zelle (z. B. eine Formel) können Sie in der Bearbeitungs- leiste sehen bzw. ändern oder bearbeiten.
- in nur einem Arbeitsblatt gibt es 17.179.869.184 Stellen, an denen ein Eintrag möglich ist;
- eine Datei kann bis zu 255 Tabellenblätter enthalten;
- Arbeitsmappe ≙ Datei ≙ Excel-Dokument;
- Arbeitsblatt ≙ Tabellenblatt;
- Eine Mappe besteht aus mindestens einem Arbeitsblatt;
- in einer Formel bis zu 8.192 Zeichen möglich.
1.5 Spalten, Zeilen und Zellen Zellen vergrößern,
verkleinern,
anpassen Damit einfach „ziehen“
oder
konkrete cm-Angaben bestimmen
Abbildung 10: Zellen anpassen
oder
mit dem „Doppelklick“ anpassen Zellen, Zeilen und
Spalten einfügen oder löschen
Abbildung 11: Zellen einfügen bzw. löschen
oder
STRG und + bzw. STRG und -
oder
mit der rechten Maustaste (RMT) in eine beliebige Zelle klicken
oder
mit der Maus/RMT in die 123- bzw. ABC- Leiste klicken
Textumbruch (Zeilenumbruch)
Abbildung 12: Textumbruch
Zellen verbinden
Abbildung 13: Verbinden und zentrieren
Alles markieren
Abbildung 14: Alles markieren
Fenster teilen:
Abbildung 15: Fenster teilen
Fenster fixieren (einfrieren):
Abbildung 16: Fenster fixieren
Arbeitsblätter:
einfügen:
löschen: RMT →
beschriften: RMT →
Abbildung 17: Blatt-Optionen
1.6 Zellformate
Excel prüft automatisch bei jeder Eingabe in dem Arbeitsblatt, um welche der drei möglichen Datentypen es sich gerade handelt:
Text, Zahl oder Formel.
Zahlenformate
Abbildung 18: Zahlen-Formate
Zellausrichtung und Formate zusammen- gefasst
Abbildung 19: Zellen formatieren
1.7 AutoVervollständigen und AutoAusfüllen
Übung 1.7 Die AutoVervollständigen- und die AutoAusfüll-Funktionen vereinfa-
chen die Eingabe bestimmter Daten.
AutoAusfüllen mit der Blitzvorschau kann nur dann Daten herausfil- tern, wenn alle Einträge nach dem gleichen Muster eingegeben und das gleiche Trennzeichen verwendet wurde (Leerzeichen, Komma, Minuszeichen und so weiter).
Abbildung 20: AutoAusfüllen mit Blitzvorschau
Weitere AutoAusfüll-Funktionen:
Untenstehende Auto-Ausfüll-Funktionen haben eine Besonderheit;
sie benötigen keine Argumente.
Formeln für Datum und Uhrzeit
=heute() automatisch aktualisierbares Tagesdatum
=jetzt() automatisch aktualisierbare Uhrzeit und Tagesdatum STRG und . nicht automatisch aktualisierbares Tagesdatum STRG und und . nicht automatisch aktualisierbare Uhrzeit
Tabelle 1: Übersicht AutoAusfüll-Funktionen
Aktualisierung er- folgt nach einer be-
liebigen Eingabe
Benutzerdefinierte AutoAusfüll-Liste erstellen
Abbildung 21: Benutzerdefinierte Autoausfüll-Liste erstellen
2 Berechnungen durchführen
Mit Excel können Sie Berechnungen mithilfe von Formeln und Funktionen auf der Basis von eingegebenen Werten durchführen.
Für einfachere Berechnungen stehen Ihnen die Formeln zur Verfü- gung. Die Funktionen sind ein Spezialfall von Formeln. Sie erleich- tern die Eingabe, da sie für bestimmte Berechnungsarten schon vorbereitet sind.
2.1 Operatoren
Übung 2.1
Arithmetische Operatoren
Operator Bedeutung
+ Addition
- Subtraktion oder
Vorzeichen
* Multiplikation
/ Division
% Prozent
^ Potenz
: Bereich
Tabelle 2: Übersicht Operatoren 1
Vergleichsoperatoren
Operator Bedeutung
= gleich
> größer
< kleiner
<> ungleich
<= kleiner/gleich
>= größer/gleich
Tabelle 3: Übersicht Operatoren 2
2.2 Einfache Berechnungen
Übung 2.2
Abbildung 22: Beispiel AuroSumme (von bis)
2.3 Bezüge aus anderen Blättern bzw. Dateien
Übung 2.3a Übung 2.3b Bezüge aus anderen Blättern der gleichen Arbeitsmappe
Bezüge aus Blättern anderer Arbeitsmappen
Arbeitsmappe öffnen → in der gewünschte Zelle Bezug durch Doppelklick auf die entsprechende Zelle nehmen bzw. fol- gende Formel eingeben:
Blattbezeichnung, aus der der Wert übernommen wer- den soll
! die Zelle, aus der der Wert übernommen wer- den soll
z. B.: 07!B7
Beide Arbeitsmappen öffnen zur besseren Übersicht nebenei- nander anzeigen lassen → in der Zelle der Zieldatei „=“ ein- geben → mit einem Doppelklick die Zahl aus der Ursprungs- datei anklicken → Excel übernimmt automatisch die Werte.
z. B.: ='[Übung_2.3a.xlsx]12'!$B$7
3 Absolute und relative Bezüge (Adressarten)
Übung 3 Mit der Auswahlmarke kann man die Formel auf die weiteren Zellen
übernehmen. Dabei verschieben sich die Ausgangswerte nach links bzw. nach rechts (relative Bezüge). Für manche Berechnun- gen ist es jedoch notwendig, dass der Ausgangswert konstant bleibt. Dazu wird die entsprechende Zelle (Teil der Formel) unmit- telbar nach der Eingabe in die Formel mit F4 fixiert (absolute Be- züge).
Bezugsarten
Bezug Beispiel Bedeutung
relativ B2
Beim Kopieren der Formel werden die Zeilennum- mern und die Spaltenbuchstaben automatisch an die
neue Position angepasst.
absolut $B2$
Beim Kopieren der Formel werden die Zeilennum- mern und die Spaltenbuchstaben nicht an die neue
Position angepasst.
gemischt 1 $B2
Beim Kopieren der Formel bleibt die Zeilennummer bestehen (absolut), wobei der Spaltenbuchstabe au- tomatisch an die neue Position angepasst wird (rela-
tiv).
gemischt 2 B$2
Beim Kopieren der Formel wird die Zeilennummern automatisch an die neue Position angepasst (relativ), wobei der Spaltenbuchstabe konstant bleibt (absolut).
Z1S1 Z1S1
Eine andere Art von Zellbezug. Dabei werden die Zei- len (Z) und Spalten (S) fortlaufend nummeriert. Somit
entspricht der Bezug Z1S1 der Zelle A1. Diese Be- zugsart wird benötigt, um mit der Funktion ADRESSE
arbeiten zu können.
Tabelle 4: Übersicht Bezugsarten
4 Bedingte Formatierung
Übung 4 Damit wird erreicht, dass ein bestimmtes Format in Abhängigkeit
von bestimmten Bedingungen selbstständig ausgewiesen wird.
4.1 Bedingte Formatierung zuweisen
Abbildung 23: Bedingte Formatierung zuweisen
Entsprechende Spalte/Zeile markieren → Registerkarte Datei anklicken → in der Gruppe Formatvorlagen Schaltfläche Be- dingte Formatierung auswählen → gewünschte Formatierung zuweisen
4.2 Regeln individuell anpassen
Abbildung 24: Bedingte Formatierung
5 Logische Funktionen - Einfache WENN-Formel
Übung 5 WENN-Funktion ermöglicht die Berechnung eines Wertes bzw. die
Ausgabe eines Textes in Abhängigkeit davon, ob eine bestimmte Bedingung erfüllt ist.
wenn dann sonst
Prüfung WAHR FALSCH
z. B. =WENN (B3<C3; Ausgabe 1; Ausgabe 2)
Tabelle 5: Aufbau der WENN-Funktion
Durch Doppelklick auf den WENN-Vorschlag wird der Formelassis- tent geöffnet oder
Abbildung 25: Funktionsassistent (Funktionsdialog)
- Bei Textausgaben „“ notwendig - Keine Leerstellen in der Formel
- Bei WENN-Formel können Sie die Zahlen manuell eintragen oder den Bezug aus der entsprechenden Zelle auswählen.
6 Daten sortieren und filtern I
Übung 6 Excel bietet die Möglichkeit Tabellen bzw. Daten nach bestimmten
Kriterien zu sortieren bzw. zu filtern.
6.1 Daten sortieren
Ermöglicht das Sortieren nach der alphabetischen Reihenfolge oder nach Zahlengrößen:
Abbildung 26: Sortieren
Entsprechende Spalte anklicken → Registerkarte Datei ankli- cken → in der Gruppe Bearbeiten Schaltfläche Sortieren und Filtern auswählen → gewünschte Sortierung auswählen
6.2 Daten filtern
Ermöglicht das Filtern, wodurch nur die gewünschten Einträge an- gezeigt werden:
Entsprechende Spalte anklicken (Überschrift!) → Register- karte Datei anklicken → in der Gruppe Bearbeiten Schaltflä- che Sortieren und Filtern auswählen → Filtern anklicken → gewünschte Filterung vornehmen
Abbildung 27: Filtern
7 Druckoptionen
Übung 7 Excel hält eine Vielzahl an Druckoptionen bereit. Mithilfe der Sei-
tenansicht können Sie die vielen Standarddruckeinstellungen ent- sprechend Ihren Wünschen ändern bzw. Sie können sofort sehen, was und wie gedruckt wird.
7.1 Überschriften wiederholen
Bei großen Excel-Tabellen erscheint die Spaltenüberschrift beim Ausdruck nur auf der ersten Seite. Der Bearbeiter weiß nicht, zu welchen Angaben die einzelnen Werte gehören. Diese Problematik kann man vermeiden, indem man die Überschriften auf allen Seiten automatisch wiederhole lässt. Diese Aktion wird in Excel „Drucktitel festlegen“ genannt.
In der entsprechenden Datei Registerkarte Seitenlayout ankli- cken → in der Gruppe Seite einrichten Button Drucktitel aus- wählen → in dem Befehl Wiederholungszeile oben bzw. Wie- derholungszeile links auf den Kopf der Überschriften Zeile bzw. Spalte, die wiederholt werden soll, klicken → mit OK be- stätigen
Abbildung 28: Druckoptionen 1
7.2 Druckbereich festlegen
Wenn eine Tabelle mehr Informationen enthält, als ausgedruckt werden sollen, kann man …
- einen Druckbereich festlegen
- …oder Zeilen bzw. Spalten ausblenden
Abbildung 30: Aus- bzw. einblenden
In der entsprechenden Datei den Bereich markieren, der ge- druckt werden soll → Registerkarte Seitenlayout anklicken → in der Gruppe Seite einrichten Button Druckbereich auswäh- len → Druckbereich festlegen anklicken
Entsprechende Zeile/Spalte markieren → RMT → im Unter- menü ausblenden auswählen
Um die Zeile/Spalte wieder einzublenden muss man die bei- den Nachbarszeilen bzw. -spalten markieren → RMT → im Untermenü einblenden auswählen
Abbildung 29: Druckoptionen 2
7.3 Druckoptionen bestimmen
Falls eine Tabelle beim Ausdruck nicht ganz auf eine Seite passt, kann man die Druckoptionen entsprechend anpassen. Hierfür ste- hen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung, die jedoch zu dem glei- chen Ergebnis führen.
7.3.1 Skalieren
Abbildung 31: Druckoptionen 3
Registerkarte Seitenlayout anklicken → in der Gruppe An Format anpassen in der Option für die Skalierung entspre- chenden Prozentwert eingeben (die Veränderung wird sicht- bar durch die Bewegung der gestrichelten Linie)
7.3.2 Umbruchvorschau
Abbildung 32: Druckoptionen 4
Registerkarte Ansicht anklicken → in der Gruppe Arbeits- mappenansichten Button Umbruchvorschau auswählen → die gestrichelten Linien manuell auf die gewünschte Position verschieben.
7.3.3 Drucken
7.4 Blattoptionen
Damit die Gitternetzlinien bzw. ABC- und 123-Leiste auch gedruckt werden:
Abbildung 34: Blattoptionen
Abbildung 33: Druckoptionen 6
8 Fehlermeldungen
####### Die Zelle ist für den berechneten Wert zu schmal oder es wurde ein negatives Datum bzw. Uhrzeit eingegeben
#WERT! Falscher Typ für ein Argument (z. B. In einer Zelle steht ein Text, wo eine Zahl stehen sollte)
#DIV/0! Division durch Null ist nicht möglich
#NULL! Der angegebene Schnittpunkt zweier Bereiche existiert nicht
#BEZUG! Fehler im Zellenbezug (z. B. Zelle ist nicht vorhanden)
#NV Ein Wert für eine Funktion oder Formel ist nicht verfügbar
#NAME? Text wurde in einer Formel nicht erkannt. Schreibweise prüfen.
#ZAHL! Ungültiger numerischer Wert
Tabelle 6: Übersicht Fehlermeldungen
