Gabriele Knauer
unter Mitarbeit von Gabriele Schwarz und Steuart Thirtle
Konzept
Teilnehmendendatenbank für Angebote der wissenschaftlichen Weiterbildung
Justus-Liebig-Universität Gießen Philipps-Universität Marburg Technische Hochschule Mittelhessen
WM3 Weiterbildung Mittelhessen
März 2015
Das diesem Konzept zugrundeliegende Vorhaben wurde mit Mitteln des Bundesministeriums für Bildung und Forschung und aus dem Europäischen Sozialfonds der Europäischen Union mit den Förderkennzeichen: 16OH11008, 16OH11009 und 16OH11010 gefördert. Die Verantwor
tung für den Inhalt dieser Veröffentlichung liegt bei der Autorin/dem Autor.
Der Europäische Sozialfonds ist das zentrale arbeitsmarktpolitische Förderinstrument der Euro
päischen Union. Er leistet einen Beitrag zur Entwicklung der Beschäftigung durch Förderung der Beschäftigungsfähigkeit, des Unternehmergeistes, der Anpassungsfähigkeit sowie der Chan
cengleichheit und der Investition in die Humanressourcen.
WM³ Weiterbildung Mittelhessen www.wmhoch3.de
Gabriele Knauer
Gabriele Knauer ist Mitarbeiterin der Justus-Liebig-Universität. Im Verbundprojekt ‚WM³ Weiterbildung Mittelhessen‘ ist sie als Projek
tassistenz an der Justus-Liebig-Universität beschäftigt.
Weitere Informationen zum Projekt sowie Kontaktinformationen finden Sie unter
www.wmhoch3.de
Inhaltsverzeichnis
Vorgaben aus dem Projektantrag ...1
1. Anforderungen an die Teilnehmendendatenbank ...1
2. Identifikationsnummer ...3
3. Formularfelder für Weiterbildungsangebote ...4
Vorgaben aus dem Projektantrag
In der ersten Förderphase war die Entwicklung einer gemeinsamen Datenbank der drei Verbundhochschulen zur Administration der berufsbegleitenden Weiterbildungsangebo
te geplant. Ziele waren vor allem die Verwaltung der Teilnehmenden, Dozent_innen und Entgelte sowie die Erstellung von Teilnahmebestätigungen, Zertifikaten und Zeugnis
sen.
Um dieses Vorhaben umzusetzen, war die Anschaffung einer Datenbanksoftware zur gemeinsamen Verwaltung der Weiterbildungsteilnehmenden an den drei Verbundhoch
schulen angedacht. Bei der Konzepterstellung wurde deutlich, dass die Entwicklung einer gemeinsamen Datenbank nicht realisiert werden kann, da an den drei Verbund
hochschulen verschiedene Systeme zur Studierendenverwaltung genutzt werden. Zu
dem konnte keine geeignete Software gefunden werden, welche die Anforderungen vollständig erfüllte. Deshalb wurde ein Auftrag zur Programmierung einer Datenbank erteilt, die speziell auf die Bedürfnisse der Justus-Liebig-Universität Gießen ausgerich
tet war. Diese Datenbank soll nach der Fertigstellung an die Anforderungen der Techni
schen Hochschule Mittelhessen und der Philipps-Universität Marburg angepasst und dementsprechend optimiert werden.
1. Anforderungen an die Teilnehmendendatenbank
Die Datenbank soll vor allem folgende Voraussetzungen erfüllen:
° Nutzerfreundliche Oberfläche zur Administration der Weiterbildungsangebote für die Verwaltung, Studiengangkoordinierende und Dozent_innen
° Einrichtung von unterschiedlichen Berechtigungen für Administrator_innen, Stu
diengangkoordinierende und Dozent_innen
° Newsletter /Mailings nach Teilnehmergruppen
° Automatische Erstellung von Seriendokumenten, so z.B. Teilnahmebestätigun
gen, Leistungsnachweise, Teilnehmerlisten, Rechnungen für Teilnahme- und sonstige Gebühren
° Datenexport in Excel zur Erstellung von Übersichten, so z.B. für das Hochschul
rechenzentrum, um Vorabzugänge einzurichten (Stud.IP und ILIAS, Erzeugung der Accounts und E-Mail-Adressen). Damit soll den Weiterbildungsteilnehmen- den bereits vor ihrem ersten Präsenztag ermöglicht werden, die Dienste der Hochschulen, so z.B. des Hochschulrechenzentrums in Anspruch zu nehmen.
° Möglichkeit der Auswertungen von Teilnehmendenzahlen pro Weiterbildung, nach Formaten (Masterstudiengänge, Zertifikate, Module), nach Fächerclustern für statistische Zwecke
° Möglichkeit von benutzerdefinierten Abfragen, so z.B. Einnahmen pro Studien
gang/ Zertifikatskurs/ Modul
° Rechnungserstellung im Hinblick auf Teilnehmendengebühren sowie sonstiger Zusatzkosten pro Weiterbildung
Um diese Anforderungen zu erfüllen, ist die Erhebung von Daten - speziell für Angebote der wissenschaftlichen Weiterbildung - erforderlich.
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Derzeit werden im Studierendenverwaltungssystem außer der Dauer der Berufserfah
rung keine Daten zur Anerkennung und Anrechnung von erforderlichen Kompetenzen für Weiterbildungsangebote erfasst, diese sollen deshalb zusätzlich in der Teilnehmer
datenbank erfasst werden. Auch Daten zu Branchen, Unternehmen und Fächerclustern für statistische Zwecke sollen erhoben werden.
Für die Rechnungserstellung sollen zudem zusätzliche Daten erhoben werden, so z.B.
die semester-, bzw. jahresweise Zahlung der Teilnehmendengebühren. Möglich ist auch eine Übernahme der Kosten durch den Arbeitgeber, die erforderlichen Zusatzdaten werden deshalb in der Teilnehmendendatenbank erfasst.
Darüber hinaus muss die Datenbank kompatibel zu den Studierendenverwaltungssys
temen der jeweiligen Hochschule sein um einen Datenabgleich bzw. Datenaustausch zu ermöglichen. Dies stellt sicher, dass alle Dienste der Hochschule analog zu denen der grundständig Studierenden genutzt werden können, so z.B.:
° Studierendensekretariat: Erstellung von Zulassungsbescheiden, Versand von Ablehnungsschreiben, Einschreibung und Versand der Bescheide und Unterla
gen
° Hochschulrechenzentrum: Erstellung von Vorabzugängen zu Lernplattformen, Einrichtung von Accounts, Erstellung von Chipkarten
° Lernplattformen der JLU, wie z.B. ILIAS
° Prüfungsverwaltungssystem FlexNow
° Dienste des Bibliothekssystems (u.a. elektronische Zeitschriften)
° Automatische Aufnahme in das Wählerverzeichnis nach der Immatrikulation Die Verknüpfung erfolgt bei weiterbildenden Studiengängen durch die Bewerbenden
bzw. Matrikelnummern. Die Zertifikats- und die Einzelmodulteilnehmenden werden im Studierendenverwaltungssystem mit einem Sonderstatus als „Angehörige der Universi
tät“ erfasst, somit ist auch für diesen Personenkreis eine Verknüpfung möglich.
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2. Identifikationsnummer
In der Regel ist ein Modul einem Zertifikatskurs und/oder Studiengang zugeordnet. Die
se Verknüpfungen sollen über eine Identifikationsnummer abgebildet werden. Zudem enthält die Identifikationsnummer eine Zuordnung zu den Fächerclustern, um verschie
dene Abfragen zur Erstellung von Statistiken zu ermöglichen.
Sofern ein Einzelmodul unabhängig von einem Zertifikatskurs und/oder Studiengang angeboten wird, soll dieses nur dem entsprechenden Fächercluster zugeordnet werden.
Mit der Identifikationsnummer sollen auch gezielte Zugriffsberechtigungen für die jewei
ligen Programmkoordinierenden und Dozent_innen sowie Administrator_innen einge
richtet werden.
Beispiele:
11 01 01 01
Fächercluster Studiengangnummer Zertifikatsnummer Modulnummer
Medizin 1 Weiterbildungsstudiengang 1. Zertifikat innerhalb des Studiengangs
1. Modul innerhalb des 1. Zertifi
kats im 1. Studiengang
01 02 00 03
Fächercluster Studiengangnummer Zertifikatsnummer Modulnummer
Rechtswissenschaft 2. Weiterbildungsstudiengang Keine Zertifikate im Studien
gang
3. Modul im Studiengang
05 00 01 02
Fächercluster Studiengangnummer Zertifikatsnummer Modulnummer
Sprache, Literatur, Kultur Kein Masterstudiengang 1. Zertifikat ohne anschließen
den Master
2. Modul innerhalb des Zertifikats
08 00 00 01
Fächercluster Studiengangnummer Zertifikatsnummer Modulnummer
Biologie und Chemie Kein Masterstudiengang Kein Zertifikat 1. Modul innerhalb des Fä
cherclusters
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3. Formularfelder für Weiterbildungsangebote
Feldname Feldart Bemerkungen
Angaben zur Person
Nachname Textfeld
Vorname Textfeld
Titel Textfeld
Namenszusatz Textfeld
Geschlecht Dropdown
Geburtsname Textfeld
Geburtsdatum Datumsfeld
Geburtsort Textfeld
Staatsangehörigkeit Textfeld
Anschrift und Kommunikation
Straße und Hausnummer Textfeld
Land Dropdown
PLZ Zahlenfeld
Ort Textfeld
E-Mail-Adresse Prüffeld
Festnetz-Telefonnummer Prüffeld
Mobil-Nummer Prüffeld
Abschluss/Studienfach
Angestrebter Abschluss Dropdown ♦ Master Kinderzahnheilkunde
♦ Zertifikat Bildungs- und Leitungsmanagement in Kindertagesstätten
♦ Modul Wissenschaftliches Arbeiten
Abschlussfächerzuweisung Dropdown
Semester Dropdown
Berechtigt Hochschulabschluss zu erwerben Ja/Nein Kontrollkästchen
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Feldname Feldart Bemerkungen
Zugangsqualifikationen
Hochschulstudium Ja/Nein Kontrollkästchen
Studiengang Textfeld
Hochschule Textfeld
Ort Textfeld
Abschluss Textfeld
Gesamtnote Zahlenfeld
Zeugnisdatum Datumsfeld
Abgeschlossene Berufsausbildung Ja/Nein Kontrollkästchen
Gesamtdauer der Berufserfahrung Zahlenfeld
Abgeschlossene Berufsausbildung in welchem Beruf Textfeld
Berufserfahrung in welchen Bereichen Textfeld
Sonstige Kompetenzen Ja/Nein Kontrollkästchen
Darstellung der sonstigen Kompetenzen Textfeld
Hochschulisch erworbene Kompetenzen Ja/Nein Kontrollkästchen Anrechnung von hochschulischen Leistungen (Erworbene CPs für Mo-
dul- und Zertifikatsabschlüsse)
Freifeld Erworbene Kompetenzen an Arbeitsplätzen (z.B. in Projekten, in freibe-
ruflichen Tätigkeiten) Ja/Nein
Kontrollkästchen Darstellung der erworbenen Kompetenzen an Arbeitsplätzen (z.B. in
Projekten, in freiberuflichen Tätigkeiten)
Freifeld Erworbene Kompetenzen aus beruflichen Fort- und Weiterbildungen
und Zusatzausbildungen Ja/Nein
Kontrollkästchen Darstellung der erworbenen Kompetenzen aus beruflichen Fort- und
Weiterbildungen und Zusatzausbildungen
Freifeld
Erworbene Kompetenzen aus sonstigen relevanten Tätigkeiten Ja/Nein Kontrollkästchen Darstellung der erworbenen Kompetenzen aus sonstigen relevanten
Tätigkeiten
Freifeld
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Feldname Feldart Bemerkungen
Unterlagen
Antrag auf Zulassung/Immatrikulation (Onlineformular) ausgefüllt und unterschrieben
Kontrollkästchen Ein Lichtbild neueren Datums (Bitte Vor- und Zunamen auf der Rücksei-
te vermerken)
Kontrollkästchen Amtlich beglaubigte Kopie eines Bachelor- bzw. Diplomabschlusszeug-
nisses oder gleichwertigen Abschlusses (erforderlich bei Bewerbungen für einen Masterstudiengang)
Kontrollkästchen
Nachweis über die abgeschlossene Berufsausbildung Kontrollkästchen Nachweis über die Berufserfahrung
(z.B. Arbeitsvertrag / Zeugnis / Bescheinigung durch den Arbeitgeber)
Kontrollkästchen Nachweis über bereits erworbene Kompetenzen
(z.B. Leistungsnachweise, Nachweise über bisherige Fort- und Weiter- bildungen)
Kontrollkästchen
Darstellung des beruflichen Werdegangs (Lebenslauf, einschließlich Zeugnissen)
Kontrollkästchen Stellungnahme zu den Beweggründen des Studiums und den mit dem
Studium angestrebten Zielen (Motivationsschreiben)
Kontrollkästchen Bei fremdsprachigen Studienbewerber/innen: Nachweis über gute
Deutschkenntnisse (Bsp. nach Goetheinstitut, DSH, TestDaF). Bei eng- lischsprachigen Angeboten ist der Nachweis nicht erforderlich.
Kontrollkästchen
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Feldname Feldart Bemerkungen
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♦ Infomaterial am Arbeitsplatz
♦ Medien/Presse
♦ Freunde/Bekannte
♦ Informationsveranstaltung
♦ Anzeigen
♦ Sonstiges
Angaben zu Arbeitgeber und Branche
Arbeitgeber/Firma Textfeld
Branche Evtl. Vorgabe
Institutionencluster Evtl. Vorgabe
Straße und Hausnummer Textfeld
Land Dropdown
PLZ Zahlenfeld
Ort Textfeld
Verwaltung der Teilnehmergebühren
Rechnungsanschrift Kontrollkästchen Eigene Anschrift/Firmenanschrift
Firma Textfeld
Nachname Textfeld
Vorname Textfeld
Titel Textfeld
Straße und Hausnummer Textfeld
Land Dropdown
PLZ Zahlenfeld
Ort Textfeld
E-Mail-Adresse Prüffeld
Festnetz-Telefonnummer Prüffeld
Mobil-Nummer Prüffeld
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Feldname Feldart Bemerkungen
Zahlungsweise
Arbeitgeber übernimmt Rechnung Ja/Nein Kontrollkästchen
Jährlich oder Einmalzahlung Kontrollkästchen Bei Belegung einzelner Module ist nur eine modulweise Zahlung mög- lich.
Bei Belegung eines Zertifikatskurses ist nur eine Einmalzahlung mög- lich
Per Rechnung/Per Bankeinzug Kontrollkästchen
IBAN Zahlenfeld
Kontoinhaber_in Textfeld
BIC Zahlenfeld
Geldinstitut Textfeld
Ablehnung
Ablehnungsgründe Textfeld Textbausteine
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