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Konzept fuer eine Teilnehmendendatenbank

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Academic year: 2022

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Gabriele Knauer

unter Mitarbeit von Gabriele Schwarz und Steuart Thirtle

Konzept

Teilnehmendendatenbank für Angebote der wissenschaftlichen Weiterbildung

Justus-Liebig-Universität Gießen Philipps-Universität Marburg Technische Hochschule Mittelhessen

WM3 Weiterbildung Mittelhessen

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März 2015

Das diesem Konzept zugrundeliegende Vorhaben wurde mit Mitteln des Bundesministeriums für Bildung und Forschung und aus dem Europäischen Sozialfonds der Europäischen Union mit den Förderkennzeichen: 16OH11008, 16OH11009 und 16OH11010 gefördert. Die Verantwor­

tung für den Inhalt dieser Veröffentlichung liegt bei der Autorin/dem Autor.

Der Europäische Sozialfonds ist das zentrale arbeitsmarktpolitische Förderinstrument der Euro­

päischen Union. Er leistet einen Beitrag zur Entwicklung der Beschäftigung durch Förderung der Beschäftigungsfähigkeit, des Unternehmergeistes, der Anpassungsfähigkeit sowie der Chan­

cengleichheit und der Investition in die Humanressourcen.

WM³ Weiterbildung Mittelhessen www.wmhoch3.de

(3)

Gabriele Knauer

Gabriele Knauer ist Mitarbeiterin der Justus-Liebig-Universität. Im Verbundprojekt ‚WM³ Weiterbildung Mittelhessen‘ ist sie als Projek­

tassistenz an der Justus-Liebig-Universität beschäftigt.

Weitere Informationen zum Projekt sowie Kontaktinformationen finden Sie unter

www.wmhoch3.de

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Inhaltsverzeichnis

Vorgaben aus dem Projektantrag ...1

1. Anforderungen an die Teilnehmendendatenbank ...1

2. Identifikationsnummer ...3

3. Formularfelder für Weiterbildungsangebote ...4

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Vorgaben aus dem Projektantrag

In der ersten Förderphase war die Entwicklung einer gemeinsamen Datenbank der drei Verbundhochschulen zur Administration der berufsbegleitenden Weiterbildungsangebo­

te geplant. Ziele waren vor allem die Verwaltung der Teilnehmenden, Dozent_innen und Entgelte sowie die Erstellung von Teilnahmebestätigungen, Zertifikaten und Zeugnis­

sen.

Um dieses Vorhaben umzusetzen, war die Anschaffung einer Datenbanksoftware zur gemeinsamen Verwaltung der Weiterbildungsteilnehmenden an den drei Verbundhoch­

schulen angedacht. Bei der Konzepterstellung wurde deutlich, dass die Entwicklung einer gemeinsamen Datenbank nicht realisiert werden kann, da an den drei Verbund­

hochschulen verschiedene Systeme zur Studierendenverwaltung genutzt werden. Zu­

dem konnte keine geeignete Software gefunden werden, welche die Anforderungen vollständig erfüllte. Deshalb wurde ein Auftrag zur Programmierung einer Datenbank erteilt, die speziell auf die Bedürfnisse der Justus-Liebig-Universität Gießen ausgerich­

tet war. Diese Datenbank soll nach der Fertigstellung an die Anforderungen der Techni­

schen Hochschule Mittelhessen und der Philipps-Universität Marburg angepasst und dementsprechend optimiert werden.

1. Anforderungen an die Teilnehmendendatenbank

Die Datenbank soll vor allem folgende Voraussetzungen erfüllen:

° Nutzerfreundliche Oberfläche zur Administration der Weiterbildungsangebote für die Verwaltung, Studiengangkoordinierende und Dozent_innen

° Einrichtung von unterschiedlichen Berechtigungen für Administrator_innen, Stu­

diengangkoordinierende und Dozent_innen

° Newsletter /Mailings nach Teilnehmergruppen

° Automatische Erstellung von Seriendokumenten, so z.B. Teilnahmebestätigun­

gen, Leistungsnachweise, Teilnehmerlisten, Rechnungen für Teilnahme- und sonstige Gebühren

° Datenexport in Excel zur Erstellung von Übersichten, so z.B. für das Hochschul­

rechenzentrum, um Vorabzugänge einzurichten (Stud.IP und ILIAS, Erzeugung der Accounts und E-Mail-Adressen). Damit soll den Weiterbildungsteilnehmen- den bereits vor ihrem ersten Präsenztag ermöglicht werden, die Dienste der Hochschulen, so z.B. des Hochschulrechenzentrums in Anspruch zu nehmen.

° Möglichkeit der Auswertungen von Teilnehmendenzahlen pro Weiterbildung, nach Formaten (Masterstudiengänge, Zertifikate, Module), nach Fächerclustern für statistische Zwecke

° Möglichkeit von benutzerdefinierten Abfragen, so z.B. Einnahmen pro Studien­

gang/ Zertifikatskurs/ Modul

° Rechnungserstellung im Hinblick auf Teilnehmendengebühren sowie sonstiger Zusatzkosten pro Weiterbildung

Um diese Anforderungen zu erfüllen, ist die Erhebung von Daten - speziell für Angebote der wissenschaftlichen Weiterbildung - erforderlich.

1

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Derzeit werden im Studierendenverwaltungssystem außer der Dauer der Berufserfah­

rung keine Daten zur Anerkennung und Anrechnung von erforderlichen Kompetenzen für Weiterbildungsangebote erfasst, diese sollen deshalb zusätzlich in der Teilnehmer­

datenbank erfasst werden. Auch Daten zu Branchen, Unternehmen und Fächerclustern für statistische Zwecke sollen erhoben werden.

Für die Rechnungserstellung sollen zudem zusätzliche Daten erhoben werden, so z.B.

die semester-, bzw. jahresweise Zahlung der Teilnehmendengebühren. Möglich ist auch eine Übernahme der Kosten durch den Arbeitgeber, die erforderlichen Zusatzdaten werden deshalb in der Teilnehmendendatenbank erfasst.

Darüber hinaus muss die Datenbank kompatibel zu den Studierendenverwaltungssys­

temen der jeweiligen Hochschule sein um einen Datenabgleich bzw. Datenaustausch zu ermöglichen. Dies stellt sicher, dass alle Dienste der Hochschule analog zu denen der grundständig Studierenden genutzt werden können, so z.B.:

° Studierendensekretariat: Erstellung von Zulassungsbescheiden, Versand von Ablehnungsschreiben, Einschreibung und Versand der Bescheide und Unterla­

gen

° Hochschulrechenzentrum: Erstellung von Vorabzugängen zu Lernplattformen, Einrichtung von Accounts, Erstellung von Chipkarten

° Lernplattformen der JLU, wie z.B. ILIAS

° Prüfungsverwaltungssystem FlexNow

° Dienste des Bibliothekssystems (u.a. elektronische Zeitschriften)

° Automatische Aufnahme in das Wählerverzeichnis nach der Immatrikulation Die Verknüpfung erfolgt bei weiterbildenden Studiengängen durch die Bewerbenden­

bzw. Matrikelnummern. Die Zertifikats- und die Einzelmodulteilnehmenden werden im Studierendenverwaltungssystem mit einem Sonderstatus als „Angehörige der Universi­

tät“ erfasst, somit ist auch für diesen Personenkreis eine Verknüpfung möglich.

2

(7)

2. Identifikationsnummer

In der Regel ist ein Modul einem Zertifikatskurs und/oder Studiengang zugeordnet. Die­

se Verknüpfungen sollen über eine Identifikationsnummer abgebildet werden. Zudem enthält die Identifikationsnummer eine Zuordnung zu den Fächerclustern, um verschie­

dene Abfragen zur Erstellung von Statistiken zu ermöglichen.

Sofern ein Einzelmodul unabhängig von einem Zertifikatskurs und/oder Studiengang angeboten wird, soll dieses nur dem entsprechenden Fächercluster zugeordnet werden.

Mit der Identifikationsnummer sollen auch gezielte Zugriffsberechtigungen für die jewei­

ligen Programmkoordinierenden und Dozent_innen sowie Administrator_innen einge­

richtet werden.

Beispiele:

11 01 01 01

Fächercluster Studiengangnummer Zertifikatsnummer Modulnummer

Medizin 1 Weiterbildungsstudiengang 1. Zertifikat innerhalb des Studiengangs

1. Modul innerhalb des 1. Zertifi­

kats im 1. Studiengang

01 02 00 03

Fächercluster Studiengangnummer Zertifikatsnummer Modulnummer

Rechtswissenschaft 2. Weiterbildungsstudiengang Keine Zertifikate im Studien­

gang

3. Modul im Studiengang

05 00 01 02

Fächercluster Studiengangnummer Zertifikatsnummer Modulnummer

Sprache, Literatur, Kultur Kein Masterstudiengang 1. Zertifikat ohne anschließen­

den Master

2. Modul innerhalb des Zertifikats

08 00 00 01

Fächercluster Studiengangnummer Zertifikatsnummer Modulnummer

Biologie und Chemie Kein Masterstudiengang Kein Zertifikat 1. Modul innerhalb des Fä­

cherclusters

3

(8)

3. Formularfelder für Weiterbildungsangebote

Feldname Feldart Bemerkungen

Angaben zur Person

Nachname Textfeld

Vorname Textfeld

Titel Textfeld

Namenszusatz Textfeld

Geschlecht Dropdown

Geburtsname Textfeld

Geburtsdatum Datumsfeld

Geburtsort Textfeld

Staatsangehörigkeit Textfeld

Anschrift und Kommunikation

Straße und Hausnummer Textfeld

Land Dropdown

PLZ Zahlenfeld

Ort Textfeld

E-Mail-Adresse Prüffeld

Festnetz-Telefonnummer Prüffeld

Mobil-Nummer Prüffeld

Abschluss/Studienfach

Angestrebter Abschluss Dropdown Master Kinderzahnheilkunde

Zertifikat Bildungs- und Leitungsmanagement in Kindertagesstätten

Modul Wissenschaftliches Arbeiten

Abschlussfächerzuweisung Dropdown

Semester Dropdown

Berechtigt Hochschulabschluss zu erwerben Ja/Nein Kontrollkästchen

4

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Feldname Feldart Bemerkungen

Zugangsqualifikationen

Hochschulstudium Ja/Nein Kontrollkästchen

Studiengang Textfeld

Hochschule Textfeld

Ort Textfeld

Abschluss Textfeld

Gesamtnote Zahlenfeld

Zeugnisdatum Datumsfeld

Abgeschlossene Berufsausbildung Ja/Nein Kontrollkästchen

Gesamtdauer der Berufserfahrung Zahlenfeld

Abgeschlossene Berufsausbildung in welchem Beruf Textfeld

Berufserfahrung in welchen Bereichen Textfeld

Sonstige Kompetenzen Ja/Nein Kontrollkästchen

Darstellung der sonstigen Kompetenzen Textfeld

Hochschulisch erworbene Kompetenzen Ja/Nein Kontrollkästchen Anrechnung von hochschulischen Leistungen (Erworbene CPs für Mo-

dul- und Zertifikatsabschlüsse)

Freifeld Erworbene Kompetenzen an Arbeitsplätzen (z.B. in Projekten, in freibe-

ruflichen Tätigkeiten) Ja/Nein

Kontrollkästchen Darstellung der erworbenen Kompetenzen an Arbeitsplätzen (z.B. in

Projekten, in freiberuflichen Tätigkeiten)

Freifeld Erworbene Kompetenzen aus beruflichen Fort- und Weiterbildungen

und Zusatzausbildungen Ja/Nein

Kontrollkästchen Darstellung der erworbenen Kompetenzen aus beruflichen Fort- und

Weiterbildungen und Zusatzausbildungen

Freifeld

Erworbene Kompetenzen aus sonstigen relevanten Tätigkeiten Ja/Nein Kontrollkästchen Darstellung der erworbenen Kompetenzen aus sonstigen relevanten

Tätigkeiten

Freifeld

5

(10)

Feldname Feldart Bemerkungen

Unterlagen

Antrag auf Zulassung/Immatrikulation (Onlineformular) ausgefüllt und unterschrieben

Kontrollkästchen Ein Lichtbild neueren Datums (Bitte Vor- und Zunamen auf der Rücksei-

te vermerken)

Kontrollkästchen Amtlich beglaubigte Kopie eines Bachelor- bzw. Diplomabschlusszeug-

nisses oder gleichwertigen Abschlusses (erforderlich bei Bewerbungen für einen Masterstudiengang)

Kontrollkästchen

Nachweis über die abgeschlossene Berufsausbildung Kontrollkästchen Nachweis über die Berufserfahrung

(z.B. Arbeitsvertrag / Zeugnis / Bescheinigung durch den Arbeitgeber)

Kontrollkästchen Nachweis über bereits erworbene Kompetenzen

(z.B. Leistungsnachweise, Nachweise über bisherige Fort- und Weiter- bildungen)

Kontrollkästchen

Darstellung des beruflichen Werdegangs (Lebenslauf, einschließlich Zeugnissen)

Kontrollkästchen Stellungnahme zu den Beweggründen des Studiums und den mit dem

Studium angestrebten Zielen (Motivationsschreiben)

Kontrollkästchen Bei fremdsprachigen Studienbewerber/innen: Nachweis über gute

Deutschkenntnisse (Bsp. nach Goetheinstitut, DSH, TestDaF). Bei eng- lischsprachigen Angeboten ist der Nachweis nicht erforderlich.

Kontrollkästchen

6

(11)

Feldname Feldart Bemerkungen

Wie haben Sie von diesem Weiterbildungsangebot erfahren?

Wählen Sie bitte Dropdown-Feld Internet

Infomaterial am Arbeitsplatz

Medien/Presse

Freunde/Bekannte

Informationsveranstaltung

Anzeigen

Sonstiges

Angaben zu Arbeitgeber und Branche

Arbeitgeber/Firma Textfeld

Branche Evtl. Vorgabe

Institutionencluster Evtl. Vorgabe

Straße und Hausnummer Textfeld

Land Dropdown

PLZ Zahlenfeld

Ort Textfeld

Verwaltung der Teilnehmergebühren

Rechnungsanschrift Kontrollkästchen Eigene Anschrift/Firmenanschrift

Firma Textfeld

Nachname Textfeld

Vorname Textfeld

Titel Textfeld

Straße und Hausnummer Textfeld

Land Dropdown

PLZ Zahlenfeld

Ort Textfeld

E-Mail-Adresse Prüffeld

Festnetz-Telefonnummer Prüffeld

Mobil-Nummer Prüffeld

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(12)

Feldname Feldart Bemerkungen

Zahlungsweise

Arbeitgeber übernimmt Rechnung Ja/Nein Kontrollkästchen

Jährlich oder Einmalzahlung Kontrollkästchen Bei Belegung einzelner Module ist nur eine modulweise Zahlung mög- lich.

Bei Belegung eines Zertifikatskurses ist nur eine Einmalzahlung mög- lich

Per Rechnung/Per Bankeinzug Kontrollkästchen

IBAN Zahlenfeld

Kontoinhaber_in Textfeld

BIC Zahlenfeld

Geldinstitut Textfeld

Ablehnung

Ablehnungsgründe Textfeld Textbausteine

8

Referenzen

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