V f
ERWEITERTE NUTZUNG VON POSTFÄCHERN
OUTLOOK 2016
Diese Lizenz ermöglicht nicht die Nutzung folgender eventuell enthaltener Inhalte:
- Hoheits- und Wahrzeichen der Freien Hansestadt Bremen - Titelbild und Logo
- Bildschirmfotos aus dem Internet - Personenbezogene Daten
- Unrechtmäßig veröffentlichtes Material
Namensnennung - Nicht-kommerziell - Keine Bearbeitung
Inhalt 3
1. Nachrichten sortieren, ordnen und verwalten 5
Darstellung der Nachrichten mit verschiedenen Ansichten 5
Bedingte Formatierung 6
2. Suchen von E-Mails 7
Suchordner 8
3. Arbeitserleichterungen 9
Schnellbausteine 9
Formulare 12
QuickSteps 14
Regeln 15
4. Kalender 18
Neuen Termin oder neues Ereignis erstellen 18
Termin- oder Ereignisserie erstellen 18
Gemeinsame Besprechungstermine planen 19
Antwort auf Besprechungsanfrage 20
Status der Besprechungsanfrage prüfen 20
Bedingte Formatierung Kalender 20
5. Freigabe/Stellvertretung 21
Stellvertretungen einrichten 21
Arbeitsorganisation bei Stellvertretung 22
Freigabe Kalender 23
Berechtigungen für den gemeinsamen Kalender 24
Kalenderberechtigungen einstellen 24
Hinweise für gemeinsame Kalender, Postfächer, Kontakte 25
Postfach freigeben 26
Zusätzliches Postfach 26
6. Archivieren 28
7. Kontaktgruppe 31
8. Aufgaben planen und terminieren 33
Platz für Ihre Notizen 35
Lernmaterial, Beratung und Kontakt 39
Impressum 40
Nachrichten sortieren, ordnen und verwalten 5 1. Nachrichten sortieren, ordnen und verwalten
Wer viele E–Mails bekommt, verliert schnell auch mal die Übersicht. Wollen Sie eine be- stimmte Nachricht wiederfinden, können Sie sich z. B. unterschiedliche Ansichten einstellen, sortieren, filtern, gruppieren, Suchfunktionen nutzen oder Unterordner einrichten.
Darstellung der Nachrichten mit verschiedenen Ansichten
Wollen Sie bestimmte Nachrichten wiederfinden, helfen häufig schon verschiedene Ansich- ten (z. B. Ungelesene Nachrichten). Über das Menüband Ansicht > Gruppe Aktuelle Ansicht
> Ansichtseinstellungen können Einstellungen vorgenommen werden, um beispielsweise zu- sätzliche Spalten, Gruppierung oder auch farbliche Kennzeichnungen zu nutzen.
Spalten… Hier können weitere Felder zugefügt werden, z. B. Größe der E-Mail, o- der es können Felder entfernt werden.
Gruppieren… Hier können E-Mails gruppiert werden, z. B. gruppieren nach Von be- wirkt, dass alle Nachrichten von einem Absender zusammengefasst wer- den.
Sortieren… Hier kann die Reihenfolge der Nachrichten festgelegt werden, z. B. nach Wichtigkeit. Standardmäßig ist nach dem Erhalten-Datum sortiert.
Filtern… Hier können die Nachrichten nach einem bestimmten Betreff und im Nachrichtentext durchsucht werden. Es wird ein Filter angewandt. Die- ser Hinweis erscheint unten links in der Statuszeile. Sollen wieder alle Nachrichten angezeigt werden, muss der Filter wieder gelöscht werden.
Weitere Einstellungen… Hier finden Sie Einstellungsmöglichkeiten zu Schriftarten, Linien u.a.
Bedingte Formatierung… Hier finden Sie Gestaltungs- und Kennzeichnungsoptionen für ungele- sene oderabgelaufene E-Mails
Spalten formatieren… Hier können Sie das Erscheinungsbild der Standardfelder festlegen.
Bedingte Formatierung
Mit dem unter 1.1 beschriebenen Weg gelangen Sie zur bedingten Formatierung, mit der Sie die E-Mails optisch verändern können.
Einige bedingten Formatierungen, wie bspw. ungelesene Nachrichten, sind bereits standard- mäßig hinterlegt. Mit der Schaltfläche Hinzufügen können Sie eine neue bedingte Formatie- rung erstellen. Anschließend vergeben Sie einen Namen und stellen im nächsten Schritt über Schriftart u.a. die Farbe, Größe und Schriftart ein. Im nächsten Schritt gehen Sie auf die Schaltfläche Bedingung, wo unter den Registerkarten Nachrichten und Weitere Optionen eine oder mehrere Bedingungen eingestellt werden können.
Wenn eine E-Mail die Bedingung erfüllt, wird Sie mit der eingestellten Formatierung darge- stellt.
Suchen von E-Mails 7 2. Suchen von E-Mails
Sie können im Posteingang und in allen Outlook-Ordnern nach E-Mails suchen. Geben Sie dazu oberhalb der E-Mailliste das Stichwort ein. Mit der Eingabe eines Begriffs werden sämt- liche Informationen der E-Mails durchsucht. Dazu zählen der Nachrichtenkopf (An, Von, cc), der Betreff, der Inhalt sowie die Anlagen. Die Abbildung zeigt eine Suche nach dem Begriff Test.
Das Durchsuchen sämtlicher Informationen führt natürlich zu einer Vielzahl von Treffern, was schnell unübersichtlich werden kann. Es gibt aber Filtermöglichkeiten, die eine über- sichtlichere Trefferliste ermöglichen.
Sobald Sie in das Suchfeld oberhalb der E-Mailliste klicken, öffnet sich der Bereich Suchtools mit dem Menü Suchen.
Unter der Kategorie Bereich können Sie einstellen, wo Sie suchen möchten. Unter der Kate- gorie Verfeinern können Sie verschiedene Schaltflächen auswählen und damit einstellen, welches Feld/welche Felder durchsucht werden sollen.
Nach Auswahl einer Schaltfläche verändert sich das Suchfeld.
Mit Eingabe eines Begriffs im blau markierten Bereich wird nur das jeweilige Feld (Beispiele:
von oder Betreff) durchsucht. Spannend ist hierbei, dass Sie sogar mehrere Felder miteinan- der kombinieren können. Das Suchfeld passt sich entsprechend an.
Suchordner
Wenn Sie immer wiederkehrende Suchen haben oder sich schnell einen Überblick über be- stimmte E-Mails verschaffen möchten, dann können Sie in Outlook mit Suchordnern arbei- ten.
Gehen Sie dazu in der Navigation mit der rechten Maustaste auf den Eintrag Suchordner und wählen anschließend Neuer Suchordner
Im dann folgenden Dialog können Sie zwischen mehreren Suchordner auswählen. Einige der Suchordner besitzen feste Kriterien (bspw. ungelesene Nachrichten), andere müssen konkretisiert werden (bspw. Nachrichten von oder an bestimmte Personen).
Nach Bestätigung über OK wird Ihnen der Suchordner in der Navigation mit den passenden E-Mails angezeigt. Die E-Mails sind aber weiterhin in den „richtigen“ Ordner gespeichert, es handelt sich nur um eine optische Zusammenstellung der E-Mails. Deutlich wird dies, wenn der Suchordner gelöscht wird (rechte Maustaste auf den Suchordner > Ordner löschen). Da- bei erhalten Sie folgende Meldung:
Arbeitserleichterungen 9 3. Arbeitserleichterungen
In diesem Kapitel werden verschiedene Funktionen vorgestellt, die die Arbeit mit Outlook effizienter gestalten können.
Schnellbausteine
Mit Schnellbausteinen können Sie sich Text so wegspeichern, dass Sie jederzeit schnell da- rauf zugreifen können.
Erstellen Sie dazu zunächst eine neue E-Mail. Schreiben Sie den Text, den Sie als Schnellbau- stein speichern wollen und markieren diesen anschließend.
Wählen Sie anschließend unter der Registerkarte Einfügen in der Kategorie Text die Schalt- fläche Schnellbausteine. Darin wählen Sie die Funktion Auswahl im Schnellbaustein-Katalog speichern.
Geben Sie dem Schnellbaustein einen Namen und speichern Sie mit OK.
Zum Nutzen des Schnellbausteins gibt es mehrere Möglichkeiten. Unter der Registerkarte Einfügen in der Kategorie Text werden nach Auswahl der Schaltfläche Schnellbausteine die Schnellbausteine in alphabetischer Reihenfolge angezeigt. Diese können durch einen einfa- chen Klick ausgewählt werden.
Die zweite Variante ist noch schneller, wobei aber Kleinigkeiten beachtet werden müssen.
Sobald Sie in der E-Mail den Namen für den Baustein eingeben, wird Ihnen der Schnellbau- stein in einer Art Vorschau angezeigt. Durch Drücken der Eingabetaste wird der Text des Schnellbausteins eingefügt. Die Groß- und Kleinschreibung im Vergleich zum Namen des Textbausteins ist nicht relevant.
Bei der Variante mit der Vorschau sind aber folgende Aspekte zu beachten:
Die Vorschau wird erst ab dem vierten Buchstaben angezeigt. Zusätzlich wird die Vorschau erst angezeigt, wenn der Name des Bausteins mindestens fünf Buchstaben hat.
Im Umkehrschluss wird die Vorschau also nicht angezeigt, wenn der Name des Bausteins vier oder weniger Buchstaben hat.
Ergänzend dazu verschwindet die Vorschau, wenn Sie den kompletten Namen des Schnell- bausteins eingeben.
Als dritte Variante können Sie den Text des Bausteins auch mit der Taste F3 nutzen. Geben Sie einen Teil des Namens ein (unabhängig von der Länge) und wählen dann die Taste F3.
Die Schnellbausteine können nachträglich noch verändert oder gelöscht werden.
Wählen Sie einen Schnellbaustein mit der rechten Maustaste aus und wählen dort den Ein- trag Organisieren und löschen.
Arbeitserleichterungen
11
Im folgenden Fenster können Sie den Schnellbaustein mit der entsprechenden Schaltfläche löschen. Die Schaltfläche Eigenschaften bearbeiten kann hier leicht irreführend sein. Sie können hierüber nur den Namen des Schnellbausteins verändern, nicht den Text.
Der Text eines Schnellbausteins kann jedoch auch verändert werden. Schreiben Sie dazu den neuen Text und speichern diesen vermeintlich als neuen Schnellbaustein ab. Wichtig ist, dass Sie den Namen des alten Bausteins verwenden. Damit kann der Schnellbaustein neu defi- niert werden.
Formulare
Mit Formularen haben Sie die Möglichkeit, E-Mails, Termine oder Besprechungen als Vorlage zu nutzen. Sie können den Text in der Vorlage ausfüllen, den Nachrichtenkopf befüllen und auch Anlagen anhängen.
Erstellen Sie zunächst eine neue E-Mail (oder neue(n) Termin bzw. Besprechung) und tragen Sie die gewünschten Inhalte ein. Gehen Sie anschließend auf Datei > Speichern unter > und speichern Sie die E-Mail mit dem Dateityp Outlook-Vorlage (*.oft) ab.
Damit haben Sie ein neues Formular angelegt.
Um das Formular nun als Vorlage zu nutzen, gibt es mehrere Wege.
Gehen Sie zunächst über Start > Neue Elemente > Weitere Elemente > Formular auswäh- len.
Wechseln Sie im folgenden Dialog im Feld Suchen in auf Vorlagen im Dateisystem.
Arbeitserleichterungen
13
Der einfachere Weg zum Formular führt über die Sprungliste. Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf das Outlook-Symbol in der Taskleiste gehen, erhalten Sie diese Sprungliste.
Hier finden Sie im Bereich Zuletzt verwendet die .oft-Datei, die Sie vorher angelegt haben.
Damit Sie das Formular noch schneller wiederfinden, können Sie dieses mit dem Symbol der Pinnnadel anheften. Dieses wird dann im Bereich Angeheftet angezeigt.
QuickSteps
Mit den QuickSteps haben Sie die Möglichkeit, mehrere häufig benutzte Funktionen in Out- look zu einer „Schaltfläche“ zusammenzufassen.
Sie können sich eine Schaltfläche bauen, hinter der eine oder mehrere Funktionen hinterlegt werden. Gehen Sie dazu im Menü Start auf das Pfeilsymbol in der Gruppe QuickSteps.
Über Neuer QuickStep erhalten Sie zunächst eine Vorschlagsliste für QuickSteps. Mit Benut- zerdefiniert können Sie den eigenen QuickStep komplett frei gestalten.
Im nächsten Fenster sollten Sie dem QuickStep zunächst einen sprechenden Namen vergeben.
Anschließend können Sie über Aktion auswählen die erste Aktion einstellen und ggf. über Aktion hinzufügen weitere Aktionen hinterlegen.
Je nach Aktion können Sie ggf. noch Konkretisierungen eintragen. Am Beispiel der Aktion Neue Nachricht ist zu sehen, dass hier bspw. die Felder An, CC, BCC, Betreff und der Text be- reits ausgefüllt werden können.
Arbeitserleichterungen
15
Der QuickStep wird mit der Schaltfläche Fertig stellen gespeichert.
Anschließend wird der QuickSteps in der Übersicht angezeigt und kann hier mit einem einfa- chen Klick genutzt werden.
Regeln
Sie haben mit den Regeln in Outlook die Möglichkeit, eine Art automatischen Filter für den Posteingang einzustellen. So können bspw. E-Mails von einer bestimmten Person oder mit einem bestimmten Wort automatisch in Ordner verschoben werden.
Wählen Sie im Menüband unter Datei > Informationen > Regeln und Benachrichtigungen verwalten.
Klicken Sie auf Neue Regel…
Alle Regeln arbeiten nach der Logik Wenn – Dann – Außer.
Zunächst müssen Sie einstellen, welche Bedingung(en) überprüft werden sollen (Wenn).
Dabei wird im ersten Schritt die Bedingung allgmein ausgewählt. Im zweiten Schritt wird die Bedingung konkreter definiert, bspw. von welcher Person die E-Mail kommt.
Nach Klick auf Weiter wählen Sie aus, was mit dieser Nachricht passieren soll (Dann). Hier wird ebenfalls die Aktion im ersten Schritt allgemein ausgewählt und im zweiten Schritt konkreter definiert.
Nach einem weiteren Klick auf Weiter können Sie noch Ausnahmen einstellen (Außer). Dies ist aber optional, es müssen keine Ausnahmen definiert werden.
Im letzten Schritt können Sie entscheiden, ob die Regel erst ab sofort gelten soll oder schon den Posteingang überprüfen soll. Dies entscheiden Sie mit dem Haken bei Diese Regel jetzt auf Nachrichten anwenden, die sich bereits im Ordner „Posteingang“ befinden.
Arbeitserleichterungen
17
Abschließend wird die Regel mit Fertig stellen gespeichert.
4. Kalender
Neuen Termin oder neues Ereignis erstellen
Wählen Sie im Kalender die Registerkarte Start und in der Gruppe Neu den Befehl Neuer Termin.
Geben Sie die Informationen (Betreff, Ort, Beginn, Ende) für den Termin ein. Wenn Sie die Option Ganztägiges Ereignis aktivieren, wird aus dem Termin automatisch ein "Ereignis". Im Kalender wird ein Ereignis oben über dem eigentlichen Terminplan dargestellt.
Mit dem Feld Erinnerung können Sie einstellen, dass Sie vor dem Termin eine Erinnerung er- halten. Mit dem Feld Anzeigen als beeinflussen Sie, wie die Kolleg:innen die Termine in Ih- rem Kalender sehen können. Mit dem Feld Privat können Sie Termine so eintragen, dass Sie auch für die Kolleg:innen auch nur als privater Termin gekennzeichnet sind. Sie sollten pri- vate Termine in den Kalender eintragen, die Einfluss auf Ihr Dienstgeschehen haben.
Klicken Sie in der Gruppe Aktionen auf Speichern und schließen.
Termin- oder Ereignisserie erstellen
Wenn Termine oder Ereignisse in regelmäßigen Abständen stattfinden, können diese als Serie erstellt werden. Geben Sie zunächst den Termin oder das Ereignis ein.
Klicken Sie auf der Registerkarte Termin oder Ereignis in der Gruppe Optionen auf den Befehl Serientyp. Folgendes Dialogfeld wird geöffnet:
Kalender
19 Legen Sie das Serienmuster und die Seriendauer
fest.
Beenden Sie die Eingabe mit OK.
Klicken Sie im Terminfenster in der Gruppe Akti- onen auf Speichern und schließen.
Wenn Sie einen Termin aus der Serie bearbeiten wollen, führen Sie einen Doppelklick auf den gewünschten Termin im Kalender aus.
Im Fenster Terminserie öffnen entscheiden Sie, ob Sie nur die- sen Termin oder die Serie bearbeiten wollen.
Sie können bei dem Termin jetzt Änderungen bzgl. Inhalt, Zeit u. a. vornehmen und anschließend speichern.
Hinweis Sie können einzelne Termine oder die gesamte Serie löschen.
Gemeinsame Besprechungstermine planen
Wenn Sie mit mehreren Personen einen Termin vereinbaren wollen, die an den gleichen Exchange-Server angeschlossen sind, können Sie eine "Besprechung" planen. Dabei können Sie die Kalender der Teilnehmer sehen – die entsprechenden Einstellungen vorausgesetzt.
Öffnen Sie den Ordner Kalender. Wählen Sie in der Registerkarte Start in der Gruppe Neu den Befehl Neue Besprechung. In dem neuen Register Besprechung klicken Sie in der Gruppe Anzeigen auf den Befehl Terminplanungs-Assistent.
Als Teilnehmer sind Sie selbst schon eingetragen. Sie können unten links Teilnehmer hinzu- fügen auf die Adressbücher zugreifen und weitere Teilnehmer auswählen.
Sie sehen, ob die Teilnehmer zu dem vorgeschlagenen Termin Zeit haben, da deren Termine angezeigt werden. Sofern die Kalender freigegeben sind, sehen Sie auch, welche Einträge in dem Kalender stehen. Wenn der Kalender nicht freigegeben ist, sehen Sie nur, dass der Ter- min belegt ist.
Wenn Sie einen gemeinsamen Termin gefunden haben, markieren Sie diesen mit dem Bal- ken. Das Datum und die Uhrzeit werden unten in Beginn und Ende übernommen.
Klicken Sie dann auf Anzeigen > Termin. Senden Sie das Einladungsschreiben an alle TN.
Antwort auf Besprechungsanfrage
Sie erhalten eine Einladung zur Besprechung per E-Mail. Nach dem Öffnen der E-Mail stehen Ihnen unter Besprechungselement > Antworten die drei Antwortmöglichkeiten Zusagen, Mit Vorbehalt und Ablehnen zur Verfügung. Nach Auswahl der Antwortmöglichkeit können Sie die Antwort jetzt senden oder die Antwort vor dem Senden bearbeiten. Die Variante Keine Antwort senden sollten Sie nicht wählen (s. dazu 4.5 Status der Besprechungsanfrage prüfen).
Status der Besprechungsanfrage prüfen
Wenn Sie sehen wollen, wie die eingeladenen Personen auf Ihre Anfrage reagiert haben, öff- nen Sie die Besprechung und klicken auf das Symbol Status.
Hier sehen Sie die entsprechenden Antworten Zugesagt, Abgelehnt oder mit Vorbehalt. Bei der Antwort Keine kann nicht unterschieden werden, ob die Person noch nicht geantwortet hat oder die Möglichkeit Keine Antwort senden ausgewählt hat!
Bedingte Formatierung Kalender
Wie auch schon bei den E-Mails, kann auch im Kalender mit der bedingten Formatierung ge- arbeitet werden. Gerade bei wiederkehrenden Terminen & Besprechungen kann dies eine sinnvolle Einstellung sein. Gehen Sie im Kalender auf das Menüband Ansicht > Gruppe Aktu- elle Ansicht > Ansichtseinstellungen. Die weitere Vorgehensweise ist gleich zu Kapitel 1.2.
Freigabe/Stellvertretung
21 5. Freigabe/Stellvertretung
Sie können einen oder mehrere Stellvertreter:innen in Outlook einsetzen. Hierbei können das Postfach, der Kalender und die Kontakte mit unterschiedlichen Berechtigungsstufen frei- gegeben werden. Wichtig hierbei ist natürlich die organisatorische Klärung der Stellvertre- tung: Wer soll die Stellvertretung übernehmen? Soll die Stellvertretung dauerhaft eingerich- tet sein oder nur temporär für einen bestimmten Abwesenheitszeitraum? Es gibt mehrere Möglichkeiten, die Stellvertretung oder eine Freigabe einzustellen.
Diese Technik der Stellvertretung, wie sie hier beschrieben ist, bietet für die Vertretung die Möglichkeit, im Auftrag zu arbeiten. Sie ist für eine einfache Stellvertretung gedacht. Für eine dauerhafte Stellvertretung sind weitere Einstellungen erforderlich, um eine übersichtli- che Arbeitsumgebung für Stellvertreter:innen zu ermöglichen.
Stellvertretungen einrichten
Wählen Sie Datei > Informationen > Kontoeinstellungen > Zugriffsrechte für Stellvertre- tung.
Zum Einrichten eines neuen Stellvertreters klicken Sie auf Hinzufügen und wählen aus dem Globalen Adressbuch eine oder mehrere Personen aus.
In dem abgebildeten Beispiel wurden User400-01 und 02 als Stellvertreter eingesetzt als Be- arbeiter für den Kalender und die Aufgaben sowie als Prüfer mit Leserecht für den Postein- gang.
Wählen Sie Automatische Zusammenfassung der Berechtigungen an Stellvertretung sen- den an, um Ihn über die Berechtigungen und die notwendigen Schritte zum Öffnen der frem- den Postfachordner zu informieren.
Sie können im Dialogfenster Stellvertretung jederzeit die Stellvertreter mit den entsprechen- den Berechtigungen überarbeiten und ggf. erweitern oder löschen.
Ihre Stellvertretung erhält prompt eine E-Mail, mit einer Auflistung der Ordner und Berechti- gungen, die Sie ihr zugedacht haben. Weiterhin enthält diese Nachricht den folgenden Hin- weis: Um die Ordner einzeln zu öffnen, für die Sie Zugriffsberechtigungen besitzen, zeigen Sie in Datei > Öffnen und Exportieren > Ordner eines anderen Benutzers.
Ihre Stellvertretung wählt Sie unter Name aus oder tippt Ihren Postfachnamen (hier U- ser400-10) ein, achtet auf den korrekten Ordnertyp (hier Posteingang) und bestätigt mit OK.
Diesen Vorgang wiederholt Ihre Stellvertretung für die von Ihnen freigegebenen Ordner.
Für eine umfassende Stellvertretung ist diese Technik, wie oben bereits erwähnt, nicht aus- reichend und muss durch weitere Einstellungen ergänzt werden. Für den Dauerbetrieb sollte auf der freigebenden Seite die Berechtigung für das Postfach auf Lesen eingestellt werden.
Die stellvertretende Seite sollte das Postfach in den Navigationsbereich einfügen. Beide Techniken werden in den nachfolgenden Kapiteln beschrieben.
Arbeitsorganisation bei Stellvertretung
Die Nachricht Ihrer Stellvertretung kann mit oder ohne "im Auftrag von" versendet werden.
Sie wird nur in den "Gesendeten Objekten" des Stellvertreters abgelegt – nicht in dem Post- fach, das dieser vertritt. Bei der Beantwortung von E-Mails durch den Stellvertreter ist es deshalb sinnvoll, an das vertretene Postfach eine Kopie zu senden.
Freigabe/Stellvertretung
23 Die Stellvertretung wird im Postfach auf dem Exchange Server hinterlegt, so dass auch eine
zentrale Steuerung und Kontrolle erfolgen kann.
Die Technik der Freigaben ist als einfacher Einstieg in die gemeinsame Nutzung von Outlook- Elementen zu nutzen. Sie können sie analog auch für den Kalender einsetzen. Später kann sie auch zur Feinjustierung und Ergänzung der zuvor beschriebenen Stellvertretung verwen- det werden – siehe nächstes Kapitel „Berechtigungen für den gemeinsamen Kalender“.
Freigabe Kalender
Sie wollen Ihren Kalender für Ihre Kolleg*innen zum Lesen freigeben. Die Schrittfolge ist sehr ähnlich wie bei den Kontakten. In der Navigation können Sie anschl. die Kalender öffnen.
1. Wählen Sie im Menüband > Register Start > Gruppe Freigeben Kalender freigeben
2. In der vorbereiteten E-Mail müssen Sie die Empfänger auswählen bzw. eingeben. Hier können Sie unter Details die Verfügbarkeit und weitere Details auswählen.
3. Wenn Sie die E-Mail senden, erscheint die folgende Meldung:
4. Die Empfänger können in der E-Mail direkt ihren Kalender öffnen.
Berechtigungen für den gemeinsamen Kalender
Sie können in Absprache mit einer oder mehreren Kolleginnen Ihre Terminkalender gemein- sam führen, so dass Sie gegenseitig Ihre Termine lesen und auch bearbeiten können. Die be- teiligten Kolleginnen und Kollegen können sich gegenseitig zu Stellvertretern machen. Die freizugebenden Kalender müssen in den jeweiligen Postfächern geführt werden, da in Per- sönlichen Ordnern keine Berechtigungen eingestellt werden können. Allgemein finden Sie hier auch die ergänzenden Feineinstellungen für die Stellvertretung für Kalender, Kontakte, E-Mail.
Kalenderberechtigungen einstellen
Mit diesen Berechtigungen können Sie auch die Berechtigungen für zusätzliche eigene Kalen- der einrichten z.B. eine Raumverwaltung.
Beispiel: In den Abbildungen wird die Zugriffsberechtigung für 400PC01 eingestellt.
Klicken Sie in der Navigation auf den gewünschten Kalender im Menüband auf Start >
Gruppe Freigeben > Kalenderberechtigungen
Auf der Registerkarte Berechtigungen fügen Sie das gewünschte Postfach hinzu z.B. U- ser400-02 und geben ihm beispielsweise die Berechtigungsstufe Frei/Gebucht-Zeit.
Freigabe/Stellvertretung
25
Hier können Sie später die Einstellungen überarbeiten oder den Benutzer entfernen.
Sie können Gruppenkontakte verwenden.
Name „VL Dataport….“ betrifft alle Postfächer im BVN!
Kalender hinzufügen
Hinweise für gemeinsame Kalender, Postfächer, Kontakte
Die beteiligten Kolleginnen und Kollegen müssen sich gegenseitig mit den entsprechenden Berechtigungen versehen.
Sie können die Postfächer der jeweiligen Kolleginnen und Kollegen in Ihren Outlook-Navigati- onsbereich integrieren.
Die Stellvertretung über Datei > Informationen > Kontoeinstellungen > Zugriffsrechte für Stellvertretung korrespondiert mit den Einstellungen über die Eigenschaften der jeweiligen Objekttypen in 3 Berechtigungsstufen (Prüfer, Autor, Bearbeiter). Diese 3 Stufen entspre- chen den Stufen 2, 4 und 6 im 8-stufigen Berechtigungsschema.
Die freigebende Seite - der zu Vertretende - kann über die Eigenschaften seines Postfaches für jeden einzelnen der Objekttypen Kalender, Posteingang, Kontakte usw. den Zugriff durch Löschen der Berechtigungen jederzeit beenden.
Postfach freigeben
Die recht komfortable Freigabe, wie sie für Kontakte und den Kalender gezeigt wurde, gibt es leider nicht für alle Objekttypen in Outlook.
Die allgemeine Konfiguration von Freigaben für alle Objekttypen einschließlich des gesamten Postfaches in Outlook wird in gleicher Weise angeboten, wenn Sie den jeweiligen Ordner markieren und Eigenschaften > Berechtigungen anwählen.
Freigeben ist die (teil-) automatische Alternative mit E-Mail Zusätzliches Postfach
Der Zugriff auf die Freigabe von Hauptordnern kann über Datei > Öffnen > Ordner eines an- deren Benutzers erfolgen. Oder Sie richten sich ein zusätzliches Postfach ein…
Voraussetzung
Zuerst muss die Berechtigung für das gesamte Postfach für die vertrauenswürdige Person mindestens auf „Prüfer“ (lesen) gestellt werden. Der jeweilige Ordnerzugriff kann separat konfiguriert werden.
Die vertrauenswürdige Person kann dann in ihrem Outlook genauer im Navigationsbereich für die Darstellung Ordnerliste das zusätzliche Postfach hinzufügen.
1. Klicken Sie oben im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf das Postfach und wählen Datendateieigenschaften… an.
2. In dem Fenster Outlook Heute – Eigenschaften klicken Sie auf die Schaltfläche Erwei- tert…
3. Wählen Sie im Dialogfenster Microsoft Exchange die Registerkarte Erweitert an.
4. Über Hinzufügen können Sie das zusätzliche Postfach eintippen. Wenn Sie den Namen des Postfaches nicht genau kennen, tippen Sie einen Teil des Namens und wählen an- schließend in der Auswahlliste. In unserem Beispiel wird das Postfach User400-01 hinzu- gefügt.
Freigabe/Stellvertretung
27 5. Der Berechtigte hat anschließend das zusätzliche Postfach in seiner Ordnerliste. Die An-
zeige und der Zugriff auf die jeweiligen Outlook-Ordner wird entsprechend deren Be- rechtigungen präsentiert. (siehe Bild auf der nächsten Seite)
Hinweise
Im freigegebenen Postfach müssen die Eigenschaften > Berechtigungen für die jeweiligen Ordner für die Personen bzw. Gruppen gesetzt sein.
Es müssen die Eigenschaften > Berechtigungen für das Postfach selbst (ganz oben) zum Le- sen für die jeweiligen Personen eingestellt sein – Prüfer reicht in der Regel aus.
Es kann etwas dauern, bis das zusätzliche Postfach im Navigationsbereich erscheint. Am bes- ten ist es, Outlook 1 x neu zu starten.
Diese Einstellung wird von nun an bei jedem Start von Outlook automatisch geladen, so dass der Stellvertreter ohne weitere Aktionen den Kalender bzw. weitere andere Objekttypen se- hen und - soweit berechtigt - bearbeiten kann.
Sie können jeweils nur einen der Outlook-Ordner anzeigen. Ausnahme sind die Kalender, von denen Sie auch mehrere von unterschiedlichen Postfächern gleichzeitig einblenden können.
Bedenken Sie, dass gesendete E-Mails in den Gesendeten Objekten des eigenen Postfaches gespeichert werden. Deshalb ist es ratsam, E-Mails und Antworten auf andere E-Mails als CC an das zentrale Postfach zusätzlich zu senden.
Verwenden Sie im gemeinsamen Postfach Unterordner und ggf. Kategorien zur besseren Übersicht. Planen Sie die gemeinsame Bearbeitung des Postfaches.
6. Archivieren
E-Mails können innerhalb und außerhalb von Outlook gespeichert werden. Dabei ist zu be- achten, dass sich alle Postfächer auf zentralen Servern befinden und auf 1 GB begrenzt sind.
Über Datei > Informationen sehen Sie, wie viel Speicher- platz grundsätzlich noch zur Verfügung steht.
Sie können aber auch detaillierter sehen, wie groß die jeweiligen Ordner sind.
Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste ganz oben auf die Post- fachbezeichnung und anschließend im Kon- textmenü auf Datendateieigenschaften.
Auf der Registerkarte Allgemein wählen Sie die Schaltfläche Ordnergröße und dann die Registerkarte Serverdaten.
Sofern das Postfach fast voll ist, erhalten Sie vom Server eine Nachricht.
Falls das Postfach wirklich voll ist, können Sie weder E-Mails versenden noch empfangen.
Aus diesem Grund ist es erforderlich, regelmäßig die erhaltenen und gesendeten E-Mails zu sortieren, zu löschen oder auszulagern. Dafür gibt es verschiedene Möglichkeiten:
Speichern außerhalb von Outlook
Wollen Sie eine erhaltene oder gesendete Nachricht vollständig außerhalb des Postfachs als
"normale" Datei abspeichern, öffnen Sie die Nachricht und wählen über die Registerkarte Datei in der Backstage-Ansicht Speichern unter.
Der Betreff der E-Mail wird als Dateiname vorgeschlagen. Als Dateiformat ist *.msg vorein- gestellt. Dieses Format beinhaltet, dass die vollständige Nachricht als Kopie gespeichert wird und evtl. vorhandene Anlagen innerhalb der Nachrichten-Datei erhalten bleiben.
Wählen Sie einen geeigneten Speicherort und klicken Sie auf Speichern.
Archivieren
29
Alternativ kann eine Mail per Drag&Drop in ein Laufwerk gezogen werden. Um die Postfach- größe zu reduzieren, müssen Sie anschließend die Elemente in Outlook löschen.
Sofern in Ihrem Bereich ein Dokumentenmanagementsystem oder ein Fachverfahren (bspw.
VIS) eingesetzt wird, sollten aktenrelevante E-Mails (auch gesendete Nachrichten) in diesem System abgelegt und in Outlook gelöscht werden.
Speichern innerhalb von Outlook
E-Mails können auch in Outlook gespeichert werden, ohne das das zu Lasten des Speicher- platzes in Outlook geht.
Sie können eigene sogenannte Outlook-Datendatei bspw. zur Archivierung nutzen.
Klicken Sie in der Registerkarte Start auf die Schaltfläche Neue Elemente >
Weitere Elemente > Outlook-Daten- datei.
Im Dialogfenster Outlook-Datendatei erstellen oder öffnen vergeben Sie einen Namen für die Datendatei, be- stimmen das Laufwerk und den Ord- ner, in dem Sie diese speichern wol- len oder Sie wählen eine bereits be- stehende Datendatei aus, um diese im Navigationsbereich anzeigen zu lassen.
Anschließend wird diese Datei im Ordnerbereich angezeigt. Sie können dann weitere Ordner erstellen und die Mails zum Beispiel nach Absender, Empfänger oder Thema gezielt in diese Ordner verschieben.
Wenn Sie die E-Mails verschieben, verringert sich die Größe des Postfachs.
Hinweise Schließen Sie nicht benötigte Outlook-Datendateien (rechte Maustaste), da diese ansonsten bei jedem Start von Outlook geladen werden. Eine Datendatei sollte zudem nicht mehr als 200 MB groß sein, da sonst die Netzbelastung beim Laden der Datei zu groß ist.
Kontaktgruppe
31 7. Kontaktgruppe
Wenn Sie häufig an eine Liste von Empfängern Nachrichten schicken, kön- nen Sie sich Kontaktgruppen in Ihrem Adressbuch Kontakte erstellen.
Öffnen Sie zunächst den Ordner Kontakte. Wählen Sie in der Registerkarte Start, Gruppe Neu den Befehl Neue Kontaktgruppe.
Zunächst geben Sie der Kontaktgruppe einen Namen. Anschließend können Sie über Mitglie- der hinzufügen Personen aus den Outlook-Kontakten (Adressbuch Kontakte) oder aus dem Adressbuch (Globale Adressliste) hinzufügen.
Mit der Schaltfläche Mitglied entfernen können Personen aus der Kontaktgruppe entfernt werden.
Als Adresse wird der Name der Kontaktgruppe eingetragen bzw. ausgewählt.
Wenn Sie auf das Pluszeichen vor dem Namen klicken, erscheint folgende Meldung:
Wenn Sie auf OK klicken, werden die einzelnen Mit- glieder der Liste angezeigt.
Kontaktgruppen können als Outlook-Kontakt weitergeleitet werden, damit sich bspw. nicht jede Person der Projektgruppe die Kontaktgruppe selber aufbauen muss.
Die Kontaktgruppe kann hierüber als Anhang per Mail verschickt werden.
Eine kleine Herausforderung besteht beim Speichern der erhaltenen Kontaktgruppe. Diese kann nur gespeichert werden, wenn Sie die Kontaktgruppe als Anhang per Drag & Drop mit der Maus auf das Kontaktsymbol ziehen.
Die Funktion Speichern & schließen nach Öffnen der Kontaktgruppe aus dem Anhang heraus führt ins Leere!
Aufgaben planen und terminieren
33 8. Aufgaben planen und terminieren
Für Aufgabenplanung und -betreuung, die sich über einen (längeren) Zeitraum erstrecken etwa kleinere Projekte, bietet Outlook den Objekttyp Aufgaben an.
Öffnen Sie den Ordner Aufgaben.
Wählen Sie die Registerkarte Start und in der Gruppe Neu den Befehl Neue Aufgabe.
Geben Sie die Informationen für die Aufgabe ein.
Klicken Sie in der Gruppe Aktionen auf Speichern und schließen.
Die Aufgabe wird anschließend auch in der Aufgabenleiste im Posteingangsfenster angezeigt.
Sie können Aufgaben an andere Personen delegieren. Dabei wird eine E-Mail mit Abstim- mungsschaltflächen versendet. Sie können sich automatisch über die Erledigung der Aufgabe informieren lassen.
Erstellen Sie eine neue Aufgabe oder öffnen Sie eine bestehende Aufgabe.
Wählen Sie in der Registerkarte Aufgabe > Gruppe Aufgaben verwalten > Aufgabe zuwei- sen:
Es erscheint eine vorbereitete E-Mail, die Sie ergänzen. Wählen Sie den Empfänger aus, schreiben Sie die Nachricht und setzen Sie unten die Häkchen für die Aktualisierte Kopie und den Statusbericht.
Der Empfänger kann über Abstimmungsschaltflächen die Übernahme der Aufgabe anneh- men oder ablehnen.
Im Fall der Annahme geben Sie die Bearbeitung der Aufgabe ab und werden automatisch über den Stand und die Fertigstellung informiert.
Hinweise
Delegierte Aufgaben können weiter delegiert werden.
Ein vollständiges Projektmanagement mit Ablaufplänen, kritischen Pfaden u. a. lässt sich mit Aufgaben nicht abbilden.
Platz für Ihre Notizen
35 Platz für Ihre Notizen
Platz für Ihre Notizen
37
Lernmaterial, Beratung und Kontakt
39 Lernmaterial, Beratung und Kontakt
Auf der Internetseite
http://www.afz.bremen.de/lernen
stellt das AFZ Ihnen Kursunterlagen zu den IT-Kursen in elektronischer Form zur Verfügung.
Diese werden regelmäßig aktualisiert und an neue Programmversionen angepasst. Das bietet Ihnen die Möglichkeit, jederzeit Kursthemen zu wiederholen und Ihre Kenntnisse zu aktualisieren.
Bei unseren Kursunterlagen handelt es sich um PDF-Dokumente, die Sie am Bildschirm lesen können. Die Dateien sind barrierefrei und können nach Stichworten durchsucht ( + ) werden. Das Inhaltsverzeichnis und Links sind dynamisch verwendbar. Sie können die
Dateien auf Ihrem Rechner speichern und bei Bedarf ausdrucken.
Auskünfte und Beratung
Sollten Sie als Beschäftigte der Freien Hansestadt Bremen bei Ihrer Arbeit auf Probleme sto- ßen, die beim Einsatz Ihrer Softwareausstattung auftreten (Probleme mit Word-Dokumen- ten, Excel-Tabellen etc.), können Sie sich mit Ihren Fragen, Problemstellungen oder Fehler- meldungen telefonisch oder per E-Mail an uns wenden:
it-fortbildung@afz.bremen.de Tel. 361-16 999
Beschreiben Sie Ihre Frage bzw. die Fehlersituation und Ihre bisherige Vorgehensweise und fügen Sie die Dateien im Original-Dateiformat als Anlage bei. Wir beantworten Ihre Fragen so schnell wie möglich, in jedem Fall melden wir uns innerhalb weniger Tage bei Ihnen.
Kontakt
Wir sind sehr an Ihren Anregungen und Verbesserungsvorschlägen zu unseren Kursangebo- ten, zu den Lernmaterialien und Ihrer Meinung zu unseren E-Learning-Kursen interessiert.
Bitte nutzen Sie das Kontaktformular
auf unserer Internetseite oder senden Sie eine Nachricht an it-fortbildung@afz.bremen.de.
Impressum
Redaktion und Koordination
Referat 20 – Informationstechnologie – Qualifizierung und Beratung Aus- und Fortbildungszentrum
Doventorscontrescarpe 172C 28195 Bremen
Telefon: +49 421 361-16999
E-Mail: it-fortbildung@afz.bremen.de
Herausgeber Aus- und Fortbildungszentrum für den bremischen öffentlichen Dienst Doventorscontrescarpe 172C 28195 Bremen
