Version 1.0, Stand 10.01.2019
In diesem Dokument finden Sie die häufigsten Fragen zur Leistungserfassung über das Service Portal
FAQ – Service Portal
für Lieferanten
Fragenübersicht
1 Dienstleistungsabwicklungsportal (DLAW-Portal) ...3
2 Zusätzliche Kosten ...3
3 Zeiterfassung / Arbeitszeiten / Pausen ...3
4 Leistungserfassungsblatt (LEB) ...5
5 Bestellungen ...7
6 Personal / Mitarbeiter ...8
7 Abrechnungen ...8
8 EDV ...9
9 Gutschriftsverfahren ... 10
10 Zuschläge ... 11
11 Sonstiges ... 11
1 Dienstleistungsabwicklungsportal (DLAW-Portal)
Müssen die Bestellungen, die über den Jahreswechsel hinauslaufen, aktualisiert werden?
A: Nein, die Bestellungen müssen nicht aktualisiert werden. Durch die Umstellung auf das neue SAP System werden die Bestellungen automatisch migriert und umgestellt.
Woran erkenne ich, ob die Bestellung auf dem Service Portal oder auf dem DLAW- Portal ist?
A: Nur die alten Bestellungen, mit einem Bestelldatum bis zum 31.12.18 werden auf dem alten DLAW-Portal sichtbar sein. Alle neuen Bestellungen, mit einem Bestelldatum ab dem 01.01.19, werden über das Service Portal abgerechnet.
Wie lange kann noch über das DLAW abgerechnet werden?
A: Über das DLAW-Portal kann noch bis zum 31.05.19 abgerechnet werden.
Was passiert, wenn Leistungen nach dem 31.05.2019 erbracht werden und dementsprechend nicht vor dem 31.05.2019 im alten DLAW-Portal abgerechnet werden können?
A: In diesem Fall müssen Sie ihren zuständigen Einkäufer kontaktieren, damit dieser eine neue Bestellung anlegen kann. Diese wird dann auf dem neuen Service Portal sichtbar und kann dort abgerechnet werden.
2 Zusätzliche Kosten
Handelt es sich bei den zusätzlichen Kosten um geplante oder ungeplante Kosten?
A: Bei den zusätzlichen Kosten, die im Portal bei der LEB Erstellung hinzugefügt werden können, handelt es sich ausschließlich um ungeplante Kosten.
Können mehrere zusätzlichen Kosten innerhalb einer Datei aufgelistet werden?
A: Ja, solange innerhalb der Datei ersichtlich ist, wie die Kosten sich zusammensetzen, können mehrere zusätzlich Kosten in einem Anhang hochgeladen werden.
Welche Dateitypen kann man bei den zusätzliche Kosten hochladen?
A: Es können alle gängigen Dateien, wie z. B. PDF-, Excel- oder Word-Dateien hochgeladen werden. Von exotischen Dateitypen bitten wir abzusehen.
3 Zeiterfassung / Arbeitszeiten / Pausen
Ist eine Zeiterfassung weiterhin notwendig?
A: Für alle stundenbasierten Aufträge, welche auf dem Gelände von ArcelorMittal in Bremen oder in Bottrop ausgeführt werden, ist eine Zeiterfassung zwingend notwendig. In dem Service Portal werden Business Checks ausgeführt, welche die stundenbasierten Aufträge mit der Zeiterfassung abgleichen. Sollte keine Zeiterfassung vorhanden sein, kann das LEB nicht gespeichert werden.
Wird es weiterhin Zeitbons geben, wie bei der Nutzung des DLAW-Portals?
A: Die Zeitbons sind weiterhin am Tor 1 verfügbar.
Was passiert, wenn ein Mitarbeiter falsch stempelt?
A: Sollte Ihnen auffallen, dass eine Zeiterfassung Ihres Mitarbeiters falsch ist, wenden Sie sich bitte an den zuständigen Anforderer. Die Kontaktdaten des Anforderers finden Sie in der Bestellung im Service Portal.
Werden Pausen automatisch abgerechnet?
A: Das Service Portal zieht bei einer registrierten Arbeitszeit von > 6 Stunden automatisch eine Pause von 30 Minuten ab.
Werden nicht in Anspruch genommene Pausen manuall korrigiert?
A: Sollten Sie eine vertragliche Absprache haben, dass Pausen in Höhe von 30 Minuten nicht abgezogen werden, wenden Sie sich bitte an Ihren zuständigen Einkäufer.
Ist die Eingabe der Startzeit zwingend erforderlich?
A: Die Eingabe der Startzeit ist bei stundenbasierten Aufträgen zwingend erforderlich.
Von wem werden die Stempelzeiten bestätigt?
A: Die Stempelzeiten werden mit dem internen Zeiterfassungssystem abgeglichen. Zudem liegen die erstellten LEB’s bei dem Anforderer, dieser muss das LEB genehmigen und bestätigt somit gleichzeitig die Stempelzeiten.
Wie ist die Vorgehensweise, wenn die Stunden im System nicht ausreichen?
A: Wenn die Stunden, die in dem Auftrag bestellt wurden, nicht ausreichen, gibt es zwei Möglichkeiten. In Abhängigkeit von dem Bestellwert gibt es Limits. Diese Limits erlauben eine Überbuchung von der im Auftrag vorhandenen Menge. Sollten die Limits erreicht sein, ist eine Überbuchung nicht mehr möglich. In diesem Fall müssen Sie den Einkäufer und Anforderer kontaktieren, damit der Bestellwert erhöht wird.
Wo wird die Start- und Endzeit angegeben?
A: Diese wird automatisch vom System ermittelt und ist über die Zeiterfassungsfunkton einsehbar.
Wie können die Zeitbuchungen eingesehen werden, die von eigenen Mitarbeitern getätigt wurden?
A: Wenn Sie eine Auswertung aller Zeiterfassungen Ihrer Mitarbeiter auf dem Gelände von ArcelorMittal Bremen haben möchten, ohne dafür ein LEB anzulegen, gibt es die Funktion Zeiterfassung.
Dafür müssen Sie in der Bestellübersicht auf die Schaltfläche Zeiterfassung klicken.
Anschließend erscheint eine neue Ansicht, über die Sie eine Auswertung der registrierten Zeiten mit Hilfe von verschiedenen Suchkriterien durchführen können.
Wie hoch ist die Karenzzeit?
A: Die Karenzzeit beträgt 15 Minuten nach registrierter Stempelzeit. Eine Aufrundung auf die nächste viertel Stunde findet nicht mehr statt.
Kann ich nach der Zeiterfassung Leistungen noch manuell hinzufügen?
A: Wenn Sie die Zeiterfassungsfunktion über Excel nutzen, sollten Sie erst die Exceldatei hochladen um das LEB zu erstellen. Anschließend können Sie dem LEB noch zusätzliche Leistungen hinzufügen. Wenn Sie das LEB erst manuell erstellen und anschließend die Zeiterfassungsfunktion nutzen, werden alle zuvor erstellen Inhalte aus dem LEB überschrieben.
4 Leistungserfassungsblatt (LEB)
Wer erzeugt das LEB?
A: Das Leistungserfassungsblatt (LEB) wird vom Lieferanten erstellt. Der Lieferant meldet über das LEB seine erbrachten Leistungen auf dem Gelände der ArcelorMittal Bremen GmbH zurück.
Wer ist der Anforderer im LEB und was passiert, wenn dieser wechselt?
A: Der Anforderer ist derjenige, welcher den Bedarf im Betrieb geäußert hat. Diesen finden Sie in der Bestellung in der Mitte.
Werden LEBs wieterhin via Fax versendet?
A: Nein, die LEBs werden via E-Mail versendet.
Werden die Leistungserfassungsblätter digital unterschrieben und genehmigt?
A: Die Leistungserfassungsblätter werden von den zu genehmigenden Instanzen digital genehmigt. Den aktuellen Status des Leistungserfassungsblatt finden Sie, wenn Sie auf das jeweilige LEB im Reiter „LEB Liste“ klicken.
Müssen die LEBs für einzelne Tage oder den Gesamtzeitraum erstellt werden?
A: Die LEB’s müssen auf Stundenbasis pro Tag erstellt werden, damit durch die Zeitenregistrierung die Stempelzeit geprüft werden kann. Die Positionen in einem LEB können jedoch unterschiedliche Tage umfassen.
Wo wird es in der Excel-Liste ersichtlich, ob Mitarbeiter bereits über ein anderes LEB abgerechnet wurden?
A: Wenn Sie die Excel-Liste herunterladen, finden Sie ab der Spalte U die Anzahl an Leistungen, welche bereits über ein anderes Leistungserfassungsblatt abgerechnet wurden.
Erhält der Lieferant eine Rückmeldung, wenn der Anforderer die Änderung oder das LEB ablehnt?
A: Der Lieferant erhält eine E-Mail mit der Meldung, dass das LEB abgelehnt wurde und der Status des LEB’s verändert wurde. Diese E-Mail wird an die Mailadresse gesendet, welche für das Service Portal hinterlegt wurde.
Was passiert, wenn bei der Anlegung eines LEB‘s ausversehen der Button „Letztes Leistungserfassungsblatt“ angeklickt wurde?
A: Wenn Sie beim Feld „Letztes Leistungserfassungsblatt?“ ein Häkchen gesetzt haben und es direkt bemerken, können Sie das LEB in der LEB Liste löschen. Dafür markieren Sie das LEB und klicken auf die Schaltfläche Löschen. Sollte das LEB schon in Genehmigung liegen und Sie können es nicht mehr löschen, dann müssen Sie den Helpdesk des Service Portals oder den Anforderer kontaktieren. Dieser kann das Enderfassungskennzeichen herausnehmen.
Ist es nachträglich möglich verschickte LEBs zu ändern?
A: Sofern die LEB’s noch nicht genehmigt sind, können Sie diese löschen und neu erstellen.
Eine Änderung ist nicht mehr möglich.
Wieviele Positionen können beim LEB eingegeben werden?
A: Es können unbegrenzt viele eingegeben werden.
Was beinhaltet die Übersicht über die Leistungserfassungsblätter?
A: In der LEB Liste können Sie das Leistungserfassungsblatt enderfassen (1), löschen (2) oder eine Druckvorschau anzeigen lassen (3).
Zudem können Sie den Status und alle Detailinformationen aus dem LEB sehen.
Wie drucke ich das LEB aus?
A: Sie können das Leistungserfassungsblatt ausdrucken, in dem Sie auf den Reiter „LEB Liste“
klicken und das von Ihnen gewünschte LEB markieren. Im Anschluss können Sie auf den Button „Druckvorschau“ klicken. Es öffnet sich ein pdf und dieses können Sie drucken.
Ist zu erkennen, ob die Leistungserfassung freigegeben wurde oder nicht?
A: Es gibt verschiedene Statusmeldungen, welche in der LEB Liste eingesehen werden können. Neben dem Status „Enderfassung“ gibt es auch noch den Status „Genehmigt“, „in Rechnung gestellt“ und „Gesperrt“.
5 Bestellungen
Ist das Portal für Stunden- und Festpreisleistungen?
A: Ja, das Portal ist sowohl für Stunden- als auch für Festpreisaufträge.
Werden bei Bestellungen nur Links oder auch PDF-Dokumente verschickt?
A: Es liegt beides vor. Die Bestellungen werden per Mail verschickt. In der Mail ist ein Link zu wichtigen Dokumenten, z.B. den Einkaufsbedingungen, vorhanden. Zusätzlich werden in der Mail als pdf alle Anhänge mit verschickt.
Ist es möglich den Buchungs-/Bestelltext der Bestellung einzusehen?
A: Sie finden den Bestelltext der Bestellung im Langtext, wenn Sie die Bestellung im Reiter
„Bestellübersicht“ öffnen.
Wer muss kontaktiert werden, wenn die Bestellmenge erhöht werden muss?
A: Grundsätzlich gibt es bei Abweichungen des Bestellwertes einen Toleranzbereich, welche keine Erhöhung des Bestellwertes vorrausetzt. Der Toleranzbereich ist vom Bestellwert abhängig und kann nicht pauschalisiert werden. Falls Sie die Rückmeldung erhalten, dass der Bestellwert überschritten wurde, dann können Sie den zuständigen Anforderer kontaktieren, welchen Sie in der Mitte der Bestellungen finden. Diesen können Sie per Mail oder Telefon kontaktieren und dieser wird den Bestellwert im System anpassen.
Wann findet man eine Bestellung im Register Historische Bestellungen?
A: Wenn eine Bestellung enderfasst ist, verschwindet sie aus dem Reiter Bestellübersicht und die Bestellung ist im Reiter "Historische Bestellungen" einsehbar.
Ist es ersichtlich, ob es noch offene Bestellmengen zur Bestellung gibt?
A: Die gesamte Bestellmenge sowie die offene Bestellmenge finden Sie in der Bestellung.
6 Personal / Mitarbeiter
Wie und wann erhalten Mitarbeiter die neue Personalnummer?
A: Jeder externe Mitarbeiter, der das Werk ArcelorMittal Bremen betritt, bekommt eine personenbezogene Personalnummer. Für alle bestehenden festen Ausweise bekommen Sie eine Übersicht mit der zur Ausweisnummer dazugehörigen Personalnummer Ihrer Mitarbeiter.
Bei Tages- oder Reparaturausweisen bekommt Ihr Mitarbeiter die Personalnummer mit Ausgabe des Ausweises am Tor 1 mitgeteilt.
Wie wird ein neuer Mitarbeiter kurzfristig vor Arbeitsbeginn angemeldet?
A: Das Verfahren zur Anmeldung eines Mitarbeiters bleibt bestehen. Der Mitarbeiter muss beim Werkschutz angemeldet werden und ein Sicherheitszertifikat über das Arbeitsschutzportal erwerben.
Was passiert, wenn Mitarbeiter ihren Ausweis vergessen oder verlieren?
A: Wenn der Mitarbeiter seinen Ausweis verliert, müssen Sie sich bei dem Werkschutz melden um einen neuen Ausweis zu beantragen. Sollte der Mitarbeiter seinen Ausweis vergessen haben, kann ein Tagesausweis am Tor 1 beantragt werden.
Können Ausweise beim Werksschutz hinterlegt werden?
A: Feste Ausweise können im Regelfall nicht beim Werksschutz hinterlegt werden, sondern müssen von dem Mitarbeiter mitgeführt werden.
7 Abrechnungen
Gibt es Leistungen, die nicht über das Service Portal abgerechnet werden?
A: Über das Service Portal werden alle Dienstleistungen abgerechnet, welche auf dem Gelände der ArcelorMittal Bremen GmbH erbracht werden. Falls Sie Reparaturen oder Wartungen bei sich im Betrieb durchführen, dann können Sie diese über das Refurbishment- Portal abrechnen.
Werden sämtliche Beträge über das Service Portal abgewickelt oder nur kleine?
A: Wenn Sie als Lieferant für das Service Portal eingerichtet sind, werden alle Dienstleistungsbestellungen über das Portal abgerechnet.
Ist es möglich, dass auch Einzelbestellungen über das Portal abgerechnet werden?
A: Ja, es werden nicht nur Bestellung, die auf einen Vertrag basieren über das Portal abgerechnet, sondern auch Einzelbestellungen.
Wie werden Materialien abgebucht?
A: Wenn zusätzlich zu der erbrachten Dienstleistung Material angefallen ist, können Sie dieses über den Reiter „zusätzliche Kosten“ bei der Erstellung im LEB abrechnen.
Gibt es weiterhin noch Rechnungen, welche nach Polen verschickt werden?
A: Wenn Sie kein Gutschriftsverfahren verwenden und nicht mit dem Ariba Portal arbeiten, müssen Sie weiterhin Ihre Rechnungen nach Polen schicken. Einen Hinweis darauf erhalten Sie immer per Mail auf dem Bestellformular. Der Rechnungsversand nach Polen ist problemlos per E-Mail möglich.
Wie werden die Festpreise abgerechnet?
A: Für Festpreisaufträge muss ebenfalls ein Leistungserfassungsblatt angelegt werden. Wenn es sich um die Rückmeldung eines Festpreisauftrages handelt, müssen die Felder Startzeit, Personalnummer und Zuschläge nicht gepflegt werden. Nähere Informationen hierzu finden Sie in der Kurzanleitung unter Kapitel 5.1.
Sind Abschlagszahlungen möglich?
A: Sie können bei der Erstellung der LEB’s auch nur eine Teilmenge zurückmelden. Das bedeutet, dass Sie weiterhin eine offene Bestellmenge haben und nach Erbringung der restlichen Leistung ein weiteres LEB erstellen können.
8 EDV
Ist es möglich nach einer Bestellungsnummer zu filtern?
A: Ja, in dem Sie auf die Spalte „Bestellungs Nr.“ klicken und anschließend Ihre vorhandene Bestellnummer eingeben.
Wieviele Zeichen besitzen die externen Nummern?
A: Das Feld „Externe Nummer“ kann mit insgesamt 16 Zeichen gefüllt werden.
Ist es möglich nach der eigenen Referenznummer zu filtern?
A: Ja, im Reiter „LEB Liste“ können Sie mit einem Klick auf die Spalte „Externe Nummer“ nach Ihrer eigenen Referenznummer filtern.
Darf man den Namen der Zeiterfassungsdatei anpassen, um es sich selbst abzuspeichern oder muss die Datei zwingend "timeregistration" heißen?
A: Ja, der Name der Zeiterfassungsdatei kann variable angepasst werden.
Kann die E-Mail-Adresse später bei Bedarf geändert werden?
A: Ja, wenn die E-Mail-Adresse, welche im Service Portal hinterlegt ist, geändert werden soll, dann können Sie eine E-Mail mit der neuen E-Mail-Adresse an Frau Laura Heit schicken (laura.heit@arcelormittal.com).
9 Gutschriftsverfahren
Was ist das Gutschriftsverfahren?
A: Beim Gutschriftsverfahren handelt sich um eine automatische Zahlung aller Ihrer erbrachten Leistungen und Lieferungen. Dafür erhalten Sie am Ende des Monats eine Übersicht aller in dem Monat endgenehmigten Leistungserfassungsblätter. Die Basis für das Ausgleichsdatum ist das Leistungsmonatsende + das vereinbarte Zahlungsziel. Der Vorteil dieses Verfahrens ist, dass Sie keine Rechnung mehr erstellen und an unsere Buchhaltung in Polen schicken müssen. Dadurch kann eine regelmäßige und automatische Zahlung Ihrer offenen Forderungen erfolgen. Falls Sie das Gutschriftsverfahren nutzen möchten, dann kontaktieren Sie bitte Ihren zuständigen Einkäufer, um die erforderlichen Formalitäten zu klären.
Ist das Leistungs- oder Freigabedatum entscheidend für die Ausgleichszahlung?
A: Eine Bezahlung der Leistung ist erst nach der Freigabe des LEB’s möglich.
Wird es beim Gutschriftsverfahren eine Gutschriftsanzeige geben, die dem Lieferanten zur Verfügung gestellt wird?
A: Am Ende des Monats erhalten Sie eine Übersicht aller in dem Monat endgenehmigten Leistungserfassungsblätter. Diese erhalten Sie sowohl als Excel-Format als auch als PDF- Format und bildet für Sie eine Gutschriftsanzeige ab.
Welche Bestellungen werden über das Gutschriftsverfahren abgerechnet (Normalbestellungen, Materialbestellungen/Dienstleistungsbestellungen)?
A: Sobald Sie als Lieferant auf das Gutschriftsverfahren umgestellt haben, werden alle Ihre offenen Forderungen, also sowohl Dienstleistungs- als auch Materialbestellungen, über das Gutschriftsverfahren abgewickelt. Wenn Sie Anzahlungsvereinbarungen, beispielsweise bei großen Projekten, vereinbart haben, werden diese vom Gutschriftsverfahren ausgeschlossen.
Wenn man das Gutschriftsverfahren schon nutzt, muss dann noch der Einkäufer kontaktiert werden?
A: Wenn Sie bereits das Gutschriftsverfahren mit der ArcelorMittal Bremen GmbH vereinbart haben, dann werden Sie auch nach der Systemumstellung dieses Verfahren nutzen. Sie müssen dafür keinen Kontakt zu Ihrem zuständigen Einkäufer aufnehmen.
10 Zuschläge
Wird für jeden einzelnen Tag der Schichtzuschlag ausgewiesen?
A: Wenn vertraglich Zuschläge vereinbart wurden und diese täglich anfallen, müssen Sie im Service Portal pro Leistung ausgewiesen werden. Dafür gibt es bei der LEB Erstellung ein Drop-Down Feld zur Auswahl des jeweiligen Schichtzuschlags.
Werden variierende Zuschläge innerhalb eines Arbeitstages im Service Portal berücksichtigt?
A: Es gibt insgesamt 5 verschieden Codes von Zuschlägen im Portal, welche genutzt werden können, sofern diese vertraglich vereinbart wurden. Code 1 ist der Schichtzuschlag, Code 2 der Tageszuschlag, Code 3 der Zuschlag für Überstunden und Code 4 und 5 der Zuschlag für Erschwerniszulagen.
Wie wird die Rufbereitschaft im Service Portal berücksichtigt?
A: Wenn dieser Zuschlag vertraglich vereinbart ist, können Sie den Zuschlag in Code 3 über ein Drop-Down Feld auswählen.
Werden Sonntagszuschläge im Service Portal berücksichtigt?
A: Ja, es gibt Zuschläge für Sonntagsarbeit im Portal. Diese finden Sie, sofern vorhanden, unter dem Code 2.
11 Sonstiges
Was ist der Unterschied zwischen dem Ariba- und dem Service Portal?
A: Über das Service Portal werden erbrachte Dienstleistungen zurückgemeldet. Diese Leistungsrückmeldung ist für den Rechnungsausgleich zwingend notwendig. Bei dem Ariba Portal handelt es sich um ein Portal für die Kommunikation zwischen dem Lieferanten und ArcelorMittal Bremen. Hierüber sollen Auftragsbestätigungen und Rechnungen erstellt werden.
Wie verhät es sich mit den Qualifikationen der einzelnen Personen?
A: Für Mitarbeiter, welche im Stundelohn auf dem Gelände von ArcelorMittal Bremen arbeiten, sind Qualifikationen vorhanden. Das bedeutet, dass beispielsweise für einen Monteur die Qualifikation 10 hinterlegt ist und für einen Fachmonteur die Qualifikation 12. Bei der Abrechnung über das Service Portal ist es nicht möglich, den Monteur für eine Fachmonteur
Wird es weiterhin die Kostenvoranschlagsfunktion geben?
A: Die Möglichkeit, einen Kostenvoranschlag über das neue Portal einzusenden, ist nicht vorhanden. Der Kostenvoranschlagsworkflow entfällt.