Kommunaler Aktenplan Baden-Württemberg
Aktenplan – wozu?
sorgt für Übersichtlichkeit und Transparenz bei elektronischem Schriftgut sowie bei Papierakten durch eine einheitliche Ablage-Systematik
berücksichtigt fast alle Aufgaben, die in einer Behörde anfallen
regelt, welche Dokumente welchen Akten zugeordnet sind
ist unabhängig von einer möglichen Umorganisation oder einem Personalwechsel
wird permanent zur weiteren Entwicklung eines Dokumentenmanagement-Systems gepflegt
Aufbau eines Aktenzeichens
besteht in der Regel aus vier bis sechs Zahlen
formales Gliederungssystem nach Zahlen
jede Ziffer symbolisiert eine Hierarchiestufe
Trennung der Hierarchiegruppen durch einen Punkt
Bei der Auswahl des richtigen Aktenzeichens kann man es sich so vorstellen: Man steht mit der Akte in der Hand in einem Raum. Vor einem befinden sich zehn Türen, die jeweils mit verschiedenen Titeln beschriftet sind. Welche Türe passt am besten zu der Akte?
Beispiele, wie man ein passendes Aktenzeichen finden kann.
Thema: Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems in der Stadtverwaltung Donaueschingen
Aktenhau ptgruppe Aktengrup pe Aktenunterg ruppe Aktensachg ruppe Aktenstelle Unterakten st elle
Schritt 1: Aktenhauptgruppe auswählen
Am besten geht man immer nach dem Ausschlussverfahren vor. Mit Schulen oder dem Bau- und Wohnungswesen kann es nichts zu tun haben. Hierbei wäre es die Aktenhauptgruppe 0.
Schritt 2: Aktengruppe auswählen
Hierbei handelt es sich um eine rathausinterne Maßnahme: Somit Aktengruppe 04
Schritt 3: Aktenuntergruppe auswählen
An dieser Stelle würde es zwei Möglichkeiten geben:
Entweder 042 oder die 044
Da es aber um die komplette Behörde geht, würde die Auswahl auf die 042 fallen.
Schritt 4: Aktensachgruppe
Wichtig ist, dass man den Inhalt der Akte mit den Thematiken der Gliederungs-Ebenen vergleicht.
Da es sich hierbei um ein Datenverarbeitungsprogramm handelt, würde man die 042.3 wählen.
Schritt 5: Aktenstelle auswählen
An dieser Stelle sind wir am Ziel angekommen und die letzte fehlende Ziffer von unserem Aktenzeichen wäre die Nummer 4.
Somit lautet unser Aktenzeichen 042.34
Fazit: Das Aktenzeichen wurde Stufe um Stufe erarbeitet. Bildlich gesprochen, kann man sagen, dass man in jedem Raum die richtige Tür gewählt hat, die wiederum zum nächsten Raum und zur nächsten Tür geführt hat.
Weiteres Beispiel:
Thema:
Ein Autofahrer ist auf eine Verkehrsinsel aufgefahren. Im Rahmen einer Bürgersprechstunde weist ein Bürger eine gewisse Zeit später daraufhin, dass nach diesem Unfall ein Verkehrsschild noch nicht wieder repariert worden ist.
Dass der Sachverhalt einer Akte nicht immer nur einem Aktenzeichen zugeordnet werden kann, beweist dieses Beispiel. Es kommen mehrere Möglichkeiten in Frage, die als Haupt- Sachverfahren anerkannt und dementsprechend einem bestimmten Aktenzeichen zugeordnet werden könnten.
In Frage kommende Aktenzeichen:
021.25 (Bürgerschaftliche Beteiligung am kommunalen Geschehen in der Gemeinde, Beschwerden allgemeiner Art)
112.075 (Einzelne Verkehrsunfälle)
650.415 (Verkehrsinsel, Anlegung und Unterhaltung)
650.412 (Verkehrsschilder, Anbringung und Unterhaltung)
906. (Versicherung)
Wichtig ist jetzt zum einen, ein Haupt-Aktenzeichen zu bestimmen und zum anderen dieses Haupt-Aktenzeichen bei ähnlichen Sachverhalten konsequent durchzusetzen (Einheitlichkeit).
In diesem Fall entscheidet sich die Sachbearbeiterin für das Aktenzeichen 021.25 als Haupt- Aktenzeichen. Sollte ihre Kollegin oder ihr Kollege zu einem späteren Zeitpunkt für einen neuen Sachverhalt eine neue Akte öffnen, muss sie/er überprüfen, ob es bereits ähnliche Sachverhalte gab, welches Haupt-Aktenzeichen damals gewählt wurde und dieses auch entsprechend für seine neue Akte nutzen. Sollte sie/er der Meinung sein, dass das Aktenzeichen damals falsch gewählt wurde, ist erst mit der Registratur Rücksprache zu halten.
Aktenplan 21 – Besonderheiten:
schrittweise Überarbeitung der Hauptgruppen
die Hauptgruppen 1, 3, 6, 7 und 8 sind bereits fertig
bei den übrigen Hauptgruppen wird bis auf weiteres mit dem Aktenplan 81 weitergearbeitet
die Hauptgruppen und ihre Zuordnung zum Aktenplan 81/Aktenplan 21 sind im enaio bereits entsprechend hinterlegt
Nähere Informationen zum Aktenplan 21 finden Sie im enaio in der Akte 044.11, Aktenplan 21.
