Sitzung 4 – E-Mails Empfangen und Verfassen
Eine E-Mail Adresse besteht aus 3 Teilen:
computereinmaleins@ googlemail.com
1. Dem selbst gewählten „Namen“.
2. Dem @ Zeichen. Überall wo dieses Zeichen vorkommt handelt es sich um eine E-Mail Adresse. Ohne das @ Zeichen können keine E-Mails versendet werden, es handelt sich bei den Adressen dann
meistens um Internetadressen.
3. Dem Anhang, der den E-Mail-Anbieter angibt. Es gibt viele Unterschiedliche Anbieter, geläufig sind zum Beispiel googlemail, gmx, yahoo oder web.
4. Bezieht sich auf die Domain und kann ganz unterschiedlich aussehen. Am geläufigsten sind Endungen auf .de oder .com.
E-Mails kann man je nach Anbieter auf dessen Homepage abrufen. Die Homepage tippen wir in die Adresszeile des Browsers ein
.Beispiel: www.googlemail.com oder www.gmx.de
Hinweis: Es gibt auch Programme die man direkt auf dem Computer installieren kann, über die man dann die E-Mails abrufen kann. Beispiele hierfür sind Microsoft Outlook Express, Thunderbird oder Windows Live Mail. Es ist bequem so ein Programm zu nutzen, allerdings kann man über dieses Programm E-Mails nur auf dem eigenen Computer betrachten. Es ist daher empfehlenswert, sich die Zugangsdaten und den Weg zu den E-Mails über die Homepage des Anbieters zu merken. So kann man seine E-Mails auf der ganzen Welt bequem abrufen.
Danach loggen wir uns mit unseren Zugangsdaten, also dem Benutzernamen bwz. Der E-Mail Adresse und dem Passwort ein.
Je nach Anbieter müssen wir dann den Posteingang öffnen, um eine Übersicht über unsere E-Mails zu bekommen.
Bei Googlemail sieht das in etwa so aus:
Ganz links sehen Sie eine Übersicht über verschiedene Ordner. Dies findet sich so oder so ähnlich bei jedem Anbieter.
Es findet sich in der Regel auch ein Ordner mit dem Namen „Junk“ oder „Spam-Mail“. Das E-Mail Programm erkennt manche Werbemails, filtert diese heraus und legt sie in diesem Ordner ab. Manchmal landen aber auch andere Mails hier, dies kann man aber immer problemlos nachprüfen indem man den Ordner (und nicht die E-Mails direkt) öffnet.
Im Ordner „Gesendet“ können Sie überprüfen, welche Nachrichten Sie selbst versendet haben.
Oft findet sich auch ein Ordner „Gelöschte Objekte“, wo bereits gelöschte Mails noch aufbewahrt werden.
In der Mitte sieht man in der Regel die empfangen Emails. Neue Mails werden meistens fett oder farbig hervorgehoben.
Man sieht immer den Absender und den vom Absender eingegebenen Betreff, sowie das Datum, an dem man die E-Mail erhalten hat.
Die kleine Büroklammer (bei Googlemail rechts am Ende zu sehen) symbolisiert das eine Datei der Mail angehängt ist.
Wenn Sie den Absender einer E-Mail nicht kennen und auch der Betreff keinen Aufschluss gibt, dann öffnen Sie diese E-Mail nicht! Es werden häufig Viren oder Spam-Mails versendet. Löschen Sie verdächtige Mails am besten gleich, ohne sie vorher zu öffnen.
Öffnen Sie nie eine angehängte Datei eines unbekannten Absenders. Auch dahinter könnte sich ein Virus verbergen!
Eine E-Mail Verfassen
Um eine neue E-Mail zu schreiben müssen Sie diese Option zunächst auswählen. In Googlemail ist es ein Feld mit der Aufschrift „Schreiben“ das sich links über den Ordnern befindet. Auch bei anderen Anbietern findet man das Feld meistens links mit einer sprechenden Aufschrift wie „Neue E-Mail“.
In der ersten Zeile geben Sie die E-Mail Adresse des Empfängers ein.
Achtung: Bei E-Mails gibt es keine Leerzeichen. Groß- und Kleinschreibung spielen keine Rolle.
Unter Cc oder Bcc kann man weitere Empfänger hinzufügen, zum Beispiel wenn man eine Rundmail an einen Verein oder Bekannte schreiben will. Die einzelnen E-Mail- Adressen werden dann mit Semikolon( ; ) und einem Leerzeichen getrennt. (Email@email.de
;
Email2@email.de;
)In der Zeile „Betreff“ stellt man kurz vor, worum es in der E-Mail geht. Zum Beispiel: „Termin für das nächste Treffen“ oder „Ihre Bewerbung“.
Darunter findet man meistens ein großes weißes Feld. In dieses Feld wird die E-Mail Nachricht eingetragen.
Dies funktioniert wie im Schreibprogramm WordPad. Oftmals stehen sogar noch weitere Funktionen zur Gestaltung der E-Mail zur Verfügung, die Sie auch schon aus dem Schreibprogramm WordPad kennen.
Mit einem Klick auf „Senden“ oder „Verschicken“ schließen Sie den Vorgang ab und versenden die E-Mail.
Im Ordner „Gesendet“ können Sie kontrollieren, ob die E-Mail tatsächlich verschickt wurde.
E-Mails mit einer Datei-Anlage Empfangen und Öffnen
Wenn eine kleine Büroklammer neben der E-Mail zu sehen ist, wurde vom Absender eine Datei eingefügt.
Bei Googlemail sehen Sie diese angehängte Datei gleich und können sie online ansehen oder herunterladen.
Wenn sie die Datei auf ihrem Computer speichern oder weiterverwenden möchten, wählen Sie
„Herunterladen“.
Je nach Anbieter und verwendetem Browser (Internet Explorer, Firefox, Google Chrome) können Sie jetzt direkt entscheiden wohin Sie die Datei speichern möchten.
Falls Sie das nicht auswählen können, finden Sie die Datei unter „Downloads“ auf ihrem Computer gespeichert. Sie können die Datei von Dort aus in einen beliebigen Ordner verschieben.
Eine Datei an eine E-Mail anhängen
Am besten Überlegen Sie sich vor dem Schreiben der Mail, welche Datei Sie Anhängen möchten und wo auf ihrem Computer sie diese gespeichert haben.
Dann öffnen Sie eine neue E-Mail und füllen wie gewohnt die Adresszeile und den Betreff aus.
Im Textfeld können Sie noch eine Nachricht an den Empfänger hinterlassen.
Dann hängen Sie die Datei an. Dies funktioniert je nach Anbieter unterschiedlich.
Bei Googlemail klickt man nur auf den blauen Text „Datei anhängen“
Bei anderen Anbietern heißt es beispielsweise „ Datei einfügen“ oder „Datei hinzufügen“.
Wenn Sie auf dieses Feld geklickt haben, öffnet sich ein neues Fenster in dem Sie die Ordner des Computers sehen. Durch Klicks (mit der linken Maustaste) navigieren Sie dahin, wo die Datei liegt, die sie versenden möchten. Mit einem Doppelklick auf die Datei wählen Sie diese aus.
Das Fenster schließt sich dann und die Datei wird „hochgeladen“ und an die E-Mail angehängt. Je nachdem wie groß die Datei ist, dauert es etwas länger. Warten Sie daher besser kurz, bevor Sie auf Versenden klicken. In der Regel wird Ihnen aber angezeigt, wenn die Datei vollständig hochgeladen ist.
Je nach Anbieter können unterschiedlich „große“ E-Mails verschickt werden. Groß bezieht sich hierbei auf Datenmengen. Ein hochwertiges digitales Foto hat eine höhere Dateigröße als eine Einladung die mit WordPad verfasst wurde. Je nach Dateigröße zeigt der Anbieter, dass die E-Mail jetzt voll ist und nichts mehr angehängt werden kann. Wenn man mehrere große Dateien verschicken möchte, kann man einfach eine neue E-Mail erstellen und je E-Mail zum Beispiel nur 5 Bilder verschicken. Ansonsten eignet sich vielleicht ein Stick oder eine Bilder-CD die man per Post versendet vielleicht besser.