Portfolio-Management mit CA Clarity Strategische Steuerung von Demands und Vorhaben

(1)

Energie

braucht Impulse

EnBW Systeme Infrastruktur Support GmbH

Portfolio-Management mit CA Clarity –

Strategische Steuerung von Demands und Vorhaben

CA Clarity DACH User Group 08.10.2009 SIS OS

Dirk Schröer 1.0 / 08.10.2009

(2)

08.10.2009 Dirk Schröer, Portfoliomanagement mit CA Clarity 2

Agenda

1. EnBW Systeme Infrastruktur Support GmbH 2. Ausgangslage

3. Ziele füüüür IT-Demand- und Projektportfolio- Management

4. Prozesse und Organisation 5. Fazit und Erkenntnisse

(3)

Die EnBW Energie Baden-Württemberg AG mit Hauptsitz in Karlsruhe ist mit rund 6 Millionen Kunden das

drittgrößte deutsche Energieversorgungsunternehmen.

1.451,2 1.559,2

Mio. € EBIT

1.114,7 1.416,1

Mio. € Nettoergebnis

20.259 20.499

Anzahl Mitarbeiter (Ø)

12.859 14.712

Mio. € Aussenumsatz

2006 2006 2006 2006 2007

20072007 2007 EnBW

EnBWEnBW

EnBW----Konzern:Konzern:Konzern:Konzern:

83,5 75,2

Mrd. kWh Gas

119,4 139,5

Mrd. kWh Strom

2006 2006 2006 2006 2007

2007 2007 Energieabsatz EnBW 2007

Energieabsatz EnBWEnergieabsatz EnBW Energieabsatz EnBW---- Konzern

KonzernKonzern Konzern

Unsere Kernkompetenzen liegen im Bereich Energie sowie energienahen Dienstleistungen

(4)

Die EnBW ist traditionell in Baden-Württemberg

verwurzelt, zudem in Deutschland sowie in Mittel- und Osteuropa aktiv

Februar 2008 Regelzone:

EnBW Transportnetze AG Stuttgart

Gelb. Gut. Günstig.

(5)

Die Energie Baden Württemberg AG wurde 1997 aus der Fusion von Badenwerk AG und Energie-Versorgung

Schwaben AG gegründet

Die EnBW Systeme EnBW Systeme EnBW Systeme EnBW Systeme Infrastruktur Support Infrastruktur Support Infrastruktur Support Infrastruktur Support GmbH

GmbH GmbH

GmbH erfüllt als

interner Dienstleister vielfältige Quer-

schnittsfunktionen für die Konzern-

gesellschaften

(6)

Die EnBW SIS zeichnet sich durch ein weites

Aufgabenfeld mit sehr unterschiedlichen Fachbereichen aus

Control ControlControl Control----

lingling lingling

Einkauf Einkauf Einkauf Einkauf

und und und und Logistik Logistik Logistik Logistik

Rechn RechnRechn Rechn----

ungsungs ungsungs---- wesen wesen wesen wesen und und und und Steuern SteuernSteuern Steuern

Arbeits ArbeitsArbeits Arbeits

medi medi medi medi----

zini zini zini zini---- scher scherscher scher Dienst Dienst Dienst Dienst

Recht Recht Recht Recht und und und und Versich Versich Versich Versich---- erungen erungen erungen erungen

Arbeits Arbeits Arbeits Arbeits----

sicher sichersicher sicher----

heit heit heit heit

Infor InforInfor Infor---- mations mationsmations mations

verar verar verar verar---- beitung beitung beitung beitung

Liegen Liegen Liegen Liegen---- schaften schaften schaften schaften

Perso Perso Perso Perso----

nal nal nal nal---- wesen wesen wesen wesen

Kompet Kompet Kompet Kompet enzzentr enzzentr enzzentr enzzentr

um um um um Marketi MarketiMarketi Marketi

ngng ngng

EnBW Systeme Infrastruktur Support GmbH (SIS) EnBW Systeme Infrastruktur Support GmbH (SIS) EnBW Systeme Infrastruktur Support GmbH (SIS) EnBW Systeme Infrastruktur Support GmbH (SIS)

(7)

Agenda

(8)

Ausgangslage vor Einführung einer übergreifenden Projektportfolio-Steuerung

›

ÛnvollstÛnvollstÛnvollstÛnvollstä^ää^ändiger^ndiger^{ndiger Ü}^ndiger^Ü^Ü^Überblick^berblick^berblick^{berblick ü}^ü^üüber geplante und laufende Projekteber geplante und laufende Projekteber geplante und laufende Projekteber geplante und laufende Projekte

›

Mangelnde Vorausplanung des BudgetMangelnde Vorausplanung des BudgetMangelnde Vorausplanung des BudgetMangelnde Vorausplanung des Budget---- und Ressourcenund Ressourcenund Ressourcenund Ressourcen----BedarfsBedarfsBedarfsBedarfs

›

Mangelnde strategische Ausrichtung von ProjektenMangelnde strategische Ausrichtung von ProjektenMangelnde strategische Ausrichtung von ProjektenMangelnde strategische Ausrichtung von Projekten

›

Unterschiedliche ProjektdurchfUnterschiedliche ProjektdurchfUnterschiedliche ProjektdurchfUnterschiedliche Projektdurchfüüüührung und Bewertung durch die hrung und Bewertung durch die hrung und Bewertung durch die hrung und Bewertung durch die Fachbereiche

Fachbereiche Fachbereiche Fachbereiche

›

ÛngenÛngenÛngenÛngenü^ü^ü^ügendes^gendesgendes Monitoring^gendesMonitoringMonitoringMonitoring von von von von KPIsKPIsKPIsKPIs laufender Projektelaufender Projektelaufender Projektelaufender Projekte

›

ÛngenÛngenÛngenÛngenü^ü^üügende Dokumentation der Projektegende Dokumentation der Projektegende Dokumentation der Projektegende Dokumentation der Projekte

›

ÛngenÛngenÛngenÛngenü^ü^üügende Koordination der Zielsetzung von Projekten fgende Koordination der Zielsetzung von Projekten fgende Koordination der Zielsetzung von Projekten fügende Koordination der Zielsetzung von Projekten füüührt zu hrt zu hrt zu hrt zu Redundanzen und fehlenden Synergien bei den Softwaresystemen Redundanzen und fehlenden Synergien bei den Softwaresystemen Redundanzen und fehlenden Synergien bei den Softwaresystemen Redundanzen und fehlenden Synergien bei den Softwaresystemen Ausgangslage der Projektlandschaft

Ausgangslage der Projektlandschaft Ausgangslage der Projektlandschaft Ausgangslage der Projektlandschaft

(9)

Für eine strukturierte Steuerung des Projekt-Portfolios ist einheitlicher, klar strukturierter Prozess notwendig

Quelle: TU Berlin Mulitprojektmanagement-Studie 2004-2006

(10)

In der Realität wird eine solche Strukturierung durch viele Faktoren untergraben

Quelle: TU Berlin Mulitprojektmanagement-Studie 2004-2006

(11)

Als Auswirkung einer unzureichend koordinierten Projekt- Steuerung entsteht eine unstrukturierte, gewachsene IT- Landschaft

›

Sehr heterogen gewachsene ITSehr heterogen gewachsene ITSehr heterogen gewachsene ITSehr heterogen gewachsene IT----LandschaftLandschaftLandschaftLandschaft

›

Die Zuordnung der Systeme zu GeschDie Zuordnung der Systeme zu GeschDie Zuordnung der Systeme zu GeschDie Zuordnung der Systeme zu Geschääääftsprozessen, sowie die ftsprozessen, sowie die ftsprozessen, sowie die ftsprozessen, sowie die Verantwortung daf

Verantwortung daf Verantwortung daf

Verantwortung dafüüür lür lr lär lääässt sich oft schlecht feststellen. sst sich oft schlecht feststellen. sst sich oft schlecht feststellen. sst sich oft schlecht feststellen.

›

Die Abstimmung von VerDie Abstimmung von VerDie Abstimmung von VerDie Abstimmung von Veräääänderungen verursacht gronderungen verursacht gronderungen verursacht gronderungen verursacht großßßße e e e AufwAufwAufwAufwäääändendendende

›

Probleme beim Setzen von PrioritProbleme beim Setzen von PrioritProbleme beim Setzen von PrioritProbleme beim Setzen von Prioritäääätentententen

›

Die EffektivitDie EffektivitDie EffektivitDie Effektivitäääät der Systempflege ist durch Redundanzen und fehlende t der Systempflege ist durch Redundanzen und fehlende t der Systempflege ist durch Redundanzen und fehlende t der Systempflege ist durch Redundanzen und fehlende Synergien gering

Synergien gering Synergien gering Synergien gering Ausgangslage der Ausgangslage der Ausgangslage der

Ausgangslage der ITITIT----LandshaftIT LandshaftLandshaftLandshaft

L L L

Lööösungsansatz:ösungsansatz:sungsansatz:sungsansatz:

Ü Ü Ü

Über eine Steuerung der Anforderungen und Projekte (CHANGE) kann ber eine Steuerung der Anforderungen und Projekte (CHANGE) kann ber eine Steuerung der Anforderungen und Projekte (CHANGE) kann ber eine Steuerung der Anforderungen und Projekte (CHANGE) kann die ITdie ITdie ITdie IT---- Landschaft (RUN) nachhaltig verbessert werden

Landschaft (RUN) nachhaltig verbessert werden Landschaft (RUN) nachhaltig verbessert werden Landschaft (RUN) nachhaltig verbessert werden

(12)

Agenda

(13)

Ziele der Einführung eines IT-Demand- und Projekt- portfolio-Managements bei der EnBW SIS GmbH

›

FachbereichsFachbereichsFachbereichsFachbereichsüüüübergreifende, einheitliche Darstellung und Bewertung bergreifende, einheitliche Darstellung und Bewertung bergreifende, einheitliche Darstellung und Bewertung bergreifende, einheitliche Darstellung und Bewertung aller Vorhaben sowie Projekte

aller Vorhaben sowie Projekte aller Vorhaben sowie Projekte aller Vorhaben sowie Projekte

›

Verbesserung der Projektzielerreichung durch strategische Verbesserung der Projektzielerreichung durch strategische Verbesserung der Projektzielerreichung durch strategische Verbesserung der Projektzielerreichung durch strategische Ausrichtung des Projektportfolios

Ausrichtung des Projektportfolios Ausrichtung des Projektportfolios Ausrichtung des Projektportfolios

›

Ressourcenschonende ProjektdurchfRessourcenschonende ProjektdurchfRessourcenschonende ProjektdurchfRessourcenschonende Projektdurchfüüüührung durch frhrung durch frhrung durch frhrung durch früüüühzeitige hzeitige hzeitige hzeitige Erkennung von Abh

Erkennung von Abh Erkennung von Abh

Erkennung von Abhäääängigkeitenngigkeitenngigkeitenngigkeiten

›

Verbesserung der Projektlaufzeit und QualitVerbesserung der Projektlaufzeit und QualitVerbesserung der Projektlaufzeit und QualitVerbesserung der Projektlaufzeit und Qualitäääät durch fortlaufendes t durch fortlaufendes t durch fortlaufendes t durch fortlaufendes Monitoring

Monitoring Monitoring

Monitoring sowie Reaktion auf eventuelle sowie Reaktion auf eventuelle sowie Reaktion auf eventuelle sowie Reaktion auf eventuelle ÄÄÄÄnderungennderungennderungennderungen

›

Langfristige Optimierung der ITLangfristige Optimierung der ITLangfristige Optimierung der ITLangfristige Optimierung der IT----LandschaftLandschaftLandschaftLandschaft Ziele

Ziele Ziele Ziele

(14)

Das neu geschaffene Projekt-Management-Office (PMO) soll eine zentrale Steuer- und Berichtsinstanz für

Projekte innerhalb des Unternehmens darstellen

strategische strategische strategische strategische Steuerung: Auswahl Steuerung: Auswahl Steuerung: Auswahl Steuerung: Auswahl

richtiger Projekte richtiger Projekte richtiger Projekte richtiger Projekte

Monitoring Monitoring Monitoring

Monitoring und Steuerung und Steuerung und Steuerung und Steuerung laufender Projekte laufender Projekte laufender Projekte laufender Projekte

Systemauswahl: Einhaltung Systemauswahl: Einhaltung Systemauswahl: Einhaltung Systemauswahl: Einhaltung

von Architekturvorgaben von Architekturvorgabenvon Architekturvorgaben von Architekturvorgaben

Risiko Risiko Risiko Risiko---- Management Management Management Management

(15)

Agenda

(16)

Die Umsetzung der IT-Portfolio-Managements erfolgt über einen Regelkreis mit 4 Phasen

Das Vorhaben nimmt Einfluss auf IT- Systeme oder die IT-Landschaft der SIS Ziel des Vorhabens ist es, Prozesse

innerhalb der SIS zu ändern Wertgrenze >= 10 T €

1. Stufe: Checkliste 1. Stufe: Checkliste 1. Stufe: Checkliste 1. Stufe: Checkliste (alle relevante Vorhaben) (alle relevante Vorhaben) (alle relevante Vorhaben) (alle relevante Vorhaben)

&

Wertgrenze >= 50 T € Verantwortung bei der SIS

&

Das Vorhaben nimmt Einfluss auf IT- Systeme oder die IT-Landschaft der SIS Ziel des Vorhabens ist es, Prozesse

innerhalb der SIS zu ändern Wertgrenze >= 10 T €

1. Stufe: Checkliste 1. Stufe: Checkliste 1. Stufe: Checkliste 1. Stufe: Checkliste (alle relevante Vorhaben) (alle relevante Vorhaben) (alle relevante Vorhaben) (alle relevante Vorhaben)

&

Wertgrenze >= 50 T € Verantwortung bei der SIS

&

a1 a3 a4

Bewertungskriterien

Projektsicht

Low High

High

Zielsicht

a1 a3

a6 a4

a5 a2 a7

a1 a2

a7 a4

a6 a5 a3

- ID - Titel - Beschreibung

a1 a3 a4

Projektsicht

Low High

High

Zielsicht

a1 a3

a6 a4

a5 a2 a7

a1 a2

a7 a4

a6 a5 a3

- ID - Titel - Beschreibung

Analyse / Planung

Umsetzung / Dokumentation

Messung / Kontrolle Geschäfts- und IT-Strategie

Strategisches Portfoliomanagement

Benefits- Management

Ermittlung / Steuerung

Regelkreis

Nutzen Treiber: Strategische IT-Ziele und IT-Leitlinien

Nutzeninkasso Business

Change Metriken Change

Enabler Metriken Aktuelle Projekte

Der Mitteleinsatz in der IT ist auf die strategischen Ziele gerichtet.

Optimale Nutzung wertvoller Skills Optimierte Ressourcen Messbare Leistungsqualität

Etwas neu starten

Vorhaben Ziele

Vorhaben 1

Etwas besser machen Vorhaben 2

Etwas stoppen Vorhaben n

Change Metriken Change

Optimale Nutzung wertvoller Skills Optimierte Ressourcen Messbare Leistungsqualität

Etwas neu starten

Vorhaben 1

IT-Delivery

Fachbereichsspezifisches Portfoliomanagement Demand-Management

› Bestimmung der Anwenderziele

› Aufnahme, Vor- selektieren von Anforderungen

› Definition von Randbedingungen

› Fachliche Klärung Konkretisierung der Anforderung

› Systematisierung / Priorisierung unter Ver- wendung von

Auswahlkriterien

› Zentrale Dokumentation in strukturierter und standardisierter Form

› Koordination Projekt- übergreifender Abhängigkeiten

› Standardisierte Projekt- bewertung

› Nutzennachweis des Projekts

› Bewertung der Zielerreichung Projekt-Management-

Office Programm-Management

Verände- rungs- management

IT-Office

Projektmanagement ALLE VORHABEN/PROJEKTE

AUS DEN FACHBEREICHEN

(17)

Vorhaben Vorhaben Vorhaben Vorhaben sehr aufw sehr aufw sehr aufw sehr aufwäääändig?ndig?ndig?ndig?

Zur Strukturierung und Einrichtung von Quality Gates wird der Regelkreis 2x, als Vorhaben und als Projekt durchlaufen

Fachbereich Fachbereich Fachbereich Fachbereich

Demand DemandDemand Demand----

Manager Manager Manager Manager

PMOPMO PMOPMO Vorhaben

VorhabenVorhaben

Vorhaben ProjektProjektProjektProjekt

Idee Idee Idee Idee Verfolgen?

Verfolgen?

Qualit Qualit Qualit Qualitäääät t t t sichergestellt?

sichergestellt?

Vorhaben VorhabenVorhaben Vorhaben abgeschlossen abgeschlossen abgeschlossen abgeschlossen

von GF/L1 abgelehnt / zurückgestellt laufendes

Projekt

Priorisierung Ins

Projektportfolio aufnehmen Projektauftrag

erstellen

Ins Vorhaben- Portfolio aufnehmen

laufendes Vorhaben Vorhaben-

auftrag erstellen

Zielerreichung ü

üü

überprüüüüfen Projekt abschließßßenß

Qualit Qualit Qualit Qualitäääät t t t sichergestellt?

sichergestellt?

sichergestellt? ProjektProjektProjektProjekt Freigeben?

Freigeben?Freigeben?

Freigeben?

Projekt Projekt Projekt Projekt abgeschlossen abgeschlossenabgeschlossen abgeschlossen

Projekt ProjektProjekt Projekt Abnahme?

Abnahme?

Das Vorhaben nimmt Ei nfluss auf IT- Systeme oder die IT-Landschaft der SIS Ziel des Vorhabens ist es, P rozesse i nnerhalb der SIS zu ändern Wertgrenze >= 10 T € 1. Stufe: Checkliste 1. Stufe: Checkliste 1. Stufe: Checkliste 1. Stufe: Checkliste (alle relevan te Vo rhaben ) (alle relevan te Vo rhaben ) (alle relevan te Vo rhaben ) (alle relevan te Vo rhaben )

&

Wertgrenz e >= 50 T € Verantwort ung bei der SIS&

Das Vorhaben nimmt Ei nfluss auf IT- Systeme oder die IT-Landschaft der SIS Ziel des Vorhabens ist es, P rozesse i nnerhalb der SIS zu ändern Wertgrenze >= 10 T € 1. Stufe: Checkliste 1. Stufe: Checkliste 1. Stufe: Checkliste 1. Stufe: Checkliste (alle relevan te Vo rhaben ) (alle relevan te Vo rhaben ) (alle relevan te Vo rhaben ) (alle relevan te Vo rhaben )

&

Wertgrenz e >= 50 T € Verantwort ung bei der SIS&

a 1 a3 a4

B ewertu ngskriterien

Pr ojekts ic ht

Lo w Hig h

H igh

Zielsicht

a1a3

a6 a4

a 5a2 a7

a 1a2

a 7 a4

a6 a5a3

- ID- Titel - Be schreibu ng

a 1 a3 a4

B ewertu ngskriterien

Pr ojekts ic ht

Lo w Hig h

H igh

Zielsicht

a1a3

a6 a4

a 5a2 a7

a 1a2

a 7 a4

a6 a5a3

- ID- Titel - Be schreibu ng

Analyse &

Planung

Benefits- Management Ermittlung /

Steuerung

Regelkreis

N utzen Treiber: Strategische IT-Ziele und I T-Leitlini en

N utzenin kasso BusinessChange MetrikenC hangeE nabler MetrikenAktu elle Pr ojekte

D er Mitteleinsatz in der IT ist auf die strategischen Ziele gerichtet.

Optimale Nutzung wertvoller SkillsOptimierte Ressourcen Messbare Leistungsqualität E twas neu starten

V orhaben Ziele Vorhaben 1

E tw as besser machen Vorhaben 2

N utzen Treiber: Strategische IT-Ziele und I T-Leitlini en

N utzenin kasso BusinessChange MetrikenC hangeE nabler MetrikenAktu elle Pr ojekte

D er Mitteleinsatz in der IT ist auf die strategischen Ziele gerichtet.

Optimale Nutzung wertvoller SkillsOptimierte Ressourcen Messbare Leistungsqualität E twas neu starten

V orhaben Ziele Vorhaben 1

E tw as besser machen Vorhaben 2

IT-Delivery Fachbereichsspezifisches

Portfoliomanagement Demand-Management

›Bestimmung der Anwenderziele

›Aufnahme, Vor- selektieren von Anforderungen

›Definition von Randbedingungen

›Fachliche Klärung Konkretisierung der Anforderung

›Systematisierung / Priorisierung unter Ver- wendung von Auswahlkriterien

›Zentrale Dokumentation in strukturierter und standardisierter Form

›Koordination Projekt- übergreifender Abhängigkeiten

›Standardisierte Projekt- bewertung

›Nutzennachweis des Projekts

›Bewertung der Zielerreichung Programm-Management

Programmleitung Verände-

rungs-

management IT-Office

PMO ALLE VORHABEN/PROJEKTE

Ergebnisse Ergebnisse Ergebnisse Ergebnisse Umsetzen?

Umsetzen?

Freigabe von GF/L1 einholen Idee

(18)

Das „Vorhaben“ umfasst den gesamten Lebenszyklus von der Idee bis zum Projektabschluss

Idee Projektstudie Projekt

1. Projektidee 2. Projektstudie 3. Projektplanung

4. Projektdurchführung 5. Umsetzung/

Inbetriebnahme 6. Projektabschluss

1.

Freigabe

(Fachbereich)

Vorhabens-Lebenszyklus

2.

Freigabe

(Fachbereich / GF/L1-Kreis)

(19)

Definierter Funktionsumfang der Anforderung

Die Anforderungen der Fachbereiche werden ermittelt und nach einheitlichen Regeln und Strukturen erfasst

Das Vorhaben nimmt Einfluss auf IT- Systeme oder die IT-Landschaft der SIS

Ziel des Vorhabens ist es, Prozesse innerhalb der SIS zu ändern

Wertgrenze >= 10 T € 1. Stufe: Checkliste 1. Stufe: Checkliste 1. Stufe: Checkliste 1. Stufe: Checkliste (alle relevante Vorhaben) (alle relevante Vorhaben) (alle relevante Vorhaben) (alle relevante Vorhaben)

&

Wertgrenze >= 50 T €

Verantwortung bei der SIS

&

Das Vorhaben nimmt Einfluss auf IT- Systeme oder die IT-Landschaft der SIS

Ziel des Vorhabens ist es, Prozesse innerhalb der SIS zu ändern

Wertgrenze >= 10 T € 1. Stufe: Checkliste 1. Stufe: Checkliste 1. Stufe: Checkliste 1. Stufe: Checkliste (alle relevante Vorhaben) (alle relevante Vorhaben) (alle relevante Vorhaben) (alle relevante Vorhaben)

&

Wertgrenze >= 50 T €

Verantwortung bei der SIS

&

Ermittlung & Steuerung › Verdichtung der Vorhaben durch Vorhabenfilter

› Strukturierte Erhebung von Anforderungen der Fachbereiche

› Fokussierter und einheitlicher Umgang mit Anforderungen

› Nutzung des Demand Management zur

Sichtung, Diskussion, Bewertung und Auswahl von Anforderungen

› Selektion und Kategorisierung der Vorhaben

› Ermittlung der Verantwortung

› Identifikation der für das Demand Management relevanten Vorhaben

› Aussagekräftige Definition und Spezifikation der Anforderungen

› Transparenz und Vergleichbarkeit aller SIS Vorhaben

Nutzen

Ziele / Ergebnisse

a1 a3a4

Bew ertungsk rite rien

Pro jektsich t

Low High

High

Zielsicht

a1a3

a6 a4

a5a2 a7

a1a2

a7 a4 a6

a5a3

- ID- Titel - Besch reibung

a1 a3a4

Bew ertungsk rite rien

Pro jektsich t

Low High

High

Zielsicht

a1a3

a6 a4

a5a2 a7

a1a2

a7 a4 a6

a5a3

- ID- Titel - Besch reibung

Analyse &

Planung

Steuerung

Regelkreis

Nutze n Tre ibe r: Strate gis che IT-Ziele und IT- Leit linien Nutz eninkasso BusinessChangeMetr ik enChangeEnabler Metrik enA kt uelle Projekte

Der Mitteleinsatz in der IT is t auf die s trategisc hen Ziele geric htet.

O ptimale Nutz ung wertvoller Sk illsO ptimierte Ress ourcen Mes s bare Leistungsqualität Etwas neu s tarten

Vorhaben Ziele V orhaben 1

Etwas bess er machen V orhaben 2

Etwas s toppen V orhaben n

Nutze n Tre ibe r: Strate gis che IT-Ziele und IT- Leit linien Nutz eninkasso BusinessChangeMetr ik enChangeEnabler Metrik enA kt uelle Projekte

Der Mitteleinsatz in der IT is t auf die s trategisc hen Ziele geric htet.

O ptimale Nutz ung wertvoller Sk illsO ptimierte Ress ourcen Mes s bare Leistungsqualität Etwas neu s tarten

Vorhaben Ziele V orhaben 1

Etwas bess er machen V orhaben 2

Etwas s toppen V orhaben n

Programmleitung

IT-Office

(20)

Die Bewertung der strategischen und wirt- schaftlichen Kriterien durch die Projekt- leiter wird durch die PMO dargestellt.

Zielsicht (Wirtschaftlichkeit und Strategiebezug)

› Beitrag zur Geschäftsstrategie der SIS 25%

› Kapitalwert 15%

› Amortisationsdauer 15%

› Außenwirkung / Image 15%

› Kundenwirkung 15%

› Effizienz / Produktivität 15%

Idee Projektstudie Projekt

Standard Regelkreis Standard RegelkreisStandard Regelkreis Standard Regelkreis Reduzierter Regelkreis Reduzierter Regelkreis Reduzierter Regelkreis Reduzierter Regelkreis Umfang der Darstellung Umfang der Darstellung Umfang der Darstellung Umfang der Darstellung

Quelle: Clarity Stand: 08.09.2009

XXX

XXX XXX

XXX

Vorhaben VorhabenVorhaben Vorhaben----StatusStatusStatusStatus::::

Gr GrGr Grüüüünnnn Gelb GelbGelb Gelb Rot RotRot Rot

› Projektrisiko 20%

› Dringlichkeit 45%

› Umsetzungsgrad 35%

Projektsicht (Dringlichkeit und Status)

a 1 a3 a4

Bewertun gskriterien

Pr ojektsich t

Low Hig h

H igh

Zielsicht

a1 a3

a 6 a4

a 5a2 a7

a1a2

a7 a 4

a6 a5a3

- ID- Titel - Be schreibun g

a 1 a3 a4

Bewertun gskriterien

Pr ojektsich t

Low Hig h

H igh

Zielsicht

a1 a3

a 6 a4

a 5a2 a7

a1a2

a7 a 4

a6 a5a3

- ID- Titel - Be schreibun g

Analyse &

Planung

Steuerung

Regelkreis

Nutzen Treiber: Strat egische I T- Ziel eund IT-Leit linien Nutzeninkasso BusinessChange MetrikenC hangeE nabler MetrikenAktuelle Projekte

Der Mitteleinsatz in der IT ist auf die strategischen Ziele ger ichtet.

Optimale Nutzung w ertvoller SkillsOptimierte Ressourcen Messbare Leistungsqualität E tw as neu starten

V or haben Ziele Vorhaben 1

Etw as besser machen Vorhaben 2

Nutzen Treiber: Strat egische I T- Ziel eund IT-Leit linien Nutzeninkasso BusinessChange MetrikenC hangeE nabler MetrikenAktuelle Projekte

Der Mitteleinsatz in der IT ist auf die strategischen Ziele ger ichtet.

Optimale Nutzung w ertvoller SkillsOptimierte Ressourcen Messbare Leistungsqualität E tw as neu starten

V or haben Ziele Vorhaben 1

Etw as besser machen Vorhaben 2

Programmleitung Verände- rungs-

management IT-Office

(21)

Die Programm Management Organisation begleitet die Umsetzung der Vorhaben und berichtet über deren Status und Fortschritt

Umsetzung & Dokumentation

Programmleitung

IT-Office

PMO

› Beratung und Betreuung der Vorhaben hinsichtlich IT-Strategie- /

Architekturkonformität

› Einheitliche Messung von Projektstatus, -erfolg und –nutzen und Reporting Richtung

Geschäftsführung

› Sicherstellung der Dokumentation von Vorhaben/Projekten in jeder Phase der Umsetzung

› Qualitätssteigerung von Projekten durch aktives Programm Management

› Klar definierte Kommunikations- und

Entscheidungswege im Rahmen der Umsetzung von Vorhaben

› Sicherstellung der umfassenden Information der Geschäftsführung

Nutzen Nutzen Nutzen Nutzen

Ziele / Ergebnisse Ziele / Ergebnisse Ziele / Ergebnisse Ziele / Ergebnisse

Bestandteile der Projekt Bestandteile der Projekt Bestandteile der Projekt

Bestandteile der Projekt----Management OrganisationManagement OrganisationManagement OrganisationManagement Organisation

a1 a3a4

Pro jektsicht

Low High

High

Zielsicht

a1a3

a6a4

a5a2 a7

a1a2

a7 a4

a6 a5a3

- ID- Tit el - Beschreibung

a1 a3a4

Pro jektsicht

Low High

High

Zielsicht

a1a3

a6a4

a5a2 a7

a1a2

a7 a4

a6 a5a3

- ID- Tit el - Beschreibung

Analyse &

Planung

Steuerung

Regelkreis

Nu tzen Treib er: Strateg isc he IT -Z iele und IT -Le itlin ien NutzeninkassoBusinessChange MetrikenChangeEnabler M etrikenAktuelle Projekte

Der M itteleinsatz in der IT ist auf die s trategis chen Ziele gerichtet.

Optim ale Nutz ung wertv oller SkillsOptim ierte Res sourcen Mess bare Leistungs qualität Etwas neu s tar ten

Vorhaben Ziele Vorhaben 1

Etw as bes ser machen Vorhaben 2

Etw as stoppen Vorhaben n

Nu tzen Treib er: Strateg isc he IT -Z iele und IT -Le itlin ien NutzeninkassoBusinessChange MetrikenChangeEnabler M etrikenAktuelle Projekte

Der M itteleinsatz in der IT ist auf die s trategis chen Ziele gerichtet.

Optim ale Nutz ung wertv oller SkillsOptim ierte Res sourcen Mess bare Leistungs qualität Etwas neu s tar ten

Etw as bes ser machen Vorhaben 2

Etw as stoppen Vorhaben n

Programmleitung

IT-Office

(22)

Im Rahmen des Nutzennachweises werden Vorhaben hinsichtlich Zeit, Kosten und Qualität bewertet und analysiert

Messung / Kontrolle

Change Metriken

Change

Optimale Nutzung wertvoller Skills

Optimierte Ressourcen Messbare Leistungsqualität

Etwas neu starten

Vorhaben 1

Change Metriken

Change

Optimale Nutzung wertvoller Skills

Optimierte Ressourcen Messbare Leistungsqualität

Etwas neu starten

Vorhaben 1

› Bewertung der Zielerreichung

› Nutzennachweis der Vorhaben über KPIs

› Sammlung und Validierung von Fortschrittsdaten

› Analyse des Ablaufs des Projekts/Vorhabens

› Erstellung von Managementberichten bezüglich abgeschlossener Projekte und Vorhaben

› Die durch Demand-Manager / Projektleiter unerkannten Änderungen können durch PMO entdeckt und adressiert werden

› Durch die Erstellungs- und Meldepflicht wird die Qualität des Einzelprojektmanagements

hinsichtlich der Kosten- und Terminverfolgung gesteigert

› Zielerreichung und Nutzennachweis wird auch nach Projektabschluss weiterverfolgt

Nutzen Nutzen Nutzen Nutzen

Ziele / Ergebnisse Ziele / Ergebnisse Ziele / Ergebnisse Ziele / Ergebnisse

Ü Ü Ü

Übersicht bersicht bersicht bersicht üüüüber das ber das ber das Benefitsmanagementber das BenefitsmanagementBenefitsmanagementBenefitsmanagement

a1 a3a4

Bewe rtungsk rite ri en

Proj ektsicht

Low High

High

Zielsicht

a1a3

a6 a4

a5a2 a7

a1a2

a7 a4

a6 a5a3

- ID- Titel - Beschreibung

a1 a3a4

Bewe rtungsk rite ri en

Proj ektsicht

Low High

High

Zielsicht

a1a3

a6 a4

a5a2 a7

a1a2

a7 a4

a6 a5a3

- ID- Titel - Beschreibung

Analyse &

Planung

Steuerung

Regelkreis

Nutze n Tre ibe r: Strate gis che IT-Ziele und IT- Le itlinie n Nutz eninkasso BusinessChangeMetr ik enChangeEnabler Metrik enAktuelle Projekt e

Der Mitteleinsatz in der IT is t auf die s trategis chen Ziele ger ic htet.

Optimale N utz ung wertvoller Sk illsOptimierte R es sourcen Mes sbare Leistungs qualität Etwas neu s tarten

Etwas bess er machen Vorhaben 2

Etwas s toppen Vorhaben n

Nutze n Tre ibe r: Strate gis che IT-Ziele und IT- Le itlinie n Nutz eninkasso BusinessChangeMetr ik enChangeEnabler Metrik enAktuelle Projekt e

Der Mitteleinsatz in der IT is t auf die s trategis chen Ziele ger ic htet.

Optimale N utz ung wertvoller Sk illsOptimierte R es sourcen Mes sbare Leistungs qualität Etwas neu s tarten

Etwas bess er machen Vorhaben 2

Etwas s toppen Vorhaben n

Programmleitung

IT-Office

(23)

Ermittlung / Steuerung

FB Ox FB Kx

FB …

GF / L1 SIS GF / L1 SISGF / L1 SIS GF / L1 SIS

LIM LIMLIM LIM

SIS OI SIS OISIS OI SIS OI Demand-Manager Kx

Demand-Manager Ox Demand-Manager …

Dienstleister Fachbereiche

Umsetzung / Dokumentati on

Messung / Kontrolle Projekt Management Office (PMO)

KAM KAM KAM KAM

Um eine gute Integration des PMO in den Fachbereichen sicherzustellen wird eine Matrixorganisation aufgesetzt

Analyse / Planung

(24)

Das Demand und Projektportfoliomanagement wurde mit CA Clarity umgesetzt

Laufzeit des Umsetzungsprojektes: 6/08 – 3/09 Produktive Nutzung seit: 1/09

Nutzerzahlen:

- Demand Manager: 10

- Projektleiter: 10

- Leiter/Teamleiter: 25

Anzahl paralleler Vorhaben: ca. 80

Technik:

Version: 8.1.1

Datenbank: Oracle

Reporting: Business Objects

(25)

Agenda

(26)

Bei der Umsetzung des theoretischen Prozesses in CA Clarity sind einige Herausforderungen aufgetreten und Anpassungen notwendig geworden

›

Die Aufteilung eines Vorhabens in die 3 Objekte Idee, ProjektstuDie Aufteilung eines Vorhabens in die 3 Objekte Idee, ProjektstuDie Aufteilung eines Vorhabens in die 3 Objekte Idee, ProjektstuDie Aufteilung eines Vorhabens in die 3 Objekte Idee, Projektstudie die die die und Projekt mit

und Projekt mit und Projekt mit

und Projekt mit ÜÜÜÜberfberfberfüberfüührungsprozessen ist führungsprozessen ist fhrungsprozessen ist führungsprozessen ist füür den Endbenutzer ür den Endbenutzer r den Endbenutzer r den Endbenutzer schwer verst

schwer verst schwer verst

schwer verstäääändlichndlichndlichndlich

›

Eine sehr prozessspezifische Ansicht der Vorhaben ist mit Eine sehr prozessspezifische Ansicht der Vorhaben ist mit Eine sehr prozessspezifische Ansicht der Vorhaben ist mit Eine sehr prozessspezifische Ansicht der Vorhaben ist mit ClarityClarityClarity nur Clarity nur nur nur teilweise umsetzbar

teilweise umsetzbar teilweise umsetzbar teilweise umsetzbar

›

^Die^Die^DieDie UsabilityUsabilityUsability entspricht nicht den Erwartungen, besonders Usability entspricht nicht den Erwartungen, besonders entspricht nicht den Erwartungen, besonders entspricht nicht den Erwartungen, besonders

sporadische Nutzer haben Probleme sich im System zurechtzufinden sporadische Nutzer haben Probleme sich im System zurechtzufinden sporadische Nutzer haben Probleme sich im System zurechtzufinden sporadische Nutzer haben Probleme sich im System zurechtzufinden

Durch Integration des Durch Integration des Durch Integration des

Durch Integration des VorhabendurchlaufsVorhabendurchlaufsVorhabendurchlaufsVorhabendurchlaufs in eine Objekt mit in eine Objekt mit in eine Objekt mit in eine Objekt mit prozessspezifischen Ansichten soll die

prozessspezifischen Ansichten soll die prozessspezifischen Ansichten soll die

prozessspezifischen Ansichten soll die UsibilityUsibilityUsibility erhUsibility erherherhööööht werdenht werdenht werdenht werden