Zutritt beantragen??? wir zeigen Ihnen wie! Wichtige Informationen rund um den Zutrittsantrag

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Zutritt beantragen…???

…wir zeigen Ihnen wie!

Wichtige Informationen rund

um den Zutrittsantrag

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Der Ausstieg aus dem Papierkrieg: HCM Inside

Mit HCM Inside gehen Sie einen wichtigen Schritt hin zum papierarmen Büro.

Während in der Vergangenheit viele Tätigkeiten auf Grund von Papieranträgen veranlasst wurden, beinhaltet das neue Konzept die Ablösung solcher „Laufwege“ (z. B. Zutrittsantrag ausfüllen – zur Unterschrift der Führungskraft oder dem zuständigen Standortverantwortlichen vorlegen –

unterschriebenen Antrag dem Zeitbeauftragten zur Eingabe weitergeben) durch einen elektronischen Workflow.

Heute können Sie Ihre Anträge selbst in HCM Inside erfassen, Ihre Führungskraft wird darüber per E-Mail informiert und gibt den Antrag online frei. Selbstverständlich haben die Zeitbeauftragten auch weiterhin die Möglichkeit für Mitarbeiter, die aus technischen Gründen keinen Zugriff auf das Intranet haben, deren Anträge in Vertretung auszufüllen. Alle gestellten Anträge sind jederzeit im Intranet einsehbar.

– soviel zur Theorie –

Nachfolgend erfahren Sie, wie Sie mit HCM Inside arbeiten. Viel Spaß!

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Der Ausstieg aus dem Papierkrieg: HCM Inside

Mit HCM Inside werden die bisher auf Papier basierenden Prozesse rund um die Beantragung von Zutritt vollständig elektronisch abgewickelt.

Für Sie bedeutet das, dass Sie alle Vorgänge, die mit diesen Themen zu tun haben, in Ruhe von Ihrem PC aus erledigen können. Zutrittsanträge gehören der Vergangenheit an.

Wie das geht? Ganz einfach.

HCM Inside erreichen Sie unter der Intranetadresse:

https://hcminside.xxxx.com

Ein webbasiertes Tool, mit dem Sie alle erforderlichen Eingaben selbst vornehmen können

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Inhaltsverzeichnis

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Anmeldung

Einstiegsmaske HCM Inside „Cockpit“

So beantragen Sie Zutritt – Einzelsicht So beantragen Sie Zutritt – Listerfassung So ziehen Sie eine Zutrittsantrag zurück So stornieren Sie einen Zutrittsantrag Wo steht mein Antrag?

So genehmigen Sie Zutritt (Übersicht) So genehmigen Sie Zutritt (Einzelsicht) So genehmigen Sie Zutritt (Maillink) So können Sie Ihre Vertretung benennen So können Sie eine Vertretung ausführen So können Sie Ihre Mails steuern

So können Sie die Sprache steuern

So können Sie Ihre Mitarbeitergruppen verwalten

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1. Anmeldung

https://hcminside.xxx.com

Zum Starten von HCM Inside den o. g. Link in die Betreffzeile Ihres Internet Explorer eingeben und mit ENTER bestätigen.

Für die Authentifizierung geben Sie Ihre Benutzerdaten ein.

Abhängig von Ihrer Rolle (z. B. Mitarbeiter, Führungskraft oder Zeitbeauftragte/r)

stehen Ihnen unterschiedliche Funktionen zur Verfügung.

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2. HCM Inside Cockpit: Rolle Mitarbeiter

Nach der Anmeldung wird Ihnen das HCM Inside Cockpit angezeigt. Hier finden Sie alle Informationen und Funktionen auf einen Blick.

6 Zurück zum Inhaltsverzeichnis

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2. HCM Inside Cockpit: Rolle Zeitbeauftragte/r

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2. HCM Inside Cockpit: Rolle Führungskraft

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2. HCM Inside Cockpit: Rolle Führungskraft - Reduziert

Nimmt Ihr Standort noch nicht an HCM Inside teil, können Führungskräfte trotzdem Ihre Aufgaben erledigen. Das System zeigt dann eine reduzierte Cockpit-Darstellung an.

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3. Zutritt beantragen - Einzelerfassung (1/2)

Im Cockpit wählen Sie bitte im Infocontainer „Meine Anwendungen starten“

den Menüpunkt „Zutritt beantragen“ aus.

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3. Zutritt beantragen - Einzelerfassung (2/2)

• Nach der Auswahl einer Zutrittsart (1) können Sie den den Standort (2) bestimmen.

• Beginn und das Ende der Zutritt bestimmen Sie durch Anklicken des Kalenders.

• Wer Ihren Antrag genehmigen muss, sehen Sie unter Genehmigungsschritte (3).

• Werden für die Genehmigung Zusatzdokumente benötigt, so können Sie diese über das Register „Anlagen“ an den Antrag anhängen.

• Möchten Sie einen Freitext erfassen, so können Sie dies über das Register „Zusatzinfo“ im Bereich

„Bemerkung“.

• Mit „Antrag speichern“ (4) speichern Sie den Antrag, ohne diesen an den nächsten Genehmiger weiterzuleiten.

• Mit „Eingaben prüfen“ werden Ihre Angaben im SAP System geprüft, ohne an den nächsten Genehmiger weiterzuleiten.

• „Eingaben löschen“ löscht alle Angaben

➔ Mit ‚Beantragen‘ leiten Sie den Antrag an den nächsten Genehmiger weiter.

Die Angaben werden vorher im SAP geprüft.

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4. Zutritt beantragen – Listerfassung (1/2)

Im Cockpit wählen Sie bitte im Infocontainer „Meine Anwendungen starten“

den Menüpunkt „Zutritt beantragen (Listerfassung)“ aus.

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4. Zutritt beantragen – Listerfassung (2/2)

• Über die Drop-Down Boxen in den Spalten „Für“ (1), „Zutrittsart“ und „Standort“ wählen Sie Ihre Daten aus.

• Beginn und das Ende der Zutritt bestimmen Sie durch Anklicken der Datumfeldes. Es öffnet sich jeweils ein Kalenderblatt.

• Die Spalte „Begründung“ erfordert eine Eingabe.

• Mit „Antrag speichern“ (2) speichern Sie den Antrag, ohne diesen an den nächsten Genehmiger weiterzuleiten.

• Mit „Eingaben prüfen“ werden Ihre Angaben im SAP System geprüft, ohne an den nächsten Genehmiger weiterzuleiten.

• Fehlerhaft gespeicherte Anträge können über die Detailsicht korrigiert werden.

➔ Mit ‚Beantragen‘ leiten Sie den Antrag an den nächsten Genehmiger weiter.

Die Angaben werden vorher im SAP geprüft.

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5. Zutritt zurückziehen (1/2)

Gestellte, noch nicht genehmigte Anträge können zurückgezogen werden. Klicken Sie bitte dazu im Infocontainer „Meine Anträge“ auf „Alle“, wählen anschließend das Register „in

Genehmigung“ (1), Klicken auf das Symbol für Zurückziehen (2).

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5. Zutritt zurückziehen (1/2)

Sie können bei Bedarf eine Begründung zur unter

„Zusatzinfo“ (1) verfassen.

Ziehen Sie den Antrag über

den Button „Antrag zurückziehen“

(2) zurück. Nun wird ein

Informationslauf angestoßen, bei dem der Genehmiger per Mail informiert und der Antrag zurückgezogen wird.

➔ Mit ‚zurückziehen‘ informieren Sie den nächsten Genehmiger.

Der Antrag wird aus dem System entfernt.

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6. Zutritt stornieren (1/2)

Genehmigte Anträge können storniert werden. Klicken Sie bitte dazu im Infocontainer „Meine Anträge“ auf „Alle“, wählen anschließend das Register „erledigt“ (1), Klicken auf das Symbol für Stornieren (2).

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6. Zutritt stornieren (2/2)

Sie können bei Bedarf eine Begründung zur Stornierung unter „Zusatzinfo“ (1) verfassen.

Stornieren Sie den Antrag über den Button „Stornieren“ (2).

Nun wird ein Stornierungslauf angestoßen, bei dem die

Genehmigungsschritte analog zur Beantragung durchlaufen werden müssen.

➔ Mit ‚Stornieren‘ leiten Sie den Storno-Antrag an den ersten Genehmiger des ursprünglichen Workflows weiter.

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7. Status des Antrags prüfen (1/2)

Den Status Ihrer weitergeleiteten Zutrittsanträge erfahren Sie jederzeit im Infocontainer „Meine Anträge“. Möchten Sie die Anträge im Detail einsehen, klicken sie bitte auf „Alle“.

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7. Status des Antrags prüfen (2/2)

• Ihre gespeicherten Anträge werden im Register ‚gespeichert‘ aufgelistet.

• Anträge, die in Genehmigung sind, stehen im Register ‚in Genehmigung‘.

• Wurde Ihr Antrag genehmigt oder abgelehnt, so steht dieser unter ‚erledigt‘.

• Die Symbole in der ersten Spalte kennzeichnen den aktuellen Status des Antrags.

• Möchten Sie nähere Informationen zum Antrag einsehen, markieren Sie bitte die entsprechende Zeile und klicken dann auf ‚‚Anzeigen“ (1). Der Antrag wird in der Detailsicht geöffnet.

• Der aktuell zu Genehmigende ist im Bereich „Genehmigungsschritte“ (2) farblich hervorgehoben.

• Über den Button „Zurück“ (3) können Sie die Detailanzeige des Antrages wieder verlassen.

Status Bezeichnung

Weitergeleitet an den nächsten Genehmiger. Antrag noch nicht abgeschlossen Antrag wurde genehmigt und ist abgeschlossen

Antrag wurde abgelehnt und ist abgeschlossen Antrag wurde gespeichert

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8. Zutritt genehmigen [Übersicht] (1/2)

Im Cockpit wählen Sie bitte im Infocontainer „Meine Aufgaben“ den Menüpunkt „Alle“ aus.

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8. Zutritt genehmigen [Übersicht] (2/2)

• Offene Anträge können Sie direkt in der Übersicht (‚zu genehmigende Anträge‘) bearbeiten.

• Dazu markieren Sie einfach die entsprechenden Anträge (1) und klicken auf ‚Genehmigen‘.

• Möchten Sie vor der Genehmigung den Antrag einsehen, selektieren Sie bitte eine Zeile (2) und klicken dann auf ‚Bearbeiten‘. Sie können dort den Antrag genehmigen oder ablehnen.

• Den Zeitraum der angezeigten Anträge können Sie über ‚Zeitraum‘ verändern.

Bitte beachten Sie, dass der Zeitraum ‚alle‘ zu längeren Ladezeiten führen kann.

• Wurde der Antrag genehmigt oder abgelehnt, so steht dieser unter ‚erledigte Anträge‘.

Die Symbole in der ersten Spalte kennzeichnen den aktuellen Status des Antrags.

In der letzten Spalte wird Ihnen angezeigt ob ein Kommentar( ) oder eine Warnung ( ) vorhanden ist.

Status Bezeichnung

Weitergeleitet an den nächsten Genehmiger. Antrag noch nicht abgeschlossen Antrag wurde genehmigt und ist abgeschlossen

Antrag wurde abgelehnt und ist abgeschlossen

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9. Zutritt genehmigen [Einzelsicht] (1/2)

Im Cockpit wählen Sie bitte im Infocontainer „Meine Aufgaben“ eine offene Aufgabe aus der Liste aus.

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9. Zutritt genehmigen [Einzelsicht] (2/2)

In der Einzelsicht sehen Sie zusätzliche Informationen zum Antrag bzw. Antragsteller, wie

• Informationen zum Saldo des Antragstellers (‚Daten zur Person‘)

• Anlagen zum Antrag (Register ‚Anlagen‘)

• Zusatzinformationen und Mitarbeiterdaten (Register ‚Zusatzinfo‘). Hier können Sie auch einen Kommentar zur Genehmigung bzw. Ablehnung eintragen.

Mit ‚Genehmigen‘ (1) genehmigen Sie den Antrag, leiten ihn ggfs. an den nächsten Genehmiger weiter. Sind Sie der letzte Genehmiger, ist der Vorgang beendet und der Antragsteller/Mitarbeiter wird per Mail informiert.

Mit ‚Ablehnen‘ (2) lehnen Sie den Antrag ab, ist der Vorgang beendet und der Antragsteller / Mitarbeiter wird per Mail informiert.

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10. Zutritt genehmigen (Maillink)

Im Mail „Neuer Antrag Zutritt“ klicken Sie bitte auf den Link „Link zur Applikation“. Es öffnet sich der Internetexplorer mit der Startseite zu HCM Inside. Nach Eingabe der Anmeldedaten wird direkt in die Einzelansicht des ausgewählten Antrages verzweigt. Eine Bearbeitung ist wie unter Punkt 9. „Zutritt genehmigen [Einzelsicht] (2/2) beschrieben möglich.

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11. Vertretung benennen: Rolle Führungskraft (1/2)

Im Cockpit wählen Sie bitte im Infocontainer „Administration“ den Menüpunkt „Vertretung pflegen“ aus.

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11. Vertretung benennen: Rolle Führungskraft (2/2)

• Bitte wählen Sie zuerst die Aufgabe (1) aus, für die Sie eine Vertretung einrichten wollen.

• Anschließend bestimmen Sie bitte den Zeitraum (2) und die Person (3).

• Mit ‚neue Vertretung anlegen‘ übernehmen Sie die Vertretung in Ihren Arbeitsvorrat (4).

• Vorhandene Vertretungen können Sie bearbeiten, indem Sie auf die entsprechende Zeile klicken (4).

• Möchten Sie eine vorhandene Vertretung löschen, markieren Sie diese und über den Button

„markierte Löschen“ (5) entfernen Sie diese.

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➔ ‚Speichern‘ übernimmt die Vertretungen aus dem Arbeitsvorrat, speichert und aktiviert diese im HCM Inside.

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12. Vertretung ausführen

• Aktuell gültige Vertretungen werden rechts oben im Cockpit unter „Meine Vertretungen“

angezeigt.

• Mit einem Klick auf den entsprechenden Link kann die Vertretung wahrgenommen werden.

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13. E-Mails steuern: Rolle Führungskraft (1/2)

Im Cockpit wählen Sie bitte im Infocontainer „Administration“ den Menüpunkt

„E-Mail Steuerung“ aus.

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13. E-Mails steuern (2/2)

Mailtyp Bezeichnung

Information neuer Antrag zur Bearbeitung Information, dass ein Antrag zur Genehmigung an Sie

weitergeleitet wurde. Diese Information wird pro Antrag sofort versendet.

Information offene Zutritten Tägliche Zusammenfassung, dass neue Anträge zur Genehmigung vorliegen.

➔ Zusätzlich werden Sie wöchentlich über offene Anträge informiert.

Diese Funktion kann nicht deaktiviert werden.

Standardmäßig werden Ihnen die obig angebenden E-Mails zugestellt.

Wenn Sie die Häkchen bei „nicht zustellen“ setzen, werden diese nicht verschickt.

Das Häkchen bei „Email an Vertreter“ steuert ob die eingetragenen Vertreter Kopien der E-Mails bekommen oder nicht.

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14. Sprache steuern

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Im Cockpit wählen Sie bitte im Infocontainer

„Administration“ den Menüpunkt

„Allg. Einstellungen“ aus.

Im Internet Explorer wählen Sie bitte unter „Extras“ –

„Internetoptionen“ den Button „Sprachen“ aus.

Dort können Sie festlegen in welcher Sprache die E-Mails an Sie von HCM Inside geschickt werden.

HCM Inside wird nun in Deutsch oder Englisch

angezeigt - je nachdem was an oberster Stelle steht.

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15. Mitarbeitergruppen verwalten

Führungskräfte/Teamleiter können die zugeordneten Mitarbeiter in Mitarbeitergruppen einteilen.

Beachte:

Das Anlegen einer

Mitarbeitergruppe aktiviert für die Mitglieder den

Gruppenkalender.

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16. Gruppenkalender

Mitarbeiter, die einer Mitarbeitergruppe zugeordnet sind, können im Cockpit den entsprechenden Gruppenkalender öffnen.

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Noch Fragen?

Aktuelle Hinweise und weiterführenden Informationen können Sie jederzeit unter dem Menüpunkt „Hilfe“ einsehen.

Sollten Sie Fragen zu HCM Inside haben, so wenden Sie sich bitte an Ihren Key-User am Standort.