Word Vorlage erstellen
Inhalt
Voraussetzung ... 3
Unterschied zwischen Formular und Korrespondenz ... 5
Erstellen einer neuen Vorlage am Beispiel einer Korrespondenz ... 6
Vorlage Kopie erstellen ... 11
Eigener Briefkopf und -Fuß in den Vorlagen für beides ... 13
Konfiguration und Verwendung von Barcodes in Word-Vorlagen ... 14
Person, Vertrag, Schaden ... 15
Dokumentenart ... 15
Voraussetzung
Um Vorlagen mit Feldern aus CCA zu erstellen wird das Word Add-In CCA9Link.dot benötigt.
Das Add-In kann wie folgt eingerichtet werden:
Sie finden das jeweils aktuelle Add-In CCA9Link.dot auf Ihrem Computer unter: C:\Program Files (x86)\CCA9 oder C:\Program Files \CCA9 (abhängig davon, welche Windowsversion Sie verwenden)
Um das Add-In im Word einzubinden, muss dieses in einen bestimmten Pfad kopiert werden.
Der Pfad ist abhängig von der Officeversion.
Öffnen Sie ein Word Dokument, gehen Sie zu Datei Optionen - Trust Center - Einstellungen für das Trust Center - Vertrauenswürdige Speicherorte. Kopieren Sie nun den aktuellen Add- In CCA9Link.dot in diesen Ordner.
Die Ordnerstruktur ist angelehnt an die Baum-Struktur von CCA9. Hier grafisch an einem Beispiel dargestellt:
Nach der Einrichtung des Add-Ins finden Sie in Word eine neue Lasche mit unserem Logo unter Add-Ins.
Wenn Sie das Symbol anklicken, wird es geladen und färbt sich rot:
Klicken Sie das Symbol noch einmal an, um die Verbindung zu Ihrer Datenbank herzustellen.
Es erscheint die Anmeldemaske (analog zur Einstiegsmaske in CCA9). Hier tragen Sie die gleichen Zugangsdaten ein, wie beim Einstieg in CCA9.
Unterschied zwischen Formular und Korrespondenz
Wenn eine Vorlage als Formular erstellt wird, können in dieser nur Formularfelder bearbeitet werden (z.B.: Textformularfeld, Checkbox, Dropdown-Formularfeld), ansonsten ist das Dokument für Bearbeitungen gesperrt.
(Die Formularfelder sind in der Lasche Entwicklertools / Steuerelemente zu finden. Sollte diese Lasche noch nicht eingeblendet sein, passen Sie bitte das Menüband an, unter Datei – Optionen – Menüband Anpassen).
Wenn eine Vorlage als Korrespondenz erstellt wird, ist das komplette Dokument für die Bearbeitung freigegeben. In diesem Fall ist es möglich, zusätzlich zu den aus CCA übernommenen Datenfeldern, auch Texte zu ändern.
Beide Vorlagen finden Sie im Word unter Add-Ins.
Unter Wartung/Vorlagen gibt es ebenso die Auswahl Serienbriefvorlage und Mailvorlage.
Diese funktionieren nicht über das Add In, sondern verwenden Serienbrief-Felder.
Erstellen einer neuen Vorlage am Beispiel einer Korrespondenz
Um eine neue Vorlage zu erstellen, klicken Sie im Menü auf Wartung\Vorlagen
Hier können Sie zwischen verschiedenen Vorlagen wählen. In unserem Beispiel wählen wir Neue Korrespondenzvorlage.
KONTROLLE FORTSETZEN
Für eine neue Korrespondenzvorlage klicken Sie auf die Lasche Neue leere Vorlage, wählen Sie eine Hauptgruppe aus und vergeben Sie einen Namen für das Word Dokument. Die Hauptgruppe wählen Sie nach den benötigten Feldern. Für eine Vorlage, in der die meisten Datenfelder von der Personenmaske verwendet werden, wählen Sie die Hauptgruppe Person.
Soll eine Vorlage für einen bestimmten Vertrag erstellt werden, wählen Sie die Hauptgruppe Vertrag. Sie können in einem Vertrag auch Personendetails als Datenfelder auswählen. Dies wird im weiterem Verlauf erklärt. In unserem Beispiel wählen wir die Hauptgruppe Person aus.
Es öffnet sich automatisch ein Word Dokument und nach dem Anklicken des Word Add Ins öffnet sich das Fenster für die Verbindung zur Datenbank.
Im Word öffnet sich ein Fenster für die ausgewählte Hauptgruppe, in unserem Beispiel CCA9 Person.
Unter der Lasche Felder befinden sich alle Felder, welche unter CCA in der Detail Maske zu finden sind (z.B.: Name, Adressanrede, Beruf, Betreuer, …)
Beim Gestalten einer Vorlage ist es sinnvoll das CCA9 geöffnet zu haben, da die Benennung der Felder im Add-In denen im CCA9 entsprechen (siehe Grafik).
(Es gibt nur ein paar Ausnahmen wie z.B.: Vorname-Name1 und Nachname-Name2.)
Felder werden in der Wordvorlage wie folgt dargestellt:
Unter der Lasche Block zu Person befinden sich alle Datenfelder, welche im CCA in den Untergruppen stehen (z.B.: Hauptgruppe Person - Untergruppe Beziehung) In dieser Lasche befinden sich auch die Zusatzdatenfelder.
Wählt man über die Lasche Block zur Person, den Block Beziehung aus werden alle eingetragenen Beziehungen in der Vorlage angezeigt. Dies bedeutet (anhand eines Beispiels):
1. Der User benötigt eine Vorlage, in welcher viele Datenfelder aus den Personendetails eingefügt werden sollen. Daher die Hauptgruppe Person ausgewählt.
2. Da auch die Polizzennummer wichtig wird z.B.: die Untergruppe Vertrag ausgewählt.
3. Das Feld Polizzennummer wird in die Vorlage hinzugefügt.
Ergebnis: In der Vorlage werden alle Polizzennummern zur Person angezeigt: also allen dazugehörenden Verträgen. Ist es gewünscht in der Vorlage nur einen bestimmten Vertrag anzuzeigen, ist es notwendig für die Word Vorlage die Hauptgruppe Vertrag zu wählen.
Blöcke werden in der Word-Vorlage wie folgt dargestellt:
In der Lasche Dok werden alle Daten zu dem aktuell eingeloggten User (z.B.: Signatur, E-Mail- Adresse, …) und Dokumente, die nicht mit den CCA9 Datenfeldern abgebildet werden,
angezeigt (z.B.: BriefOrt, Briefdatum, …).
Felder werden in der Wordvorlage wie folgt dargestellt:
Unter der Lasche Opt kann die Größe des Barcodes sowie die Dokumentenart konfiguriert werden.
Sollte ein Datenfeld in Ihrer Vorlage leer sein, da sich in CCA9 kein Wert befindet, kann dieses in der Vorlage bleiben. Leere Datenfelder bzw. Blöcke werden in der Vorlage nicht dargestellt.
Beim Einfügen von Datenfeldern setzt das Word Add-In automatisch Leerzeichen zwischen den Datenfeldern. Wenn Sie automatisch einen Absatz zwischen Datenfeldern möchten, können Sie die Checkbox im Fenster, in welchem die Datenfelder ausgewählt werden,
Wenn ein bereits eingefügtes Datenfeld an einer anderen Position in der Vorlage gesetzt werden soll, können Sie dieses verschieben.
Achtung: Das Kopieren eines Datenfeldes ist nicht möglich!
Vorlage Kopie erstellen
Unter dem Menüpunkt Wartung/Vorlagen besteht die Möglichkeit von CCA vorgefertigte Vorlagen einzuspielen oder bestehende zu bearbeiten.
Unter der Lasche bestehende Vorlage kann auf Basis einer bereits existierenden Vorlage eine Neue erstellt werden.
Klicken Sie auf den Button Bestehende Vorlage wählen und öffnen Sie die Vorlage. Der Pfad zur gewählten Vorlage wird im unteren Fenster angezeigt.
Klicken Sie auf OK, tragen Sie den neuen Vorlagennamen ein und speichern Sie die neue Vorlage.
Es öffnet sich automatisch die neue Vorlage im Word mit dem gesamten Inhalt der bestehenden Vorlage. Sie können nun die neue Vorlage bearbeiten, speichern und sofort verwenden.
Hinweis: Wenn bestimmte Felder nur unter bestimmten Umständen erscheinen sollen, kann dies über Bedingungen eingerichtet werden. Soll ein Block beispielsweise immer in diesem Dokument bestehen selbst wenn das Feld leer ist kann dies mit der Bedingung no-delete konfiguriert werden.
Eigener Briefkopf und -Fuß in den Vorlagen für beides
Im CCA9 besteht die Möglichkeit Ihren eigenen Briefkopf und –fuß in den Vorlagen zu hinterlegen. Diese können individuell pro Vorlage definiert werden.
ImOrdner Textbausteine werden die Vorlagen für den Briefkopf und –fuß gespeichert und können mit Hilfe eines Hyperlinks den Vorlagen verknüpft werden. Diese Lösung bringt den Vorteil, dass bei einer Änderung des Briefkopfes und –fußes (z.B.: Anschrift, Telefonnummer, Logo) in der Datei (Textbaustein) diese Änderung automatisch in den verbundenen Vorlagen übernommen wird (der Name des Textbausteines darf sich dabei nicht ändern).
Um den Briefkopf und –Fuß per Hyperlink in die Vorlage einzufügen, ist es notwendig zuerst die Word-Dokumente (Briefkopf bzw. Fuß) zu erstellen und im Verzeichnis
Vorlagen/Textbausteine zu speichern. Sie benötigen je ein Dokument für den Briefkopf und Brieffuß. Selbstverständlich können Sie auch mehrere Briefköpfe bzw. -füße anlegen.
Der Briefkopf bzw. uß wird in den normalen Textbereich des Dokumentes eingefügt (nicht in die Kopf- bzw. Fußzeile). In der Vorlage sind diese Textbausteine genauso positioniert wie es in diesen Dokumenten (z.B.: Briefkopf Makler.dotx bzw. Brieffuss Makler.dotx) eingerichtet wird.
Danach öffnen Sie eine Vorlage und mit der rechten Maustaste.
Im Word Dokument öffnen Sie Rechtsklick das Kontextmenü und wählen den Punkt Link aus.
Danach öffnet sich ein Fenster, in welchem das Dokument Briefkopf bzw. fuss ausgewählt werden kann. Öffnen Sie die Dropdown-Liste bei Suchen in und wählen Sie dort unter
Vorlagen / Textbausteine die gewünschte Datei aus. Zum Übernehmen klicken Sie auf OK.
Es wird ein Link zum Dokument in die Vorlage eingefügt.
Im Fall einer Änderung wird nur der Text der Datei unter Textbausteine angepasst. Die Änderungen in den Textbausteinen werden beim Erstellen eines neuen Dokumentes aus der Vorlage automatisch übernommen.
Bitte beachten Sie, dass wenn der Name des Dokumentes unter Textbausteine geändert wird, auch der Link in den Vorlagen angepasst werden muss.
Tipp: Sie können zur Sicherheit alte Dateien mit „_alt“ abspeichern und den bis zu diesem Zeitpunkt verwendeten Namen für die neue Datei nutzen.
Wir empfehlen die Textbausteine einfach Briefkopf und Brieffuß zu benennen, falls Sie nicht verschiedenen Briefköpfe oder –füsse benötigen.
Konfiguration und Verwendung von Barcodes in Word- Vorlagen
Alternativ oder zusätzlich zur Verwendung von speziellen Barcode-Druckern können diese Barcodes auch gleich direkt in Ihre Wordvorlagen, welche Sie aus CCA9 heraus bereits verwenden, integriert werden. Hierfür haben wir unser Word-Add-In erweitert.
Person, Vertrag, Schaden
Bearbeiten Sie Ihre Wordvorlagen wie gewohnt, indem Sie die jeweiligen Vorlagen über das Menü Wartung/Vorlagen/Vorlagen bearbeiten öffnen.
Starten Sie das CCA9-Add-In, wählen Sie die Lasche Felder aus und verwenden Sie das Feld Block Barcode, um den Barcode für die Personen-, Vertrags-, oder Schadeninformation zu platzieren.
Dokumentenart
Haben Sie in den Stammtabellen diverse Dokumentenarten konfiguriert, so können Sie diese Information noch zusätzlich zur Personen-, Vertrags-, oder Schadeninformation in den Barcode integrieren. Bearbeiten Sie Ihre Wordvorlagen wie gewohnt, indem Sie die jeweiligen Vorlagen über das Menü Wartung/Vorlagen/Vorlagen bearbeiten öffnen.
Hier ist ein anderes Vorgehen,als bei Personen-, Vertrags-, oder Schadenbarcodes notwendig.
Starten Sie das CCA9-Add-In, wählen Sie die Lasche Opt und die gewünschte
Dokumentenart für die betroffene Vorlage aus. Hier kann auch die gewünschte Größe des Barcodes eingestellt werden.
Danach wechseln Sie zur Lasche Dok, um das neue Feld Dokument Barcode zu platzieren, welches nun sowohl die Personen-, Vertrags-, oder Schadeninformation, als auch die Information zur Dokumentenart beinhaltet. Es ist daher nicht notwendig, dem im vorigen Punkt erwähnten Block Barcode noch einmal zu verwenden, da diese Informationen bereits in dem Dokument Barcode integriert sind.
Ergebnis
