Taustauuring ja soovitused

Im Dokument INIMRESSURSI JUHTIMINE (Seite 144-151)

A. McAlpine väidab, et ettevõtte juhtimine on karm tegevus

II. Tööalased andmed

4.2.3. Taustauuring ja soovitused

Taustauuring ja soovitused (background and references) annavad infot kandidaadi senise professionaalse tegevuse ja eluloo kohta endiste tööandjate, juhtide ja töökaaslaste arva-muse kaudu.

Taustauuringu käigus kontrollitakse ja täpsustatakse kandidaadi esitatud dokumentides esitatud infot. Selleks küsitletakse tema endisi juhte ja kolleege ning otsitakse täiendavat infot erinevatest andmebaasidest. Enamus tänapäeva organisatsioonide juhtidest kontrollib mingil viisil kandidaatide tausta, kasutades erinevaid võtteid, sh telefoni, elektroonilisi vahendeid, soovituskirju või spetsiaalseid andmebaase. (Beardwell et al 2004: 214–216; Fisher et al 1999: 369–371; Stone 1998: 232–233)

Taustauuring on ühelt poolt väga vajalik ja teiselt poolt seadus-tega täpselt reglementeeritud tegevus, mis eeldab kandidaatide nõusolekut (välja arvatud riiklikult olulistel ametikohtadel). Taus-tauuringuga kontrollitakse eelkõige kandideerimisdokumentides avaldatud fakte. Seaduslike ja eetiliste probleemide vältimiseks tuleks taustauuringut käsitleda värbamis- ja valikuprotsessi

kohus-tusliku koostisosana kõigi kandidaatide puhul kooskõlas seaduste ja heade äritavadega.

Taustauuringut alustatakse ankeedi ja CV analüüsist, millele tuginedes kontrollitakse kandideerimisdokumentides esitatud infot.

Sellega püütakse paljastada võimalikke võltsinguid ja avastada ebatäpsusi, millega kandidaadid tahavad vahel endast paremat muljet jätta. Näiteks USA uuringud näitavad, et 10–30% kandi-daatidest võltsivad või moonutavad end kohta käivaid andmeid (Fisher et al 1999: 369).

Levinud on võltsingud ja moonutused eelkõige hariduse ja koo-lituse osas. Mõnikord kasutatakse ka oma professionaalse tege-vuse ilmestamiseks tundmatute firmade nimesid, mida pole üldse olemas või nad on oma tegevuse lõpetanud. Seepärast tuleb paluda ka kontaktisiku (endise juhi) nime ja kontaktaadressi või -telefoni.

Täiendavalt tuleks uurida neid aspekte, mis jäid kandideerimis-dokumentides ebaselgeks. Tuleb kindlaks määrata ka kandidaadi ja teda soovitanud isikute suhted (juht, kolleeg, sugulane jt).

Soovitatav oleks leida ka isikuid oma organisatsioonist, kes kan-didaati tunnevad ning oskavad teda iseloomustada ja vajadusel ka soovitada.

Kandideerimisinfo analüüsi ja kontrollimise käigus tuleb leida vastused järgmistele küsimustele:

1. Kas dokumentides esitatud info on täielik ja piisav ning kas puudused infos on juhuslikud või sihilikud? Miks on eluloos või ametikohtade vahetustes augud?

2. Miks kandidaat on vahetanud sageli ametikohti ning kas ta on olnud tööalaselt stabiilne ja järjekindel?

3. Mis eesmärkidel ja kelle initsiatiivil on ametikohti vahetatud?

4. Missugused on olnud kandidaadi senised töötulemused ning kas temaga jäädi eelmistel ametikohtadel rahule?

5. Kuidas suhtub kandidaat oma endistesse tööandjatesse?

6. Miks kandidaat soovib tööle asuda just teie organisatsiooni ja pakutavale ametikohale?

Isikuandmeid võib koguda ja kasutada ainult isiku enda nõus-olekul, mis omakorda eeldab tema eelnevat informeerimist sellest, mida ja milleks kogutakse ja kes seda hiljem kasutavad. Isikuinfo kasutamist reguleerib 2003. aasta sügisel jõustunud isikuandmete kaitse seadus, kus piiritletakse täpselt ka vastavate andmebaaside loomise ja kasutamise küsimused. Näiteks õigusrikkujate andme-baase võib luua ja pidada vaid politseil. (Isikuandmete kaitse … 2003)

Nimetatud piirangu tõttu uuritakse kandidaatide tausta peamiselt info kogumise teel eelmistest ametikohtadest organisatsioonide ja nende juhtide omavahelise koostöö tulemusena. Kui mingi isiku puhul tekib kahtlus, kasutatakse juba turvafirmade abi ning tehakse vajadusel järelepärimine ka politseisse. Eesti Turvaettevõtete Liitu (www.security.ee) kuuluvad firmad on hakanud pakkuma tööle kandideerivate isikute ametisobivuse taustauuringuid.

Seadusega lubatud piires on võimalik koguda kandidaatide kohta teavet ka mitmesugustest andmebaasidest, näiteks kriminaalkorras karistatud isikute andmebaasist. Kasutada võib ka erinevaid and-mekogusid, sh karistus- ja politseiregistreid (www.pol.ee), kust saab infot näiteks tagaotsitavate isikute ja joobes sõidukijuhtide kohta. Oluliseks ja kõigile kättesaadavaks infoallikaks on kohtu- ja riigikohtulahendite register (www.nc.ee/lahendid/tsiviil) ning ajakirjanduses avaldatud info Interneti otsingumootorite abil (Neti, Google).

Praktikas esineb kõige enam isikuandmete kaitse seaduse rikku-mist töötajate andmete avalikustamisega organisatsiooni veebi-lehel ja tööle kandideerija tausta uurimisel ilma viimase nõus-olekuta. Kuritarvitusi esineb ka töölt lahkunud isikute nn musta nimekirja kandmisega ja selle levitamisega sarnase tegevusega ettevõtete vahel. Kuigi viimatinimetatud tegevus on mõneti mõis-tetav, sest petmine on muutunud üha aktuaalsemaks, on isiku-andmete kogumisel tarvis siiski järgida seadust.

Petturlusega võitlemiseks on organisatsioonides hakatud looma turva- ja sisekontrolli osakondi ning tegema tihedat koostööd

politseiga. USAs tehtud uuringute kohaselt põhjustab ligi poole kaubakadudest firma oma personal. Eesti kaubanduskeskustes on nimetatud näitaja sõltuvalt kaubanduskeskuse turvalisusest 30–70 protsendi vahel. Näiteks Rautakeskos’esse võeti 2000. aastal tööle inimene, kes jõudis teha ettevõttele saja tuhande kroonise kahju.

Alles siis, kui ettevõte teatas töötaja kadumisest, selgus, et tegemist oli politsei poolt tagaotsitavaga. Kuigi pettusega vahe-lejäänud isikute nimesid ametlikult vahetada ei tohi, on võimalik pettustega võidelda ka üldisema info abil. Näiteks Eesti Kaup-meeste Liidu egiidi all on hakanud koos käima turvaspetsialistid, et vahetada infot ja kogemusi uute petuskeemide ja nende avas-tamise kohta. (Teder 2004)

Kaubanduses on levinud näiteks kaubakoguste võltsimine kassiiri ja tema tuttava(te) kuritahtliku koostöö tulemusena, mil kauba ostmisel sisestatakse valed kogused või hinnad. Niisuguseid rikkumisi on isegi kaupluse turvatöötajal väga raske avastada. Kui aga petturid avastatakse, on neid väga raske kuritahtlikkuses süü-distada ja karistada, kusjuures neid ei tohi ka nn musta nimekirja kanda.

Viimaste koostamine on vastuolus isikuandmete kaitse seadusega, mis muudab ettevõtete juhtide tegevuse petturite väljaselgitamisel raskemaks. See on põhjendatud sellega, et enamus juhtumeid pole mustvalged ja need pole piisavalt usaldusväärselt tõestatud. Kui inimene on pettuse eest eelnevalt karistatud, on võimalik saada vastavat teavet kohtulahenditest, mis on küll avalik info, kuid kust pole võimalik otsida infot isikunime järgi.

Kandidaatide taustauuring peab olema eriti põhjalik eelkõige organisatsioonile olulistele ametikohtadele valitavate isikute puhul, sest neist sõltub suurel määral organisatsiooni maine ja finantsmajanduslik käekäik. Lihtsamatel ametikohtadel töötavad isikud ei suuda sedavõrd olulisel määral kahjustada organisat-siooni tegevust kui näiteks tippspetsialistid ja -juhid. Taustauuring muutub üha aktuaalsemaks ka seoses tööjõu vaba liikumise hoo-gustumisega ELi riikide vahel. Oluline on orienteeruda Euroopa

seadustes ja haridussüsteemis ning osata kasutada erinevaid and-mebaase.

Seepärast on hakatud üha rohkem kasutama ka spetsiaalsete taus-tauuringufirmade teenuseid. Nimetatud firmade teenus on aga üsna kallis ning kõigub suures ulatuses, olenevalt taustauuringu põhjalikkusest. Näiteks USAs maksab kandidaadi üldine tausta-uuring firmadele 50–200 dollarit (Fisher et al 1999: 370). Spet-siifilised taustauuringud on aga oluliselt kallimad.

Sageli on otstarbekas uurida korduvalt ka nende isikute tausta, kes on jõudnud valiku lõppvooru. Tavaliselt kulmineerub valik töölevõtuintervjuuga, mille eel tehakse kandidaadile sageli veel täiendav taustauuring. Sealjuures pole lubatud ka siis uurida kan-didaadi isiklikku ellu puutuvaid küsimusi, v.a seadusega määrat-letud erijuhtudel. Liiga kaugesse minevikku (5 ja enam aastat) pole samuti mõtet taustauuringuga minna, sest inimesed muutu-vad ja pole otstarbekas lasta ennast minevikust liiga mõjutada. Me peame hindama kandidaadi sobivust lähiminevikust lähtuvalt.

Korduva taustauuringuga on otstarbekas kontrollida ka soovitajate ja organisatsioonide tausta, kus kandidaat töötas. Selleks on või-malik kasutada äriregistri andmeid ja spetsiaalsete taustauuringu-firmade teenuseid. Põhjalikum tutvumine kandidaadi varasemate ametikohtade ja organisatsioonidega võimaldab ette valmistada ka intervjuud, kus saab juba konkreetsemalt avada kandidaadi senise professionaalse karjääriga seonduvaid olukordi. Ootamatud küsi-mused minevikus aset leidnud sündmuste kohta võimaldavad paremini kindlaks määrata ka kandidaadi usaldusväärsust, lojaal-sust, eetikat ja ausust.

Taustauuringu käigus tuleb kontrollida ka kandidaadile antud soovitusi (references), mis on personali valiku oluliseks meeto-diks. Nende abil antakse hinnang kandidaadi sobivusele teda tundvate inimeste poolt. Ka oma töötajad võivad olla tõhusateks ja usaldusväärseteks soovitajateks ning neid tuleks kaasata ka valikuprotsessi. Nad teavad, missugust töötajat ametikoht eeldab ning tunnevad ka oma valdkonna paremaid töötajaid ja oskavad

välja valida pakutavale ametikohale sobiva inimese. Sageli nõu-takse kandidaadilt mitut soovitust, mis suurendab nende usaldus-väärsust.

Soovitused võivad olla vormilt erinevad, alates põgusast telefoni-soovitustest kuni vormikohase kirjaliku soovituskirjani. Viimased annavad ülevaate kandidaadi tööalasest tegevusest, tema omadus-test (näiteks täpsusest ja distsipliinist) ning sisaldavad soovitaja personaalseid hinnanguid nii kandidaadile kui isikule kui ka tema sobivusele pakutavale ametikohale. Vaatamata sellele, et kolm neljandikku kandidaate kasutab kandideerimisel soovitusi, ei peeta neid sageli piisavalt usaldusväärseteks. (Beardwell et al 2004:

215–216)

Veelgi küsitavama usaldusväärsusega on soovituskirjad (referen-ce check, holding letter), mis on tavaliselt paarileheküljelised kandidaadi tööalased iseloomustused. Sageli suhtutakse soovitus-kirjadesse pealiskaudselt ning piirdutakse neist vaid ühega, mis ei võimalda avada aga kandidaadi tausta (Stone 1998: 233).

Soovituskirjad võivad olla kas personaalsed või professionaalsed.

Esimesi kasutatakse info saamiseks kandidaadi omaduste ja väär-tuste kohta, professionaalsed soovituskirjad annavad ülevaate aga kandidaadi tööalasest pädevusest. Soovituskirju võivad kirjutada endised tööandjad, juhid, kolleegid, õpetajad, mitmesugused orga-nisatsioonid, sh kutseühingud ja -liidud.

Professionaalne soovituskiri peaks olema kindla ülesehituse ja sisuga ning algama üldinfoga soovitaja kohta, sh tema nime, ametinimetuse, kontaktaadressi ja -telefoni kohta. Järgnevalt mär-gitakse organisatsioon, ametikoht ja tööstaaž vastaval ametikohal ning alluvussuhe soovitatavaga. Seejärel esitatakse töötaja päde-vuse ja isiksuseomadustega ning tööülesannete täitmise ja töö-alase liikumisega seonduv info. Soovituskirjas võiks välja tuua ka soovitatava eeldused ja potentsiaal töötamaks mingitel ameti-kohtadel. Soovituskirja kirjutaja peab olema valmis ka selleks, et temaga võidakse võtta ühendust, täpsustamaks soovitust.

Soovituskirjade sagedasemaks puuduseks on üldsõnalisus ja eba-objektiivsus. Paljud soovitajad ilustavad soovitatavaid ning vai-kivad maha nende negatiivsed omadused ja juhtumid. Negatiivset infot tuleks siiski kajastada, kuigi seda võiks teha neutraalses ja soliidses vormis. Spetsialistid mõistavad ka niisugust infot ja oskavad teha sellest vajalikke järeldusi.

Erinevates riikides on avaldatud isegi spetsiaalseid käsiraamatuid soovituskirjade kirjutamiseks ja mõistmiseks koos selleks sobilike väljenditega. Näiteks soovituskirja kirjutamisel võib kasutada all-järgnevaid väljendeid: … töötaja püüdis probleeme lahendada;

töötajale oli antud võimalus. Nimetatud väljenditega antakse infot selle kohta, et töötaja ei saanud talle pandud ülesannetega piisa-valt hästi hakkama.

Soovituskirjade kasutamise pika traditsiooni poolest tuntud Suur-britannias uurisid teadlased nende usaldusväärsust ja leidsid, et see osutus madalaks. Nimetatud uuringu üheks põhitulemuseks oli see, et ühe soovitaja kirjutatud soovituskirjad erinevatele soovi-tatavatele osutusid sarnasemaks kui erinevate soovitajate kirju-tatud soovituskirjad ühele soovitatavale. Sageli anti vallandatutele heatahtlikke soovituskirju põhjusel, et pehmendada vallandami-sega kaasnevaid ebameeldivusi. Uuringust selgus, et soovitus-kirjade kasutamises, sh kirjutamises ja mõistmises on tõsiseid vajakajäämisi.

Soovituskirja kirjutamisel võiks tugineda ka mingile vormile, mis oleks eelnevalt välja töötatud ning kus põhirõhk on sisul, mitte üldisel ja neutraalsel tekstil. Soovituskirja tuleb osata ka lugeda ja mõista seda, mida seal otseselt kirjutatud polegi. Sageli on olu-lisem hoopis see, mis on kirjutamata jäetud. Soovituskirja sisu tuleb analüüsida selle mõtete, sõnade ja tonaalsuse alusel.

Soovitaja peab soovitatavat piisavalt hästi tundma ning olema usaldusväärne ja kompetentne teda hindama. Ta peab omama soo-vitatavast vahetut infot ja olema olnud viimastel aastatel temaga ametialastes suhetes. Soovitajaks ei tohi olla pereliikmed, sugu-lased ja sõbrad. Usaldusväärsuse suurendamiseks võiksid

tööand-jad valida soovitajaid ka ise ning nad ei tohiks piirduda vaid kandidaadi pakutavate soovitustega.

Soovituse objektiivsust aitab suurendada selle konfidentsiaalsus ehk salastatus kandidaadi eest. Selleks peab aga kandidaadilt eel-nevalt luba küsima, et viimane saaks kaitsta ennast ebaobjek-tiivete soovituste eest, kui ta mingitel põhjustel soovitajat ei usalda. Mõningates lääneriikides on kandidaadil õigus näha antud soovitust, et kaitsta end vajadusel ebaobjektiivse soovitaja eest.

Kui kandidaat aga usaldab soovitajat, võib ta nõustuda soovituse konfidentsiaalsuse nõudega. Viimasel juhul on võimalik saada soovitajalt üksikasjalikumat ja usaldusväärsemat infot kandidaadi kohta.

Arvestades Eesti väiksust ning tööandjate ja juhtide tihedaid suh-teid, on ilmselt lihtsam, otstarbekam ja usaldusväärsem hankida suulisi soovitusi. Kuigi ka viimased pole piisavalt usaldusväärsed, on võimalik neid väikese ajakuluga täiendavalt hankida ning tagada seeläbi kandidaadi terviklikum ja usaldusväärsem iseloomustus.

Eesti äriettevõtetes puudub senini soovituskirjade traditsioon, mistõttu pole vaja pöörata suurt tähelepanu nende kasutamisele.

Taustauuringu käigus tuleks pöörata põhitähelepanu informaal-setele soovitustele ja erinevates andmebaasides kajastatud infole, mille põhjal on võimalik hankida lisainfot kandidaatide kohta.

Im Dokument INIMRESSURSI JUHTIMINE (Seite 144-151)

Outline

ÄHNLICHE DOKUMENTE