Tööanalüüsi olemus ja meetodid

Tööanalüüs (job analysis) on personali juhtimise funktsioon, mille käigus uuritakse töö iseärasusi ning määratakse kindlaks ametikohtadele ja töötajatele esitatavad nõuded. Tööanalüüsi käigus uuritakse organisatsiooni ülesehituse, tööjaotuse ja ame-tikohtade iseärasustega seonduvaid küsimusi.

Tööanalüüs on personali juhtimise põhifunktsioon ning on seotud personali kujundamisega (värbamise ja valikuga), hindamise ja töötasustamisega ning personali koolitamise, arendamise ja kar-jäärijuhtimisega. Tööanalüüs on aluseks personali juhtimise põhi-tegevuste (funktsioonide) kavandamisel ja läbiviimisel. Tööana-lüüsi tulemusena koostatakse organisatsiooni tegevuse reguleeri-miseks vajalikud dokumendid.

Tööanalüüsi käigus uuritakse organisatsiooni tööjaotust ja ameti-kohtade iseärasusi ning kehtestatakse seal töötavatele isikutele konkreetsed pädevusnõuded ja fikseeritakse ametikoha eripärast tulenevad tööülesanded, õigused ja kohustused. Tööanalüüsi käi-gus väljatöötatud nõuded ametikohtadele ja seal töötavatele isiku-tele peavad olema täpsed ning võimaldama personali tõhusalt ja otstarbekalt kujundada.

Tööanalüüs eeldab rikkaliku ja tõese info kogumist ametikohtade ja töökorralduse kohta organisatsioonis. Selle käigus soovitakse leida vastused küsimustele: Mida tehakse? Kus tehakse? Kuidas tehakse? Miks tehakse? Millal tehakse? Info kogumisel tuleb otsustada, millist infoallikat kasutatakse ning missuguseid info kogumise ja töötlemise meetodeid rakendatakse. Saadud info on ametikohtade ja personali kujundamise aluseks, mida kasutatakse töötajate värbamisel ja valikul ning hindamisel ja tasustamisel.

Tööanalüüsiks vajalikku infot valdavad ja võivad koguda kas töö-tajad ise, nende otsesed ülemused või personalitöötöö-tajad. Töötajate

endi kogutud info on kergesti kättesaadav, kuid sageli ebatäpne ja moonutatud. Personalispetsialistide rakendamine võimaldab kogu-da töö kohta objektiivsemat infot. Kuna nad ei tööta aga ise uuri-tavatel ametikohtadel, võivad neil jääda mõned tööalased nüansid märkamata või ebaselgeks.

Tööanalüüsist saadav info võimaldab täiustada personali kujunda-mist ja kindlaks määrata konkreetsele ametikohale kandideerivale isikule esitatavad pädevusnõuded, sh nõuded kandidaadi teadmis-tele, oskusteadmis-tele, kogemustele ja isiksuseomadustele. See võimaldab hinnata ka töötajate pädevust ning kavandada sellest lähtuvalt nende koolitus- ja arenguprogramme. Tööanalüüsi käigus tööta-takse välja ka ametikohtade ja töötajate hindamisnäitajad ning luuakse sellega töötasustamissüsteemide rajamise alused. Selleks, et maksta töötajatele õiglast palka ja välja töötada motiveerivad töötasustamissüsteemid, on vaja eelnevalt kindlaks määrata erine-vate ametikohtade iseärasused ja töö spetsiifika. (Beardwell et al 2004: 319–321)

Tööanalüüsi käigus viiakse läbi mitmesuguseid personaliuurin-guid, mis eeldab spetsiaalse infosüsteemi olemasolu. Personali-uuringuid tehakse töötajate töörahulolu, motivatsiooni jt valdkon-dades nii suuliselt kui kirjalikult. Nimetatud uuringud võimal-davad hoida töötajate ootusi realistlikes piirides ning vähendada rahulolematust ja sellega kaasnevat tööjõu voolavust. (Fisher et al 1999: 158–159)

Personaliuuringute tegemisel tuleb tugineda järgmistele peamis-tele infoallikapeamis-tele:

• organisatsiooniväline info, milleks on klientide hinnangud ning tööturu, sh palgaturu uuringu tulemused, mille raames hangi-takse infot personali kujundamise ja rakendamise kohta teistes organisatsioonides

• organisatsioonisisesed uuringud ja aruandlus, mille raames peetakse personali arvestust ja hinnatakse selle kujundamise, rakendamise ja arendamisega seotud tegevusi ning hinnatakse personali sobivust, töötulemusi ja selle vastavust töötasule.

Häid tulemusi annavad anonüümsed ankeetküsitlused, mille raa-mes uuritakse sageli ka töötajate rahulolu organisatsioonikultuuri, väärtuste ja juhtide tegevusega. Küsimuste vastusevariandid on soovitatav vähemalt neljases skaalas ette anda. Näiteks võiks küsida:

1. Kui rahul olete oma tööga?

2. Kui rahul olete töötingimustega?

3. Mil määral olete rahul oma vahetu juhi tegevusega?

4. Kui selged on Teile esitatavad tööülesanded?

5. Kui head on Teie suhted töökaaslastega?

6. Mil määral motiveerib Teid palgasüsteem?

Soovitatav on jätta võimalus ka vabaks vastusevariandiks neile, kes soovivad midagi olulist lisada. Näiteks võib avatud küsimuse raames esitada täpsustava küsimuse: Mida Te soovitaksite palga-süsteemi täiustamiseks teha?

Tööanalüüsil kasutatakse mitmesuguseid meetodeid: ankeet-küsitlus (questionnaire), intervjuu (interview), vaatlus (observa-tion), funktsionaalne tööanalüüs (functional job analysis) (joonis 2.1). (Fisher et al 1999: 167–178; Stone 1998: 137–140; Cole 1997: 128–130; Carrell et al 2000: 109–111)

Ankeetküsitlused koosnevad eelkõige ametikohta ja tööd iseloo-mustavatest küsimustest, millele vastates annab töötaja täpse üle-vaate oma tööülesannetest, tehtavast tööst ja sellega kaasnevatest probleemidest. Ankeetküsitlus võimaldab saada olulist infot vahe-tult töötegijalt endalt, mis võimaldab täiustada juhtide kujutlust ametikohtadest ja nende spetsiifikast.

Küsitluste käigus võidakse välja selgitada, kust saab töötaja oma tööks vajalikku infot, missugune on vaimse ja füüsilise töö suhe ja eripära, missugune on töökeskkond, mil määral tehakse koostööd ja suheldakse töökaaslastega. Kui küsimustik on juba välja töötatud, on selle kasutamine suhteliselt lihtne ega võta ka palju aega. Ka info töötlemine on võrreldes teiste tööanalüüsi meetodi-tega lihtsalt standardiseeritav.

Tööanalüüsi meetodid

Ankeet-küsitlus

Intervjuu

Vaatlus

Funktsio-naalne tööanalüüs

Joonis 2.1. Tööanalüüsi meetodid.

Näiteks spetsiaalse ametikoha ankeetküsitlusega PAQ (position analysis questionnaire) uuritakse kuut eri valdkonda (Stone 1998:

138−139):

• sisendinfo – kust ja kuidas saavad töötajad tööks vajalikku infot

• vaimsed protsessid – kuivõrd töö sisaldab mõtlemist, otsus-tamist, planeerimist, informatsiooni

• füüsilised tegevused – füüsilise töö osatähtsus ning seadmete ja vahendite kasutamise eripära

• töösuhted – töö eripärast tulenevad suhted teiste töötajatega

• töökeskkond – töö füüsiline ja sotsiaalne keskkond

• muud töö tunnused – töötingimused ning muud tööd ja tege-vust iseloomustavad näitajad.

Intervjuu raames uuritakse ametikohtade ja töö spetsiifikat, ves-teldes neil ametikohtadel töötavate isikutega. Intervjuuga on või-malik saada infot, mida teised meetodid ei võimalda saada, sh nii standardsete kui ka mittestandardsete tegevuste, nii vaimse kui ka füüsilise töö kohta. Intervjuu on aga suhteliselt kallis ja aega-nõudev meetod, mistõttu selle läbiviimisel võidakse kasutada peale individuaalse ka grupiintervjuud, mil intervjueeritakse mitut töötajat korraga.

Intervjuu käigus uuritakse, mida peetakse olulisemaks ja suuremat pingutust nõudvaks tööülesandeks, mil määral on konkreetne töö seotud teiste töödega ja kuivõrd on vaja teha koostööd, kes peaks otsustama mingites olukordades, kuidas tuleks lahendada töö-probleemid.

Vaatlus ehk töökoha pildistamine seisneb tööprotsessi analüütili-ses vaatlemianalüütili-ses, mille raames pannakse kirja tööd kirjeldavad olulisemad tegevused, selleks kasutatavad vahendid ja kulutatud aeg. Vaatlust on võimalik läbi viia eelkõige lühiajaliste ja korduva töötsükliga ametite puhul. Keerukamate ametite puhul muutub vaatlusperiood väga pikaks ning nende tööde uurimiseks on ots-tarbekas kasutada teisi meetodeid. Vaatluste käigus võib kesken-duda ka kriitiliste juhtumite analüüsile, mis võimaldab neid tule-vikus ära hoida või paremini lahendada.

Vaatlus eeldab ka nende standardite ja eesmärkide eelnevat fikseerimist, mida tahetakse järgida. Vaatlusel võib kasutada ka tehnilisi vahendeid, sh näiteks töökohtade filmimist. Vaatluse suurimaks puuduseks on see, et töötajad ei tegutse vaatluse korral tavapäraselt ning võivad töösituatsiooni tahtlikult või tahtmatult moonutada. Salajane vaatlus eeldab aga töötajatelt vastava loa saamist. Paljud tegevused, sh eelkõige vaimset laadi tegevused pole ka vaatluste teel fikseeritavad, samuti võib vaatluste tõlgen-damine olla subjektiivne.

Vaatlusi võivad läbi viia ka oma töötajad, kes teevad tähelepane-kuid töö kohta ning fikseerivad need näiteks spetsiaalsetes päe-vikutes. Selle raames märgitakse teatud perioodi kohta üles oma

põhitegevused, selleks kasutatavad vahendid ja võtted, kulunud aeg ja tööprobleemid.

Funktsionaalne tööanalüüs on oma olemuselt kompleksmeetod, võimaldades saada infot eri allikatest. Nimetatud meetodi kasuta-misel tuginetakse olemasolevatele kirjalikele materjalidele, töö-situatsioonide vaatlustele ning töötajate ja juhtide intervjuudele.

Erinevate meetodite kombinatsioon võimaldab saada tasakaa-lustatut ja usaldusväärset infot töö kohta.

Funktsionaalse tööanalüüsi raames tuginetakse standardiseeritud juhistele, sh kutsestandarditele ja -nimetustele. Nimetatud meetod võimaldab kindlaks määrata nn tööperekonnad, mille alla kuu-luvad sarnaste tegevustega konkreetsed töökohad. Funktsionaalse tööanalüüsi raames kirjeldatakse töökohal tehtavat tööd ja võrrel-dakse seda juba konkreetsete kutsestandarditega. Konkreetse töö kirjeldamisel peab olema täpne ega saa piirduda vaid üldsõnalise iseloomustusega. Näiteks bussijuht ei vea üksnes reisijaid, vaid ta ka juhib transpordivahendit, müüb pileteid, suhtleb reisijatega.

Ühtegi eelnimetatud meetoditest ei saa pidada teistest paremaks, sest nende rakendamine sõltub töö iseärasustest ja uuringu ees-märgist. Tööanalüüsi meetodi valik sõltub kasutatavast infost ja tööanalüüsi taktikast. Parima tulemuse annab erinevate meetodite kombineeritud kasutamine. Töö analüüsimisel tuleb arvestada, et töö spetsiifika muutub pidevalt ning sellest tingituna on vaja käsitleda tööprotsessi pidevas dünaamikas.

Tööanalüüsil saadud info põhjal käivitatakse töökoha kujunda-mise (job design) protsess, mille käigus määratakse kindlaks, mis-sugust tööd tuleb teha ning kuidas, kus ja kes seda teeb. Töökoha kujundamise käigus fikseeritakse töökoha füüsilised ja sotsiaalsed parameetrid ning töötajate tööülesanded, kohustused ja vastutus konkreetsel töökohal. Tööanalüüsi tulemusena koostatakse organisatsiooni ülesehitust, tööjaotust, töökohti ja ametlikke töösuhteid reguleerivad dokumendid ning fikseeritakse töökohta-devahelised suhted. (Stone 1998: 124)

Töökohtade kujundamisel kasutatakse alljärgnevaid meetodeid:

• töökohtade võrdlusmeetod

• töökohtade standardiseerimise meetod

• töökohtade kujundamise psühholoogiline meetod.

Töökoha kujundamisel võib lähtuda töökohtade sarnasusest eri organisatsioonides (ettevõtetes), rakendades selleks võrdlusmee-todit. Näiteks raamatupidajad on eri organisatsioonides suhteliselt sarnaste tööülesannete, kohustuste ja vastutusega, mille arves-tamine võimaldab lihtsustada tööanalüüsi ja selle tulemusena ametit iseloomustavate dokumentide koostamist. Viimastel aasta-tel on tööanalüüsi ja töökoha kujundamise meetodeid unifitseeri-tud, kasutades selleks ühtsetel alustel põhinevaid töökirjeldusi ehk ametijuhendeid.

Teise meetodina on juba möödunud sajandi algusest kasutatud töökohtade standardiseerimist. Selle meetodiga uuriti algul ühelt poolt inimese ning teiselt poolt seadmete, masinate ja töövahen-dite füüsilisi seoseid. Töökoht standardiseeriti, arvestades üksnes töö füüsilisi komponente. Niisugune lähenemine oli seotud ergo-noomikaga ja aitas parandada töö füüsilist keskkonda, võimalda-des sel teel vähendada töötajate väsimust ja vältida tööprotsessi korraldamisel tehtavaid vigu.

Kolmanda meetodina kasutatakse töökohtade kujundamise psüh-holoogilist meetodit. Viimane on eriti aktuaalne käesoleval ajal, mil üha enam töötajaid pöörab suurt tähelepanu töö sisule.

Eneseteostus, töösaavutused ja töörahuldus kuuluvad töö sisu valdkonda. Mida meelepärasem ja nauditavam on töö, seda pare-maid töötulemusi töötajad saavutavad ja vastupidi.

Töö sisukamaks muutmiseks kasutatakse töö laiendamist ja rikastamist (job enlargement and enrichment) (Champoux 2005:

194). Töö laiendamine põhineb tööülesannete mitmekesistamisel, näiteks töötamisel erinevatel seadmetel või tööülesannete perioo-dilisel vaheldumisel. Töö rikastamine seisneb tööülesannete kom-bineerimises, eraldiseisvate üksuste moodustamises, klientidega otsesidemete võimaldamises, töötajate kaasamises juhtimisprot-sessi ja neile tagasisidekanali loomises oma töötulemuste

näge-miseks või teadasaanäge-miseks. Üha enam väärtustatakse ja rakenda-takse nüüdisaegses organisatsioonis ka meeskonnatööd.

2.1.2. Organisatsiooni tegevust reguleerivad