4 Situationsanalyse der Direktvermarktung im Main-Taunus-Kreis
8.2 Leitfaden zum Prozess der Organisation eines Arbeitskreises
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• Interessierte, aktive Teilnehmer im Arbeitskreis sind wichtig, um erfolgreich arbeiten zu können.
Werden die aufgeführten Punkte beachtet ist es möglich, dass die Gründung und die Arbeit im Arbeitskreis für die Zielgruppe ganz zwanglos verläuft und sich mehr Personen als üblich dazu bereit erklären, im Arbeitskreis aktiv mitzuarbeiten. Alle genannten Voraussetzungen tragen zu einem offenen, verbindlichen und partnerschaftlichen Umgang der Beteiligten des Arbeitskreises bei, und schaffen die Basis für Vertrauen.
164 Tab. 19: Ablauf der Gründung eines Arbeitskreises
Schritt Aktivität Ergebnis Zeitraum
I Literaturrecherche, Informationen sammeln, Fragebogen für Zielgruppe erarbeiten, Bildung eines Beirates
Schulung der Projektleiterin und Bildung des Beirates
Dezember - Januar
II Befragung der Zielgruppe, Kennenlernen der Region, Fragebogen für mit Zielgruppe verbundene Gruppe ausarbeiten
Situationsanalyse der
Zielgruppe Februar -
April
III Befragung von mit der Zielgruppe verbundenen Gruppen
Analyse von Gruppen, die mit der Zielgruppe zusammenarbeiten
Mai - Juni
VI statistische Auswertung der Befragungen,
Moderationskonzept erarbeiten Vorbereitung der
Gründungsveranstaltung
Ergebnisse der Befragungen,
Gruppenmoderation An den Teilnehmern orientierte
Veranstaltung
Juli -September
V Ergebnispräsentation Arbeitskreisgründung Oktober VI moderieren des Arbeitskreises aktives Arbeiten und
Gruppenbildung
Oktober - August VII Loslassen des Arbeitskreises
neue Struktur erlernen
Eigenständigkeit des
Arbeitskreises September - November
Erster Schritt von November bis Dezember ist die Projektplanung
Die Leiterin des Projektes sollte über Kenntnisse in der Gesprächsführung und Moderation von Gruppen verfügen. Möglichst praktische Kenntnisse in der Arbeit mit Gruppen haben und eine positive Grundeinstellung zur Zielgruppe mitbringen.
In einer Situationsanalyse werden Daten über die Zielgruppe gesammelt. Die Zielgruppe im vorliegenden Projekt waren alle Direktvermarkter, die dem ARLL in Usingen bekannt waren. Die Befragung der Zielgruppe sollte zu Beginn durchgeführt werden und muss im oben genannten Zeitraum vorbereitet werden. Folgende Aspekte sollten dafür geklärt werden:
• Woher können die Adressen der Ansprechgruppe bezogen werden?
• Wie soll die Befragung durchgeführt werden (telefonisch, brieflich etc.). Es ist zu
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empfehlen, bei der Situationsanalyse der Zielgruppe eine persönliche Befragung, die nur von einer Person durchgeführt wird, anzustreben.
• Zu welchen Zeiten ist die Zielgruppe gut zu erreichen?
• Welche Informationen sind für die Erfassung der Situation der Zielgruppe wichtig und wie kann der Fragebogen gestaltet werden. Die Vorbereitung eines Frage-bogens richtet sich danach, wie die Befragung durchgeführt werden soll.
• Wie wird der Kontakt zur Zielgruppe geknüpft?
Der Beirat sollte möglichst früh gegründet werden, damit im Projekt auch die Ideen der Zielgruppe und ihrer Vertreter sowie der Experten einfließen können. Er dient auch dazu, dass sich Vertreter der Gruppe mit einbezogen fühlen und wissen, was im Projekt läuft.
Die Anzahl der Beiratsmitglieder sollte 10 nicht übersteigen, um eine gute Zusammen-arbeit zu ermöglichen. Der Beirat trifft sich zu Projektbeginn 2-3 mal um das Vorgehen abzustimmen. Alle weiteren Treffen sind vom jeweiligen Projekt und den Beiratsmit-gliedern abhängig.
Zweiter Schritt von Januar bis März ist die Situationsanalyse der Zielgruppe Wenn keine Totalerhebung der Zielgruppe möglich ist, wird eine Stichprobe gezogen. Die einzelnen Personen müssen dann kontaktiert werden, um einen Termin für die Befragung zu vereinbaren. Telefonisch sollten dabei auch Informationen über das durchzuführende Projekt und seine Ziele gegeben werden. Das Verschicken von Fragebogen, ohne vorherige Kontaktaufnahme und Klärung von Fragen seitens der Zielgruppe ist nicht zu empfehlen. Ein großer Teil der angesprochenen Personen könnte die Zusammenarbeit verweigern. Ziel der Befragung ist es, Informationen über die Zielgruppe zusammen zu tragen, um einen Einblick in ihre Situation zu erhalten. Die Leiterin des Projektes kann durch die Befragung erste Kontakte zur Zielgruppe knüpfen und durch Gespräche eine Vertrauensbasis aufbauen, die für den weiteren Verlauf der Arbeitskreisgründung erforderlich ist.
Die Befragungen sollten kurz und bündig sein, weniger Betriebsdaten erfassen. Vielmehr sollte Raum geschaffen werden für ein Gespräch und eine Betriebsbesichtigung.
Dritter Schritt von April bis Mai ist die Analyse bestimmter Gruppen
Unter einer Gruppe, die mit der Zielgruppe verbunden ist, wurden im beschriebenen Projekt die Kunden der Direktvermarkter und die Bevölkerung eingeordnet. Sie umfasst somit einen Personenkreis, zu dem die Zielgruppe in Kontakt steht (Kunden der Direkt-vermarkter) und einen Personenkreis dem die Zielgruppe bekannt ist (Bevölkerung).
Eine persönliche Befragung braucht bei dieser Analyse nicht durchgeführt werden. Hier geht es mehr um die Erfassung von Daten und Fakten und nicht um einen Beziehungsaufbau. Eine telefonische oder schriftliche Befragung reicht aus. Es sollte ein Stichprobenumfang ausgewählt werden, der zwischen 200 – 400 auswertbaren Fragebogen liegt. Der Stichprobenumfang ist aber abhängig von der Größe des befragten Gebietes.
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Ziel ist es herauszufinden,
• ob die Zielgruppe bekannt ist,
• welche Meinung die Befragten von der Zielgruppe haben und
• ob es bereits Kontakte zur Zielgruppe gibt.
Der Zeitraum, in dem die Befragungen durchgeführt werden, sollte nicht in der Ferienzeit liegen.
Vierter Schritt von Juni bis September ist die Datenauswertung
Die zusammengetragenen Daten der Situationsanalyse sollten ausgewertet und beschrieben werden. Ergebnisse, die herausragend erscheinen im Vergleich zu anderen Studien und Daten, die für die Zielgruppe interessant sind, sollten für einen Vortrag zusammengefasst werden. Für den Vortrag können 45 Minuten eingeplant werden.
Der Zeitpunkt des Vortrags muss sich nach den Bedürfnissen der Zielgruppe richten. Das bedeutet: der Ort an dem der Vortrag stattfindet sollte, in dem Gebiet liegen, in dem die Zielgruppe ansässig ist. Das Datum und die Uhrzeit sind ebenfalls zu beachten. Ein Zeithorizont von zwei Stunden ist zu veranschlagen.
Die Zielgruppe sollte möglichst schriftlich zum Vortrag eingeladen werden. Um das Interesse zu steigern, können die Presse und der Zielgruppe bekannte, in der Öffentlichkeit stehende Personen eingeladen werden. Der Vortrag kann der Öffentlichkeit zuggängig gemacht werden. Dann ist die Veröffentlichung des Termins in ortsansässigen Zeitungen erforderlich.
Fünfter Schritt im Oktober ist die Ergebnispräsentation
Die Ergebnisse müssen leicht verständlich dargestellt werden. Folien und Bilder können die Präsentation auflockern und verständlicher gestalten. Während des Vortrages sollte die Möglichkeit bestehen, seitens der Zuhörer, Verständnisfragen zu stellen.
Die Präsentation untergliedert sich in drei Teile:
• Präsentation der Ergebnisse,
• Erläutern der Arbeit eines Arbeitskreises und Darlegung seiner Vorteile und
• die Gründung des Arbeitskreises.
Die Gründung des Arbeitskreises schließt sich direkt an den Vortrag an. Hierzu sollte eine Stellwand vorbereitet werden auf der folgende Punkte aufgeführt sind:
• Ich bin interessiert und möchte mich aktiv am Arbeitskreis beteiligen.
• Ich bin interessiert, kann mich aber nicht aktiv beteiligen.
• Ich bin nicht interessiert.
Die Teilnehmer der Veranstaltung, die zur Zielgruppe gehören, werden aufgefordert, auf verteilte Karteikarten ihren Namen und ihre Anschrift zu schreiben, wenn sie sich den ersten beiden Kategorien zuordnen. Diejenigen, die sich der letzten Kategorie zuordnen brauchen keinen Namen anzugeben sondern nur die leere Karteikarte. Jeder kann dann nach vorne kommen und seine Karteikarte einer der drei Kategorien zuordnen und dort
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befestigen. Das Ergebnis wird für alle Teilnehmer des Vortrages beschrieben und der Vortrag dann beendet.
Die Gruppe, die sich der Kategorie „Ich bin interessiert und möchte mich aktiv am Arbeitskreis beteiligen“ zugeordnet hat, trifft sich an der Stellwand, um einen Termin für das erste Treffen zu vereinbaren. Dieser Termin sollte noch im Oktober stattfinden.
Sechster Schritt von Oktober bis August ist die Moderation der Arbeitskreistreffen
Die Treffen des Arbeitskreises werden immer von der gleichen Person moderiert. Es sollte diejenige sein, die auch die Situationsanalyse der Zielgruppe durchgeführt hat.
Im ersten Treffen sind organisatorische Punkte zu klären wie:
• Wo trifft sich der Arbeitskreis,
• zu welchem Zeitpunkt und
• in welchem Rhythmus.
Wenn die Möglichkeit besteht, sollte das erste Treffen eine Tagesveranstaltung sein in der ein vorgegebenes Thema bearbeitet wird. Vertrauensaufbauende Übungen tragen dazu bei, das die Gruppe leichter zusammenwächst. Die Phase des Vertrauensaufbaus im Arbeitskreis könnte so verkürzt werden.
In der Startphase des Arbeitskreises, sind Treffen in einem Abstand von 14 Tagen anzustreben. Eine Liste der Themen, die die Teilnehmer bearbeiten wollen sollte zusammengetragen und nach ihrer Priorität sortiert werden. Mit dem für die Teilnehmer wichtigsten Thema wird gestartet.
Die Moderation sollte sich auf die Gesprächsführung, Aktivierung der Teilnehmer, Stärkung des „Wir-Gefühls“ und Visualisierung der Ergebnisse beschränken. Eigene Ideen sollten nur vereinzelt in den Arbeitskreis eingebracht werden.
Siebter Schritt von September bis November ist das Loslassen der Moderation Die Moderatorin lässt den Arbeitskreis immer mehr Aufgaben eigenständig erledigen und tritt von vielen Funktionen Stück für Stück zurück. Auch innerlich muss sie den Arbeitskreis loslassen können und sich abkömmlich machen. Dazu erarbeitet die Moderatorin mit dem Arbeitskreis eine Struktur, in der er sich eigenständig bewegen kann. Alle Teilnehmer sind hier einbezogen. Die Moderatorin kann sich zum Schluss dieses Prozesses aus dem Arbeitskreis herausnehmen, ohne das dieser in seinen Aktivitäten eingeschränkt wird.