Berliner Stadtreinigungsbetriebe (BSR) Anstalt des öffentlichen Rechts

In document Beteiligungsbericht: (Page 123-151)

Berliner Stadtreinigungsbetriebe (BSR)

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Entsprechenserklärung zum Corporate Governance Kodex für Aufsichtsrat und Vorstand der Berliner Stadtreinigungsbetriebe für 2010

Verweis Gegenstand Erklärung des Aufsichtsrates und

des Vorstandes

Abweichungen

I. Zusammenwirken von Vorstand und Aufsichtsrat

I.1 3.1/3.5 CGK BSR

• Zusammenarbeit von Vorstand und Aufsichts-rat.

• Offenlegung aller für eine sachgemäße Beurteilung über den Gang der Geschäfte er-forderlichen Informationen und Kenntnisse durch den Vorstand.

• Einhaltung der Verschwiegenheit Dritter über Geschäftsangelegenheiten.

Der Vorstand und der Aufsichtsrat haben eng und vertrauensvoll zusammengearbeitet.

Alle erforderlichen Informationen und Kennt-nisse, die für eine sachgerechte Beurteilung über den Gang der Geschäfte erforderlich sind, wurden dem Aufsichtsrat gegenüber offen ge-legt.

Die außerhalb der Organe stehenden Personen wurden auf ihre Verschwiegenheit verpflichtet.

I.2 3.6 CGK BSR

• Sitzungen des Aufsichtsrates. Der Aufsichtsrat hat seine Sitzungen unter Be-teiligung des Vorstandes abgehalten.

I.3 3.2/3.3/4.

1.2 CGK BSR

• Entwicklung der strategischen Ausrichtung des Unternehmens, ihre Abstimmung mit dem Auf-sichtsrat und regelmäßige Berichterstattung durch den Vorstand.

• Behandlung von Geschäften grundlegender Bedeutung für die Vermögens-, Finanz- oder Ertragslage einschl. Änderungen von Bewer-tungsverfahren im Aufsichtsrat.

Der Vorstand hat die strategische Ausrichtung der Berliner Stadtreinigungsbetriebe mit dem Aufsichtsrat abgestimmt und ist seinen Be-richtspflichten über den Umsetzungsstand in schriftlicher Form nachgekommen.

Der Vorstand hat alle Geschäfte von grundle-gender Bedeutung gemäß Satzung dem Auf-sichtsrat zur Zustimmung vorgelegt.

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Entsprechenserklärung zum Corporate Governance Kodex für Aufsichtsrat und Vorstand der Berliner Stadtreinigungsbetriebe für 2010

Verweis Gegenstand Erklärung des Aufsichtsrates und

des Vorstandes

Abweichungen

I.4 3.4 CGK BSR

• Bericht des Vorstandes an den Aufsichtsrat über alle für das Unternehmen relevanten Fra-gen der Planung, der Geschäftsentwicklung, der Risikolage, des Risikomanagements und der Compliance.

• Darstellung der Soll/Ist-Situation und Gründe von Abweichungen.

Der Vorstand ist seiner Berichtspflicht regelmä-ßig und in schriftlicher Form unter Hinzufügung der erforderlichen Dokumente nachgekommen;

der zeitliche Vorlauf der übersandten Doku-mente für Sitzungs- und Entscheidungstermine war ausreichend.

Soll/Ist-Vergleiche und Gründe für Abweichun-gen wurden dem Aufsichtsrat quartalsweise plausibel und nachvollziehbar dargestellt;

Maßnahmen zur eventuell erforderlichen Ge-gensteuerung wurden vorgeschlagen.

I.5 3.7 CGK BSR

• Beachtung der Regeln ordnungsgemäßer Un-ternehmensführung und Wahrung der Sorgfalt eines ordentlichen und gewissenhaften Vor-stands und Aufsichtsrats.

• D & O-Versicherung für Vorstand und Aufsichtsrat.

Der Vorstand und der Aufsichtsrat sind ihren Pflichten unter Beachtung ordnungsgemäßer Unternehmensführung nachgekommen; sie haben die Sorgfaltspflichten eines ordentlichen und gewissenhaften Vorstands bzw. Aufsichts-rats gewahrt.

D & O-Versicherungen sind mit Selbstbehalt für Vorstand und Aufsichtsrat abgeschlossen wor-den.

3.9 CGK BSR

• Entsprechenserklärung von Vorstand und Auf-sichtsrat

Vorstand und Aufsichtsrat erklären jährlich im Geschäftsbericht, dass den Empfehlungen die-ses Kodex entsprochen wurde und wird oder welche Empfehlungen nicht angewendet wur-den oder werwur-den. Etwaige Abweichungen vom Kodex werden in der Entsprechenserklärung dargestellt.

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Entsprechenserklärung zum Corporate Governance Kodex für Aufsichtsrat und Vorstand der Berliner Stadtreinigungsbetriebe für 2010

Verweis Gegenstand Erklärung des Aufsichtsrates und

des Vorstandes

Abweichungen

II. Vorstand

II.1 4.1.1/4.1.

3/4.1.4 CGK BSR

• Pflicht, dem Unternehmensinteresse zu dienen und eine nachhaltige Steigerung des Unter-nehmenswertes zu betreiben.

• Der Vorstand hat für die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen und der unter-nehmensinternen Richtlinien zu sorgen und wirkt auf deren Einhaltung durch die Konzern-unternehmen hin (Compliance).

• Risikomanagement und Risikocontrolling im Unternehmen.

Der Vorstand hat ausschließlich im Interesse des Unternehmens und dessen nachhaltiger Wertsteigerung gearbeitet; das Unternehmen benachteiligende Tätigkeiten wurden nicht aus-geübt.

Für die Einhaltung der gesetzlichen Bestim-mungen und unternehmensinternen Richtlinien wurde vom Vorstand Sorge getragen.

Das Unternehmen verfügte über ein wirksames und angemessenes Risikomanagement und über ein Risikocontrolling.

II.2 4.2.1 CGK BSR

• Geschäftsverteilung und Zusammenarbeit im Vorstand.

• Festlegung der Beschlussmehrheit bei Vor-standsbeschlüssen

Geschäftsverteilung und Zusammenarbeit im Vorstand waren in der Geschäftsordnung für den Vorstand geregelt. Die erforderliche Be-schlussmehrheit bei Vorstandsbeschlüssen ist in der Geschäftsordnung festgelegt.

Eine Vorsitzende des Vorstandes ist bestellt.

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Entsprechenserklärung zum Corporate Governance Kodex für Aufsichtsrat und Vorstand der Berliner Stadtreinigungsbetriebe für 2010

Verweis Gegenstand Erklärung des Aufsichtsrates und

des Vorstandes

Abweichungen

II.3 4.2.2/4.2.

3/

4.2.4 CGK BSR

• Vergütungsregelungen für die Mitglieder des Vorstandes.

• Abschluss von Zielvereinbarungen für die Mit-glieder des Vorstandes.

• Veröffentlichung der Einzelvergütung.

• Beachtung der Regularien zum Abfindungs-Cap.

Die Gesamtvergütung der Vorstandsmitglieder hat fixe und variable Bestandteile. Die variablen Vergütungsteile enthalten einmalige sowie jähr-lich wiederkehrende, an den geschäftjähr-lichen Erfolg gebundene Komponenten und auch Komponenten mit langfristiger Anreizwirkung und Risikocharakter. Die variable Vergütung wurde auf Basis von Zielvereinbarungen fest-gelegt. Sämtliche Vergütungsbestandteile sind für sich und insgesamt angemessen. Die Struktur des Vergütungssystems für den Vor-stand wurde in der Sitzung des Aufsichtsrates am 20.10.2010 beraten und diese überprüft.

Die nächste planmäßige Überprüfung soll in zwei Jahren erfolgen.

Die Grundzüge des Vergütungssystems sind im Geschäftsbericht erläutert worden.

Der Vorsitzende des Aufsichtsrats hat die Ge-währträgerversammlung über die Grundzüge des Vergütungssystems und deren Verände-rung informieren. Der Vorsitzende des Auf-sichtsrats hat der Gewährträgerversammlung auch die Zielvereinbarungen sowie die Aus-wertung der im Geschäftsjahr 2010 ausgewer-teten Zielvereinbarungen zur Kenntnis gege-ben.

Die für die Tätigkeit der Mitglieder des Vorstan-des im Geschäftsjahr 2010 gewährten Gesamt-bezüge sind im Anhang zum Jahresabschluss jeweils einzeln angegeben.

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Entsprechenserklärung zum Corporate Governance Kodex für Aufsichtsrat und Vorstand der Berliner Stadtreinigungsbetriebe für 2010

Verweis Gegenstand Erklärung des Aufsichtsrates und

des Vorstandes

Abweichungen III. Aufsichtsrat

III.1 5.1.1/5.1.

3 CGK BSR

• Rechte und Pflichten des Aufsichtsrats aus Satzung und Geschäftsordnung für den Vor-stand; ggf. weitere Zustimmungsbindungen.

• Geschäftsordnung des Aufsichtsrats.

Der Aufsichtsrat hat seine Aufgaben nach Ge-setz und Satzung wahrgenommen. Er beriet und überwachte den Vorstand bei der Leitung der Berliner Stadtreinigungsbetriebe.

Er wurde in Entscheidungen von grundlegender Bedeutung für das Unternehmen einbezogen.

Sitzungsfrequenzen und Zeitbudgets entspra-chen den Erfordernissen des Unternehmens.

Der Aufsichtsrat hat eine Geschäftsordnung, die in der Sitzung des Aufsichtsrates am 28.04.2010 konkretisiert wurde.

III.2 5.1.2 CGK BSR

• Regelungen für die Bestellung und das Aus-scheiden von Mitgliedern des Vorstandes:

Erst- und Wiederbestellung; Altershöchstgren-zen; Nachfolgeplanung.

• Entscheidungsstrukturen im Aufsichtsrat: (i) im Plenum nach / ohne Vorbereitung in einem Ausschuss; (ii) nur in einem Ausschuss mit Entscheidungsbefugnis.

Der Aufsichtsrat hat gemeinsam mit dem Vor-stand für eine Nachfolgeregelung gesorgt.

III.3 5.2 CGK BSR

• Zusammenarbeit

Vor-stand/Aufsichtsratsvorsitzender und Unter-richtung über für das Unternehmen wichtige Ereignisse.

• Unterrichtung des Aufsichtsrats über wichtige Angelegenheiten; Einberufung außerordentli-cher Aufsichtsratssitzungen.

Zwischen dem Aufsichtsratsvorsitzendem und dem Vorstand hat ein regelmäßiger Kontakt stattgefunden.

Der Vorstand hat den Aufsichtsratsvorsitzenden in erforderlichem Umfang über besondere Er-eignisse unterrichtet.

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Entsprechenserklärung zum Corporate Governance Kodex für Aufsichtsrat und Vorstand der Berliner Stadtreinigungsbetriebe für 2010

Verweis Gegenstand Erklärung des Aufsichtsrates und

des Vorstandes

Abweichungen

III.4 5.2/5.3.1/

5.3.2/

5.3.4 CGK BSR

• Ausschüsse des Aufsichtsrats; Besetzung und Entscheidungskompetenzen.

Der Aufsichtsrat hat zur Steigerung seiner Effi-zienz folgende Ausschüsse gebildet:

- Wirtschaftsausschuss /Prüfungsausschuss

(Audit Committee) - Personalausschuss

Der Aufsichtsratsvorsitzende war nicht Vorsit-zender des Prüfungsausschusses; ebenso war dies kein ehemaliges Mitglied des Vorstandes.

Über die Vergütungsregelungen für den Vor-stand entscheidet der Personalausschuss. Im Übrigen hat kein Ausschuss

Entscheidungskompetenzen vom Aufsichtsrat übertragen bekommen.

Das Plenum des Aufsichtsrats wurde von den Vorsitzenden der Ausschüsse über Inhalt und Ergebnis der Ausschussberatungen unterrich-tet.

III.5 5.4.1/5.4.

2/

5.4.3/5.4.

4 CGK BSR

• Zahl der Aufsichtsratsmandate von Aufsichts-ratsmitgliedern.

• Funktionen von Aufsichtsratsmitgliedern in Wettbewerbsunternehmen.

Kein Aufsichtsratsmitglied hat die maximale Zahl von 10 Aufsichtsratsmandaten (Vorsitzen-denmandate im Aufsichtsrat werden doppelt angerechnet) überschritten.

Die Aufsichtsratsmitglieder haben keine Or-ganfunktionen oder Beratungsaufgaben bei Wettbewerbern ausgeübt.

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Entsprechenserklärung zum Corporate Governance Kodex für Aufsichtsrat und Vorstand der Berliner Stadtreinigungsbetriebe für 2010

Verweis Gegenstand Erklärung des Aufsichtsrates und

des Vorstandes

Abweichungen

• Vergütung der Mitglieder des Aufsichtsrates. Die Vergütungsbemessung der Aufsichtsrats-mitglieder berücksichtigt den Vorsitz und den stellvertretenden Vorsitz im Aufsichtsrat. Die Vergütung wurde nicht in ein Fixum und in ei-nen variablen Teil unterteilt. Eine gesonderte Vergütung der Ausschusstätigkeit wurde nicht vorgenommen. Die Gesamtvergütungen erga-ben sich aus dem Anhang zum Jahresab-schluss.

Sonderleistungen wurden an Aufsichtsratsmit-glieder nicht gezahlt.

Persönliche Honorarleistungen für die Anstalt sind nicht erbracht worden.

Ein Aufsichtsratsmitglied mit vertieften Kennt-nissen im Bereich Finanz- und Rechnungswe-sen wurde zum Financial Expert gewählt.

III.7 u. 8 5.4.5/5.6 CGK BSR

• Teilnahme an den Aufsichtsratssitzungen und Effizienz der Arbeit des Aufsichtsrats.

Kein Aufsichtsratsmitglied hat an weniger als der Hälfte der Aufsichtsratssitzungen

teilgenommen.

Eine Überprüfung der Effizienz ist im Ge-schäftsjahr erfolgt.

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Entsprechenserklärung zum Corporate Governance Kodex für Aufsichtsrat und Vorstand der Berliner Stadtreinigungsbetriebe für 2010

Verweis Gegenstand Erklärung des Aufsichtsrates und

des Vorstandes

Abweichungen

IV. Interessenkonflikte

IV.1 4.3.1/4.3.

2 CGK BSR

• Wettbewerbsverbot für Mitglieder des Vorstan-des.

• Vorteilsannahmen und Vorteilsgewährung des Vorstandes.

Die Mitglieder des Vorstandes haben die Re-geln des Wettbewerbsverbots beachtet. Sie haben weder Vorteile gefordert noch ange-nommen oder solche Vorteile Dritten unge-rechtfertigt gewährt. Dem Vorstand ist kein Fall der Vorteilsannahme oder -gewährung bei den Beschäftigten des Unternehmens bekannt ge-worden.

IV.2 4.3.3/

5.5.1 CGK BSR

• Wahrung der Unternehmensinteressen.

• Persönliche Interessen.

Der Vorstand und der Aufsichtsrat haben die Unternehmensinteressen gewahrt und keine persönlichen Interessen verfolgt.

IV.3 u. 4 4.3.4/5.5.

2/5.5.3 CGK BSR

• Entstehung und Offenlegung von Interessen-konflikten bei Mitgliedern des Vorstandes oder des Aufsichtsrats.

Interessenkonflikte sind bei den Mitgliedern des Aufsichtsrates und des Vorstandes nicht ent-standen.

IV.5 4.3.4/5.5.

4 CGK BSR

• Geschäfte mit dem Unternehmen auf der un-mittelbaren/mittelbaren Ebene des Vorstandes.

Der Aufsichtsrat hat einem Beratervertrag mit einem Aufsichtsratsmitglied zugestimmt. Im Übrigen wurden dem Aufsichtsrat keine Bera-ter-, Dienstleistungs- und Werkverträge oder sonstige Verträge von Aufsichtsratsmitgliedern mit dem Unternehmen zur Zustimmung vorge-legt.

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Entsprechenserklärung zum Corporate Governance Kodex für Aufsichtsrat und Vorstand der Berliner Stadtreinigungsbetriebe für 2010

Verweis Gegenstand Erklärung des Aufsichtsrates und

des Vorstandes

Abweichungen

• Geschäfte mit dem Unternehmen auf der Ebene von Mitgliedern des Aufsichtsrats.

Geschäfte mit dem Unternehmen durch Mitglie-der des Vorstandes oMitglie-der ihnen nahestehende Personen oder ihnen persönlich nahestehende Unternehmen sind dem Aufsichtsrat nicht zur Zustimmung vorgelegt worden; der Aufsichtsrat hat von der Ausnahmeregelung für Geschäfte mit dem Unternehmen keinen Gebrauch ge-macht.

Der Aufsichtsrat hat keine auf Einzelfälle bezo-genen Verfahrensregelungen für Geschäfte mit dem Unternehmen erlassen.

IV.6 4.3.5 CGK BSR

• Nebentätigkeiten von Mitgliedern des Vorstan-des.

Dem Aufsichtsratsvorsitzenden sind Nebentä-tigkeiten zur Zustimmung vorgelegt worden. Er hat das Plenum über die Zustimmung zu eh-renamtlichen Nebentätigkeiten informiert. Bei einer nicht ehrenamtlichen Nebentätigkeit hat der Aufsichtsrat seine Zustimmung gegeben.

Darüber hinaus wurde dem Aufsichtsrat eine aktuelle Übersicht aller Nebentätigkeiten der Vorstandsmitglieder für das Geschäftsjahr 2010 zur Kenntnis gereicht.

IV.7 3.8 CGK BSR

• Gewährung von Krediten Mitglieder des Vor-stands und des Aufsichtsrates und an Angehö-rige.

Mitgliedern des Aufsichtsrats und des Vorstan-des bzw. Angehörigen dieser Organmitglieder wurden keine Darlehen gewährt.

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des Vorstandes

Abweichungen V. Transparenz

VI. 1 u. 2 6.

CGK BSR

• Informationen über das Unternehmen im Inter-net.

Unternehmensinformationen wurden für das Geschäftsjahr 2005/2006/2007/2008/2009 über das Internet veröffentlicht. Die Veröffentlichung des Geschäftsberichts des Jahres 2010 wird über das Internet erfolgen.

VI. Rechnungslegung

VI. 1 - 3 7.1.1/7.1.

2/

7.1.3 CGK BSR

• Fristen für Jahresabschluss (90 Tage nach Geschäftsjahresende) und Zwischenberichte (Quartalsberichte 45 Tage nach Ende des Be-richtszeitraums) des Unternehmens gemäß den rechtlich anerkannten Rechnungsle-gungsgrundsätzen unter Angabe der vom Un-ternehmen gehaltenen Beteiligungen.

Der Jahresabschluss und die Zwischenberichte (Quartalsberichte) wurden entsprechend den rechtlich anerkannten Rechnungslegungs-grundsätzen aufgestellt und vom Abschluss-prüfenden sowie vom Aufsichtsrat geprüft Der Jahresabschluss wurde in den vorgesehenen Fristen (geprüfter Jahresabschluss 90 Tage nach Geschäftsjahresende) an den Gewährträ-ger übermittelt. Die Zwischenberichte (Quar-talsberichte) wurden innerhalb von 45 Tagen nach Ende des Berichtszeitraums vorgelegt.

Der Jahresabschluss/Zwischenbericht (Quar-talsberichte) führt die Beteiligungsunternehmen des Unternehmens auf.

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Verweis Gegenstand Erklärung des Aufsichtsrates und

des Vorstandes

Abweichungen VII. Abschlussprüfung

VII.1 7.2.1 CGK BSR

• Berufliche, finanzielle oder sonstige Beziehun-gen des Abschlussprüfers, seiner Organe und Prüfungsleiter einerseits und dem Unterneh-men und seinen Organmitgliedern anderer-seits.

• Unterrichtung des Aufsichtsratsvorsitzenden durch den Abschlussprüfer im Fall vorliegen-der / entstehenvorliegen-der Befangenheitsgründe.

Der Aufsichtsrat hat vom Abschlussprüfer die Erklärung erhalten, dass keine beruflichen, finanziellen oder sonstigen Verpflichtungen - auch nicht mit Organen des Abschlussprüfers - und dem Unternehmen/seinen Organmitglie-dern bestanden; an der Unabhängigkeit des Prüfers, seiner Organe bzw. der Prüfungsleiter bestanden keine Zweifel.

Der Abschlussprüfer wird bei Vorlage des Jah-resabschlusses aufgefordert, den Aufsichts-ratsvorsitzenden bei Vorliegen möglicher Be-fangenheitsgründe unverzüglich zu unterrich-ten; der Abschlussprüfer hat in 2010 keine Be-fangenheitsgründe vorgetragen.

7.2.2 CGK BSR

• Bestellung des Abschlussprüfers Die Gewährträgerversammlung hat über die Bestellung des Abschlussprüfers auf Vorschlag des Aufsichtsrates und im Einvernehmen mit dem Rechnungshof die Beschlussfassung vor-genommen. Der Aufsichtsrat hat den Prüfungs-auftrag nach Maßgabe des geltenden Vergabe-rechts vergeben und mit dem Abschlussprüfer die Honorarvereinbarung getroffen.

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Verweis Gegenstand Erklärung des Aufsichtsrates und

des Vorstandes

Abweichungen

VII. 3 7.2.3 CGK BSR

• Unterrichtung des Aufsichtsrats durch den Abschlussprüfer über wesentliche Feststellun-gen und Vorkommnisse während der Ab-schlussprüfung.

• Feststellung von Tatsachen durch den Abschlussprüfer, die eine Unrichtigkeit der von -Vorstand und Aufsichtsrat abgegebenen Erklä-rung zum Berliner Corporate Governance Ko-dex ergeben.

Der Abschlussprüfer hat bestätigt, über alle für den Aufsichtsrat wesentlichen Feststellungen und Vorkommnisse unverzüglich zu berichten.

Der Abschlussprüfer hat ferner bestätigt, den Aufsichtsrat zu informieren, wenn er bei der Durchführung seiner Prüfungen Tatsachen feststellt, die eine Unrichtigkeit der abgegebe-nen Erklärung zum Corporate Governance Ko-dex der Berliner Stadtreinigungsbetriebe erge-ben.

Für das Geschäftsjahr 2010 wurden vom Ab-schlussprüfer keine diesbezüglichen Tatsachen vom Abschlussprüfer vorgetragen.

VII.4 7.2.4 CGK BSR

• Teilnahme des Abschlussprüfers an den Bera-tungen des Aufsichtsrats über den Jahresab-schluss.

Der Abschlussprüfer hat an den Beratungen des Aufsichtsrats über den Jahres- und Kon-zernabschluss 2009 teilgenommen und hat über die wesentlichen Ergebnisse seiner Prü-fung berichtet. Er wird auch an den Beratungen für den Jahresabschluss 2010 teilnehmen.

Datum Unterschrift

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Berliner Verkehrsbetriebe (BVG)

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